Module & Zugriffe
Die Module und Zugriffe finden Sie unter den Einstellungen. Hier können verschiedene Einstellungen zum Mitarbeitergespräch sowie allgemeine Modulzugriffe definiert werden.
Einstellungen für Mitarbeitergespräche
Im Mitarbeitermanagement haben Sie unter Einstellungen > Grundeinstellungen > Module & Zugriffe > Einstellungen für Mitarbeitergespräche die Möglichkeit, den Handlungsspielraum Ihrer Mitarbeiter im Mitarbeitergesprächsprozess zu definieren. Ebenso besteht die Möglichkeit, den Prozess für jeden Mitarbeiter individuell zu definieren. Diese Funktion befindet sich in den Einstellungen in den Einstellungen des jeweiligen Mitarbeiters Sie finden in die allgemeinen Einstellungen die hier beschriebenen Abschnitte mit jeweils verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.
Die Standardeinstellungen zum Mitarbeitergespräch sind jeweils mit "Standardeinstellung" beschriftet.
Sie haben die Möglichkeit, Importvariablen zu verwenden, die entsprechende Auswirkungen auf die Einflussnahme von Mitarbeitern auf Mitarbeitergespräche haben. Mehr Informationen finden Sie in der Auflistung der Importvariablen (Variablennamen: Stelle.MAGProzessKontrolle und Stelle.MAGAnpassungsEinstellung).
Prozesssteuerung Mitarbeitergespräch durch den Mitarbeiter
In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Handlungsspielraum im Prozess des Mitarbeitergesprächs einzuräumen oder einzuschränken.
Wir empfehlen Ihnen, dass Sie Ihren Mitarbeitern ein sinnvolles Mass an Prozesskontrolle gestatten. Somit schränken Sie deren Freiheitsgrade nicht ein und verringern ggf. den (Ihren) administrativen Aufwand, indem Sie sie aktiv in die Prozesssteuerung involvieren.
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
- 1. Mitarbeiter können Inhalte vereinbaren und Beurteilungen abschliessen.
- Sehr aktive Prozesssteuerung durch Mitarbeiter möglich
- 2. Mitarbeiter können Beurteilungen abschliessen.
- Aktive Prozesssteuerung durch Mitarbeiter möglich
- 3. Mitarbeiter können Inhalte vereinbaren. (Standardeinstellung)
- Prozesssteuerung durch Mitarbeiter beschränkt möglich
- 4. Mitarbeiter dürfen Inhalte NICHT selbst vereinbaren und auch keine Beurteilungen abschliessen.
- Keine Prozesssteuerung durch Mitarbeiter möglich
Anpassungen von Inhalten oder Beurteilungen im Mitarbeitergespräch durch den Mitarbeiter
In diesem Menüpunkt haben Sie die Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern Handlungsspielraum bei Anpassungen von Mitarbeitergesprächs-Inhalten oder Beurteilungen einzuräumen oder diese einzuschränken.
Von diesen Einstellungen hängt massgeblich der mögliche Grad der Mitarbeit eines Mitarbeiters innerhalb seines Mitarbeitergesprächs ab. Eine Einschränkung des Mitarbeiters erhöht den administrativen Aufwand enorm. Werden vereinbarte Inhalte oder abgeschlossene Beurteilungen angepasst, haben Sie die dank Benachrichtigungen volle Transparenz über jeweils getätigte Aktionen und Modifikationen. Wir empfehlen Ihnen, dem Mitarbeiter grundsätzlich zu vertrauen und ihm auch einen Grossteil der Prozesssteuerung für das Mitarbeitergespräch zu übertragen. Möchten Sie alternativ eher Inhalte oder Beurteilungen vergangener und vollständig abgeschlossener Perioden schützen, dann können Sie dies in den Periodeneinstellungen jederzeit tun.
Bei Änderungen durch Mitarbeiter werden Sie jeweils durch eine System-E-Mail über die Änderung informiert.
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
- 1. Mitarbeiter können vereinbarte Inhalte und abgeschlossene Beurteilungen bei Bedarf anpassen. (Standardeinstellung)
- Sehr viel Handlungsspielraum für Mitarbeiter
- 2. Mitarbeiter können abgeschlossene Beurteilungen bei Bedarf anpassen.
- Viel Handlungsspielraum für Mitarbeiter
- 3. Mitarbeiter können vereinbarte Inhalte bei Bedarf anpassen.
- Eingeschränkter Handlungsspielraum für Mitarbeiter
- 4. Mitarbeiter dürfen vereinbarte Inhalte und abgeschlossene Beurteilungen NICHT anpassen.
- Kein Handlungsspielraum für Mitarbeiter
Sichtbarkeit der Vorgesetztenbeurteilung im Mitarbeiterbereich
Stellen Sie hier ein, wann ein Mitarbeiter seine Vorgesetztenbeurteilung sehen kann. Beachten Sie bitte dabei, dass Sie auch einstellen können, ob ein Mitarbeiter sein Mitarbeitergespräch selbst abschliessen darf.
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
- 1. Sofort nach Eingabe der Beurteilung
- Mitarbeiter kann die Beurteilung des Vorgesetzten sofort nach Eingabe einsehen.
- 2. Erst nach expliziter Freigabe durch den Vorgesetzten
- Mitarbeiter kann die Beurteilung des Vorgesetzten nach seiner Freigabe einsehen.
- 3. Erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs (Standardeinstellung)
- Mitarbeiter kann die Beurteilung des Vorgesetzten erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs einsehen.
- 3.5 Erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe
- Mitarbeiter kann die Beurteilung des Vorgesetzten erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe einsehen.
- 4. Erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs
- Mitarbeiter kann die Beurteilung erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs einsehen.
- 4.5 Erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe
- Mitarbeiter kann die Beurteilung erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe einsehen.
Varianten 1 und 2 werden am besten dann eingesetzt, wenn die Vorbereitung des Vorgesetzten bereits vor dem Gespräch zur Anzeige kommen soll und Varianten 3 und 4, wenn dessen Vorbereitung erst nach dem Gespräch preisgegeben wird. Hierbei ist Variante 3 dann zu empfehlen, wenn der Mitarbeiter sein Gespräch gewöhnlich NICHT selbst abschliesst, während Variante 4 nur dann empfohlen wird, wenn der Teil der Bestätigung eines abgeschlossenen Mitarbeitergespräches anstatt beim Mitarbeiter, beim Vorgesetzten liegt. Hintergrund der Empfehlung: Die Entscheidung zur Freigabe einer Beurteilung sollte bei der Person liegen, welche die Beurteilung abgegeben hat, was eine Berücksichtigung der typischen Aktionen in der Abschlussphase eines Mitarbeitergespräches notwendig macht.
Sichtbarkeit der Selbstbeurteilung im Vorgesetztenbereich
Stellen Sie hier ein, wann die Selbstbeurteilung im Vorgesetztenbereich sichtbar sein soll.
Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
- 1. Sofort nach Eingabe der Beurteilung (Standardeinstellung)
- Selbstbeurteilung ist sofort nach Eingabe im Vorgesetztenbereich einsehbar.
- 2. Erst nach expliziter Freigabe durch den Mitarbeiter
- Beurteilung ist nach der Freigabe durch den Mitarbeiter sichtbar.
- 3. Erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs
- Selbstbeurteilung ist erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs im Vorgesetztenbereich einsehbar.
- 3.5 Erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe
- Selbstbeurteilung ist erst nach Abschluss des Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe im Vorgdesetztenbereich einsehbar.
- 4. Erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs
- Beurteilung ist erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs sichtbar.
- 4.5 Erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe
- Beurteilung ist erst nach Bestätigung des abgeschlossenen Mitarbeitergesprächs oder nach expliziter Freigabe sichtbar.
Varianten 1 und 2 werden am besten dann eingesetzt, wenn die Vorbereitung des Mitarbeiters bereits vor dem Gespräch zur Anzeige kommen soll und Varianten 3 und 4, wenn seine Vorbereitung erst nach dem Gespräch preisgegeben wird. Hierbei ist Variante 3 dann zu empfehlen, wenn der Mitarbeiter sein Gespräch gewöhnlich selbst abschliesst, während Variante 4 empfohlen wird, wenn der Mitarbeiter die Beurteilung des Vorgesetzten mit Bestätigung anerkennt. Hintergrund der Empfehlung: Die Entscheidung zur Freigabe einer Beurteilung sollte bei der Person liegen, welche die Beurteilung abgegeben hat, was eine Berücksichtigung der typischen Aktionen in der Abschlussphase eines Mitarbeitergespräches notwendig macht.
Standardeinstellung für Inhalte des Mitarbeitergesprächs (MAG)
Hier (/Administration/ModulAccess/MAGDefaultSettings) können Sie definieren, welche Einstellungen bei der Erfassung einer neuen Person standardmässig gelten sollen. Wenn Sie auf den Stift 
neben den Überschriften der beiden Rubriken klicken, können die einzelnen Module mittels "Ja" und "Nein" ein- bzw. ausgeschaltet werden.
Nähere Erklärungen zu den Modulen finden Sie unter Zugriff auf Module.
Auswahl von Bereichen des Mitarbeitergesprächs (MAG)
Treffen Sie hier (/Administration/ModulAccess/MAGDefaultMultiActionSettings) die Auswahl:
- Welche Bereiche des Mitarbeitergesprächs sollen in der Mehrfachaktion ("MultiAction") zur Verfügung stehen?
- Mitarbeitergespräch
- Mitarbeitergespräch verwenden: Ja/Nein
- Modul: Ziele
- Ziele: Ja/Nein
- Aufgaben verwenden: Ja/Nein
- Modul: Entwicklung
- Kompetenzen verwenden: Ja/Nein
- Entwicklungsziele verwenden: Ja/Nein
- Verhaltenskriterien verwenden: Ja/Nein
- Feedbackthemen verwenden: Ja/Nein
Diese Einstellungen greifen auf die folgenden Ansichten / Mehrfachaktionen:
- /Employment/Current/MultiCopyFromPrecedingPeriod
- /Employment/Current/MultiStipulateAgreement
- /Employment/Current/MultiConfirmAgreement
- /Employment/Current/MultiCloseAgreement
- /Employment/Current/MultiConfirmRating
- /Employment/Current/MultiDeactivateAgreement
- /Employment/Current/MultiAcceptEmployeeReviewMeeting
- /Employment/ProzessA/MultiCopyFromPrecedingPeriod
- /Employment/ProzessA/MultiStipulateAgreement
- /Employment/ProzessA/MultiConfirmAgreement
- /Employment/ProzessA/MultiCloseAgreement
- /Employment/ProzessA/MultiConfirmRating
- /Employment/ProzessA/MultiDeactivateAgreement
- /Employment/ProzessA/MultiAcceptEmployeeReviewMeeting
- /Employment/Current/MultiAskForAcceptingEmployeeReviewMeeting
- /Employment/ProzessA/MultiAskForAcceptingEmployeeReviewMeeting
Falls Sie unter "Auswahl von Bereichen des Mitarbeitergesprächs (MAG)" keine Auswahl treffen, werden die unter "Standardeinstellung für Inhalte des Mitarbeitergesprächs (MAG)" (/Administration/ModulAccess/MAGDefaultSettings) vorgenommenen Einstellungen übernommen.
Standardeinstellung für Zugriff auf Module
Definieren Sie im Abschnitt Daten- & Modulzugriff, welche Zugriffs-Einstellung bei neuen Vorgesetzten, Personalbetreuern und Administratoren standardmässig gelten sollen.
Daten- & Modulzugriff
Zugriff auf Module
Welche Module sollen bei neu angelegten Personen (nicht für Basisrolle "Mitarbeiter" oder "Externe Personen") standardmässig ausgewählt sein? Die getroffene Auswahl steuert den Zugriff auf die einzelnen Module im Vorgesetztenbereich, kann aber individuell bei jeder Person angepasst werden:
- Ziele und Aufgaben (MAG)
- Personalentwicklung (MAG)
- Nachfolgeplanung
- Veranstaltungen (Administratoren)
- Veranstaltungen (Benutzer)
- Analysen (Diagramme und Excel-Berichte)
- Umfragen
- Importe
- Organigramm
- Lohn und Bonus
- Exporte
- Kommunikation
- Netzwerkadministrator
- Mitarbeiterakte
- Bewerbermanagement
Zugriff auf Lohndaten
Die hier getroffene Auswahl setzt den Wert für die Standardeinstellung beim Zugriff auf Lohndaten. Diese Einstellung kann durch den Administrator individuell bei jedem Mitarbeiter mit Zugriff auf den Vorgesetztenbereich angepasst werden.
- Kein Zugriff auf Lohndaten
- Nur Zugriff auf Lohndaten von Direktunterstellten
- Zugriff auf alle Lohndaten ohne Direktvorgesetzten
- Zugriff auf alle Lohndaten
Sonstige Einstellungen
Zugriffsdauer auf historisierte Stellen nach Historisierung für Vorgesetzte und weitere Verantwortliche
Nach Historisierung haben Vorgesetzte häufig noch Nachbereitungsaufgaben für Ihre Direktunterstellten, wie beispielsweise der Abschluss eines Mitarbeitergespräches, die Rückabwicklung von übergebenen Objekten oder auch die Beurteilung der Wirksamkeit von Veranstaltungsteilnahmen. Dennoch ist es insbesondere für im Unternehmen verbleibende Mitarbeiter wichtig, den Zugriff auf deren historisierte Stellen früheren Vorgesetzten zu entziehen, um keine sensiblen Personendaten preiszugeben.
- Dauer in Tagen
- Definieren Sie hier die Dauer in Tagen, in der der Zugriff ermöglicht werden soll.
Wichtige Hinweise:
- Standardmässig gilt ein Zeitraum von 90 Tagen nach Datum der Historisierung, um den Zugriff durch direkte Vorgesetztenzuweisung und den Zugriff durch weitere Verantwortlichkeiten auf einer Stelle zu deaktivieren.
- Maximal kann der Zugriff auf 365 Tage verlängert werden. Dies muss jedoch vor Entzug der Zugriffsrechte geschehen. Eine nachträgliche Verlängerung ist unwirksam.
- Der Ablauf des Zugriffszeitraumes dieser Stellen kann aber in Einzelfällen durch kurzzeitiges Aktivieren einer Stelle und sofortiges erneutes Historisieren zurückgesetzt werden.
- Zugriffe via Organisationseinheiten oder aufgrund von Gruppenzugehörigkeit bleiben davon unberührt.
