Zugriffssteuerung auf Vorlagen im Mitarbeitermanagement

Im Mitarbeitermanagement kann über die Reiter Kommunikation > Vorlagen eine Vorlage ausgewählt und bearbeitet werden. Für Briefvorlagen, E-Mail-Vorlagen, Druckvorlagen kann hier festgelegt werden, wer die Vorlagen anwenden darf. Über die Systemnavigation: "Exporte > Vorlagen" finden Sie die Einstellungen für Export-Vorlagen.

Die Vorlagen dürfen nur von Personen bearbeitet werden, die die Modulrolle "Kommunikation" inne haben.

Die wichtigsten Einschränkungen / Einstellungen für Vorlagen

Sofern Sie eine Vorlage bearbeiten, finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten. Beachten Sie bitte, dass die Einstellungsmöglichkeiten je nach Vorlagenart unterschiedlich sind.

• Zugriff beschränkt auf Organisationseinheit:

Wählen Sie hier aus, auf welche Organisationseinheit ein Benutzer Zugriff haben muss, um diese Vorlage anwenden zu dürfen. Diese Einstellung ist in grossen und dezentral organisierten Unternehmen wichtig, da die Anzahl der Vorlagen stetig steigt. Ohne Einschränkung wird die Suche für den einzelnen Anwender ineffizient, deshalb ist das Vornehmen dieser Einstellung zu empfehlen. Mitarbeiter mit Zugriff auf die hier ausgewählten Organisationseinheiten, haben auch Zugriff auf diese Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage für eine ganze Division freigeben möchten, so reicht es aus, wenn die Division ausgewählt wird und anschliessend ein Häkchen bei Untergeordnete Organisationseinheiten einbeziehen gesetzt wird.

• Zugriff beschränkt auf folgende Modulrollen:

Diese Zugriffseinstellung ist nur bei Druck- und E-Mail-Vorlagen vorhanden.

Legen Sie hier fest, auf welche Module ein Benutzer Zugriff haben muss, um diese Vorlage einsetzen zu dürfen. Diese Einstellung ist äusserst wichtig, um zu verhindern, dass Benutzer ohne Zugriff auf bestimmte Module nicht über Druckfunktionen oder Exporte trotzdem Zugriff auf Mitarbeiterdaten aus diesen Modulen bekommen. Nehmen Sie keine Einschrankung vor bzw. lassen Sie die Felder leer, so resultiert keine Einschränkung und alle Modulrollen-Inhaber haben Zugriff auf die Dokumente.

Modulrollen, die unter den Einstellungen für Druckvorlagen zur Auswahl stehen:

• Ziele und Aufgaben (MAG)
• Personalentwicklung (MAG)
• Nachfolgeplanung
• Veranstaltungen (Administratoren)
• Lohn und Bonus

Modulrollen, die zusätzlich zu den oberen für E-Mail-Vorlagen zur Auswahl stehen:

• Veranstaltungen (Benutzer)
• Analysen (Diagramme und Excel-Berichte)
• Umfragen
• Importe
• Organigramm
• Exporte
• Kommunikation
• Netzwerkadministrator
• Mitarbeiterakte
• Bewerbermanagement

• Zugriff beschränkt auf folgende Rollen:

Wählen Sie hier aus für welche Benutzerrollen die Vorlagen anwendbar sein soll. Leer bedeutet keine Einschränkung.

Die Markierung Privat sorgt dafür, dass nur der Ersteller die Vorlage anwenden und anpassen darf. Mit dieser Einschränkung kann beispielsweise der Ersteller diese Vorlage erst produktiv testen, ohne dass sie bereits versehentlich von einem anderen Benutzer verwendet wird. Nach erfolgreichem Test kann die Vorlage durch Entfernen des Häkchens "privat" wieder "öffentlich" gemacht werden.

Rollen, die zur Auswahl stehen:

• MitarbeiterIn
• Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte
• Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte sowie weitere Organisationseinheiten
• PersonalbetreuerIn (bei Briefvorlagen ist diese Auswahl nicht möglich)
• GeschäftsleiterIn
• AdministratorIn

• In folgenden Bereichen anbieten:

• Veranstaltungsadmin-Bereich
• Veranstaltungsbenutzer-Bereich
• Referenten-Bereich

Die in den oberen Abschnitten gesetzten Einschränkungen gelten weiterhin vollumfänglich.

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