Briefvorlage erfassen

Briefvorlagen finden und erfassen Sie unter Kommunikation > Vorlagen

Dokument erstellen

Eine Briefvorlage kann in Word oder einem anderen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden, welches ein Dokument im Format .rtf (Rich Text Format) speichern kann. Setzen Sie, wie in einem Serienbrief üblich, Variablen an die Stellen, an denen empfänger- oder absenderbezogene, individuelle Informationen aus der Datenbank eingefügt werden sollen. Wie Sie an die richtigen Variablen kommen finden Sie unter Variablen-Finder aktivieren.

Dokument hochladen

Wenn Sie den Brief fertig gestellt und die gewünschten Variablen eingefügt haben, klicken Sie auf den Befehl "Speichern unter..." und wählen Sie als Dateityp RTF (Rich Text Format). Laden Sie die erstellte Vorlage in Umantis hoch und geben Sie ihr einen Titel. Klicken Sie auf "Speichern", um in die Übersicht im Reiter "Vorlagen" zurückzukehren, wo die eben hochgeladene Vorlage an oberster Stelle in der Tabelle sichtbar sein sollte.

Einstellungen & Zugriff

Allgemein:

• In der Anwendung der Briefvorlagen, also beim Erstellen eines oder mehrerer Briefe, kann nach der zugewiesenen Sprache der Vorlage gefiltert werden.

Mitarbeitermanagement:

• Im Mitarbeitermanagement kann eingestellt werden wer eine Vorlage anwenden darf. Bearbeiten darf eine Vorlage, wer die Modulrolle Kommunikation zugewiesen hat.

Bewerbermanagement:

• Im Bewerbermanagement sehen die Administratoren und Personalbetreuer alle Vorlagen Ihrer Niederlassungen und dürfen diese auch anpassen.
• Der Linienvorgesetzte kann zwar alle Kommunikationsvorlagen seiner Niederlassung verwenden, die Vorlagen können aber weder verändert werden, noch können neue Vorlagen vom Linienvorgesetzten erfasst werden.
  
  Hinweis:
  Falls keine Niederlassungsbeschränkung für den Vorgesetzten definiert wurde, sieht der Linienvorgesetzte auch jene Vorlagen anderer Niederlassungen.

Tipps von Beratern

• Um eine neue Briefvorlage zu erstellen kopieren Sie am einfachsten eine bestehende Vorlage und passen den Text an.
• Sie können eine Vorlage beliebig formatieren. Achten Sie aber darauf, dass keine Formatierung mitten in einer Variable - also zwischen den eckigen Klammern - endet oder beginnt. MS Word speichert im Hintergrund sonst mitten in die Variable die Formatierungsinformation und die Variable wird von Umantis nicht mehr erkannt.
• Sollte Ihre Vorlage gleich mit einer Variable beginnen (z.B. [Absender.Name]), übernimmt Word automatisch die ersten Zeichen des Dokuments als Beschreibung für die Dateieigenschaften. Da die Klammer nicht korrekt geschlossen ist, führt dies zu einem leeren Dokument. Überschreiben Sie die Beschreibung in den Dateieigenschaften mit einem Text ohne Variablen und speichern Sie das Dokument erneut.
• Bilder in der Vorlage werden beim Abspeichern als RTF extrem gross und sind später auch in erstellten Briefen und Druckansichten extrem gross. Dadurch verlangsamt sich die Erstellung von Briefen und Druckansichten. Dies kann verhindert werden, wenn Sie im "Speichern unter"-Dialog auf "Tools" direkt neben dem Speichern Knopf die Option "Bilder komprimieren" wählen und einen beliebigen Komprimierungsgrad auswählen.