Veranstaltungsdetails

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Einstellungen

In diesem Bereich können Sie grundlegende Informationen zur Veranstaltung festlegen (falls Sie dies nicht schon bei der Erfassung getan haben). Darunter fallen unter anderem:

  • Veranstaltungsstatus
  • Verantwortlicher der Veranstaltung
  • Weitere Verantwortliche
Sie können hier weitere Verantwortliche der Veranstaltung hinzufügen. Diese Personen werden grundsätzlich genauso behandelt, wie die Person, die im Feld "Verantwortlich" definiert wurde. Weitere Verantwortliche können jedoch nicht importiert, sondern nur exportiert werden (über die Variable: [Veranstaltung.WeitereVerantwortliche], bzw. Englisch: [Event.MoreResponsibleAdmins]).
  • Anmeldeoptionen (z.B. Warteliste)
  • Anzahl der gewünschten Teilnehmer
  • Was bei Erreichung der maximalen Teilnehmeranzahl geschehen soll
  • Ob die Teilnahme an der Veranstaltung genehmigungspflichtig ist (Häkchen bei "Teilnahme genehmigungspflichtig")
  • Die Option "Teilnahme zu genehmigen von Vorgesetztem" bewirkt, dass bei der Anmeldung die E-Mail-Adresse des direkten Vorgesetzten als Genehmigungspflichtiger vor-abgefüllt ist (unter "E-Mail-Adresse 1.Person").
Wählen Sie diese Option, dann wird die Einstellung "Teilnahme genehmigungspflichtig" automatisch mit aktiviert, da nur dann diese Option wirksam ist.
  • Wer die Teilnahme genehmigen soll wird bei der Anmeldung angezeigt, so dass der Anmeldende die richtigen E-Mail-Adressen der Genehmigungspflichtigen abfüllen kann.
  • Ob Sie Teil eines Weiterbildungsprogramms ist
  • Wo die Veranstaltung ausgeschrieben werden soll
  • Für welche Gruppen (-Mitglieder) diese Veranstaltung im Veranstaltungskatalog erscheinen soll
  • Für welche Organisationseinheiten die Veranstaltung geplant ist. Diese Einstellung schränkt den administrativen Zugriff nicht ein, sondern nur die Anzeige im Veranstaltungskatalog. Entscheidend ist dabei welcher Organisationsheinheit ein Besucher des Veranstaltungskatalogs selbst zugewiesen ist und/oder auf welche er Zugriff hat. (Variable: [Veranstaltung.AusschreibungFuerOrgEinheit])
  • Durch Personen mit Zugriff auf welche Organisationseinheiten die Veranstaltung administriert werden darf. (Variable: [Veranstaltung.OrgEinheit] und [Veranstaltung.OrgEinheitPlusUntergeordnete])
  • Durch Personen mit Zugriff auf welche Matrix-Organisationseinheiten die Veranstaltung administriert werden darf. (Variable: [Veranstaltung.MatrixOrgEinheit] und [Veranstaltung.MatrixOrgEinheitPlusUntergeordnete])
Solange keine Organisationseinheit ausgewählt ist, besteht auch keine Einschränkung. Sobald aber eine Organisation ausgewählt wurde, ist die Veranstaltung für alle anderen Organisationen nicht mehr sichtbar. Achtung: Dies gilt auch für archivierte Organisationseinheiten.
  • Identifikationsinformationen für den Import (Veranstaltungsschlüssel und Quellsystemschlüssel): Werden die Schlüssel beim Erzeugen der Veranstaltung leer gelassen, dann wird automatisch die Umantis ID der Veranstaltung als Veranstaltungsschlüssel verwendet. Dieser Wert wird für Export und Wiederimport gebraucht und darf nach Existenz im System nicht leer sein.

Weitere Informationen über das Verhalten bei Abbruch von Genehmigungsprozessen und E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie im Artikel Veranstaltung erfassen

Um die Daten einer Veranstaltung exportfähig zu machen, müssen Sie die Identifikationsinformationen (Veranstaltungsschlüssel und Quellsystemschlüssel) erfasst werden. Der Quellsystemschlüssel darf auch leer sei - jedoch muss die Veranstaltung eindeutig identifizierbar sein bzw. es darf keine weitere Veranstaltung existieren, welche den gleichen Schlüssel besitzt.

Bedeutung der Veranstaltungsstatus

Die Liste der Veranstaltungsstatus findet sich hier: /Administration/Dropdown/84/Profile

Originalbezeichnung Bedeutung Manuell / Automatisch
Neu Wird als erster Status durch den Veranstaltungsadministrator vergeben manuell
Planung Wird durch den Veranstaltungsadministrator vergeben manuell
Veröffentlicht Wird durch den Veranstaltungsadministrator vergeben manuell
Durchführung Wird durch den Veranstaltungsadministrator vergeben manuell
Nachbereitung Wird durch den Veranstaltungsadministrator vergeben, sobald die Veranstaltung durchgeführt wurde manuell

Online-Kurs

Der Abschnitt "Online-Kurs" wurde mit dem ersten Major Update 2018 umgebaut.
Klicken Sie auf "Ausklappen/Expand", um die ab Februar/April 2018 validen Einstellungen zum Online-Kurs zu sehen.

Sofern Sie einen Online-Kurs hinterlegen, können Teilnehmer nach der Anmeldung diesen starten und durchführen.

Nach Durchführung eines Online-Kurses sendet der Kurs (je nach Online-Kurs) gewisse Rückgabewerte, einen Status und eine erreichte Punktezahl an Umantis und speichert diese auf der Teilnahme (siehe Ergebnisse Online-Kurs). Anschliessend meldet dieser Kurs an Umantis, dass der Teilnehmer entweder einen Meilenstein im Kurs oder das Ende ereicht hat. Zu diesem Zeitpunkt prüft das System die erreichte Punktezahl und den erreichten Status. Möchten Sie daraufhin nun automatisch einen bestimmten Teilnahmestatus oder die Markierung 'Teilgenommen' nach jeder Teilnahme an diesem Online-Kurs setzen, dann erstellen Sie dafür bitte eine Bedingung, indem Sie an dieser Stelle Folgendes ausfüllen:

Bedingungen zum Ausführen des Aktionsblocks 1 dieses Online-Kurses

Für bedingte Aktionen füllen Sie mindestens eines der beiden Felder "Status Online-Kurs" oder "Ergebnis Online-Kurs". Die erreichbaren Werte sind abhänging vom jeweiligen Online-Kurs.

  • Status Online-Kurs
Rückgabewert 'Status': Es handelt sich hier um eine spezielle fest definierte Liste von möglichen Status. Nach Erreichen eines bestimmten Status kann automatisch ein zu Ihrem System passender Teilnahmestatus geschrieben werden. Wurde zum Ereigniszeitpunkt ein anderer als der von Ihnen ausgewählte Status erreicht, dann wird Aktionsblock 2 ausgeführt.
  • Bestanden
  • Abgeschlossen
  • Nicht bestanden
  • Unvollständig
  • Umsehen
  • Gestartet
  • Minimales Ergebnis Online-Kurs (Punkte oder %)
Rückgabewert 'erreichte Punkte': Online-Kurse, die eine maximale Punktezahl anbieten, bekommen das erreichte Ergebnis in % errechnet. Wurde zum Ereigniszeitpunkt weniger erreicht, dann wird Aktionsblock 2 ausgeführt.

Aktionsblock 1: Wenn oben definierte Bedingungen zutreffen oder keine Bedingungen definiert wurden:

  • Neuer Teilnahmestatus
Definieren Sie hier den neuen Teilnahmestatus.
  • Als "Teilgenommen" markieren
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass die Markierung "Teilgenommen" bei bestandenem Online-Kurs (oder ohne Bedingungen) gesetzt wird.
  • Zertifikat erstellen
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass nach erfolgreicher Absolvierung des Online-Kurses ein automatisches Zertifikat erstellt wrid. Hierzu müssen für diesen Online-Kurs auch Zertifikatseinstellungen vorgenommen werden.

Aktionsblock 2: Wenn oben definierte Bedingungen NICHT zutreffen:

  • Neuer Teilnahmestatus
Definieren Sie den neuen Teilnahmestatus.
  • Als "Teilgenommen" markieren
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass die Markierung "Teilgenommen" bei nicht bestandenem Online-Kurs gesetzt wird.

Sofern Sie einen Online-Kurs hinterlegen, können Teilnehmer nach der Anmeldung diesen starten und durchführen.

Hier kann ein automatischer Teilnahmestatus nach jeder Teilnahme an einem Online-Kurs eingestellt werden. Die Aktion kann optional durch Anklicken des gewünschten Online-Kurs-Status oder durch Eingabe des gewünschten Ergebnisses des Online-Kurses an Bedingungen geknüpft werden.

Bedingungen zum Bestehen des Online-Kurses

Für bedingte Aktionen füllen Sie mindestens eines der beiden Felder "Status Online-Kurs" oder "Ergebnis Online-Kurs". Die erreichbaren Werte sind abhänging vom jeweiligen Online-Kurs.

  • Status Online-Kurs
Online-Kurse haben Rückgabewerte in Form eines eigenen Status aus der folgenden Liste. Nach Erreichen eines bestimmten Status kann automatisch ein zu Ihrem System passender Teilnahmestatus geschrieben werden.
  • Bestanden
  • Abgeschlossen
  • Nicht bestanden
  • Unvollständig
  • Aufgerufen
  • Nicht gestartet
  • Ergebnis Online-Kurs bzw. Ergebnis Online-Kurs in %
Online-Kurse, die eine maximale Punktezahl anbieten, bekommen das erreichte Ergebnis in % errechnet.
Wenn Online-Kurs bestanden wurde oder keine Bedingungen definiert wurden
  • Neuer Teilnahmestatus
Definieren Sie hier den neuen Teilnahmestatus.
  • Als "Teilgenommen" markieren
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass die Markierung "Teilgenommen" bei bestandenem Online-Kurs (oder ohne Bedingungen) gesetzt wird.
Wenn Online-Kurs nicht bestanden wurde
  • Neuer Teilnahmestatus
Definieren Sie den neuen Teilnahmestatus.
  • Als "Teilgenommen" markieren
Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie möchten, dass die Markierung "Teilgenommen" bei nicht bestandenem Online-Kurs gesetzt wird.

Zertifikatseinstellungen

In diesem Bereich definieren Sie den Titel, die Gültigkeit und Dokumentenkategorie der Zertifikate, welche Teilnehmer durch diese Veranstaltung erlangen können. Achtung: Bitte beachten Sie, dass ein Zertifikat nur dann erstellt werden kann, wenn ein Zertifikatstitel eingegeben wurde.

Zertifikatsvorlagen sind unter dem Reiter Kommunikation > Vorlagen zu finden (/Communications/Templates). Weitere Informationen zur Erstellung, Pflege und Verwendung von Zertifikaten finden Sie auf der Übersichtsseite Zertifikate.

Folgende Einstellungen zum Zertifikat der Veranstaltung können Sie vornehmen:

Zertifikat dieser Veranstaltung

  • Titel des Zertifikats*
Wenn Sie später Zertifikate erstellen möchten, dann brauchen Sie zwingend einen Titel.
  • Dokumentenkategorie
Art des Dokuments, bspw. Zertifikat oder Bewerbungsunterlagen etc.
  • Gültigkeit von
Datum, ab welchem das Zertifikat gültig ist. Diese Eingabe hat Vorrang gegenüber der dynamischen Eingabe der Gültigkeit (Dauer in Tagen).
  • Gültigkeit bis
Datum, bis zu welchem das Zertifikat gültig ist. Diese Eingabe hat Vorrang gegenüber der dynamischen Eingabe der Gültigkeit (Dauer in Tagen).
  • Gültigkeit Dauer in Tagen (dynamisch)
Beim Festlegen der Gültigkeit von Zertifikaten haben Sie die Möglichkeit, die Gültigkeitsdauer dynamisch einzutragen: Indem Sie manuell eine Gültigkeitsdauer (in Tagen) des Zertifikats eingeben, wird das Gültigkeitsenddatum automatisch berechnet. Dabei ist der Beginn der Gültigkeit der Ausstellungszeitpunkt, das Ende der Gültigkeit das Datum nach Ablauf der angegebenen Dauer in Tagen. Dadurch wird beispielsweise beim Erstellen einer Teilveranstaltung die Gültigkeitsdauer der Hauptveranstaltung automatisch übernommen und Sie müssen das Gültigkeitsenddatum von Teilveranstaltungen nicht manuell berechnen und eintragen. Beachten Sie bitte, dass bei Verwendung der dynamischen Gültigkeit kein Datum im erstellten Zertifikat angezeigt wird.
  • Dokument
Hier können Sie optional eine spezielle Dokumentenvorlage im RTF-Format für das spätere Zertifikat einsetzen. Verwenden Sie Variablen, um Teilnehmerinformationen und Gültigkeit oder sogar eine Zertifikatsüberschrift im Dokument variabel zu halten. Wenn Sie hier kein Dokument einsetzen, dann haben Sie beim Erstellen der Zertifikate die Möglichkeit, dynamisch eine Zertifikatsvorlage aus den zentralen Einstellungen auszuwählen.

Zertifikat als Voraussetzung für diese Veranstaltung

  • Dokumentenkategorie
Wählen Sie hier eine Dokumentenkategorie aus, die im Anschluss als Voraussetzung für eine Veranstaltungsteilnahme dient. Die Veranstaltungsteilnehmer, die diese Dokumentenkategorie nicht besitzen, werden bei der Anmeldung zur Veranstaltung entsprechend auf eine nicht erfüllte Voraussetzung hingewiesen.

Referenten

In diesem Abschnitt können Sie Referenten zuweisen und dabei die Buchungsdauer angeben. Sie finden dann (nach erfolgter Zuweisung) eine tabellarische Übersicht der zu dieser Veranstaltung zugewiesenen Referenten mit weiterführenden Informationen und Aktionsmöglichkeiten.

Sichtbarkeit des Referenten in der Ausschreibung

- Sofern das Auge angezeigt wird, ist der zugewiesene Referent in der Veranstaltungsausschreibung sichtbar. Über die Mehrfachaktionen In Ausschreibungsprofil anzeigen und In Ausschreibungsprofil nicht anzeigen können Sie festlegen, ob der/die Referenten in der Ausschreibung angezeigt werden sollen oder nicht.

Informationen über Referenten und Buchungszeiten

In der Tabelle werden weitere Personen- und Buchungs-bezogene Informationen angezeigt (sofern eingeblendet), wie bspw: Bild, Anrede, Titel vor Name, Name, E-Mail, Sprache, Wohnort, Arbeitsort, Telefon, Fax, Themengebiete, Buchungszeit 1 bis 3 (mit Beginn und Ende).

Mehrfachaktionen

Ihnen stehen die folgenden Mehrfachaktionen zur Auswahl:

  • Buchungszeiten ändern
Sie können die Buchungszeiten entweder direkt über die Mehrfachaktion oder über (am Ende der Tabelle) ändern.
  • In Ausschreibungsprofil anzeigen
  • In Ausschreibungsprofil nicht anzeigen
  • E-Mail(s) ab Vorlage senden
  • Brief(e) ab Vorlage erstellen
  • Buchung aufheben

Reservierte Ressourcen

Mehr Informationen unter: Ressourcen

Verbundene Veranstaltungen

In diesem Abschnitt kann ein Dashboard eingeblendet werden, das alle verbundenen Veranstaltungen anzeigt. Diese können sowohl Vorausgesetzte Veranstaltungen, als auch Folgeveranstaltungen sein. Somit ist es möglich, komplette Veranstaltungsreihen abzubilden, in denen einzelne Veranstaltungen aufeinander aufbauen.

Beispiel:

Klicken Sie (in Umantis) auf das Icon der jeweiligen Veranstaltung, um deren Detailansicht zu öffnen.

Mögliche Aktionen

  • Klicken Sie im Dashboard auf der linken Seite auf + Vorausgesetzte Veranstaltungen hinzufügen, um weitere vorausgesetzte Veranstaltungen hinzuzufügen.
  • Klicken Sie im Dashboard auf der rechten Seite auf + Folgeveranstaltung hinzufügen, um weitere Folgeveranstaltungen hinzuzufügen.

Vorausgesetzte Veranstaltungen

Im Abschnitt "Vorausgesetzte Veranstaltungen" können Sie Veranstaltungen erfassen, die als Voraussetzung für die Teilnahme an der (in der Detailansicht angezeigten) Veranstaltung gelten sollen. Der Administrator einer Veranstaltung, welche die Teilnahme an anderen Veranstaltungen voraussetzt, kann in der Teilnehmerliste einsehen, welche Teilnehmer mindestens eine Voraussetzung für die Veranstaltung nicht erfüllen. Zudem existiert ein entsprechender Filter: "erfüllt Voraussetzung für Veranstaltung", der beim Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Veranstaltung ausgewählt werden kann.

Um eine oder mehrere vorausgesetzte Veranstaltungen hinzuzufügen, klicken Sie in diesem Abschnitt auf "+Vorausgesetzte Veranstaltungen hinzufügen" und wählen Sie im Anschluss in der Veranstaltungsübersicht die jeweiligen Veranstaltungen aus. Die Auswahl erfolgt durch Setzen eines Häkchens und Ausführen der Mehrfachaktion "zuweisen".

Folgeveranstaltungen

Im Abschnitt "Folgeveranstaltungen" können Sie Folgeveranstaltungen erfassen. Um eine oder mehrere Folgeveranstaltungen hinzuzufügen, klicken Sie in diesem Abschnitt auf "+Folgeveranstaltungen hinzufügen" und wählen Sie im Anschluss in der Veranstaltungsübersicht die jeweiligen Veranstaltungen aus. Die Auswahl erfolgt durch Setzen eines Häkchens und Ausführen der Mehrfachaktion "zuweisen".

Veranstaltung ist Teil von

In diesem Abschnitt wird Ihnen die Information angezeigt, ob die aktuell angezeigte Veranstaltung eine Teilveranstaltung ist und entsprechend der (oder den) nachfolgend gelisteten Hauptveranstaltungen zugehört. Durch Klick auf "+ Hauptveranstaltungen hinzufügen" haben Sie hier die Möglichkeit, eine Hauptveranstaltung hinzuzufügen.

Teilveranstaltungen

In diesem Abschnitt werden Ihnen die der aktuellen Hauptveranstaltung zugehörigen Teilveranstaltungen angezeigt. Durch Klick auf "+ Teilveranstaltung hinzufügen" haben Sie die Möglichkeit, der aktuellen Hauptveranstaltung eine bereits aktive Veranstaltung als Teilveranstaltung zuzuweisen, oder eine neue Teilveranstaltung zu erfassen. Beim Erfassen einer neuen Teilveranstaltung können Sie, analog zur Erfassung einer Hauptveranstaltung, grundlegende Informationen zur Teilveranstaltung festlegen.

Beim Zuweisen von Teilveranstaltungen können Sie durch Klick auf die Aktion "+ Mehrere Teilveranstaltungen (Termine) erfassen und zuweisen" die grundlegenden Informationen der Teilveranstaltungen erfassen und zusätzlich dazu im Abschnitt Beginn und Ende der Teilveranstaltungen (Termine) auch mehrere Teilveranstaltungen mit verschiedenen Terminen gleichzeitig hinzuzufügen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie bspw. Veranstaltungen planen, die aus mehreren Sessions/Schulungseinheiten mit verschiedenen Terminen bestehen. Sie erfassen hierbei gleichzeitig mehrere "Einheiten" und sehen anschliessend in der Übersicht alle von Ihnen erfassten Informationen.

Änderungsprotokoll der Veranstaltung

Historie der Anpassungen

Klicken Sie in der Ansicht der Veranstaltungsdetails (oder in der Veranstaltungsausschreibung) unten auf den Link "Historie der Anpassungen", um das Änderungsprotokoll zur Veranstaltung aufzurufen. Diese Übersicht hilft Ihnen, durchgeführte Änderungen an Veranstaltungen transparent nachzuvollziehen und ist somit auch für etwaige Revisionsfälle nützlich.
Das Änderungsprotokoll zeigt alle Änderungen an, die in den Feldern der folgenden Ansichten/Reitern vorgenommen wurden:

  • Details (/Courses/ID/Profile)
  • Ausschreibung (/Courses/ID/Publication)

Beachten Sie bitte, dass das Änderungsprotokoll keine Änderungen von Veranstaltungen verfolgt, die über Importe in das Umantis-System gelangen.

Aktionen

Anwendungen

Unter Anwendungen können Sie die Termindetails in einen externen Terminplaner (z.B. Microsoft Outlook) exportieren. Zusätzlich haben Sie als Administrator die Möglichkeit mit den zwei benutzerdefinierbaren Links weitere Aktionen zu erstellen.

Weitere Reiter

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