E-Mails
In Umantis wird zwischen zwei Typen von E-Mails unterschieden:
- Diese E-Mails werden automatisch vom System ausgelöst/verschickt (z.B. Willkommens-E-Mail) und können teilweise unter den E-Mail-Benachrichtungen auf dem Benutzerprofil direkt konfiguriert werden.
- Diese E-Mails werden manuell ausgelöst/verschickt (z.B. E-Mails ab Vorlage zum expliziten Einladen eines Bewerbers).
Hinweise:
- Die Absenderadresse muss valide sein (= auf einem Mailserver konfiguriert sein), damit eine E-Mail versendet werden kann. Sofern ein invalider Account (= Dummy-E-Mail-Account) hinterlegt wurde, kann die E-Mail nicht versendet werden.
- Beachten Sie bitte, dass E-Mail-Anhänge auf eine Maximalgrösse von ca. 20 MB beschränkt sind.
System-E-Mails
Siehe auch System-E-Mails
Einstellungen für Absenderadressen
Für die Absenderadressen von System-E-Mails kann sowohl eine allgemeine Absenderadresse definiert werden, sowie eine niederlassungsspezifischen Absenderadresse.
- Absenderadresse der System-E-Mails (in den Grundeinstellungen):
- Diese Adresse wird als Absender sämtlicher automatisch ausgelösten System-E-Mails verwendet, wenn auf der Niederlassung keine dedizierte Absenderadresse hinterlegt ist (siehe E-Mail-Einstellungen in den Profileinstellungen einer Niederlassung).
- E-Mail (in den Profileinstellungen einer Niederlassung):
- Diese Adresse wird als Absender sämtlicher niederlassungsbezogenen, automatisch ausgelösten System-E-Mails verwendet. Diese Absenderadresse überschreibt dabei jene E-Mail-Adresse, die als Absenderadresse für System-E-Mails in den Grundeinstellungen hinterlegt ist.
Sollte hier keine niederlassungsspezifische E-Mail-Adresse angeben sein, dann wird die "Absenderadresse der System-E-Mails" aus dem Organisationsprofil bei den Grundeinstellungen verwendet.
E-Mail-Benachrichtigungen:
- Bewerbermanagement
- E-Mail-Benachrichtigungen können direkt auf dem Benutzer unter den Einstellungen ein- und ausgeschaltet werden. Folgende Benachrichtigungen stehen zur Verfügung:
- - Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein neuer Besetzungsantrag an mich gestellt wird
- - Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn einer meiner Bewerber sein Profil aktualisiert
- - Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Bewerber ein Termin bestätigt
- - Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn einer meiner Bewerber beurteilt wird:
- Dazu zählen Beurteilungen durch Linienvorgesetzte, Stellvertreter, Gremien und Drittbeurteilende.Stellvertretende Betreuer bekommen eine E-Mail in Kopie, sofern diese Funktion aktiviert wurde.
- - Bewerber aktualisiert sein Profil
- - Bewerber bestätigt ein Termin
- - Bewerber wurde von anderer zuständiger Person beurteilt
- - Bewerbung wechselt seinen Bewerberstatus
- - Stelle wechselt ihren Status
- Mitarbeitermanagement
- Folgende E-Mail-Benachrichtigungen können direkt in den Mitarbeitereinstellungen vorgenommen werden:
- - Teilnehmer eines Events wechselt seinen Teilnehmerstatus
Manuell ausgelöste E-Mails
Einstellungen für Absenderadressen
Für die Absenderadressen von manuell ausgelösten E-Mails kann nicht direkt eine allgemeine resp. niederlassungsspezifische Absenderadresse definiert werden, wie es bei System-E-Mails der Fall ist. Die Absenderadresse für manuell ausgelöste E-Mails wird auf Benutzerebene definiert.
Allgemeine E-Mail-Einstellungen
Einstellungen für Absenderadressen
Neben den spezifischen Einstellungen für System-E-Mails und manuell ausgelösten E-Mails können noch allgemeine E-Mail-Einstellungen definiert werden, die für beide oben genannten E-Mail-Typen gelten.
- Absenderadresse (in den E-Mail Spezialeinstellungen der Grundeinstellungen):
- Die hier eingetragene Adresse wird bei allen ausgehenden E-Mails als Absenderadresse übernommen. Die hier eingetragene E-Mail-Adresse wird auch dann verwendet, wenn eine explizite Absenderadresse für System-E-Mails oder manuell ausgelöster E-Mails definiert wurde. Die originale Absenderadresse wird im E-Mail als ReplyToAdresse übernommen.
Sendedatum (optional)
Sie haben beim E-Mail-Versand (sowohl im Bewerber- als auch im Mitarbeitermanagement) die Möglichkeit, den Versandzeitpunkt entweder auf ein bestimmtes Datum oder nach einer bestimmten Anzahl Tagen festzulegen:
- Späteres Sendedatum
- Alternativ zum sofortigen Versenden können Sie ein beliebiges in der Zukunft liegendes Sendedatum auswählen. Versendet wird an diesem Tag in etwa zur selben Uhrzeit, zu der der E-Mail-Auftrag erstellt wurde.
- Späteres Senden nach (Tage)
- Nach dieser Anzahl Tagen wird die E-Mail versendet. Versendet wird an diesem Tag in etwa zur selben Uhrzeit, zu der der E-Mail-Auftrag erstellt wurde.
Hinweise:
- Haben Sie ein optionales Sendedatum bereits definiert und möchten den Versand abbrechen / verhindern, dann müssen Sie in die jeweilige Kommunikationsübersicht und die entsprechende E-Mail löschen. Sofern Sie den Versandzeitpunkt für mehrere Personen definiert haben, müssen Sie in jede einzelne Kommunikationsübersicht, um durch Löschen der E-Mail den Versand zu verhindern.
- Sofern der definierte Versandzeitpunkt auf ein Wochenende fällt, wird die E-Mail ebenfalls versendet.