Auswahllisten

Unter Auswahllisten im Bereich der Grundeinstellungen finden Sie alle anpassbaren Listen von Auswahlwerten der entsprechenden Auswahlfelder. Der weitaus grösste Teil sind die "dynamischen Listen", welche in der Folge einfach als Auswahllisten bezeichnet werden. Eine kleinere Untergruppe sind die "fixen Listen", welche nur eingeschränkt angepasst werden können und etwas weiter unten beschrieben werden. Die "Fähigkeitslisten" sind eigentlich dynamische Listen, die aber eigens aktiviert und deaktiviert werden können. Ebenfalls existieren Adaptive Auswahllisten, diese werden jedoch automatisch auf dem internen als auch externen Stellenmarkt angewendet, da sie nicht benutzerspezifisch konfigurierbar sind.

Da die Bezeichnung der Felder (wie alle Texte der Lösung) angepasst werden kann, wird in der Übersicht der Listen die Originalbezeichnung jeweils in Grau rechts von der aktuell gültigen Bezeichnung in Schwarz angezeigt. Natürlich müssen die Auswahllisten im Wording auch zur Rest der Lösung passen.

Bei der Suche über Auswahllisten werden Unter- und Überkategorien mit einbezogen.

Einträge in der Spalte "Spezial Code" sind aktuell nur in Umantis Mitarbeitermanagement bei der optischen Anpassung des Veranstaltungskalenders wirksam.

Auswahllisten anpassen

Sie können Auswahllisten anpassen, das heisst Auswahlwerte hinzufügen, pro Sprache abändern oder bestehende löschen.

Führen Sie in der Ansicht einer spezifischen Auswahlliste die Aktion "Auswahlwert bearbeiten" aus, um die (ausgewählten) Auswahllistenwerte zu bearbeiten. Sie sehen im Anschluss alle verfügbaren Anpassungsmöglichkeiten.

Die Reihenfolge der Auswahlwerte kann ebenfalls pro verwendete Sprache angepasst werden. Jedem Benutzer wird die Auswahlliste in seiner Benutzersprache mit den entsprechenden Werten in der definierten Reihenfolge angezeigt. Ist die Bezeichnung eines Auswahlwertes in einer Sprache leer, wird der Wert in dieser Sprache nicht angezeigt. Je nach Liste können Sie ferner jedem Wert:

• einen anderen Auswahlwert als Oberkategorie zuweisen. Dabei ist wichtig, dass keine Zirkelbezüge hergestellt, also Werte sich gegenseitig als Oberkategorien zugewiesen werden. Beachten Sie bitte auch, dass bei der Verwendung einer Oberkategorie, die beiden Werte (Ober- und Unterkategorie) entsprechend "verknüpft" werden, was u.a. dazu führt, dass bei der Suche nach Werten einer Unterkategorie, immer auch die entsprechende Oberkategorie als Suchergebnis angezeigt wird.
  Ein konkretes Beispiel für die Nutzung von Oberkategorien ist die Strukturierte Bewerbungsstatusbegründung.
• einen Code zuweisen. Diese können beispielsweise als Identifikatoren für Importe und Exporte verwendet werden (beispielsweise ISO-Codes für Länder)
• Dashboard: Die Spalte und das Feld "Dashboard" kann eingeblendet, um dort spezielle Einstellungen für Dashboards definieren. Sie bzw. Ihre Designer haben somit neben den Spalten "Code" und "Spezial Code" eine weitere Möglichkeit, Identifikatoren für individuelle Einstellungen festzulegen.
• einen Quellsystem Schlüssel zuweisen. Dies geschieht in der Regel bei Importen aus verschiedenen Quellsystemen (beispielsweise bei Organisationseinheiten von Multinationalen Unternehmen)

• Externe Bezeichnung

Die "Externe Bezeichnung" kann bei Auswahllistenwerten zum Bewerbungsstatus definiert werden. Sie haben so die Möglichkeit, extern eine andere Benennung für einen Status anzuzeigen. Im Zugang für Bewerber kann in der tabellarischen Ansicht "Meine aktiven Bewerbungen" die Anzeige dieser Externen Bezeichnung eingeblendet werden.

Hinweise zur Anpassung von Auswahllisten

• Um Fehlverhalten zu vermeiden, verwenden Sie bitte keine "$$" (oder ähnliche) Zeichen bei der Namensvergabe von Auswahllisten.
• Auswahlwerte, die nicht gelöscht werden können, sollten nur sinngemäss umbenannt werden.

Gewisse Auswahlwerte können und dürfen nicht gelöscht werden, weil sie fest mit Aktionen in der Lösung verbunden sind.
Beispiele:

• Der Bewerbungsstatus "Bewerbungseingang" wird automatisch allen neuen Bewerbungen zugewiesen.
• Die Bewerbungsstatus "Warten auf Bewerberrücklauf" / „Warteliste“ / „Bewertung durch Linie“ und „Bewerbung zurückgezogen“ sind mit Suchlinks verknüpft. Die Suchlinks würden entsprechend nicht mehr funktionieren.

• Auswahlwerte des Video-Interviews ("Zum Video-Interview eingeladen", "Video-Interview durchgeführt", "Video-Interview abgebrochen", "Video-Interview abgelaufen") werden nur angezeigt, wenn Videointerview in den Einstellungen aktiviert wurde.

Weitere Hinweise / Informationen:

• Gelöschte Auswahlwerte stehen in der Auswahlliste nicht mehr zur Auswahl, werden aber, falls sie noch gesetzt sind, weiterhin angezeigt mit einem (X) hinter dem Wert. Beispielsweise wird der gelöschte Bewerbungsstatus "Für 3. Interview einladen" auf den drei Bewerbungen, die zum Zeitpunkt als der Auswahlwert gelöscht wurde in eben diesem Status waren auf der Bewerbungsübersicht und der Bewerbung selbst angezeigt als "Für 3. Interview einladen (X)".

• Einige Standard-Diagramme gehen auf ganz spezifische Auswahllistenwerte (auf die ID des Werts) und funktionieren im Standard nur korrekt, wenn diese Werte noch so vorhanden sind. Beispielsweise geht die Auswertung "Time to Hire" auf das Änderungsdatum des Stellenstatus "Besetzt". Dieser Auswahllistenwert darf also nicht geändert oder gelöscht werden, wenn Sie mit der Auswertung "Time to Hire" arbeiten möchten.

Endstatus

Im Bewerbermanagement können Sie für die Auswahlliste "Bewerbungsstatus" (/Administration/Dropdown/2/Profile) über die Aktion "Auswahlwerte bearbeiten", gewisse Status als sogenannte "Endstatus" definieren. Die Verwendung eines "Endstatus" ist sinnvoll, um bspw. zu verhindern, dass Bewerbungen auf die gleiche Position erneut eingereicht werden (durch Zurückziehen und anschliessend erneutes Einreichen der Bewerbung auf die gleiche Stelle).

Setzen Sie bei einem Auswahllistenwert ein Häkchen bei "Endstatus", so wird dieser Auswahllistenwert als endgültiger Bewerbungsstatus behandelt. Als direkte Auswirkung wird dem Bewerber das Zurückziehen von Bewerbungen (die sich in einem als Endstatus definierten Status befinden) nicht mehr ermöglicht. Die Option "Bewerbung zurückziehen" wird bei allen Bewerbungen, die sich in einem "Endstatus" befinden, automatisch ausgeblendet.

Sobald eine Bewerbung in einen als Endstatus gekennzeichneten Bewerbungsstatus übergeht, wird das Zurückziehen der Bewerbung automatisch verhindert. Diese Bewerbungen werden analog zu archivierten Bewerbungen behandelt und sind für den Bewerber im Profil standardmässig nicht sichtbar. Nur über das Zurücksetzen der Suche können diese Bewerbungen eingesehen werden.

Auswahlwert hinzufügen

Führen Sie in der Ansicht einer Auswahlliste die Aktion "Auswahlwert hinzufügen" aus, können Sie im Anschluss folgenden Angaben treffen:

• Eintrag hinzufügen (mehrsprachig)

Tragen Sie den neuen Auswahlwert mehrsprachig in das jeweilige Sprach-Feld ein.

• Code

Tragen Sie hier den Code ein, beispielsweise ISO-Codes für Länder.

• Bezeichnung

Sie können optional eine Bezeichnung definieren.

• Oberkategorie

An dieser Stelle können Sie bereits erfasste Auswahllistenwerte als Oberkategorie definieren. Bei der strukturierten Bewerbungsstatusbegründung finden Sie ein Beispiel für die Nutzung von Ober- und Unterkategorien.

Auswahllisten exportieren und re-importieren

Für die Überarbeitung einer Auswahlliste können Sie diese auch exportieren, in Excel anpassen und anschliessend wieder importieren. Wählen Sie hierzu alle Auswahlwerte an und führen Sie unten drunter die Aktion "Werte in Excel exportieren" aus. Das Excel finden Sie anschliessend unter den Exporten und können es nach dem Anpassen der Werte gleich wieder für den Import verwenden.

Die Reihenfolge der Zuordnung der Werte ist:

1. ID der Liste: kann nicht gewählt werden, sondern wird von Umantis generiert
2. Listeneintrag Code: kann frei gewählt werden und dient der möglichst eindeutigen Identifikation
3. Wenn "ListenEintrag.Code" bzw. "ListenEintrag.UebergeordnetCode" nicht im Import gesetzt wurde, wird der Inhalt des Feldes Listeneintrag.Textdeu genommen. Wenn dort nichts eingetragen ist, wird das Feld Listeneintrag.Texteng durchsucht. Ist auch dort kein Inhalt vorhanden, wird im Feld Listeneintrag.Textfra nachgesehen.

Listen 66 und 67 (Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten) müssen zwingend in allen verwendeten Sprachen befüllt / importiert sein, da die Steuerung der Zugriffe über Organisationseinheiten die Sprache des Benutzers berücksichtigt.

Nur die Listen 66 und 67 (Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten) dürfen Quellsystemschlüssel haben. Natürlich kann in weniger komplexen Systemen auch ohne Quellsystemschlüssel importiert werden.

Besonders wichtig für den Import von Auswahllisten oder die Zuweisung von Stammdaten auf Auswahllisten im Stammdatenimport, ist das Feld Code. Da Code das Hauptmerkmal ist, um einen Listeneintrag zu finden, kann Code durch einen herkömmlichen Listenimport auch nicht angepasst (geschrieben) werden. Möchten Sie aber Code für Auswahllistenwerte anpassen, dann kann im Auswahllistenimport mit der Import-Variable [ListenEintrag.OverwriteCode] gearbeitet werden. Die Wirkungsweise ist dann folgende: Der Wert wird zunächst ganz normal über Code (alt) ausfindig gemacht. Sobald der Wert gefunden wurde, wird der überschreibende Code (neu) gespeichert. Der Code wurde somit angepasst. Importwerte, die nach dem alten Code suchen, greifen anschliessend ins Leere. Wichtig ist also, dass dieser Import nur genau einmal ausgeführt wird. Lösen Sie den selben Import erneut aus, duplizieren Sie Ihre Einträge.

Nicht importiert werden können folgende, vom System generierte Listen:

• ID 17
• 55
• 65
• 77 (Sprachen)
• 100 (Modulrollen)

Fixe Listen

Unter die Untergruppe der fixen Listen fallen alle Auswahllisten, die von der Anzahl der Auswahlwerte nicht verändert werden dürfen, da sie eine funktionale Bedeutung haben. So wird zum Beispiel der Wert "Sehr geehrter Herr" aus der Liste AddrFormal in eine E-Mail an die Stelle [Empfänger.Anrede] abgefüllt, wenn beim Empfänger die Anrede "Herr" gespeichert ist. Entsprechend gehört die Anrede ebenfalls zu den fixen Listen (Salutation) und kann zwar geändert, aber nicht ergänzt werden.

An dieser Stelle kann der Administrator globale Änderungen an den fixen Listen vornehmen. Beachten Sie bitte, dass fixe Listen eine funktionale Bedeutung haben, die durch die vorgenommenen Änderungen nicht beeinträchtigt werden sollte.
Beispielweise macht es Sinn, folgende Listen anzupassen:

• Aggregator und SetSpecialCWCText: Bereiche des Mitarbeitergesprächs wie bspw. "Ziele", "Aufgaben" usw. Diese Listen werden auf der Gesamtbeurteilung angezeigt und müssen angepasst werden, wenn ein Bereich umbenannt wurde.