Mitarbeitergespräch
Um in den Reiter "Mitarbeitergespräch" zu gelangen, müssen Sie einen Mitarbeiter in der Mitarbeiterübersicht auswählen. Weitere Informationen zu einem Mitarbeiter können Sie unter Mitarbeiterakte oder Kommunikation finden. Generelle Einstellungen zum Mitarbeitergespräch, wie bspw. Prozesssteuerung und Standardeinstellung der Inhalte, finden Sie unter den Einstellungen zum Mitarbeitergespräch.
Prozess zu einem Mitarbeitergespräch
- Prozessvorbereitung durch das HR, wenn mit Kompetenzkatalogen gearbeitet wird Vorbereitung Mitarbeitergespräche über Mehrfachaktionen.
- Prozessstart durch das HR: die Linienvorgesetzten werden vom HR aufgefordert/daran erinnert, Mitarbeitergespräche mit ihren Mitarbeitern zu starten.
- Vorbereitung der Vorgesetzten und des Mitarbeiters: der Vorgesetzte entscheidet, ob seine Ziele für seinen Mitarbeiter sichtbar sein sollen. Er kann eigene Ziele an den Mitarbeiter delegieren, neue Ziele erfassen oder auch aus früheren Vereinbarungen oder von anderen Mitarbeitern kopieren. Der Mitarbeiter wird per Mail aufgefordert, sich Gedanken zu seinen Aufgaben und Zielen zu machen. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit sein Mitarbeitergespräch einzusehen bzw. vorzubereiten.
- Inhalte, die bei allen Mitarbeitern Teil des Mitarbeitergespräches sein sollen, können wiederkehrend über Zuordnung von Funktionsprofilen oder einmalig von Hand über die Verwendung von Mitarbeitergesprächs-Katalogen auf die jeweiligen Mitarbeiter kopiert werden.
- Gespräch: die im Gespräch vereinbarten Aufgaben und Ziele werden vom Vorgesetzten im Umantis Mitarbeitermanagement eingegeben. Sie können dem Mitarbeiter ihr Gespräch und die Ergebnisse im Umantis Mitarbeitermanagement bestätigen oder die Vereinbarung ausdrucken und diese unterschreiben lassen.
- Festhalten der Ergebnisse – Nachbereitung: Nachdem Sie die Vereinbarungen getroffen haben, können Sie sich Erinnerungen per Mail definieren. Z. B. können Sie sich zu vereinbarten Milestones, also zu Zeitpunkten, zu denen Teilziele erreicht sein sollten, per Mail erinnern lassen, damit Sie sie nicht verpassen und auch nicht dauernd nachschauen müssen, was demnächst ansteht.
- Zwischen- und Überblick: Erinnerungen per Mail können Sie sich auch setzen, um z. B. regelmässig die Zielerreichung bis heute zu überprüfen.
- Beurteilung und Bonusfestlegung: zum Abschluss des Mitarbeitergesprächs dieser Periode findet wieder ein Gespräch statt. In diesem vereinbaren Sie mit dem Mitarbeiter, wie gut er seine Aufgaben erledigt und ob er die Erwartungen erfüllt hat. Bei der Beurteilung werden Sie durch Durchschnittsberechnungen von uns unterstützt.
Sofern nicht alle Inhalte des Mitarbeitergesprächs beurteilt wurden oder nicht alle Teilbereiche eine Gesamtbeurteilung erhalten haben, werden (Fall-abhängig) folgende Warnmeldungen angezeigt:
Achtung: Nicht alle Inhalte wurden beurteilt.
Achtung: Nicht alle Teilbereiche haben eine Gesamtbeurteilung erhalten.
Achtung: Es gibt unbeurteilte Inhalte in den Teilbereichen.
Wie Sie Mitarbeitergespräche administrieren, sehen Sie unter Mitarbeitergespräche administrieren.
Teilbereiche des Mitarbeitergespräches
Hinweis zum Ein- und Ausblenden von Drop-Down-Elementen in der "Prozessansicht" zum Mitarbeitergespräch:
Beachten Sie, dass beim Ein- bzw. Ausblenden von Elementen der Prozessansicht über das Symbol 
die Änderung jeweils erst nach dem Aktualisieren der Seite (= Refresh, über die Taste F5) sichtbar ist. Als alternativen Lösungsweg können Sie bei dem jeweiligen Element auf 
klicken und ein Häkchen bei "Ausblenden" setzen bzw. entfernen, damit die Änderung sofort sichtbar ist.
Weitere Elemente, die eng mit dem Mitarbeitergespräch verbunden sind.
Prozessansicht im Mitarbeitergespräch
Sie können sowohl in der Gesamtbeurteilung als auch in jedem Teilbereich des Mitarbeitergesprächs die Prozessansicht einblenden. Sie haben so die Möglichkeit, die jeweiligen Aktionen intuitiv auszuführen.
| Prozessansicht | Beschreibung / Hinweise |
|---|---|
|
|
Das Mitarbeitergespräch ist im Anfangsstadium. Inhalte werden erfasst bzw. von früheren Perioden kopiert. Im Anschluss werden die Inhalte vereinbart. |
|
|
Diese Ansicht wird angezeigt, nachdem die Inhalte vereinbart wurden. In diesem Schritt kann ein Ausblick gegeben, beurteilt oder das Mitarbeitergespräch abgeschlossen werden. |
|
|
Diese Ansicht wird angezeigt, wenn das Mitarbeitergespräch abgeschlossen wurde. |
|
|
Dieser Prozessschritt kann auf Wunsch eingeblendet werden. Mit diesem "Flag" können bereits abgeschlossene Mitarbeitergespräche von Vor-Vorgesetzten nochmals gesichtet und bestätigt bzw. akzeptiert werden (vgl. mit Prozess-Erweiterung: Akzeptieren). |
Prozess-Erweiterung: Akzeptieren
Prozess-Erweiterung: Inhalte, Beurteilungen oder abgeschlossenes Mitarbeitergespräch sichten und akzeptieren.
Abhängig vom Zeitpunkt bzw. vom Prozessfortschritt des Mitarbeitergesprächs, können die folgenden Aktionen (in jedem Teilbereich) eingeblendet werden:
- Inhalte akzeptieren
- (Inhalte des Mitarbeitergesprächs wurden erfasst und sollen gesichtet und bestätigt werden.)
- Beurteilung akzeptieren
- (Inhalte wurden beurteilt und diese Beurteilung soll gesichtet und bestätigt werden.)
- Mitarbeitergespräch akzeptieren (vgl. mit Abbildung oben)
- (Das Mitarbeitergespräch ist abgeschlossen und soll aber gesichtet und bestätigt werden.)
Klickt der Vor-Vorgesetzte auf "XY akzeptieren", erscheint zunächst eine Bestätigungsmeldung: "Möchten Sie das Mitarbeitergespräch bis zum aktuellen Stand als geprüft und akzeptiert markieren?". Wird diese Meldung bestätigt, so wird im Anschluss die Hinweismeldung "Von anderer Instanz geprüft und akzeptiert" angezeigt.
Wichtige Hinweise:
- Beachten Sie bitte, dass mit jedem zusätzlichen Prozessschritt im Mitarbeitergespräch auch die Komplexität des Gesamtprozesses zunimmt. Wir empfehlen daher eine minimale Nutzung von zusätzlichen "Akzeptieren"-Aktionen, damit Ihre bestehenden Prozesse nicht unnötig verlangsamt werden. Konkret: Sie entscheiden, zu welchem Zeitpunkt Sie eine Bestätigung einholen möchten und blenden entweder nur "Inhalte akzeptieren", "Beurteilung akzeptieren" oder "Mitarbeitergespräch akzeptieren" ein.
- Diese Aktionen stellen lediglich ein "Flag" dar und bringen keine Änderungen bzw. haben keine Auswirkungen auf bestehende Berechtigungen.
Mitarbeitergespräch von anderer Stelle übernehmen
Administratoren haben die Möglichkeit, komplette Mitarbeitergespräche einzelner Mitarbeiter auf deren neue Stelle zu kopieren. Zu beachten sind hierbei die nachfolgenden Voraussetzungen und Hinweise.
Voraussetzungen
- Dem Mitarbeiter wurde bereits ein neues Stellenprofil zugewiesen.
- Für das neue Stellenprofil wurden noch keine Mitarbeitergesprächs-Inhalte erfasst.
Hinweise:
- Nur Administratoren können komplette Mitarbeitergespräche kopieren.
- Wird ein Mitarbeitergespräch auf eine neues Stellenprofil übernommen, wird auf dem anderen Stellenprofil das Mitarbeitergespräch auf den Status "Ausgesetzt" gestellt und es stehen keine weiteren Aufgaben an.
- Sofern ausstehende Drittbeurteilungen auf der ehemaligen Stelle existieren, müssen die Einladungen (für die aktuelle Stelle) neu versendet werden.
Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind und Sie alle Hinweise beachtet haben, können Sie über das Mitarbeiterverzeichnis den jeweiligen Mitarbeiter (mit dem neu zugewiesenen Stellenprofil) auswählen. Im Anschluss finden Sie im Reiter "Mitarbeitergespräche" (oder "Leistungsgespräche") bei diesem Mitarbeiter die Aktionsmöglichkeit Mitarbeitergespräch von anderer Stelle übernehmen. Klicken Sie auf diesen Link, wird Ihnen eine Übersicht aller anderen/bisherigen Stellen des Mitarbeiters angezeigt - mit Informationen zur Stellennummer, Stellenbezeichnung, Funktionsprofil, Vorgesetzten, Organisationseinheit etc. Wählen Sie die entsprechende Stelle aus, von der sie das Mitarbeitergespräch kopieren möchten und klicken Sie auf "Mitarbeitergespräch übernehmen".
Aktionen
Hochladen von Dokumenten
- Bei Teilbereichen des Mitarbeitergesprächs haben Sie bei der Erfassung oder Beurteilung die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen. So können sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte beispielsweise beim Erfassen von Zielen (oder anderen Teilbereichen) relevante Dokumente hochladen.
- Mitarbeitergespräch vereinbaren
- Vereinbarung anpassen
- Mitarbeitergespräch abschliessen
- Beurteilung anpassen
- MitarbeiterIn um Erfassung der Inhalte bitten
- MitarbeiterIn um Bestätigung bitten
- Mitarbeiter um Zwischenausblick bitten
- MitarbeiterIn um Beurteilung bitten
- MitarbeiterIn um Bestätigung der Beurteilung bitten
- Vereinbaren
- Vereinbarung anpassen
- Vereinbarung bestätigen
Hinweis: Personen, die Inhalte vereinbaren, können diese nicht gleichzeitig auch bestätigen. Dies sollte immer von der Gegenseite vorgenommen werden. - Beurteilung abschliessen
- Beurteilung aussetzen (auf Mitarbeiterbeurteilung dieser Periode wird verzichtet) Ausgesetzte Mitarbeitergespräche können wieder "geöffnet" werden, indem Sie diese "Abschliessen" und im Anschluss erneut öffnen (über den Link "Beurteilung anpassen").
- Beurteilung anpassen
- Potential Beurteilung für [aktuelle Periode] von letzter Beurteilung kopieren
- Bonus & Lohn XY berechnen
- Vorschläge für Bonus & Lohn [aktuelle Periode] übernehmen
Aktion einfordern je Teilbereich
Beim Mitarbeitergespräch kann auf Wunsch aus jedem Teilbereich heraus eine Kommunikation gestartet werden und somit der Mitarbeiter um entsprechende Handlung gebeten werden. Hierfür werden die Aktionen im Abschnitt "Kommunikation mit MitarbeiterIn" verwendet:
- MitarbeiterIn um Erfassung der Inhalte bitten
- MitarbeiterIn um Bestätigung bitten
- MitarbeiterIn um Erfassung der voraussichtlichen Zielerreichung bitten
- MitarbeiterIn um Beurteilung bitten
- MitarbeiterIn um Bestätigung der Beurteilung bitten
Die jeweils verfügbaren Aktionen sind an Bedingungen geknüpft und werden (sofern eingeblendet) abhängig vom Fortschritt angeboten.
Freigabe von Beurteilungen
Sie können über die Einstellungen zum Mitarbeitergespräch sowohl die Sichtbarkeit der Vorgesetztenbeurteilung im Mitarbeiterbereich als auch die Sichtbarkeit der Selbstbeurteilung im Vorgesetztenbereich definieren.
Nehmen Sie dabei die Einstellung Nummer 2 vor (= Beurteilung ist erst nach expliziter Freigabe durch den Vorgesetzten bzw. Mitarbeiter sichtbar), erscheint im Nachgang bei jedem Beurteilungsscreen eine zusätzliche Checkbox:
- Beurteilung jetzt freigeben
- Damit hat die Person (die gerade Inhalte des Mitarbeitergesprächs beurteilt) die Möglichkeit, die Beurteilung unmittelbar freizugeben. Wird dies nicht über diese Checkbox vorgenommen, erscheint in der Ansicht des Mitarbeitergesprächs folgender Hinweistext mit der Möglichkeit zur Freigabe:
Hinweis: Ihre Beurteilung ist noch nicht zur Einsicht freigegeben. Bitte geben Sie diese zum geeigneten Zeitpunkt frei. Jetzt freigeben
Integriertes Mitarbeitergespräch: Gleichzeitig Abschliessen und Vereinbaren
- Integriertes Mitarbeitergespräch
- (Aktuelle Periode) abschliessen
- (Folgeperiode) vereinbaren
Unter den Aktionen haben Sie die Möglichkeit (über den Link "Integriertes Mitarbeitergespräch"), Inhalte der aktuellen Periode (Beurteilungen für Leistungs- und Entwicklungsziele, Aufgaben und Kompetenzen und Gesamtbeurteilung) abzuschliessen und gleichzeitig die Inhalte der Folgeperiode zu vereinbaren. Haben Sie in der aktuellen Periode bereits Inhalte (z.B. Ziele) abgeschlossen, so bleiben diese unberührt.
Hinweis: Wenn Sie die Inhalte vereinbaren, werden die jeweiligen Inhalte mit der Markierung "nicht sichtbar für Mitarbeiter" im Mitarbeiterbereich angezeigt. Inhalte, die der Mitarbeiter als "sichtbar nur für mich" markiert hat, werden gelöscht.
Dieser Link (sofern eingeblendet) ist nur bei der jeweils aktuellen Periode und der Folgeperiode verfügbar.
Vorbereitung durch den Administrator
- Zur Vorbereitung der Mitarbeitergespräche muss durch die Administratorin oder den Administrator in den Einstellungen eine Periode erfasst werden.
- Viele Prozesse laufen einfacher, wenn diese neue Periode auch als aktuelle Periode definiert wird. Assistenten lassen sich dynamischer bauen, wenn Sie jedes Jahr einfach die jeweils aktuelle Periode aufrufen.
- Ausserdem sollten die Berechnungsschemen zum Einsatz bereitstehen, da das jeweilige Berechnungsschema zur gerechten Vergütung von erbrachter Leistung auch Bestandteil der Vereinbarung ist.
- Mitarbeitergesprächs-Kataloge sollten in allen nötigen Sprachen bereitstehen. Diese Kataloge können auch in Funktionsprofilen bereits gebündelt und anschliessend mit dem jeweilgen Stellenprofil des Mitarbeiters verknüpft worden sein.