E-Mail ab Vorlage versenden

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Falls Sie mehreren Personen eine E-Mail von Vorlage senden möchten:

  • Setzen Sie bei den gewünschten Personen ein Häkchen
  • Wählen Sie am Tabellenende oder im Falle einer Verteilerliste in der Aktionsleiste den Eintrag "E-Mail(s) ab Vorlage senden"
  • Klicken Sie auf den Button "Ausführen"
  • Die erforderliche Vorlage können Sie mit der Suche oberhalb der Tabelle anzeigen lassen, auswählen und mit dem Klick auf "Verwenden" ausführen
  • Überprüfen Sie die Vorlage auf ihre Vollständigkeit. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, benutzen Sie dazu den entsprechenden Link und achten Sie auf den Hilfstext, ob diese Änderungen nur für diesen Versand oder dauerhaft auf der Vorlage ausgeführt werden.
  • Bestimmen Sie, ob die E-Mail an einem späteren Zeitpunkt versendet werden soll:

Sendedatum (optional)

  • Späteres Senden (Datum)
Alternativ zum sofortigen Versenden können Sie ein beliebiges in der Zukunft liegendes Sendedatum auswählen. Versendet wird an diesem Tag in etwa zur selben Uhrzeit, zu der der E-Mail-Auftrag erstellt wurde.
  • Späteres Senden nach (Anzahl Tage)
Oder nach dieser Anzahl Tagen von heute an wird die E-Mail versendet. Versendet wird an diesem Tag in etwa zur selben Uhrzeit, zu der der E-Mail-Auftrag erstellt wurde.
  • Bewerberstatus nach Verwendung der E-Mail Vorlage:(Status)
Dieser Status ist in der Vorlage (/Contact/Templates/ID/Basics/General) als neuer Status nach Verwendung der E-Mail Vorlage gespeichert und wird nach Versand automatisch gesetzt.

Status und Archivierung (optional)

  • Neuer Bewerbungsstatus: (Status)
Möchten Sie den Status nicht verändern, dann lassen Sie dieses Feld bitte ohne Auswahlwert. Der hier ausgewählte Wert wird sofort nach dem Speichern angewendet.
  • Bemerkung zum Status: (Freitext)
Dieses Feld erscheint nur, falls im oberen Feld ein "Neuer Bewerbungsstatus" ausgewählt wurde.
  • Bewerbung archivieren
  • Bewerbung wieder aktivieren

Anzahl ausgewählter Einträge: [CountSelected]

  • Klicken Sie auf "Absenden", wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben.

Sofern einer oder mehrere ausgewählte Empfänger der E-Mail keine im System hinterlegte E-Mail-Adresse haben, wird folgende Warnmeldung angezeigt:
Achtung: Einer oder mehrere Empfänger haben keine E-Mail-Adresse hinterlegt und werden diese E-Mail nicht erhalten.

Regel für Automatismus auf Bewerbungen

Haben Sie beim oberen Abschnitt auf oder Regel erstellen geklickt, können Sie eine Automatisierungsregel erstellen.

Automatisierungsregel

Hinweis: Automatisierungsregeln werden alle 6h zur Anwendung gebracht und reagieren somit sehr schnell auf Suchtreffer. Achten Sie bitte darauf, dass jede Regel in sich geschlossen ist und auch mit anderen Regeln keinen Zirkelbezug bildet. Setzen Sie darum die Suchkriterien entsprechend ein.

  • Bezeichnung *:
Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung an
  • Beschreibung, Zweck :
Beschreiben Sie evtl. auch warum genau die ausgewählten Suchen wichtig sind.
  • Reihenfolgeposition dieser Regel :
Sollten mehrere Regeln auf eine Bewerbung zutreffen, dann ist es möglicherweise entscheidend, welche Regel zuerst angewendet werden soll. Diese Einstellung kann im Anschluss noch nachjustiert werden.
  • Sicherheitsgrenze *:
Automatisierung ist nützlich und erleichtert die Arbeit, kann aber auch zu ungewollten Überraschungen führen, wenn man zum Beispiel die Suchktiterien zu weit fasst. Geben Sie hier bitte an, wieviele Suchtreffer dieser Regel pro Ausführung noch als plausibel gelten. Die entsprechende Suche zur Regel wird dabei alle 6h ausgeführt und die Treffer entsprechend verarbeitet. z.B. 100. Wird die Sicherheitsgrenze einmal überschritten, dann wird die Regel automatisch deaktiviert und der Ersteller benachrichtigt.
  • Automatismus aktivieren
Setzen Sie ein Häkchen, um diesen Automatismus zu aktivieren.
Aktion
  • Auszuführende Aktion: AutoRuleAction_SendMailToApplicant
  • E-Mail-Template : (Anzeige der gewählten E-Mail-Vorlage, bspw. "DE_Absage nach Vorstellungsgespräch")
  • Neuer Status *:
Bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht nach demselben Status suchen, den Sie hier setzen.
  • Bemerkungen :
Bewerbungen, bei denen Statusänderungen automatisch durchgeführt wurden, erhalten im Feld "Bemerkung zum Status" automatisch den Eintrag "autostatus". Dies kann spezifisch angepasst bzw. erweitert werden, indem ein individueller Eintrag hinterlegt wird. Somit können bspw. ergänzende Informationen zum (neuen) Status eingesehen werden, was die Nachvollziehbarkeit wesentlich verbessert.
  • O Bei Statuswechsel gleichzeitig aus Vorgesetzten-Bereich entfernen
  • O Bei Statuswechsel gleichzeitig Gremien Zugriff entziehen
Regel anzuwenden auf
  • Niederlassungen *:
Auswahl der Niederlassungen, auf die die Regel angewendet werden soll
  • Auch auf untergeordneten Niederlassungen anwenden
Regel sucht nach
Hinweis: Sie können die ausgewählten Suchen zwar noch nachjustieren, jedoch keine zusätzlichen Suchen auswählen.

Empfehlung: Sollten Sie weitere Suchen hinzufügen wollen, klicken Sie in der Übersicht auf den Link "Suche testen", erweitern oder verändern Sie die Suchparameter entsprechend und erfassen Sie eine neue Regel. Löschen oder deaktivieren Sie anschliessend die zu ersetzende Regel.

  • Bewerbungsstatus *:
Wählen Sie den/die Staus
  • Status letztmals geändert vor mehr als (Tage) :
Gesucht wird nach Bewerbungen, deren Status vor mehr als n Tagen zuletzt angepasst wurde.

Was mache ich, wenn E-Mails nicht ankommen

  • Wenn einzelne E-Mails nicht ankommen, dann prüfen Sie bitte über die Kommunikationshistorie ob bei dem E-Mail ein -Icon ausgegeben wird. Falls dem so ist kommen Sie über einen Klick auf den Titel der E-Mail in die Details, wo die konkrete Fehlermeldung ausgegeben wird.
  • Überprüfen Sie die jeweilige E-Mail-Vorlage
  • Wenn überhaupt keine oder nur wenige E-Mails ankommen, dann könnte es daran liegen, dass die E-Mails von Empfängern ausgefiltert werden. Der E-Mail Verantwortliche in Ihrem Unternehmen sollte dann einen SPF-Eintrag prüfen.

Diese Mehrfachaktion können Sie in folgenden Übersichten ausführen


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