Weiterbildungsprogramm

Ein Weiterbildungsprogramm umfasst mindestens eine oder auch mehrere Hauptveranstaltungen, welche wiederum aus mehreren Teilveranstaltungen bestehen können. Bei einem Weiterbildungsprogramm handelt es sich demnach um eine Art "Gruppierung" von mehreren Veranstaltungen. Bei Veranstaltungen, welche dem gleichen Weiterbildungsprogramm zugeordnet sind, ist der Besuch von jeder einzelnen Veranstaltung obligatorisch, damit die Hauptveranstaltung als abgegolten gilt. Haupt- und Teilveranstaltungen können aber auch ohne zugehöriges Weiterbildungsprogramm existieren (siehe auch untenstehende Grafiken).

Erstellen eines Weiterbildungsprogramms

Folgendes Vorgehen empfiehlt sich für das Aufsetzen eines Weiterbildungsprogramms:

• Definieren des Namens des Weiterbildungsprogramms in den Auswahllisten (Liste 88) unter der Rubrik Veranstaltungen.
• Erstellen einer Veranstaltung (sofern diese noch nicht existiert)
• Zuordnung einer Veranstaltung zu einem Weiterbildungsprogramm
• Erstellen von weiteren Haupt-/Teilveranstaltungen innerhalb einer Veranstaltung, welche einem Weiterbildungsprogramm zugeordnet ist.
• Zuweisen von Mitarbeitern an das Weiterbildungsprogramm via Mitarbeiterakte oder direkt über via Reiter "Teilnehmer" in der Veranstaltung

Wird eine Teilveranstaltung einer Hauptveranstaltung besucht, welche einem Weiterbildungsprogramm zugeordnet ist (nur Hauptveranstaltung selbst), dann gelten die anderen dieser Hauptveranstaltung zugeordneten Teilveranstaltungen ebenso als abgegolten!

Hauptveranstaltungen sind im eigentlichen Sinne keine physischen Veranstaltungen sondern vielmehr die Gruppierung von Teilveranstaltungen zu einem "grossen Ganzen".

Arbeiten mit dem Weiterbildungsprogramm

Abb. 1: Suchlink auf Mitarbeiterprofil bei Zuweisung eines Weiterbildungprogrammes

Alle Veranstaltungen, welche das gleiche Weiterbildungsprogramm wie der jeweilige Mitarbeiter zugewiesen wurde, werden mit Hilfe eines speziellen Suchlinks am linken Rand bei den Veranstaltungen eines Mitarbeiters (/Employment/Current/ID/Profile/Courses/Profile) angezeigt.

Dieser Suchlink erscheint nur, wenn der Mitarbeiter ein Weiterbildungsprogramm zugewiesen worden ist.

Abb. 2: Suchlink in der Veranstaltung bei Zuweisung eines Weiterbildungprogrammes

Abb. 3: Teilnehmer einer Teil-Veranstaltung zuweisen

Hinweise für den Administrator:

• Wenn Sie mit Weiterbildungsprogrammen arbeiten, muss auf der Seite der Veranstaltungen eines Mitarbeiters zwingend der Filter nach Weiterbildungsprogramm eingeblendet sein. Andernfalls kann dieser Suchlink auf der linken Seite nicht korrekt funktionieren.

Im Anpassungsmodus sehen Sie den Suchlink-Block doppelt!

• Im oberer Block sehen nur Nicht-Veranstaltungsadministratoren alle Veranstaltungen, welche:

1. zu einem der Weiterbildungsprogramme des Mitarbeiters gehörten und der Mitarbeiter noch nicht als Teilnehmer registriert ist (auch nicht bei einer Teilveranstaltung)
2. das Enddatum nicht in der Vergangenheit haben
3. ausgeschrieben sind (für meine Organisationseinheit, falls eingeschränkt)
4. und aktiv sind

• Im unteren Block sehen nur Veranstaltungsadministratoren alle Veranstaltungen, welche zu einem der Weiterbildungsprogramme des Mitarbeiters gehören und der Mitarbeiter noch nicht als Teilnehmer registriert ist (auch nicht bei einer Teilveranstaltung).

Das gleiche gilt bei den Veranstaltungen. Sobald eine Veranstaltung Teil eines Weiterbildungsprogramms ist und diese Einstellung erhält, erscheint auf der Teilnehmerübersicht am linken Rand ein Suchlink, der die Mitarbeiter anzeigt, die sich noch nicht auf diese Veranstaltung oder eine seiner Teilveranstaltungen angemeldet haben.

Anschliessend können Sie sowohl auf dem Mitarbeiter als auch auf der Veranstaltung die fehlenden Anmeldungen vornehmen.

• Ein Veranstaltungsadministrator kann dabei auch auf nicht ausgeschriebene Veranstaltungen anmelden.
• Ein Veranstaltungsbenutzer (Vorgesetzter) und der Mitarbeiter selbst hingegen kann sich lediglich auf ausgeschriebene Veranstaltungen anmelden. Bei der Anmeldung kann dieser sich gleichzeitig auch auf Teilveranstaltungen anmelden.

Tipp für Veranstaltungs-Administratoren:

Wollen Sie die vorzunehmenden Anmeldungen nicht auf der Veranstaltung selbst, sondern auf einer Ihrer Teilveranstaltungen vornehmen, so steht Ihnen eine Mehrfachaktion "Teilnehmer einer Teilveranstaltung dieser Veranstaltung zuweisen" auf der Personenübersicht "Teilnehmer hinzufügen" (/Courses/ID/Participants/Assign) zur Verfügung. In der Struktur der Teilveranstaltungen kann ebenso nach unten navigiert werden, indem auf die "Anzahl Teilveranstaltungen" in der Tabelle geklickt wird.

Logik bei strukturierten Weiterbildungsprogrammen

Häufig setzt sich ein Weiterbildungsprogramm aus mehreren Veranstaltungen zusammen, bei dem es austauschbare Veranstaltungen (Termine) gibt, wo z.B. der Besuch von nur einer Veranstaltung ausreicht, um das Weiterbildungsprogramm zu absolvieren. Dadurch können strukturierte Programme entwickelt werden. Es gibt dabei nur 2 Regeln zu beachten.

• Sobald Sie eine Veranstaltung als Weiterbildungsprogrammbestandteil von "Programm xy" markieren, müssen alle Veranstaltungen besucht werden (z.B. Termine), um die Hauptveranstaltung als absolviert zu markieren. Möchten Sie jedoch z.B. verschiedene Sprachen einer Veranstaltung anbieten, so erstellen Sie eine Hauptveranstaltung mit Teilveranstaltungen in den jeweils unterschiedlichen Sprachen und markieren die Teilveranstaltungen nicht als Teil des Weiterbildungsprogramms xy. Auch hier gilt erneut: Wenn diese Veranstaltung auch wieder Teilveranstaltungen haben sollte, reicht die Teilnahme an einer dieser Teilveranstaltungen um die Hauptveranstaltung abzugelten. Gibt es keine Teilveranstaltung, dann muss die Veranstaltung selbst als einzige verbleibende Möglichkeit besucht werden.
• Die maximale Tiefe der Teilveranstaltungen liegt bei 4 Stufen.

Auf diese Weise können Sie Weiterbildungsprogramme (Pflichtveranstaltungsprogramme) entwickeln, die sowohl austauschbare Bestandteile (z.B. Termine) als auch obligatorische Bestandteile beinhalten.

Grafische Veranschaulichung

Um die Komplexität des Verhaltens visuell aufzuzeigen, sollen folgende Grafiken für das Verständnis dienen:

Abb. 4: Verhalten bei Weiterbildungskonstrukt

Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 4

Alle Veranstaltungen sind dem Weiterbildungsprogramm A zugeordnet (Zuordnung von Hauptveranstaltung 1 zu Weiterbildungsprogramm ist fakultativ möglich, ändert jedoch nichts am Verhalten des Zusammenspiels). Hauptveranstaltung 1 umfasst drei Teilveranstaltungen. Wiederum besitzt Teilveranstaltung 1.3 zwei Teilveranstaltungen , ist also gleichzeitig auch Hauptveranstaltung von 1.3.1 und 1.3.2. Es müssen alle Veranstaltungen besucht werden, damit die Hauptveranstaltung 1 als abgegolten gilt.

Abb. 5: Keine der Veranstaltungen ist einem Weiterbildungsprogramm zugeordnet.

Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 5
Keine Veranstaltung ist einem/dem Weiterbildungsprogramm zugeordnet. Teilveranstaltung 2.2 ist wiederum Hauptveranstaltung von 2.2.1 und 2.2.2. Besucht ein Teilnehmer bespielsweise nur Veranstaltung 2.2.1 oder 2.1 so gilt Hauptveranstaltung 2 bereits als abgegolten.

Nachfolgendes Beispiel zeigt speziell das Verhalten bei der Suche nach Veranstaltungen auf.

Erklärung zur untenstehenden Abbildung 6

Die Veranstaltungen A bis G sind alle separat erstellt worden. A, B, C und D sind demselben Weiterbildungsprogramm zugeordnet. Bei A handelt es sich um eine Hauptveranstaltung, welche die Teilveranstaltungen B, C und D umfasst. D wiederum beinhaltet die Teilveranstaltungen E, F und G (von diesen ist D die Hauptveranstaltung). Die Suche nach Veranstaltungen verhält sich bei einem Mitarbeiter, welcher diesem Weiterbildungsprogramm zugeteilt ist, nach folgendem Schemen: Mitarbeiter ist noch nirgends angemeldet: Bei der Suche erscheinen A, B, C und D, da diese dem Weiterbildungsprogramm zugeordnet sind. Mitarbeiter ist bereits auf Teilveranstaltung G angemeldet: Die Ergebnisse der Suche sind nur B und C, da A und D bereits durch die Anmeldung auf G als besucht markiert werden (infolge der nicht-Zugehörigkeit zum Weiterbildungsprogramm). E, F und G sind dem Weiterbildungsprogramm ebenso zugeordnet, der Mitarbeiter ist auf G angemeldet: Die Suche ergibt B, C, E und F. Unabhängig von der Suche nach Veranstaltungen gilt folgendes Verhalten: Termin 1 (E) wurde besucht: Mund-zu-Mund (D) gilt als komplett abgegolten, da die Teilveranstaltungen E, F und G nicht dem Weiterbildungsprogramm zugeordnet sind und daher der Besuch einer Teilveranstaltung reicht, um die Hauptveranstaltung "Mund-zu-Mund" als erledigt zu markieren, d.h. es müssen nur noch B und C besucht werden.

Abb. 6: Veranstaltungskonstrukt mit Weiterbildungsbestandteilen

Konkrete Anwendungsbeispiele

• Identische Veranstaltung wird in verschiedenen Sprachen angeboten:
  

Eine Veranstaltung soll in verschiedenen Sprachen durchgeführt werden, jeder Mitarbeiter kann jedoch auswählen, in welcher Sprache er diese besuchen möchte. Eine Gliederung in Hauptveranstaltung z.B. mit dem Namen "Sicherheitsfortbildung" mit den identischen Teilveranstaltungen welche in Deutsch, Französisch und Englisch angeboten werden eignet sich hier besonders optimal. Bei Besuch einer dieser Teilveranstaltungen wird die Hauptveranstaltung automatisch als abgegolten markiert.

⇒ Siehe Abbildung 7

• Fortbildungsprogramm mit obligatorischen Kursen:
  

Der Besuch aller Kurse ist obligatorisch, daher soll ein Weiterbildungsprogramm mit Hauptveranstaltung und Teilveranstaltungen erstellt werden.Die obligatorischen Kurse sind zwingend dem Weiterbildungsprogramm zuzuordnen.

⇒ Siehe Abbildung 8

• Weiterbildungsprogramm mit Angebot der einzelnen Bestandteile in verschiedenen Sprachen:
  

Erstellung einer Hauptveranstaltung mit Teilveranstaltungen (verschiedene Module des Programmes, welche alle dem gleichen Weiterbildungprogramm zugeordnet sind). Gleichzeitig sollen diese Teilveranstaltungen wiederum Teilveranstaltungen in verschiedenen Sprachen besitzen (sind nicht dem Weiterbildungsprogramm zugeordnet). Falls nun eine Teilveranstaltung in beliebiger angebotener Sprache besucht wird, gilt das einzelne Modul als abgegolten, die restlichen Module sind jedoch noch zu besuchen.Wird also in der Grafik 9 die Teilveranstaltung TV B in Englisch besucht (TV EN), so gilt TV B als abgegolten, es sind noch die Teilveranstaltungen A und C zu absolvieren.

⇒ Siehe Abbildung 9

Abb. 7: Veranstaltung wird in verschiedenen Sprachen angeboten

Abb. 8: Fortbildungsprogramm mit obligatorischen zu besuchenden Teilveranstaltungen

Abb. 9: Veranstaltung mit obligatorischen Bestandteilen jeweils in verschiedenen Sprachen

Unterstützung bei sich wiederholenden Weiterbildungsprogrammen

• Zertifikate mit Ablaufdatum: Nach Teilnahme an einer Veranstaltung können Sie dem Teilnehmer ein Zertifikat ausstellen. Haben Sie wiederholende Weiterbildungsprogramme, dann sollte der Mitarbeiter oder der Vorgesetzte selber entscheiden, ob ein Zertifikat erneuert werden muss. Erweiterte Suchen nach ablaufenden Zertifikaten unterstützen Sie dabei.
• Erinnerungen: Erinnerungen setzen ist eine wirksamere Methode, um rechtzeitig gewisse Weiterbildungsveranstaltungen zu besuchen. Wahlweise bekommen sie rechtzeitig vor Ablauf eines Zertifikates eine Mail und eine Erinnerung über die Umantis Lösung, wenn Sie eine entsprechende Erinnerung definieren.
• Kopieren von Weiterbildungsprogrammen: Findet ein Weiterbildungsprogramm erneuert statt oder soll der gleiche Aufbau für ein Weiterbildungsprogramm verwendet werden, so vereinfacht die Funktion "Veranstaltung kopieren" das Vorgehen erheblich.