Drittbeurteilung

Einschätzung Dritter einholen (Drittbeurteilung)

Im Mitarbeitergespräch finden Sie bei der Gesamtbeurteilung unter den Aktionen den Punkt Einschätzung Dritter einholen. Wählen Sie diese Option, falls Sie weitere Personen für die Beurteilung einbeziehen möchten. Sie haben bei allen Teilbereichen des Mitarbeitergesprächs die Möglichkeit, eine Drittbeurteilung (Einschätzung Dritter einholen) durchzuführen.

1. Wählen Sie im ersten Schritt die Elemente (Inhalte des Mitarbeitergesprächs) aus, die von Dritten beurteilt werden sollen.
2. Im zweiten Schritt tragen Sie die E-Mail-Adresse/n der Person/en ein, die Sie zwecks Drittbeurteilung anschreiben möchten.
3. Passen Sie den E-Mail-Text ggf. an und klicken Sie anschliessend auf "Senden".

Die zur Drittbeurteilung eingeladenen Personen gelangen üben den Link in der E-Mail dann auf das Beurteilungsformular.

Die Drittbeurteilung kann unter dem Reiter Mitarbeitergespräch bzw. Leistung und Entwicklung eines Mitarbeiters initiiert werden. Navigieren Sie über Mitarbeiter > Mitarbeiterverzeichnis > Mitarbeiter auswählen > Leistung und Entwicklung, um zur entsprechenden Stelle in der Lösung zu gelangen. Hier können Sie entweder über die Aktionsleiste auf "Einschätzung Dritter einholen" klicken oder im unteren Abschnitt in der Übersicht der Drittbeurteilungen auf "Weiteren Drittbeurteiler hinzufügen".

Einladung zur Drittbeurteilung

Durch klicken auf "Einschätzung Dritter einholen" bzw. auf "Weiteren Drittbeurteiler hinzufügen" gelangen Sie zur folgenden Übersicht:

• Drittbeurteilender:

Erfassen Sie in diesem Feld die Person(en), die eine Einladung zur Drittbeurteilung bekommen sollen.

Über den Anpassungsmodus kann mittels Ein- und Ausblenden (vom Administrator) definiert werden, ob die Drittbeurteilenden (vgl. mit Abb. 1):

• externe und interne Personen (Einblenden des oberen Feldes)

oder

• nur (aktive) Mitarbeiter (Einblenden des unteren Feldes) sein soll(en)
  

Hinweis: Es sollten NIE beide Felder gleichzeitig eingeblendet werden. Bei beiden Feldern ist die "Typeahead"-Funktion aktiv, d.h., Personen aus dem Mitarbeiterverzeichnis werden durch Tippen eines Buchstabens als Vorschläge angezeigt.

Haben Sie die Person festgelegt, so werden Sie zur Individualisierung der Benachrichtigung an den Drittbeurteilenden (basierend auf der Vorlage der System-E-Mails) weitergeleitet und können definieren, welche Inhalte beurteilt werden sollen. Ebenso können die Beurteilungsfrist (siehe nachfolgender Punkt) sowie ein interner Kommentar hinterlegt werden.

Beurteilungsfrist / Beurteilung bis

Sie können bei der Einladung zur Drittbeurteilung eine Beurteilungsfrist definieren. Diese zeitliche Angabe ist in diesem Fall ein festgesetztes Datum, bis wann die Beurteilung durch die eingeladene Person erfolgen soll.

Beachten Sie bitte, dass die Typeahead-Funktion gemäss DSGVO den Zugriffsrechten entsprechend eingeschränkt ist.

Hinweis: Bei diesem Feld wird automatisch ein Wert von 4 Wochen abgespeichert, sofern Sie nicht eine andere Datumsangabe treffen. Beachten Sie bitte, dass diese Datumsangabe jedoch minimal 3 und maximal 90 Tage in der Zukunft liegen darf. Nach Ablauf des dort hinterlegten Datums ist keine Beurteilung mehr möglich. Die Möglichkeit zur Feedbackabgabe endet nach der Beurteilungsfrist jeweils um Mitternacht (23:59:59 UTC+0).

• Ich möchte mehrere Drittbeurteiler gleichzeitig einladen

Über diese Aktion können mehrere Drittbeurteiler eingeladen werden, jedoch ist keine Individualisierung der E-Mails an die einzelnen Drittbeurteiler möglich.

• Drittbeurteilender auswählen: Klicken Sie auf diese Aktion, so können im nächsten Schritt mehrere Personen definiert werden, welche zur Drittbeurteilung eingeladen werden sollen. Hier resultieren wie oben beschrieben wiederum zwei Felder, von jenen nur eines über den Anpassungsmodus ein- bzw. ausgeblendet werden soll (siehe Hinweis oben).

Ihnen stehen an dieser Stelle drei Checkboxen zur Verfügung, die Ihnen das Einladen von Personen vereinfachen, indem sie eine gewisse Personengruppe zusammenfassen.

• Checkboxen:
  • Alle Direktunterstellten dieses Vorgesetzten
  • Alle Mitarbeiter derselben Organisationseinheit
  • Alle weiteren Verantwortlichen
• Einladung per E-Mail:
  • E-Mail-Kommentar: Wird zusätzlich zur Standard-E-Mail (basierend auf den System-E-Mails) versendet.
  • Folgende Inhalte sollen beurteilt werden: Hier können die zu beurteilenden Inhalte definiert und die Beurteilungsfrist festgelegt werden. Zusätzlich kann ein interner Kommentar hinterlegt werden.

Vorgeschlagene Drittbeurteiler auswählen

Sie werden bei der Auswahl der Empfänger Ihrer Einladung zur Drittbeurteilung System-seitig unterstützt. So haben Sie mithilfe einer Personenliste die Möglichkeit, eine intuitive und schnelle Auswahl der Personen zu treffen, die Sie zur Beurteilung einladen möchten. Die angezeigte Liste basiert hierbei auf Ihren zuletzt verschickten Einladungen zur Drittbeurteilung und wird automatisch aktualisiert/ergänzt. Die in der Liste angezeigten Personen enthalten jeweils die Information, welchen Beziehungstyp sie darstellen.

In der Liste "Vorgeschlagene Drittbeurteilende auswählen" finden Sie den Vorgesetzten und Vor-Vorgesetzten des Mitarbeiters. Darüber hinaus werden die weiteren Verantwortlichen und Mitarbeiter derselben Organisationseinheit angeboten. Sollte es sich bei der zu beurteilenden Stelle um einen Vorgesetzten handeln, werden auch die direkt-unterstellten Mitarbeiter in dieser Liste angeboten. Ergänzend werden alle Drittbeurteilenden (Mitarbeiter und externe Personen) der letzten 1,5 Jahre dieser Stelle auch in dieser Liste angeboten.

Drittbeurteiler/Drittbeurteilende

Als Drittbeurteiler oder Drittbeurteilende werden Personen bezeichnet, die zur Beurteilung eingeladen werden. Die "Einschätzung Dritter" kann anonym oder nicht-anonym eingeholt werden.

Sofern Sie die Drittbeurteilung für gewisse Teilbereiche des Mitarbeitergesprächs aktivieren, empfehlen wir Ihnen auch die tabellarische Übersicht der Drittbeurteilenden im jeweiligen Teilbereich einzublenden. Diese Übersicht liefert Ihnen je nach Art der Drittbeurteilung, die Sie verwenden (anonym oder nicht-anonym), die folgenden Informationen und Aktionsmöglichkeiten:

	Icon/Aktion	Beschreibung
		E-Mail / Erinnerung senden. Beachten Sie bitte die Automatische E-Mail-Benachrichtigungen/Erinnerungen. Bei Nutzung der anonymen Drittbeurteilung ist kein Versand von Erinnerungs-E-Mails möglich.
		Zu beurteilende Inhalte und Beziehungstyp bearbeiten und/oder Kommentar hinterlegen.
		Beurteilung löschen.
		Beurteilung ansehen. Wird erst nach durchgeführter Beurteilung angezeigt.

Beachten Sie bitte, dass bei anonymer Drittbeurteilung (u.a. abhängig von der Periodeneinstellung) besondere Regeln für die angezeigten Inhalte gelten.

Drittbeurteilung durchführen

Wie oben schon erwähnt, gelangen die zur Drittbeurteilung eingeladenen Personen über den Link in der E-Mail auf das Beurteilungsformular. Auf dem Beurteilungsformular werden alle Elemente angezeigt, welche für Dritte zur Beurteilung freigegeben wurden.

Beachten Sie bitte, dass (bei nicht-anonymer Beurteilung) die durch den Drittbeurteiler eingegebene Beurteilung für den "Absender" erst sichtbar ist, wenn der Drittbeurteiler seine Inhalte freigegeben hat. Die Freigabe erfolgt effektiv durch Ausführung der Aktion "Meine Beurteilung freigeben und Benachrichtigung senden".

Beziehungstypen bei der Drittbeurteilung

Sie werden bei der Auswahl der Empfänger der Drittbeurteilungs-Einladung System-seitig unterstützt. Die in dieser Liste angezeigten Personen enthalten jeweils die Information, welchen Beziehungstyp sie darstellen. Ein Beziehungstyp spiegelt hierbei das Verhältnis zwischen der zu beurteilenden Person und der jeweils eingeladenen Person (Drittbeurteiler) wider. Beziehungstypen können demzufolge Kollegen, Vorgesetzte oder Direktunterstellte (= Mitarbeiter) etc. sein. Der jeweils verfügbare und zur Auswahl stehende Beziehungstyp basiert auf Informationen Ihres Umantis-Systems (u.a. auf der aktuellen Organisationsstruktur). Sofern eine Beziehungstyp bei einer Person nicht korrekt ist, kann dieser nach bereits erfolgter Einladung in der Ansicht der Drittbeurteilenden angepasst werden.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die folgende Hinweise:

• Zusammensetzung Vorschlagsliste Drittbeurteiler
• Bei der anonymen Drittbeurteilung müssen normalerweise je Beziehungstyp mindestens drei Personen eingeladen werden - ausser beim Beziehungstyp "Vorgesetzter".
• Laden Sie Personen vom Beziehungstyp "Vorgesetzter" ein, müssen Sie keine Mindestanzahl beachten. Hintergrund: Die meisten Mitarbeiter haben nur einen Vorgesetzten, daher kann bei der anonymen Drittbeurteilung für diesen Beziehungstyp keine Einschränkung (Mindestanzahl) definiert werden.
• Wird nur ein Vorgesetzter zur anonymen Drittbeurteilung eingeladen, ist seine Beurteilung als Vorgesetztenbeurteilung über einen Report einsehbar.

Kombinationen von Beziehungstypen und Auswirkungen (anonyme Drittbeurteilung)

Allgemeine Regeln

1. Neben dem Beziehungstyp "Vorgesetzter", der eine Art Sonderrolle einnimmt, werden die Beziehungstypen "Kollegen" und "Direktunterstellte" zur zweiten Gruppe einsortiert.
2. Bei Vorgesetzten wird die Beziehung immer abgespeichert - ausser in der anderen Gruppe sind in der Summe weniger als drei Personen eingeladen. Denn in diesem Fall wäre die Anonymität für diese Gruppe nicht gewährleistet.
3. Bei der Gruppe "Kollegen" und "Direktunterstellte" müssen beide Beziehungstypen 3 oder mehr eingeladene Personen aufweisen, damit diese Beziehungstypen geschrieben & angezeigt werden und die Anonymität trotzdem gewährleistet ist.
4. Ist die Anzahl eingeladener Personen bei einem Beziehungstyp gleich Null (keine Personen eingeladen), wird dieser Beziehungstyp nicht auf das Ergebnis geschrieben und entsprechend nicht zur Anzeige gebracht.

Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen die möglichen Kombinationen der eingeladenen Beziehungstypen und entsprechende Auswirkungen auf die Ergebnisanzeige der anonymen Drittbeurteilung.

Wer wurde eingeladen? (= Beziehungstypen und Anzahl)	Auswirkung	Kommentar
1 Vorgesetzter 3+ Kollegen 3+ Direktunterstellte	Alle Beziehungstypen werden auf das Resultat kopiert und angezeigt.	Vgl. mit Regel 2 und 3
0 Vorgesetzte 3+ Kollegen 3+ Direktunterstellte	Alle Beziehungstypen werden auf das Resultat kopiert und angezeigt.	Vgl. mit Regel 3 und 4
1 Vorgesetzter 3+ Kollegen 0 Direktunterstellte	Alle Beziehungstypen werden auf das Resultat kopiert und angezeigt.	Vgl. mit Regel 2 und 4
0 Vorgesetzte 3+ Kollegen 0 Direktunterstellte	Alle Beziehungstypen werden auf das Resultat kopiert und angezeigt.	Vgl. mit Regel 3 und 4
1 Vorgesetzter 0 Kollegen 3+ Direktunterstellte	Alle Beziehungstypen werden auf das Resultat kopiert und angezeigt.	Vgl. mit Regel 2, 3 und 4
1 Vorgesetzter 3+ Kollegen 2 Direktunterstellte	Nur der Beziehungstyp Vorgesetzter wird auf das Resultat kopiert.	Vgl. mit Regel 2 und 3
1 Vorgesetzter 1 Kollegen 2 Direktunterstellte	Nur der Beziehungstyp Vorgesetzter wird auf das Resultat kopiert.	Vgl. mit Regel 2 und 3
0 Vorgesetzte 3+ Kollegen 2 Direktunterstellte	Kein Beziehungstyp wird auf das Resultat kopiert.	Vgl. mit Regel 2, 3 und 4
1 Vorgesetzter 1 Kollegen 1 Direktunterstellte	Kein Beziehungstyp wird auf das Resultat kopiert.	Vgl. mit Regel 2

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen/Erinnerungen

Erinnerungs-E-Mail an Drittbeurteiler

Personen, die Sie zur Drittbeurteilung eingeladen haben, werden jetzt mithilfe von zwei automatischen E-Mails auf ihre ausstehende Beurteilung hingewiesen. Wenn sie ihre Beurteilung noch nicht eingereicht haben, erhalten sie:

• die erste E-Mail drei Tage vor,
  und
• die zweite E-Mail einen Tag vor Ablauf der Beurteilungsfrist.

Hierbei wird die System-E-Mail "Einschätzung Dritter einholen: Einladung zur Beurteilung" versendet (Code: SystemTemplate_Ask4ThirdAppraisalNew). Beachten Sie bitte, dass diese Erinnerungs-E-Mail nur versendet wird, wenn der Drittbeurteiler seine Beurteilung noch nicht eingereicht hat.

Benachrichtigungs-E-Mail bei anonymer Drittbeurteilung

Bei der anonymen Drittbeurteilung wird nach Ablauf der Beurteilungsfrist eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die zu beurteilende Person gesendet. Diese Person wird somit darüber informiert, dass die Drittbeurteilungsrunde abgeschlossen ist.

Die hierbei versendete E-Mail kann in den System-E-Mails entsprechend angepasst werden (unter: /Administration/SystemTemplates, Code: SystemTemplate_AnoymThirdAppraisalReady).

Anonyme Drittbeurteilung

Sie haben mit Umantis die Möglichkeit, eine anonyme Drittbeurteilung durchzuführen. Dieser Prozess kann u.a. angewendet werden, wenn keine offene Feedback-Kultur im Unternehmen vorherrscht und entsprechend kein Rückschluss auf die abgegebene Beurteilung durch Dritte ermöglicht werden soll. Drittpersonen können in diesem Fall ihr Feedback/ihre Beurteilung unter Umständen auch ungezwungener abgeben.

Wichtige Hinweise

• Nehmen Sie immer zuerst die jeweilige Periodeneinstellung vor, um im Anschluss die Mitarbeitergespräch- bzw. Drittbeurteilungsrunde zu starten. Vermeiden Sie nachträgliche Änderungen von Periodeneinstellungen bei bereits aktiven Perioden, um unerwünschtes Fehlverhalten zu vermeiden.
• Die anonyme Drittbeurteilung kann (sofern aktiviert) nur aus dem jeweiligen Teilbereich des Mitarbeitergesprächs heraus gestartet werden und nicht über die Gesamtbeurteilung.
• Beachten Sie bitte, dass bei Nutzung von anonymer Drittbeurteilung die zu beurteilende Person keine Informationen zum Stand der jeweiligen Drittbeurteilung sieht, und ebenso keine Erinnerungen an die Drittbeurteiler versenden kann.
• Einige Aktionsmöglichkeiten im Prozess des Mitarbeitergesprächs sind abhängig von den jeweils definierten Periodeneinstellungen (z.B. die Aktionsmöglichkeiten: "Liste der Drittbeurteilenden für anonyme Beurteilung erstellen/ergänzen" und "Anonyme Drittbeurteilungsrunde starten und Einladungen senden".
• Beachten Sie bitte, dass bei der anonymen Drittbeurteilung beim Beziehungstyp "Vorgesetzter" keine Mindestanzahl der eingeladenen Personen gesetzt ist. Bei allen anderen Beziehungstypen (Kollegen, Direktunterstellte, Projektpartner etc.) müssen bei der anonymen Drittbeurteilung mindestens drei Personen eingeladen werden.
• Wird nur ein Vorgesetzter zur anonymen Drittbeurteilung eingeladen, ist seine Beurteilung als Vorgesetztenbeurteilung über einen Report einsehbar (vgl. Beziehungstypen)
• Bei der anonymen Drittbeurteilung ist kein manueller Versand von Erinnerungen/Erinnerungs-E-Mails möglich. Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter Automatische E-Mail-Benachrichtigungen/Erinnerungen

Einstellungen zur anonymen Drittbeurteilung

Die Einstellungen zur anonymen Drittbeurteilung finden Sie in den Periodeneinstellungen Ihrer Umantis Lösung (/Administration/Periods/[ID]/Profile/Settings).

Dort legen Sie u. a. fest, welche Regeln für die Drittbeurteilung im Mitarbeitergespräch gelten sollen:

• Inhalte nicht einzeln auswählbar für Teilbereiche
• Anonyme Beurteilung für Teilbereiche
• Mindestanzahl anonymer Drittbeurteiler für Beurteilungsrunde
• Durchschnitt der Drittbeurteilungen als Vorgesetztenbeurteilung für Teilbereiche
• Mindestanzahl der Drittbeurteilungen für Anzeige des Durchschnitts bei nicht-anonymer Beurteilung
• Mindestanzahl der Drittbeurteilungen für Anzeige des Durchschnitts bei anonymer Beurteilung
• Streichergebnis ab Anzahl Beurteilungen bei nicht-anonymer Beurteilung
• Streichergebnis ab Anzahl Beurteilungen bei anonymer Beurteilung

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Einstellungsmöglichkeiten sind auf der folgenden Seite zu finden: Periodeneinstellungen - Drittbeurteilung Mitarbeitergespräch (MAG)

FAQs zur Drittbeurteilung

• Wie lange kann ich eine Beurteilung abgeben?

A: Solange das Mitarbeitergespräch nicht abgeschlossen, ausgesetzt oder die gesetzte Frist für die Drittbeurteilung abgelaufen ist, ist eine Beurteilung möglich.

• Was passiert, wenn das Mitarbeitergespräch bereits abgeschlossen ist für die Periode - kann ich dann noch was an der Drittbeurteilung bestätigen?

A: Nein, das ist nicht möglich. Das Mitarbeitergespräch ist abgeschlossen. Sofern Sie dem Link folgen, werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, die einen entsprechenden Hinweis beinhaltet.

• Ich will meine Beurteilung nochmal anpassen - wie gehe ich vor?

A: Klicken Sie auf den Link in Ihrer Einladung zur Beurteilung. Sofern das Mitarbeitergespräch nicht abgeschlossen, ausgesetzt oder die Frist abgelaufen ist, können Sie Ihre Beurteilung noch anpassen.

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