E-Mail-Vorlage erfassen

Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, klicken Sie im Modul "Kommunikation" auf den Reiter "Vorlagen". Auf der linken Seite unterhalb der Suchfunktion existiert unter Aktionen einen Link mit der Bezeichnung "E-Mail-Vorlage erfassen". Durch Klicken auf den Link erscheint eine Ansicht, in welcher Text eingegeben werden kann und ebenso Dokumente angehängt werden können.

Setzen Sie Variablen an die Stellen, an welchen Empfänger- oder Absender-bezogene, individuelle Informationen aus der Datenbank eingefügt werden sollen, wie identisch zu einem Serienbrief. Die Bezeichnung der korrekten Variablen finden Sie unter Variablen-Finder aktivieren.

Es steht ausschliesslich ein HTML-Eingabefeld zur Verfügung. Unter dem Eingabefeld wird eine automatische "Nur-Text"-Vorschau der E-Mail angezeigt.

Beachten Sie bitte, dass es von Anbieter zu Anbieter Unterschiede in der Anzeige/Darstellung von HTML-E-Mails gibt. Wenn Sie E-Mails per HTML gestalten, empfehlen wir Ihnen, die erstellten Vorlagen jeweils im Vorfeld mit verschiedenen E-Mail-Accounts und Providern zu testen. So erfahren Sie vor dem eigentlichen Versand, ob der/die E-Mail-Account-Anbieter (Gmail, Bluewin, Outlook, Hotmail etc.) die HTML E-Mails richtig interpretieren können.

Hinweise:

• Beachten Sie bitte, dass E-Mail-Anhänge auf eine Maximalgrösse von 14 MB beschränkt sind.

• Beachten Sie folgende Hinweise, um HTML-Fehlermeldungen zu vermeiden:
  • Wenn eine URL in Ihrem HTML integriert ist, muss diese zwingend mit https:// bezeichnet sein, aus Sicherheitsgründen wird "http://" nicht akzeptiert.
  • Möchten Sie ein Bild integrieren, so laden Sie dieses unter Einbindung & Design hoch und verwenden anschliessend "/pubhtml/<customerid>/customer/<imagename>?lang=<language>", wie beispielsweise "/pubhtml/1067/customer/umantis.jpg?lang=ger" um dieses einzubetten.

Klicken Sie abschliessend auf "Speichern", damit Sie zurück in die Übersicht gelangen. Dort findet sich die soeben erfasste Vorlage an erster Stelle.

Einstellungen & Zugriff

• Bei Anwendung der Briefvorlagen kann nach der zugewiesenen Sprache der Vorlage gefiltert werden.
• Im Mitarbeitermanagement kann definiert werden, wer eine Vorlage anwenden darf. Bearbeiten darf eine Vorlage, wer die Modulrolle "Kommunikation" besitzt.
• Im Bewerbermanagement haben Administratoren und Personalbetreuer auf alle Vorlagen Ihrer Niederlassungen Einsicht und dürfen diese auch anpassen.