Veranstaltung erfassen
Geben Sie hier Grundinformationen zur Veranstaltung, wie den Titel oder das Durchführungsdatum an. Nebst diesen Daten, welche zugleich zur Auffindung der Veranstaltung im Katalog dienen, können Sie auch allfällige Beschränkungen der Teilnehmeranzahl definieren, Ressourcen reservieren sowie Referenten der jeweiligen Veranstaltung zuweisen. Eine detaillierte Beschreibung aller möglichen Felder, die bei der Erfassung einer Veranstaltung eingeblendet und ausgefüllt werden können, finden Sie im unteren Abschnitt.
Spezielles im Abschnitt "Optionen"
Definieren sie mittels Häkchen bei "Externe Veranstaltung" bzw. "Online An- und Abmeldung möglich" welche Option für die Veranstaltung gelten soll. Sollten Sie kein Häkchen bei "Online An- und Abmeldung möglich" setzen, so können sich Mitarbeiter oder Externe Personen nicht an- oder abmelden.
Des Weiteren können Sie festlegen, wie bei der Erreichung der maximalen Teilnehmeranzahl vorgegangen werden soll. (siehe auch Warteliste und Umbuchungen).
Genehmigung der Teilnahme
Im unteren Teil des Formulars kann bei den Optionen definiert werden, ob die Teilnahme an der Veranstaltung genehmigungspflichtig ist d.h. eine bestimmte Person wie z.B. der PersonalbetreuerIn zunächst die Erlaubnis der Teilnahme geben muss (Häkchen bei "Teilnahme genehmigungspflichtig"). Die erlaubnisbefugte Person kann im Feld "Teilnahme zu genehmigen von" notiert werden.
Weitere Informationen zur Genehmigung von Teilnahmen finden Sie in den Anmeldungsdetails.
Hinweise zu E-Mail-Benachrichtigungen & Genehmigungsprozess
Wenn Sie Mitarbeiter einer Veranstaltung hinzufügen, können direkt über "Genehmigungsprozess starten und erste E-Mail versenden" bis zu fünf zusätzliche Entscheider hinzugefügt werden. Ebenso kann unter dieser Option anschliessend ausgewählt werden, dass bei Sie bei abgeschlossenem Entscheidungsprozess über die Veranstaltungsteilnahme der Person via E-Mail informiert werden. Die hinzugefügten Teilnehmer werden bei abgeschlossenem Genehmigungsprozess ebenso benachrichtigt. Nach dem Speichern der Entscheidung wird das Entscheidungsdatum ebenfalls abgespeichert und ist anschliessend sichtbar (für Benutzer mit Zugriff auf das Modul Veranstaltungen).
Verhalten bei Abbruch des Genehmigungsprozesses
Wird der Genehmigungsprozess einer Veranstaltung unterbrochen (Genehmiger wählt "nicht verantwortlich" aus) wird bei genehmigungspflichtigen Veranstaltungen eine E-Mail an den Veranstaltungsverantwortlichen gesendet. Nachfolgend ein Beispiel der automatisierten E-Mail, die an den Veranstaltungsverantwortlichen versendet wird, wenn ein Genehmiger "nicht verantwortlich" auswählt:
Sehr geehrter Herr Mustermann
Der letzte Genehmiger dieser Teilnahme hat leider keine Entscheidung getroffen. Bitte starten Sie den Prozess neu oder geben Sie eine Entscheidung ein.
Veranstaltung: Projektmanagement für Fortgeschrittene
Teilnehmer: Richter, Elias
Folgender Link bringt Sie direkt zur Teilnahme:
https://xxxxxxxx/Courses/Participation/XY/GeneralData?customer=XY&lang=ger
Diese Nachricht wurde automatisch erstellt.
Sollte es keinen Veranstaltungsverantwortliche/-admin geben, dann wird keine E-Mail versendet.
Im Veranstaltungsverzeichnis anzeigen
Sie können Veranstaltungen auch direkt nach der Erfassung im Veranstaltungskatalog im Mitarbeiterbereich oder öffentlichen Bereich publizieren. Veranstaltungen, welche im Mitarbeiterbereich publiziert werden, sind auch immer im Veranstaltungskatalog für Vorgesetzte ersichtlich.
Über die Einstellung "Veranstaltung nur für Mitglieder folgender Gruppen anzeigen" kann die Veranstaltung im Katalog nur beschränkten Personenkreisen angezeigt werden.
Die Einstellung nach Organisationseinheiten ("Zugriffsrechte für Administration") hingegen steuert, wer diese Veranstaltung verwalten darf bzw. Administratorrechte besitzen soll. Veranstaltungsadministratoren mit Zugriff auf die hier ausgewählten Organisationseinheiten, haben auch Zugriff auf diese Veranstaltung. Untergeordnete Organisationseinheiten werden standardmässig nicht eingeschlossen.
Beispiel: Eine Veranstaltung ist freigegeben für Organisationseinheit A. Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf die Organisationseinheit AA (Teilorganisation von A) aber nicht auf A selbst, darf diese Veranstaltung nicht administrieren. Sie können separat auswählen, dass untergeordnete ebenfalls Organisationseinheiten einbezogen werden (Häkchen bei "Untergeordnete Organisationseinheiten einbeziehen").
Die Anzeige der ausgeschriebenen Veranstaltung im Veranstaltungskatalog wird hingegen von dieser Einstellung nicht tangiert. Durch die Veranstaltungs-Suche kann ein Mitarbeiter jedoch gezielt nach "Veranstaltungen für seine Organisationseinheit" mittels dem Setzen des Häkchens unter "Nur meine Veranstaltungen" auffinden.
Zertifikatseinstellungen
Hier können Sie die Daten des Zertifikates hinterlegen (-> siehe auch Zertifikatseinstellungen)
Veranstaltung erfassen im Detail
Nachfolgend werden alle möglichen Felder aufgelistet, die bei der Erfassung einer Veranstaltung eingeblendet und ausgefüllt werden können.
- Veranstaltungs-Nr.
- Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert. Die Sortierung nach diesem Feld in Tabellen erfolgt alpha-numerisch.
- Titel
- Pflichtfeld
- Publizierter Titel
- Verantwortlich
- Weitere Verantwortliche
- Sie können hier weitere Verantwortliche der Veranstaltung hinzufügen. Diese Personen werden grundsätzlich genauso behandelt, wie die Person, die im Feld "Verantwortlich" definiert wurde. Weitere Verantwortliche können jedoch nicht importiert, sondern nur exportiert werden (über die Variable: [Veranstaltung.WeitereVerantwortliche], bzw. Englisch: [Event.MoreResponsibleAdmins]).
- Veranstaltungsreihe
- Veranstaltungskategorie
- Veranstaltungstyp
- Veranstalter
- Kurzbeschreibung für Übersicht
- Dieser Text wird auf der Übersicht der Veranstaltungen als Kurzinformation dargestellt.
- Beginn und Ende der Teilveranstaltungen (Termine)
- Sie können hier mehrere Teilveranstaltungen mit unterschiedlichen Terminen gleichzeitig erfassen.
- Beginn
- Falls Sie ein Datum eingeben, muss zwingend auch die Uhrzeit hinzugefügt werden. Datumsformat: TT.MM.JJJJ hh:mm
- Ende
- Falls Sie ein Datum eingeben, muss zwingend auch die Uhrzeit hinzugefügt werden. Datumsformat: TT.MM.JJJJ hh:mm
- Zeitzone
Dieses Feld sollte nicht ausgeblendet werden. Des Weiteren empfehlen wir Ihnen ein Angabe zur Zeitzone der Veranstaltung zu treffen. (Wird keine explizite Zeitzone definiert, schlägt das System automatisch die Zeitzone des Nutzers vor und speichert dieses ab.) Importvariable für Zeitzonen: [Veranstaltung.Zeitzone].
- Beschreibung
- Zielgruppe
- Themen
- Ablauf/Agenda
- Ziel der Veranstaltung
- Zulassungsvoraussetzungen
- Empfohlene Vorbereitung
- Referent
- Kontaktinformationen
- Ort der Veranstaltung
- Veranstaltungssprache
- Interne Veranstaltungskosten
- Kosten
- Währung
- Minimale Teilnehmerzahl
- Max. (Teilnehmerzahl)
- Buchbare Veranstaltungstage [Tage]
- Interne Veranstaltungskosten [CHF]
- Weitere Informationen
- Status
- Auswahl: Neu/Planung/Veröffentlicht/Durchführung/Nachbearbeitung
- Optionen
- Externe Veranstaltung
- Online-Anmeldung möglich
- Anmeldung möglich bis
- Datumsformat: TT.MM.JJJJ
- Abmeldung möglich bis
- Datumsformat: TT.MM.JJJJ
- Wenn max. Teilnehmerzahl erreicht:
- Auf Warteliste setzen/Weitere Anmeldungen zulassen/Anmeldungen ablehnen
- Teilnahme genehmigungspflichtig
- Teilnahme zu genehmigen von Vorgesetztem:
- Wählen Sie diese Option, dann wird die Einstellung "Teilnahme genehmigungspflichtig" automatisch mit aktiviert, da nur dann diese Option wirksam ist.
- Teilnahme zu genehmigen von:
- Freitext-Feld. Diese Information wird dem sich anmeldenden Mitarbeiter als Hilfestellung angezeigt, um die richtigen Genehmiger zu wählen. Nur wirksam bei Aktivierung des Feldes "Teilnahme genehmigungspflichtig".
- Im Veranstaltungsverzeichnis anzeigen
- Auf Homepage
- Im Mitarbeiterbereich
- Veranstaltung nur für Mitglieder folgender Gruppen anzeigen
- Möchten Sie Veranstaltungen nur für bestimmte Gruppen im Veranstaltungskatalog Public oder Mitarbeiterbereich anzeigen, dann können Sie hier eine Einschränkung vornehmen. Lassen Sie diese Einstellung leer, dann wird diese Veranstaltung, sofern ausgeschrieben, allen angezeigt.
- Administration
- Zugriff über Organisationseinheit
- Von den hier gemachten Einstellungen, sind die Zugriffsrechte zur Administration dieser Veranstaltung abhängig. Veranstaltungsadministratoren mit Zugriff auf die hier ausgewählten Organisationseinheiten, haben auch Zugriff auf diese Veranstaltung. Untergeordnete Organisationseinheiten werden standardmässig nicht eingeschlossen. Bsp.: Veranstaltung ist freigegeben für OE:A. Ein Mitarbeiter mit Zugriff auf OE:AA aber nicht auf A, darf diese Veranstaltung nicht administrieren. Die Anzeige der ausgeschriebenen Veranstaltung im Veranstaltungskatalog bleibt von dieser Einstellung unberührt. Eine Suche nach "Veranstaltungen für meine Organisationseinheit" kann sich ein Mitarbeiter im Veranstaltungskatalog zunutze machen.
- Untergeordnete Organisationseinheiten einbeziehen
- Zertifikatseinstellungen
- Titel des Zertifikats
- Wenn Sie später Zertifikate erstellen möchten, dann brauchen Sie zwingend einen Titel.
- Dokumentenkategorie
- Gültigkeit von
- Datumsformat: TT.MM.JJJJ
- Gültigkeit bis
- Datumsformat: TT.MM.JJJJ
- Import-Einstellungen
- Veranstaltungsschlüssel
- Quellsystem Schlüssel
- Diese Einträge sind die Schlüsselkriterien für den Import und Export. Die Kombination aus beiden Kriterien ist entscheidend für das Auffinden der Veranstaltung im Import.