Zertifikate
Sie können für Veranstaltungen, Seminare, Weiterbildungen etc. Zertifikate hinterlegen. Optional können auch druckfähige Zertifikate auf Basis einer RTF-Vorlage erstellt werden. Die zentralen Informationen zum Zertifikat sind aber auch ohne RTF gültig und wirksam.
Unter Kommunikation > Vorlagen (/Communications/Templates) werden Ihnen alle vorhandenen Vorlagen angezeigt. Filtern Sie nach Art der Vorlage "Zertifikat", um ausschliesslich Zertifikate anzuzeigen.
Zertifikatseinstellungen
Die generellen Einstellungen zum Zertifikat werden bei der jeweiligen Veranstaltung gesetzt. Im Reiter Veranstaltungen sehen Sie eine Gesamtübersicht aller Veranstaltungen. Wählen Sie dort die betreffende Veranstaltung aus, für die ein Zertifikat eingestellt werden soll. Anschliessend haben Sie in der Detailansicht einer Veranstaltung im Bereich "Zertifikateinstellungen" die Möglichkeit, Titel, Dokumentenkategorie und die Gültigkeit des Zertifikats festzulegen.
- Gültigkeit von Zertifikat festlegen
- Gültigkeit von: Datum, ab welchem das Zertifikat gültig ist. Diese Eingabe hat Vorrang gegenüber der dynamischen Eingabe der Gültigkeit (Dauer in Tagen).
- Gültigkeit bis: Datum, bis zu welchem das Zertifikat gültig ist. Diese Eingabe hat Vorrang gegenüber der dynamischen Eingabe der Gültigkeit (Dauer in Tagen).
- Gültigkeit Dauer in Tagen (dynamisch)
- Beim Festlegen der Gültigkeit von Zertifikaten haben Sie die Möglichkeit, die Gültigkeitsdauer dynamisch einzutragen: Indem Sie manuell eine Gültigkeitsdauer (in Tagen) des Zertifikats eingeben, wird das Gültigkeitsenddatum automatisch berechnet. Dabei ist der Beginn der Gültigkeit der Ausstellungszeitpunkt, das Ende der Gültigkeit das Datum nach Ablauf der angegebenen Dauer in Tagen. Diese Einstellung eignet sich besonders beim Kopieren von Kursen oder für Online-Kurse mit sehr variablem Durchführungszeitpunkt, da dadurch die Gültigkeitsdauer automatisch übernommen wird und das Gültigkeitsenddatum nicht manuell berechnet und eingetragen werden muss.
Sichtbarkeit
- Zertifikat sichtbar für Empfänger
- Zertifikat sichtbar für Vorgesetzte
- Zertifikatsdokument über Vorlagenzuweisung
- Hier haben Sie die Möglichkeit, ein bestimmtes Dokument beim Erstellen von Zertifikaten zu verwenden. Wählen Sie hier keine Vorlage aus und haben Sie auch sonst kein individuelles Dokument zugewiesen, dann haben Sie beim Erstellen der Zertifikate die Möglichkeit, dynamisch eine Vorlage aus den zentralen Einstellungen auszuwählen.
- Zertifikatsdokument über individuelles Dokument
- Sie können alternativ (zur oberen Option) auch eine spezielle Dokumentenvorlage im RTF-Format für das spätere Zertifikat einsetzen. Verwenden Sie Variablen, um Teilnehmerinformationen und Gültigkeit oder sogar eine Zertifikatsüberschrift im Dokument variabel zu halten.
Hinweise:
- Es kann auch ein Dokument als Zertifikat erzeugt werden. Die Vorlagen für mögliche rtf-Zertifikate werden, wie alle Vorlagen, unter /Communications/Templates gepflegt.
- Sofern Zertifikate über ein Dashboard (Bezeichnung: "Zertifikate-Übersicht", ID 25) gepflegt werden, ist es notwendig, dass jeder Dokumentenkategorie der Zertifikats-Titel als Code hinterlegt wird. Das Dashboard kann nur etwas anzeigen, sofern ein Code hinterlegt ist (siehe: Auswahllisten anpassen )
Zertifikat zu einer Veranstaltung hochladen
Über den Reiter Veranstaltungen wählen Sie eine Veranstaltung aus. Sie gelangen in die Detailansicht (Reiter "Details") der jeweiligen Veranstaltung. Klicken Sie auf den Reiter "Teilnehmer", um die Gesamtübersicht der teilnehmenden Personen zu erhalten. Hier haben Sie im Abschnitt Zertifikate den Überblick aller hinterlegten Zertifikate zu dieser Veranstaltung. Sie haben hier die Möglichkeit, bereits erstellte Zertifikate zur Veranstaltung hochzuladen, neue zu erstellen oder die vorhandenen zu bearbeiten:
Klicken Sie auf 
und treffen Sie alle notwendigen Angaben (Titel, Kategorie..) - Sie können im Anschluss die erstellten Dokumente / Zertifikate hochladen.
Sofern Sie alle Angaben getroffen haben, klicken Sie auf "Hinzufügen". Das neue Zertifikat wird dieser Veranstaltung zugewiesen, ist oben in der Tabelle gelistet und erscheint dementsprechend auch im Abschnitt "Zertifikate" bei der Teilnehmerübersicht zu dieser Veranstaltung.
Zertifikatseinstellungen zu einer Veranstaltung können Sie direkt in den Veranstaltungsdetails vornehmen.
Zertifikat zuweisen/ausstellen
Sie haben die Möglichkeit, bevor Sie Zertifikate an Teilnehmer ausstellen, diese mithilfe der "Schnellansicht" zu überprüfen. Klicken Sie auf den Link "Schnellansicht", dann öffnet sich eine PDF-Vorschau des jeweiligen Zertifikats. Prüfen Sie im Anschluss, ob etwaige Formatierungsfehler enthalten sind und aktualisieren Sie ggf. das Zertifikat.
Sie können im Reiter "Teilnehmer" die betreffenden Teilnehmer auswählen und anschliessend per Mehrfachaktion:
- Status ändern und Zertifikat ausstellen
- Status ändern und Zertifikate löschen
Nach Klick auf "Ausführen" haben Sie im folgenden Bildschirmdialog folgende Auswahl-/Einstellungsmöglichkeiten:
- Zusagestatus ändern in
- Wählen Sie hier den entsprechenden Zusagestatus aus dem Drop-Down-Menü aus.
Sofern unter "Veranstaltungseinstellungen > Zertifikatseinstellungen" bereits ein Zertifikat erstellt wurde, werden Ihnen die folgenden Zertifikat-Informationen angezeigt:
- Titel des Zertifikats:
- Gültigkeit von:
- Gültigkeit bis:
- Gültigkeit Dauer in Tagen (dynamisch):
- Dokument:
- Sofern Sie unter "Veranstaltungseinstellungen > Zertifikatseinstellungen" eine Dokument-Vorlage hinterlegt haben, wird Ihnen dieses Dokument als Verlinkung angezeigt.
- Sichtbar für Empfänger:
- Zertifikate werden für den Empfänger im Profil sichtbar.
- Sichtbar für Vorgesetzte:
- Zertifikate werden für Vorgesetzte im Vorgesetztenbereich sichtbar.
- Zertifikate überschreiben:
- Bereits erstellte Zertifikate dieser Veranstaltung werden durch das neue Zertifikat überschrieben.
- Mit Zertifikats-Vorlage verknüpfen
- Sie können einen Zertifikatseintrag mit und auch ohne Dokument generieren. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie ein Dokument hinzufügen möchten - d.h. wenn Sie im nächsten Schritt ein Zertifikat aus den Dokument-Vorlagen auswählen und zuweisen möchten.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass in diesem Screen die Einstellung im Anpassungsmodus für "Vorabgefüllte Werte: Suppress default values" unter Umständen nicht greift. Grund ist eine andere Funktion auf diesem Screen, die die zuletzt gewählten Optionen eines Benutzers in seinem Profil speichert und sie beim nächsten Öffnen des Bildschirms wieder anwendet. (Die Funktion "Standardwerte unterdrücken" funktioniert nur, wenn ein Benutzer diesen Bildschirm zum ersten Mal öffnet.)
Zertifikatvorlage erfassen
Sie können neue Zertifikatvorlagen erfassen oder vorhandene Vorlagen verwenden. Alle erfassten Vorlagen werden unter /Communications/Templates gelistet.