Benutzerrollen im Mitarbeitermanagement

Benutzerrollen

Benutzerrollen: Jeder Mitarbeiter besitzt genau eine Benutzerrolle. Die Rollen werden mit der Erfassung eines neuen Mitarbeiters festgelegt und können im Anschluss in der Mitarbeiterakte unter den Einstellungen auf dem Mitarbeiter geändert werden.

Rolle	Beschreibung	Zugriff
Mitarbeiter	Ein Mitarbeiter hat mit seinen Zugangsdaten Zugriff auf den Mitarbeiter-Bereich. Mitarbeiter können Unternehmens- und Bereichsziele sowie die Ziele ihrer Vorgesetzten einsehen und einen Beitrag dazu leisten, d.h. ein eigenes Ziel mit Bezug auf das Vorgesetztenziel vorschlagen. Mitarbeitern können vom Administrator verschiedene Module (z.B. Importe) zugewiesen werden. Diese Mitarbeiter sind dann berechtigt, verschiedene Aufgaben im System wahrzunehmen (z.B. Datenimporte durchführen).	- Mitarbeiterbereich - Optional über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module (sinnvoll sind aber nur Module, die keinen besonderen Zugriff über Organisationseinheiten erfordern)
Vorgesetzter mit Zugriff auf Direktunterstellte	Vorgesetzte sehen jeweils alle Personen, die ihnen direkt unterstellt sind. Auf Mitarbeiter seiner Mitarbeiter hat diese Person keinen Zugriff. Das eigene Profil können Vorgesetzte ausschliesslich im Mitarbeiter-Bereich anschauen und bearbeiten. In ihrer Rolle als Mitarbeiter (um bspw. Ziele mit wiederum ihren Vorgesetzten zu vereinbaren) nutzen Sie den Mitarbeiter-Bereich. In ihrer Rolle als Vorgesetzte, also z.B. zum Vereinbaren von Zielen mit ihren unterstellten Mitarbeitern, nutzen sie den internen Bereich. Wird die Stelle eines Direktunterstellten historisiert, dann sieht der Vorgesetzte die historisierte Stelle sowie alle (Veranstaltungs-)Anmeldungen der Person während einer definierten Karenzzeit (einstellbar unter Module & Zugriffe oder via /Administration/ModulAccess/Miscellaneous, standardmässig 90 Tage) noch. Nach Ablauf dieser Frist werden die historisierten Stellen sowie die dazugehörigen Anmeldungen dem ehemaligen Vorgesetzten nicht mehr angezeigt. Das Zuweisen von Organisationseinheiten im Bereich Einstellungen dient nur dem Aufbau einer Liste von Organisationseinheiten für Suchen in Übersichten.	- Mitarbeiterbereich - Vorgesetztenbereich: alle Mitarbeiterdaten, Funktionsprofile - Optional über Hauptprofil und über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module (aber ohne die Möglichkeit, Inhalte wie die Nachfolgeplanung oder Veranstaltungen über Organisationseinheiten freigeschaltet zu bekommen), Abteilungsziele
Vorgesetzter mit Zugriff auf Direktunterstellte sowie weitere Organisationseinheiten	Die zweite Vorgesetzten-Rolle hat Zugriff auf dieselben Funktionen wie die Rolle "Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte", jedoch können in den Einstellungen weitere Organisationseinheiten ausgewählt werden, auf welche die Person Zugriff bekommt. Ausserdem ist der Zugriff auf alle Untergeordneten der zugewiesenen Organisationseinheiten erweitert. Das eigene Profil können Vorgesetzte ausschliesslich im Mitarbeiter-Bereich anschauen und bearbeiten. Wird die Stelle eines Direktunterstellten historisiert (= aufgrund vom Austritt aus dem Unternehmen), dann sieht der Vorgesetzte die historisierte Stelle sowie alle (Veranstaltungs-)Anmeldungen der Person während einer definierten Karenzzeit (einstellbar unter Module & Zugriffe oder via /Administration/ModulAccess/Miscellaneous, standardmässig 90 Tage) noch. Nach Ablauf dieser Frist werden die historisierte Stelle sowie die dazugehörigen Anmeldungen dem ehemaligen Vorgesetzten nicht mehr angezeigt. Historisierte Mitarbeiter, auf die er zuvor nur über die Organisationseinheit Zugriff hatte, sieht er nicht. Wenn ein Mitarbeiter auf eine neue Stelle bei einem anderen Vorgesetzten wechselt, verhält es sich folgendermassen: Da die Veranstaltung des Mitarbeitenden auf der Person gespeichert wird bedeutet dies: Die Person mit der Rolle Vorgesetzte/r sieht bei seinen Mitarbeitenden alle Veranstaltungen, auch jene, die der Mitarbeitende in einer früheren Stelle besucht hat. Vorgesetzte sehen bei Ihren früheren Mitarbeitenden mit historisierten Stellen auch Veranstaltungen, die die Person auf ihrer neuen Stelle besuchen.	- Mitarbeiterbereich - Vorgesetztenbereich: alle Mitarbeiterdaten, Funktionsprofile - Optional über Hauptprofil und über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module, Abteilungsziele
Personalbetreuer	Der Personalbetreuer hat Zugriff auf Mitarbeiter nach den gleichen Regeln wie der "Vorgesetzte mit Zugriff auf Organisationseinheiten". Das eigene Profil können Personalbetreuer ausschliesslich im Mitarbeiter-Bereich anschauen und bearbeiten. Zusätzlich kann er die Einstellungen in der Mitarbeiterakte vornehmen. Er kann zusätzlich alle historisierten Mitarbeiter sehen, die in den zugewiesenen Organisationseinheiten existierten. In den Einstellungen im Profil der Person wird definiert, welche Organisationseinheiten eingesehen werden dürfen. Weiter kann auch bei Personalbetreuern definiert werden, welche Module ihm zur Verfügung stehen. Anwendungsbeispiel: Ist ein Personalbetreuer für die Personalentwicklung zuständig, kann im Profil dieser Person definiert werden, dass ausschliesslich das Modul "Entwicklung" angezeigt wird.	- Mitarbeiterbereich - Vorgesetztenbereich: alle Mitarbeiterdaten, Funktionsprofile, Mitarbeitergesprächs-Kataloge - Optional über Hauptprofil und über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module, Abteilungsziele
Geschäftsleiter	Der Geschäftsleiter hat Zugriff auf Mitarbeiter nach den gleichen Regeln wie der "Personalbetreuer", kann jedoch die Rolle einer Person (Mitarbeiterakte > Einstellungen) nicht ändern. Er hat zusätzlich die Möglichkeit, Unternehmensziele zu definieren. Diese erfasst er im internen Bereich unter dem Reiter "Unternehmen". Diese Rolle kann, wie auch alle anderen Rollen, mehrfach vergeben werden.	- Mitarbeiterbereich - Vorgesetztenbereich: alle Mitarbeiterdaten, Funktionsprofile, Mitarbeitergesprächs-Kataloge, Abteilungsziele, Unternehmensziele - Optional über Hauptprofil und über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module
Administrator	Administratoren haben Zugriff auf alle Mitarbeiter, können alle Daten bearbeiten und alle Einträge löschen. Die Rolle Administrator wird primär zum Vornehmen der Einstellungen unter "->Einstellungen" verwendet. Hinweise zum Einrichtungs-Administrator	- Mitarbeiterbereich - System-Einstellungen - Vorgesetztenbereich: alle Mitarbeiterdaten, Funktionsprofile, Mitarbeitergesprächs-Kataloge, Abteilungsziele, Unternehmensziele, Importe, Exporte - Optional über Hauptprofil und über Zugriffsprofile: alle Zusatz-Module

Netzwerk: Ob ein Mitarbeiter im Netzwerk (im Mitarbeiterbereich) gesehen wird oder Zugriff auf das Netzwerk hat, hängt von den Einstellungen im Mitarbeiter-Profil ab. Dort gibt es die beiden Einstellmöglichkeiten "Hat Zugriff" und "Ist angezeigt" - siehe Einstellungen in Mitarbeiterakte.

Weitere Rollen

Rolle	Beschreibung	Zugriff
Externe Personen	Externe Personen sind automatisch alle Personen, die keine aktuelle Stelle (mehr) im Unternehmen besitzen. Externe Personen sind das Gegenstück zu einem Mitarbeiter. Es gibt im System nur Mitarbeiter und Externe Personen. Mitarbeiter haben eine der oben genannten Benutzerrollen. Externe Personen haben und benötigen dies nicht. Typischerweise werden es externe Berater, Referenten, Ehemalige / Alumni oder sogar Kunden sein. Externe Personen können sich im Netzwerk frei in Gruppen organisieren und ihr Wissen austauschen. Externe Personen können keine Modulrollen bekommen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie einem historisierten Mitarbeiter (= einer externen Person) keine Rolle zuordnen, da dies zu einer Verweigerung des Zugangs der betroffenen Person führt. Die externe Person darf für ihren Zugang in den Public-Bereich keine Rolle besitzen.	- Public Bereich
Referenten	Jede Person im System kann Referent sein. Dazu muss einem Mitarbeiter oder einer Externen Person die Markierung "Ist Referent" in den Einstellungen der Person gegeben werden. Referenten können bei Veranstaltungen zugewiesen/gebucht werden.	- Referenten Bereich
Einrichtungs-Administrator	Eine Person, bei welcher diese Rolle aktiviert wird, kann im Rahmen ihrer sonstigen Zugriffsrechte und Modulrechte Anpassungen im Anpassungsmodus vornehmen.	- Jeweiliger Bereich je nach Rolle und Modulzugriff

Zugriff auf Module

Module: Für jeden Mitarbeiter kann in den Einstellungen definiert werden, auf welche der verfügbaren Module er zugreifen kann. Prinzipiell kann jede Benutzerrolle mit jedem Modul kombiniert werden mit Ausnahme der Benutzerrolle "Mitarbeiter". Mitarbeiter können nur über weitere Zugriffsprofile Sonderaufgaben im Umantis Mitarbeitermanagement bekommen. Externe Personen können keine Modulrollen zugewiesen bekommen.

Modul	Beschreibung
Ziele und Aufgaben (MAG)	Mitarbeiter mit Zugriff auf dieses Modul können Ziele und Aufgaben im Mitarbeitergespräch erfassen und mit den Unterstellten vereinbaren.
Personalentwicklung (MAG)	Mitarbeiter mit Zugriff auf dieses Modul können Kompetenzen, Entwicklungsziele, Verhalten und Feedback im Mitarbeitergespräch erfassen und mit den Unterstellten vereinbaren. Ausserdem haben sie Zugriff auf das Potential eines Mitarbeiters.
Nachfolgeplanung	Inhabern dieses Moduls wird ermöglicht, eine Nachfolgeplanung vorzunehmen und diese zu verwalten. Sie können ihre Mitarbeiter frei in die Nachfolgeplanung integrieren. Dabei gelten bei den einzelnen Stellen für die Nachfolgeplanung die gleichen Zugriffregeln wie bei den Mitarbeiterstellen (Organisationseinheiten und Vorgesetzten-Zuweisung).
Veranstaltungen (Administratoren)	Veranstaltungs-Administratoren dürfen alle Veranstaltungen, die ihren Organisationseinheiten zugewiesen sind, verwalten, Ausschreibungen steuern, Teilnehmer, Referenten und Ressourcen verwalten.
Veranstaltungen (Benutzer)	Veranstaltungs-Benutzer sind in der Regel Vorgesetzte. Sie dürfen ihre Mitarbeiter auf bereits ausgeschriebene Veranstaltungen anmelden. Dies kommt der Funktion gleich, bei der sich der Mitarbeiter selbst im Mitarbeiterbereich zu dieser Veranstaltung anmelden kann.
Analysen (Dashboards und Adhoc)	Analysen ist ein Oberbegriff für Dashboards (Diagramme) und Adhoc-Reports (Excel-Berichtsvorlagen). Wurde dieses Modul zugewiesen, dann dürfen Diagramme und Excel-Berichtsvorlagen erzeugt und angepasst werden. Diese Funktion ist jedoch technisch sehr anspruchsvoll.
Umfragen	Wer die Modulrolle "Umfragen" zugewiesen bekommt, darf Umfragen erstellen, Teilnehmer einladen und die Umfrage starten oder beenden. Sollte eine Umfrage in den "Einstellungen" als "Sichtbar für Vorgesetzte" markiert werden, dann ist diese Modulrolle für die Vorgesetzten nicht nötig und die Umfrage wird auch von den betroffenen Vorgesetzen der Teilnehmer gesehen. Das ist z.B. dienlich, wenn eine Umfrage als Vorgesetzten-Feedback verwendet wird.
Importe	Mitarbeiter mit Zugriff auf dieses Modul können Importe jeglicher Art initiieren. Wird diese Modulrolle freigegeben, dann kommt diese Funktion einem Administrator sehr nahe, da über einen Import auch Administratoren und damit jedweder Zugriff auf das komplette System erzeugt werden kann. Jeder Nutzer, der das Zugriffsrecht auf Importe besitzt, kann den Personen- und Stellenschlüssel eines Mitarbeiters bearbeiten. Somit können beispielsweise auch Personalbetreuer und Vorgesetzte die Schlüsselfelder sehen und bearbeiten.
Organigramm	Wird diese Modulrolle zugewiesen, dann kann neben der Mitarbeiterübersicht auch das Organigramm des Unternehmens angezeigt werden. Dieses Modul ist mit einem externen Anbieter gekoppelt und muss speziell eingerichtet werden.
Lohn und Bonus	Dieses Modul wird auch "Vergütung" genannt und ermöglicht ein sehr flexibles Errechnen von Lohnerhöhungs- und Bonus- Vorschlägen für Mitarbeiter anhand ihrer Leistung. Vorgesetzte, die dieses Modul zugewiesen bekommen, haben gute Kontrolle über das Lohngefüge ihrer Mitarbeiter. Es ist sinnvoll, diesen Vorgesetzten ebenfalls das Modul "Ziele und Aufgaben (MAG)" und "Personalentwicklung (MAG)" zuzuweisen.
Exporte	Die Modulrolle Exporte versetzt den Mitarbeiter in die Lage, Exportvorlagen für das Unternehmen anzupassen. Da es auch sensible Inhalte geben kann, die nicht in einer frei verfügbaren Exportvorlage auftauchen sollten, wurde diese Modulrolle erschaffen, um sie ausgewählten Mitarbeitern explizit zur Verfügung zu stellen. Der Inhaber der Modulrolle Exporte ist dann somit verantwortlich dafür, sichere Vorlagen zu erstellen und die Zugriffsrechte richtig zu setzen. Der Inhaber dieser Rolle hat Zugriff auf Exportvorlagen. Der generelle Zugriff auf Exporte (nicht Exportvorlagen!) ist von der Vergabe dieser Modulrolle nicht betroffen.
Kommunikation	Die Modulrolle Kommunikation versetzt den Mitarbeiter in die Lage, E-Mail-, Brief-, Druck- Vorlagen für das Unternehmen anzupassen. Da es auch sensible Inhalte geben kann, die nicht in einer frei verfügbaren Vorlage auftauchen sollten, wurde diese Modulrolle erschaffen, um sie ausgewählten Mitarbeitern explizit zur Verfügung zu stellen. Der Inhaber der Modulrolle Kommunikation ist dann verantwortlich dafür, sichere Vorlagen zu erstellen und die Zugriffsrechte richtig zu setzen.
Netzwerkadministrator	Ein Netzwerkadministrator ist in der Lage, alle Gruppen im Netzwerk zu verwalten. Der Inhaber dieser Rolle hat prinzipiell die Aufgabe, die Gruppen übersichtlich und rechtlich einwandfrei zu halten. Gruppen werden nur im Mitarbeiterbereich (bzw. Public-Bereich für Externe Personen) verwaltet.
Mitarbeiterakte	Über die Modulrolle Mitarbeiterakte haben Sie Zugriff auf folgende Inhalte der Mitarbeiterakte: Stammdaten, Stellenprofil, Lohn, Lebenslauf, Fähigkeiten, Veranstaltungen, Notizen & Dokumente