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Niederlassungen

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Der Reiter "Niederlassungen" befindet sich im Bewerbermanagement unterhalb der Einstellungen (Systemnavigation):



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grundeinstellungen   niederlassungen   benutzerInnen   assistenten   schnittstellen   systemsicherung   prozesse


Nach Auswahl einer spezifischen Niederlassung werden Ihnen folgende Reiter angezeigt:

Profil Benutzer Datenschutzerklärung & Stelleninserat-Vorlage Einstellungen zum Stellenmarkt Automatische E-Mails Einstellungen

Info.gif Beachten Sie die Informationen und Schritte, die bei der Erfassung von neuen Niederlassungen relevant sind.

Sie möchten nicht, dass alle Ihre Mitarbeitenden auf alle Bewerbungen Zugriff erhalten? Unter Einstellungen finden Sie die Niederlassungsverwaltung mit der Übersicht aller erfassten Niederlassungen. Mit Klick auf eine spezifische Niederlassung gelangen Sie in das jeweilige Niederlassungsprofil. Hier finden Sie weitere Einstellungsmöglichkeiten, die Sie pro Niederlassung definieren können (niederlassungsspezifische Bewerbungsformulare z.B.).

Niederlassungsprofil

In der Detailansicht einer Niederlassung finden Sie im Reiter "Profil" nähere Angaben zum Niederlassungsprofil:

Basisangaben

  • Bild/Logo
  • Niederlassungsbezeichnung
  • Externe Niederlassungsbezeichnung
Diese Bezeichnung wird dem Benutzer im gesamten externen Bereich (/SelfService /Jobs etc.) in seiner Benutzersprache angezeigt. Für homogenes Lösungsverhalten passen Sie bitte diesen Namen in allen Sprachen entsprechend an. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, dann wird die ursprüngliche Bezeichnung der Niederlassung angezeigt.
  • Beschreibung
  • Niederlassungsbeschreibung
  • Homepage
    Geben Sie hier die URL an, auf die in den Stelleninseraten unter "Weitere Informationen zum Unternehmen" verlinkt werden soll.
  • Textblock 1
    Einleitender Satz vorm Stellentitel. In der Regel "Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine/en". Wird in mehreren Stelleninseraten verwendet.
  • Google API Key
  • Design
  • Externe DesignID
  • Bestätigungscode für Indeed
Nur Bewerbungen auf Niederlassungen, die einen Code hinterlegt haben, werden bei Indeed als "Bewerbung eingereicht" bestätigt. Der bei der Hauptniederlassung hinterlegte Code gilt hierbei als Fallback. Es ist daher ausreichend, nur bei der Hauptniederlassung einen Code zu hinterlegen, welcher im Anschluss für alle anderen Niederlassungen gültig ist.
  • Sourcing
  • Niederlassungscode für Sourcing
Nur Bewerbungen auf Niederlassungen, die einen Niederlassungscode hinterlegt haben, können in die Sourcing-Datenbank übertragen werden. Achten Sie bitte darauf, dass ein Bewerber dabei zusätzlich die Datenfreigabe aktiv erteilt haben muss.
  • Aktive Freigabe des Bewerbers nicht nötig
GDPR.png
Standardmässig ist hier kein Häkchen gesetzt. Wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann wird die Einverständniserklärung zur Datenfreigabe und Weiterverwendung des Lebenslaufes für Sourcing unnötig. Bitte beachten Sie, dass es je nach Land feste Bestimmungen und Gesetze gibt, die eine explizite Datenfreigabe unabdingbar machen.

Adresse

  • Strasse, Postleitzahl, Ort, Land
  • Telefon / Fax
  • E-Mail
    Diese Adresse wird als Absender sämtlicher niederlassungsbezogenen automatisch ausgelösten System-E-Mails verwendet (z.B. Willkommens-E-Mail). Sollten Sie hier keine niederlassungsspezifische E-Mail-Adresse angeben, dann wird die "Absenderadresse der System-E-Mails" aus dem Organisationsprofil bei den Grundeinstellungen verwendet.

Allgemeine Dokumente

  • Dokument (Datei)
  • Bemerkungen

Schnittstellenkonfiguration

  • Zieladresse
Hier geben Sie die URL des SAP BusinessByDesign Webservices an.
  • Benutzername
  • Passwort
  • Browserzertifikat

Allgemeine Einstellungen für Initiativbewerbungen

  • Titel der zentralen Initiativstelle dieser Niederlassung
Diesen Titel bekommen alle Initiativbewerbungen in der Spalte "Stellentitel" angezeigt.
  • Initiativbewerbungen nicht in Hauptniederlassung anzeigen
Standardmässig sind alle Initiativbewerbungen von der Hauptniederlassung aus einsehbar. Setzen Sie hier ein Häkchen, dann werden neue Initiativbewerbungen nicht in der Hauptniederlassung angezeigt.
  • Zuständiger Personalbetreuer
Wählen Sie einen Personalbetreuer dieser Niederlassung aus, der für Initiativbewerbungen zuständig sein soll.
Die Zuweisung eines zuständigen Personalbetreuers an dieser Stelle hat folgende Auswirkungen:
  • Der zuständige Personalbetreuer wird über Statusänderungen der Initiativbewerbungen per E-Mail benachrichtigt - sofern er die Status abonniert hat.
  • Der zuständige Personalbetreuer wird per E-Mail benachrichtigt, wenn einer seiner Bewerber sein Profil aktualisiert - sofern er die Profilaktualisierung abonniert hat.
  • Dem zuständigen Personalbetreuer stehen Suchfilter zur Verfügung, mit denen er seine Initiativbewerbungen finden kann. Ebenfalls werden Suchlinks unterstützt, mit denen bspw. alle offenen Beurteilungen etc. des zuständigen Personalbetreuers gefunden werden können.
  • Im Diagramm, das dem zuständigen Personalbetreuer nur seine Bewerbungen anzeigt, werden die Initiativbewerbungen, für die er zuständig ist, miteinbezogen.
  • Stellvertretender Personalbetreuer

Benutzer

  • Aktive Benutzer dieser Niederlassung
    Hier finden Sie eine tabellarische Übersicht der aktiven Benutzer dieser Niederlassung. Sie haben die Möglichkeit über den Link "Benutzer hinzufügen", weitere Benutzer hinzuzufügen.
  • Deaktivierte Benutzer dieser Niederlassung
    Hier finden Sie eine tabellarische Übersicht der deaktivierten Benutzer dieser Niederlassung.

Info.gif Weiterführende Informationen und Hinweise zu Benutzern, finden Sie auf der Seite Benutzerübersicht (Bewerbermanagement).

Neue Niederlassungen erfassen/aufsetzen

In den Einstellungen von umantis Bewerbermanagement können neue Niederlassungen erfasst und aufgesetzt werden. Neue Niederlassungen werden dabei typischerweise vom Administrator erfasst.

Einstellungen, die für eine Niederlassung vorgenommen werden:

Automatische E-Mails

Automatische Status-E-Mails an Bewerber dieser Niederlassung

Sie haben hier die Möglichkeit, einen automatisierten und Status-abhängigen Versand von E-Mails an Bewerber einzurichten.

Beispiel: Sie richten einen automatisierten E-Mail-Versand für den Bewerbungsstatus Absagen ein, der zwei Tage nach Setzen dieses Status ausgelöst werden soll. Sie definieren zudem auch den neuen Bewerbungsstatus, in den die Bewerbung übergehen soll – vorzugsweise: Abgesagt. In diesem Fall werden alle Bewerber dieser Niederlassung, deren Bewerbungsstatus auf Absagen gesetzt wurde, zwei Tage später (und +/- 2 Stunden) eine automatische E-Mail erhalten (z.B.: Absage nach Vorstellungsgespräch). Der Status Ihrer Bewerbung wechselt zudem automatisch in den Status Abgesagt.

Info.gif Wichtige Hinweise:

  • Automatische E-Mails werden x Tage später (abhängig von der Eingabe bei: Nach Erstelldatum des Bewerbungsstatus senden [Tage]) und dann jeweils zur gleichen Tageszeit (+/- 2 Stunden) versendet, in der die Statusänderung erfolgte. Es ist empfehlenswert, diese Konfiguration in "Stosszeiten" vorzunehmen, um einen E-Mail-Versand an Bewerber zu ungewöhnlichen/Randzeiten zu vermeiden.
  • Falls eine automatische E-Mail nicht korrekt versendet werden konnte, werden Sie durch einen Warnhinweis darauf aufmerksam gemacht. Sie haben zudem auch die Möglichkeit, einen Suchlink auf der Hauptseite einzublenden, der Sie zu allen Bewerbungen führt, bei denen die automatischen E-Mails fehlgeschlagen sind.
  • Wenn Sie einen automatisierten E-Mail-Versand für einen Status eingerichtet haben und im Anschluss einer Bewerbung diesen Status vergeben, wird die E-Mail zum festgelegten Zeitpunkt versendet (wie oben beschrieben). Sofern Sie aber in diesem Fall den Status nochmals ändern, wird der ursprünglich "eingerichtete" automatische E-Mail-Versand für diesen Status entsprechend abgebrochen. Somit wird verhindert, dass automatische E-Mails trotzdem versendet werden, obwohl eine Status-Korrektur vorgenommen wurde. Ein solcher "Abbruch" des automatischen E-Mail-Versandes durch Status-Änderung/Korrektur ist natürlich nur vor Ablauf der festgelegten Zeit bei "Nach Erstelldatum des Bewerbungsstatus senden [Tage]" möglich.
    Info.gif Prüfen Sie in solchen Fällen auch, ob für die "neu" gesetzten Status eventuell auch ein automatischer E-Mail-Versand eingerichtet wurde.

Attention.gif Beachten Sie bitte bei der Erfassung von automatischen E-Mails, dass bspw. der Bewerbungsstatus "Bewerbungseingang" automatisch bei neu eingegangenen Bewerbungen gesetzt wird. Setzten Sie daher die Funktionalität "Automatische E-Mails" sinnvoll ein, damit der aufgesetzte Automatismus keinen unerwünschten E-Mail-Versand zur Folge hat.

Neue automatische Status-E-Mail hinzufügen (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")

Info.gif Standardmässiger Empfänger der Status-abhängigen E-Mail ist der Bewerber. Bei Bewerbungen über Personalvermittler geht die E-Mail an den Personalvermittler. Standardmässiger Absender ist die Person, die den letzten Status gesetzt hat. Hat diese Person keine E-Mail-Adresse oder wurde der Status beispielsweise importiert, dann wird der zuständige Personalbetreuer als Absender eingesetzt.
Attention.gif Beachten Sie bitte, dass bei Setzen des gleichen Status eine E-Mail-Schleife ausgelöst wird, die immer wieder E-Mails versendet. Der "alte" und neu gesetzte Status sollten daher bei Verwendung von automatischen Status-E-Mails nie gleich sein.

  • Bezeichnung*:
Pflichtfeld. Bitte wählen Sie eine aussagekräftige Bezeichnung.
  • E-Mail-Vorlage*:
Pflichtfeld. Bitte wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus. Möchten Sie eine persönliche Nachricht in die automatische Status-E-Mail einfügen, dann machen Sie dies bitte über eine Variable. Beispielsweise über die Bemerkung zum gesetzten Status [Bewerbung.StatusBemerkung], die an entsprechender Stelle in der E-Mail-Vorlage gesetzt sein muss. Möchten Sie in einer E-Mail vorgefertigte Textblöcke z.B. je nach Bewerbungsstatus aktivieren, dann ist das mit Hilfe von [IF Bewerbung.StatusCode = 'xyz'] IhrText [END] ebenfalls möglich.
  • Nach Erstelldatum des Bewerbungsstatus senden [Tage]*:
Pflichtfeld. Geben Sie 2 ein, wenn Sie den Versand um 48 Stunden nach dem Setzen des Bewerbungsstatus auslösen möchten. Automatische Status-E-Mails werden nur an Werktagen, Montag bis Freitag, versendet. Fällt der geplante Versand auf ein Wochenende, so wird erst am nächsten Werktag gesendet. Feiertage werden nicht übersprungen. Bitte nur ganze Zahlen angeben.
Attention.gif Wird eine 0 gesetzt geht die E-Mail unmittelbar nach Statuswechsel raus (bzw. nach maximal drei Stunden) - und in diesem Fall auch am Wochenende.
  • Für Bewerbungsstatus*:
Pflichtfeld. Definieren Sie einen sinnvollen Bewerbungsstatus, bei dem die automatische E-Mail ausgelöst werden soll.
  • Für Benutzersprache
Optional. Treffen Sie keine Auswahl bei der Benutzersprache, dann bekommen alle Bewerber der Niederlassung im gewünschten Status diese E-Mail.
  • Neuer Bewerbungsstatus*:
Pflichtfeld. Bezeichnet den Status, in welchen die Bewerbung übergehen soll. Sollten Sie denselben Status setzen, der bereits Suchkriterium "Für Bewerbungsstatus" ist, dann haben Sie einen Kreislauf gebaut, in dessen Folge im Zyklus der oben eingestellten Tage ein E-Mail versendet wird.

Bewerbungen mit fehlgeschlagenen automatischen E-Mails

Sie haben auf der Hauptseite die Möglichkeit, einen Suchlink einzublenden, der Sie zu einer vor-gefilterten Übersicht führt. In dieser werden alle fehlgeschlagenen automatischen E-Mails gelistet.

Attention.gif Diese werden durch ein Warndreieck gekennzeichnet (sofern eingeblendet).

Einstellungen

Bewerbungsprozess und Bewerbungsprozess-Konfiguration

(Einstellungen > Niederlassungen > Niederlassung auswählen > Reiter Einstellungen)

Bewerbungsprozess
  • Spezifische Konfiguration des Bewerbungsformulars aktivieren
Sie können pro Niederlassung das Formular zur Bewerbung konfigurieren. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass grundsätzlich alle Felder, die von mindestens einer Niederlassung verwendet werden, eingeblendet sein müssen. Bitte nehmen Sie zuerst die Konfiguration vor, bevor Sie diese Option aktivieren, da zwischenzeitlich eingehende Bewerbungen sonst unvollständig sein werden.
Info.gif Beachten Sie bitte auch, dass bei Nutzung von niederlassungsspezifischen Bewerbungsformularen die jeweiligen Stellen auch zugewiesene Niederlassungen enthalten müssen. Sie sollten daher bei den Stellen die Zuweisung nicht aufheben, um daraus folgendes Fehlverhalten zu vermeiden.
  • Bewerbung ohne Login
Die Aktivierung der Option „Bewerbung ohne Login“ hat zur Folge, dass für den Bewerber die Eingabe seiner E-Mail-Adresse und eines Passwortes entfällt. Die entsprechenden Felder werden nach Aktivierung dieser Option automatisch ausgeblendet. Beachten Sie, dass sich der Bewerber in diesem Fall auch nicht anmelden kann, um beispielsweise Dokumente zu seiner Bewerbung zu ergänzen. Dieser Zugriff kann ihm jedoch nachträglich erteilt werden. Beachten Sie auch, dass mehrere Bewerbungen derselben Person ihre Verbindung verlieren und im Bewerbungsdossier unter „Weitere Bewerbungen mit gleicher E-Mail-Adresse oder gleichem Namen“ angezeigt werden. Ebenso ist in Zusammenhang mit der Aktivierung Bewerbung ohne Login keine Nutzung der Stellen-Abonnement-Funktion möglich.
Attention.gif Bitte nehmen Sie bei Aktivierung der Option „Bewerben ohne Login“ entsprechende Anpassungen der betroffenen Willkommens-E-Mails vor.

  • Strukturierte Bewerbungsstatusbegründung aktivieren
Attention.gif Die Aktivierung der Option Strukturierte Bewerbungsstatusbegründung hat zur Folge, dass alle Unterstatus als Begründung behandelt werden.
Mit dieser Aktivierung werden hierarchisch untergeordnete Bewerbungsstatus als strukturierte und auswertbare Gründe (disposition codes) in einem separaten Feld gespeichert. Der jeweils übergeordnete Bewerbungsstatus wird als tatsächlicher Bewerbungsstatus im Statusfeld hinterlegt. Damit haben Sie z.B. die Möglichkeit, den Absagestatus mit dem Absagegrund zu kombinieren, ohne zu viele verschiedene Hauptstatus im System haben zu müssen. Bitte passen Sie für diesen Zweck Ihre Bewerbungsstatus-Auswahlliste entsprechend an. Nutzen Sie auch Ihre Möglichkeiten, wenn Bewerber Ihre Bewerbung selbstständig zurückziehen, denn dem Status "Bewerbung zurückgezogen" (ID 2190) untergeordnete Status können nun direkt als strukturierte Begründung beim Zurückziehen der Bewerbung abgefragt werden. Formulieren Sie diese untergeordneten Status darum bitte passend.
Praxisbeispiel: Sie nutzen in der Auswahlliste "Bewerbungsstatus" bereits einen Wert Abgesagt. Erfassen Sie jetzt einen zusätzlichen Auswahllistenwert (z.B. Fehlende Fachkompetenz) und bestimmen hierbei den schon vorhandenen Wert "Abgesagt" als "Oberkategorie", so haben Sie eine Ober- und Unterkategorie, bzw. (in diesem Fall) einen Ober- und Unterstatus erstellt. Hierbei wird der Unterstatus automatisch als Begründung für den Hauptstatus behandelt.
Ergebnis für dieses Beispiel: Bewerbungsstatus samt Begründung:
  • Bewerbungsstatus: Abgesagt
  • Begründung:           > Fehlende Fachkompetenz
Weitere Beispiel-Auswahlwerte für Grund der Absage einer Bewerbung wären: Fehlende Fachkompetenz; Nicht berücksichtigt; Qualifikation erfüllt nicht die Mindestanforderungen; Besser qualifizierte Kandidaten ausgewählt; Gehaltsvorstellungen zu hoch; Keine Aufenthaltsberechtigung; Stelle wird nicht besetzt/Stelle wurde zurückgezogen; Mangels Ausbildung/Erfahrung/Zertifizierung; Keine Reisebereitschaft etc.
Ebenso können Bewerbern Auswahlwerte zur Verfügung gestellt werden für den Fall, dass sie ihre Bewerbung zurückziehen. Hierbei können Sie bspw. folgende Auswahllisten-Werte erfassen und den Bewerbern somit "Gründe für das Zurückziehen" ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen: Kein Interesse mehr; Kein Kontakt möglich; Gehalt nicht passend; Anforderungen nicht interessant; Vorstellungsgespräch nicht möglich; Andere Stelle bevorzugt; Vorstellungen über Gehalt/Arbeitszeit/Urlaubsanspruch nicht passend; Keine Reisebereitschaft; Umzug nicht möglich etc.
Zugehörige Exportvariablen:
Deutsch Englisch
Bewerbung.StatusLetzteBegruendung Application.StatusLastReason
Bewerbung.StatusLetzteBegruendungCode Application.StatusLastReasonCode
Bewerbung.StatusLetzteBegruendungID Application.StatusLastReasonID
Bewerbung.StatusBegruendung Application.StatusReason
Bewerbung.StatusBegruendungCode Application.StatusReasonCode
Bewerbung.StatusBegruendungID Application.StatusReasonID
  • Spezifische Bewerbungsstatusliste aktivieren
Sie können je Niederlassung die Liste der möglichen Bewerbungsstatus konfigurieren. Die anschliessend auswählbaren Bewerbungsstatus hängen von der Niederlassungszugehörigkeit der jeweiligen Bewerbung ab. Ist eine eindeutige Zuordnung der Statusliste zu einer Bewerbung nicht möglich, dann werden alle aktivierten Bewerbungsstatus aller Niederlassungen des Benutzers kumuliert. Bitte erfassen Sie namentlich gleiche Status nicht mehrfach, da dies die Auswertbarkeit und Übersichtlichkeit reduziert. Wählen Sie diese Option nicht, dann haben Sie in dieser Niederlassung die komplette Bewerbungsstatusliste zur Verfügung.
  • Auswahl spezifischer Bewerbungsstatus
Wählen Sie keine Werte aus, haben aber die Option "Spezifische Bewerbungsstatusliste aktivieren" ausgewählt, dann wird automatisch in dieser Niederlassung die gesamte Bewerbungsstatusliste aktiviert. Haben Sie Werte ausgewählt, dann werden automatisch übergeordnete Werte ausgewählter Bewerbungsstatus mit-aktiviert. Vom System zwingend benötigte Bewerbungsstatus werden ebenfalls automatisch aktiviert.


Bewerbungsprozess Konfiguration


Weitere Einstellungen, welche nicht direkt auf einer Niederlassung vorgenommen werden
  1. Definieren, welche Inserate-Layouts (im Bereich Design der Grundeinstellungen) für die neu angelegte Niederlassung freigegeben werden sollen
  2. Überprüfen, welche Jobplattformen für die neu angelegte Niederlassung freigegeben werden sollen
  3. Definieren, welche Kommunikationsvorlagen (im Bereich Kommunikation) und Exportvorlagen für die neu angelegte Niederlassung freigegeben werden sollen
  4. Es besteht weiter die Möglichkeit, unterschiedliche Designs für den Externen Auftritt zu gestalten.

Attention.gif Hinweise

  • 1) Achtung: Anpassungen müssen jeweils auf allen aufgesetzten Sprachen gemacht werden.
  • 2) Einstellungen können für die interne und externe Ausschreibung gemacht werden.


Sonstige spezifische Einstellungen

Divers.png Liste für Anrede

Bestimmen Sie an dieser Stelle, welche Möglichkeiten der Anrede Benutzern/Bewerbern dieser Niederlassung angeboten werden sollen:

  • Frau
  • Herr
  • Divers

Die Einstellungen der Hauptniederlassung gelten hierbei für alle anderen Niederlassungen, sofern es nicht auf der betroffenen Niederlassung anders definiert wurde.

Attention.gif Beachten Sie, dass die Liste vollständig angeboten wird, falls Sie keine Auswahl treffen.

Info.gif Mehr Informationen zum dritten Geschlecht

Person einer anderen Niederlassung zuweisen

Damit eine Person von einer Niederlassung von ihrer alten Niederlassung getrennt wird und zugeordnet werden kann, klicken Sie auf Einstellungen und anschliessend auf "BenutzerInnen". Suchen Sie nach der betreffenden Person und klicken Sie auf deren Namen, um zum Profil zu gelangen. Unterhalb des Titels "Niederlassung der Benutzerin / des Benutzers" sehen Sie, welcher Niederlassung die Person aktuell zugefügt ist. Klicken Sie anschliessend auf den Link "Niederlassung wechseln" und weisen Sie der Person die neue Niederlassung zu.

Hauptniederlassung

Als Voreinstellung besitzt eine Ihrer Niederlassung automatisch die Eigenschaften der Hauptniederlassung. Gekennzeichnet ist diese mit einem "Haus-Symbol" in der Niederlassungsübersicht. Benutzer, welche der Hauptniederlassung zugewiesen sind, haben Einsicht in alle Initiativbewerbungen. Ebenso wird jenen der gesamte Stellenmarkt angezeigt, wohingegen Personen, welche einer Niederlassung zugewiesen sind, nur Einsicht auf den niederlassungsspezifischen Stellenmarkt haben.

Aktionen

  • Neue Niederlassung erfassen

Video Tutorials

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