Kommunikationshistorie
Über die Kommunikation gelangen Sie in die Kommunikationshistorie. Dort sehen Sie alle Korrespondenzen und Kommunikationsnotizen tabellarisch dargestellt.
Bei E-Mails wird Ihnen über das 
in der hintersten Spalte angezeigt, wenn beim Versand ein Problem aufgetreten ist. Durch Klick auf den Titel der E-Mail gelangen Sie zu den Details. Dort wird Ihnen die konkrete Fehlermeldung angezeigt.
Kommunikationsnotiz bearbeiten
Nach dem Klick auf "Speichern" erscheint die Profilansicht der Person erneut und Sie sehen alle bisher erfassten Kommunikationsnotizen tabellarisch dargestellt. Mit dem Klick auf den Titel der Kommunikationsnotiz können Sie sie jederzeit bearbeiten. Klicken Sie dazu auf das Werkzeug neben dem Titel "Notizen". Nun können Sie alle Angaben bearbeiten und erneut abspeichern.
E-Mail erneut senden oder weiterleiten
Mehr Informationen unter: Kommunikation
Wer sieht was?
Im Umantis Bewerbermanagement
Grundsätzlich enthalten im Bewerbermanagement die Abschnitte (URLs) /Recruiting/Applications/ID/ID/Contacts und /Contact/Contacts Kommunikations-Daten:
Die Sichtbarkeit von Daten ist generell von der Niederlassungszugehörigkeit des Benutzers abhängig, bzw. ob der/diejenige eine Niederlassungsbeschränkung hat oder nicht.
- Benutzer ohne Niederlassungsbeschränkung
- Benutzer ohne Niederlassungsbeschränkung sehen alle Daten, d.h. jede erstellte/versendete/eingegangene Nachricht.
- Benutzer mit einer Niederlassungsbeschränkung
- Benutzer mit einer Niederlassungsbeschränkung sehen die Kommunikationen bzgl. der Bewerbungen der jeweils zugewiesenen Niederlassung.
Im Umantis Mitarbeitermanagement
URL: /Communications/Contacts
Generell sieht man hier:
- keine Erinnerungs-E-Mails, die am Stichtag einer Erinnerung versendet werden
- keine Passwort E-Mails (aus sicherheitstechnischen Gründen)
- keine E-Mails zu übermittelten Zugangsdaten
- keine automatischen E-Mails an Stellenbörsen
Es werden grundsätzlich alle E-Mails in der Kommunikationshistorie angezeigt, also bspw. auch automatische E-Mails an Stellenbörsen oder Erinnerungs-E-Mails, welche am Stichtag einer Erinnerung versendet werden. Ebenfalls werden die bisher rausgefilterten E-Mails mit Direktlinks angezeigt, die Links in den E-Mails werden jedoch entfernt. Dadurch wird verhindert, dass sicherheitskritische Informationen für Unberechtigte ersichtlich sind.
Die Zugriffsrechte, welche ein Nutzer aufgrund seiner Basisrolle besitzt, bleiben bestehen. Das bedeutet, dass bspw. ein Vorgesetzter immer noch den Kommunikationsverlauf mit seinem Mitarbeiter sieht, derjenige mit externen Personen für ihn jedoch weiterhin nicht ersichtlich ist.
Basisrollen
Mitarbeiter:
- kommen nicht in diesen Bereich, wenn Sie nicht eine der Zusatzrollen "Veranstaltungsadministrator" oder "Netzwerkadministrator" haben
Vorgesetzte:
- sehen Kommunikation zu Mitarbeitern, denen sie vorgesetzt sind
- sehen keine Kommunikation, die mit externen Personen geführt wurde
Vorgesetzte mit Zugriff auf weitere Organisationseinheiten:
- sehen Kommunikation zu Mitarbeitern, denen sie vorgesetzt sind
- sehen Kommunikation zu Mitarbeitern, auf die sie über die Organisationseinheit Zugriff haben
- sehen keine Kommunikation, die mit Externen Personen geführt wurde
Personalbetreuer und CEO:
- sehen Kommunikation zu Mitarbeitern, denen sie vorgesetzt sind
- sehen Kommunikation zu Mitarbeitern, auf die sie über die Organisationseinheit Zugriff haben
- sehen Kommunikation mit Externen Personen
Administratoren:
- sehen Kommunikation mit allen Mitarbeitern
- sehen Kommunikation mit Externen Personen
Externe Personen:
- kommen nicht in diesen Bereich, wenn Sie nicht eine der Zusatzrollen "Veranstaltungsadministrator" oder "Netzwerkadministrator" haben
Zusatzrollen, Modulrollen mit Einfluss auf die Rechte der Basisrollen
Zusatzrolle: Netzwerkadministrator für Externe Personen
- sehen die Kommunikation mit anderen Externen Personen, die mit ihnen in mindestens einer Gruppe verbunden sind
- (Externe Personen, die bei sich das Flag "Ohne Gruppenbeschränkung" aktiviert haben, sehen Kommunikation mit allen Externen Personen)
Zusatzrolle: Veranstaltungsadministrator für Mitarbeiter, Vorgesetzte, Personalbetreuer, CEO
- sehen Kommunikation mit Personen, die im Bezug zu einer Veranstaltungsteilnahme auf eine Veranstaltung erstellt wurde, für die diese Person verantwortlich ist
Zusatzrolle: Veranstaltungsadministrator für Externe Personen
- sehen die Kommunikation mit anderen Externen Personen, die mit ihnen in mindestens einer Gruppe verbunden sind
- (Externe Personen, die bei sich das Flag "Ohne Gruppenbeschränkung" aktiviert haben, sehen Kommunikation mit allen Externen Personen)
- sehen Kommunikation mit Personen, die im Bezug zu einer Veranstaltungsteilnahme auf eine Veranstaltung erstellt wurde, für die diese Externe Person verantwortlich ist
Zusatzrolle: Kommunikation
- Inhaber der Modulrolle "Kommunikation" haben keinen besonderen Rechte, die die Anzahl der sichtbaren Einträge der Kommunikationshistorie erweitern würde. Aber sie dürfen Kommunikationsvorlagen bearbeiten.
Löschen / Aufräumen der Kommunikationshistorie
Löschen durch Anonymisierung
Beachten Sie bitte, dass bei der Anonymisierung geprüft wird, welche Kommunikation mit der jeweiligen Bewerbung direkt in Verbindung steht. Diese Kommunikation wird im Zuge einer Anonymisierung gelöscht. Es sollten daher keine personenbezogenen Daten in Freitextfeldern bzw. manuell erfassten Kommentaren hinterlegt werden.
Automatisches Löschen
Es läuft täglich ein automatisiertes Skript, welches die Kommunikationshistorie prüft und "aufräumt". In diesem Fall werden alle Kommunikationen gelöscht, welche (alle der) folgenden Kriterien erfüllen:
- älter als 365 Tage
- Kommunikation ist obsolet bzw. nicht (mehr) relevant – wie bspw. bei folgenden System-Mails:
- Passwort-vergessen-E-Mails
- Stellen-Abo-E-Mails oder
- Benachrichtigungen über Statusänderungen
- (Willkommens-E-Mails für Bewerbungen werden nicht gelöscht)
Durch das automatische Löschen veralteter und nicht mehr notwendiger Kommunikation wird ein "Zuspammen" des Systems verhindert.