Warteliste und Umbuchungen

Wenn Sie eine Veranstaltung öffnen, können Sie unter Einstellungen im Abschnitt "Wenn max. Teilnehmerzahl erreicht:" definieren, wie bei einer ausgebuchten Veranstaltung mit weiteren Anmeldungen umgegangen werden soll:

• Weitere Anmeldungen zulassen
• Anmeldungen ablehnen
• Auf Warteliste setzen

Weitere Anmeldungen zulassen

Wählen Sie keine oder die Option "Weitere Anmeldungen zulassen", so ist die Veranstaltung überbuchbar und Anmeldungen sind trotz dem Erreichen der maximalen Teilnehmerzahl möglich. Beachten Sie auch die Hinweise im Abschnitt Auf Warteliste setzen

Anmeldungen ablehnen

Durch die Option "Anmeldungen ablehnen" können beim Erreichen der maximalen Teilnehmeranzahl keine weiteren Anmeldungen mehr getätigt werden. Beachten Sie bitte auch die Hinweise im folgenden Abschnitt.

Auf Warteliste setzen

Die Warteliste wird mit der Option "Auf Warteliste setzen" aktiviert. Sobald die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist oder wenn bereits jemand auf der Warteliste ist, werden weitere Teilnehmer in diese separate Warteliste eingetragen. So wird niemand auf der Warteliste automatisch übergangen. Es ist somit in der Hand des Veranstalters, welche Personen auf der Warteliste er über freie Plätze informieren oder direkt in die Liste der Anmeldungen übernehmen möchte. Durch die Multiaktionsliste können verschiedene Aktionen vorgenommen werden. Unter anderem ist es möglich, E-Mails ab Vorlage direkt an die Vorgesetzten der Teilnehmer auf der Warteliste zu senden.

Der Veranstaltungsadministrator kann Teilnehmer aus der Warteliste in die Liste der Teilnehmer verschieben, obwohl die maximale Teilnehmeranzahl erreicht wurde.

Verwaltung der Warteliste

Über die Mehrfachauswahl der Warteliste können Sie Teilnehmern eine E-Mail von Vorlage senden. Teilnehmer, die auf der Warteliste sind, haben die Möglichkeit, sich selbst als Teilnehmer einzutragen sobald wieder Plätze frei sind.

Der Veranstalter wird per E-Mail informiert, wenn bei einer ausgebuchten Veranstaltung mit Warteliste ein Platz freigeworden ist, weil sich z.B. ein Teilnehmer abgemeldet hat.

Umbuchungen

Über die Mehrfachaktion "Teilnehmer einer anderen Veranstaltung zuweisen" können ein oder mehrere Teilnehmer einer neuen Veranstaltung zugewiesen werden. Es kann eine Kopie der bestehenden Anmeldung auf eine neue Veranstaltung erzeugt werden oder die Teilnehmer können von der einen auf eine neue Veranstaltung verschoben werden. Beachten Sie, dass es eine Option zum Kopieren/Übernehmen von Genehmigungen gibt. Falls bei einer Teilnahme der Genehmigungsprozess noch nicht abgeschlossen ist, muss dieser erneut gestartet werden. An Personen, die bereits eine Genehmigung erteilt haben, wird nicht erneuert eine E-Mail gesendet. Sämtliche Fragen und Antworten bleiben auf der herkömmlichen Veranstaltung und werden nicht auf die neue Veranstaltung kopiert/verschoben. Aus diesem Grund ist spezielle Aufmerksamkeit bezüglich Informationsverlust erforderlich.