Export-Vorlagen
Export-Vorlagen finden Sie unter dem gleichnamigen Reiter gleich neben den Exporten. Es existieren vorgegebene Export-Vorlagen, die Sie aber nach Ihren Bedürfnissen anpassen können (Spalten, die Sie nicht brauchen oder jetzt nicht exportieren wollen, löschen, Spalten, die nicht in der Vorlage sind, mit der gewünschten Variablen anfügen). In der originalen Form sind alle Export-Vorlagen auch für den Re-Import der Daten tauglich. Grafiken wie z.B. Firmenlogos können in den Export-Vorlagen nicht verwendet werden.
Bei Excel-Exportvorlagen (Multiaction und ausgewählte Einträge in Excel exportieren) gibt es Einschränkungen. Formatierungen von leeren Zellen werden komplett verworfen. Hier ist es also nötig, zumindest ein Leerzeichen in die Zelle zu setzen. Wenn Grafiken eingefügt werden, kann es passieren, dass die gesamte Vorlage nicht mehr funktioniert.
Pivottabellen gehen auch verloren. Diese Variante ist nur für reine Rohdaten ohne vorbereitete Auswertung geeignet. Werden Einträge auf anderen Worksheets eingefügt, dann funktioniert die Vorlage nicht mehr.
Bei Reportvorlagen mit SQL-Abfrage sind Makros, Pivottabellen und Formatierungen jeglicher Art erlaubt. Limits sind derzeit keine bekannt.
Export-Vorlage erstellen und bearbeiten
Falls Sie eine eigene Vorlage entwerfen möchten, können Sie diese in Excel erstellen, bearbeiten und hochladen. Am besten nehmen Sie dazu eine bestehende Export-Vorlage der entsprechenden Entität und passen diese an.
Es ist unbedingt erforderlich, dass die Variablen exakt verwendet werden, da sonst bei einem späteren Export Fehler auftauchen.
Die Datei sollte als .xls bzw. .xlsx-Datei abgespeichert werden.
Listenwerte wie Berufserfahrungen, Ziele oder Selektionsfragen müssen über Schleifen exportiert werden.
Verwenden einer Standard-Exportvorlage
Eine Liste aller Standard-Export-Vorlagen fürs Mitarbeitermanagement und Bewerbermanagement finden Sie am Ende dieses Artikels. Falls Sie eine solche Vorlage verwenden möchten, sollten Sie diese zunächst in die Lösung importieren. Dazu empfiehlt sich folgendes Vorgehen:
- Gewünsche Vorlage auswählen und auf Ihrem Rechner abspeichern.
- In der Umantis-Lösung zum Reiter "EXPORTE" (im kleinen Hauptmenü, oben rechts) navigieren und dort "Export-Vorlagen" anwählen.
- Wählen Sie anschliessend eine der Aktionen für das Erstellen einer neuen entsprechenden Export-Vorlage aus. Die untenstehenden Bezeichnungen der Vorlagen helfen Ihnen dabei.
- Es öffnet sich anschliessend ein Fenster, in welchem Sie Details zur Export-Vorlage sowie die Zugriffberechtigungen bestimmen können. Wählen Sie die auf Ihrem Rechner gespeicherte Datei aus und laden Sie diese hoch.
- Klicken Sie auf "Speichern". Anschliessend ist Ihre soeben hochgeladene Vorlage unter den Export-Vorlagen zu finden und kann ab sofort verwendet werden. Wie Daten aus der Lösung in die Vorlage exportiert werden, finden Sie hier.
Einstellungen & Zugriff
- In der Anwendung der Druckvorlagen, also beim Erstellen einer oder mehrerer Druckansichten, kann nach der zugewiesenen Sprache der Vorlage gefiltert werden.
- Im Mitarbeitermanagement kann definiert werden, wer Zugriff auf die Verwendung einer Vorlage haben soll und in welchen zusätzlichen Bereichen (Referenten-Bereich; Bei "Veranstaltungsteilnehmer"-Vorlagen zusätzlich: Veranstaltungsadmin-Bereich, Veranstaltungsbenutzer-Bereich) die Vorlage zur Auswahl stehen soll. Bearbeitet werden darf eine Vorlage von jenen Personen, welche die Modulrollen Exporte zugewiesen haben.
- Im Bewerbermanagement sehen die Administratoren und Personalbetreuer alle Vorlagen Ihrer Niederlassungen und Administratoren dürfen diese auch anpassen.
Standard Export-Vorlagen im Bewerbermanagement
Deutsch
- Excel-Export-Vorlage Stellen
- Excel-Export-Vorlage Kandidatenliste
- Excel-Export-Vorlage Kandidatenlistelight
- Excel-Export-Vorlage Benutzer
- Excel-Export-Vorlage Auswahllisten
Die Beschreibung der Erstellung eines automatischen Exports für den Stellenmarkt finden Sie unter Automatische Exporte.
Englisch
- Excel-Export-Template applications
- Excel-Export-Template applicants
- Excel-Export-Template vacancies
- Excel-Export-Template list of candidates
- Excel-Export-Template lightlist of candidates
- Excel-Export-Template selection lists
- Excel-Export-Template Branch Offices
Französisch
- Excel-Exportation-Modèle candidatures
- Excel-Exportation-Modèle postes
- Excel-Exportation-Modèle candidatures pour un poste
Standard Export-Vorlagen im Mitarbeitermanagement
Deutsch
- Excel-Export-Vorlage Veranstaltungen externe Teilnehmer
- Excel-Export-Vorlage Veranstaltungsteilnehmende
- Excel-Export-Vorlage Veranstaltungen
- Excel-Export-Vorlage Auswahlllisten
- Excel-Export-Vorlage Mitarbeitende und Stellen
- Excel-Export-Vorlage Externe Personen
- XML-Export-Vorlage Veranstaltungsteilnehmende
- XML-Export-Vorlage Mitarbeitende und Stellen
- XML-Export-Vorlage Auswahllisten
- XML-Export-Vorlage Veranstaltungen
- XML-Export-Vorlage Veranstaltungsteilnehmende
Englisch
- Excel-Export-Template event extern participants
- Excel-Export-Template event participants
- Excel-Export-Template events
- Excel-Export-Template selection lists
- Excel-Export-Template employees and jobs
- Excel-Export-Template external people
Export von Lohndaten
Möchten Sie Lohndaten exportieren, dann sollten Sie die Exportvorlagen nach Ihren Wünschen gegen unberechtigten Zugriff sichern. Bitte achten Sie darauf, dass dieselbe Variablen-Technologie in Druckansichten und E-Mail-Vorlagen zur Anwendung kommt. Geben Sie daher nur vertrauenswürdigen Personen die Berechtigung, Vorlagen jedweder Art zu bauen.
Sie können:
- Die komplette Exportvorlage schützen, indem Sie auf der Vorlage Zugriffsregeln definieren.
- Das jeweilige exportierte Feld sichern, indem Sie eine Bedingung via Template-Toolkit darum bauen (siehe Beispiel).
Beispiel Template-Toolkit:
[IF Stelle.ZugriffserlaubnisAufLohndaten = 'PaymentAccess_Yes'] [Stelle.Bruttolohn] [END]
Der Bruttolohn wird je Mitarbeiter nur dann exportiert, wenn der Exportierende auch wirklich Zugriff auf Lohndaten dieser Person hat.