Videointerview - interview suite von viasto

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Durch die Anbindung der interview suite von viasto an Umantis sind zeitliche Flexibilität seitens Recruiter und Bewerber sowie die Terminkoordination nicht mehr erforderlich. Das Videointerview kann nicht nur orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden, sondern bietet gleichzeitig die Möglichkeit, einen authentischen Eindruck der konkreten Fähigkeiten und Kompetenzen eines Bewerbers zu bekommen. Die Durchführung von Videointerviews eignet sich insbesondere für die Evaluation der Bewerber in der engeren Auswahl.

Überblick über den Videointerview-Prozess

Abb. 1: Überblick über den Videointerview-Prozess mit viasto




Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 1

Der Prozess für das Einrichten des Videointerviews kennzeichnet sich durch zwei Schritte:

  • Konfiguration von Umantis und der interview suite sowie die anschliessende Freischaltung des Umantis-Benutzers für Videointerviews in der interview suite von viasto.
  • Einrichten und Durchführen des Videointerviews: Zunächst wird einer ausgeschriebenen Stelle ein Videointerview-Projekt hinzugefügt. Die Details für das Videointerview werden dabei in der interview suite festgelegt. Nach Abschluss der Einrichtung erfolgt das Einladen der Bewerber zum Videointerview, die eigenständige Durchführung der Aufnahme durch die Bewerber und die nachfolgende Evaluation durch Personalbetreuer/Linienvorgesetzten/Gremium sowie die Fortsetzung des Rekrutierungsprozesses.







Systemvoraussetzungen

Beachten Sie die erforderlichen Systemvoraussetzungen, die sowohl von Recruiter- als auch von Bewerber-Seite erfüllt sein müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Recruiter / HR

Von Umantis-Seite bzw. aus Recruiter-/HR-Sicht müssen die folgenden Voraussetzungen geschaffen sein:

Browser Die interview suite benötigt die folgenden Standard-Webbrowser als Mindestanforderung:

  • Microsoft Internet Explorer 9 oder höher
  • Mozilla Firefox 44 oder höher
  • Opera 12 oder höher
  • Google Chrome 53 oder höher
  • Apple Safari 9 oder höher

Betriebssystem Die interview suite unterstützt die oben gelisteten Browser auf den folgenden Betriebssystemen:

  • Windows Vista
  • Windows 7
  • Windows 8
  • Windows 10
  • OS X 10.8 und neuer

Adobe Flash Adobe Flash wird bei bestimmten Konfigurationen für die Videowiedergabe benötigt:

  • Mozilla Firefox-Versionen vor 30
  • Opera-Versionen vor 23
  • Systeme mit beschränkter Video Codec-Unterstützung (Microsoft bietet eine alternative Windows-Version innerhalb der EU an, jedoch mit beschränkten Medienfunktionalitäten)

Kandidat / Bewerber

Von Bewerber-Seite müssen die folgenden Voraussetzungen geschaffen sein:

Browser Die interview suite benötigt die folgenden Standard-Webbrowser als Mindestanforderung:

  • Microsoft Internet Explorer 10 oder höher
  • Mozilla Firefox 44 oder höher
  • Google Chrome 53 oder höher
  • Apple Safari 9 oder höher

Opera-Browser wird nicht unterstützt.

Betriebssystem Die interview suite unterstützt die oben gelisteten Browser auf den folgenden Betriebssystemen:

  • Windows Vista
  • Windows 7
  • Windows 8
  • Windows 10
  • OS X 10.8 und neuer

Adobe Flash Der Kandidat bzw. Bewerber benötigt Adobe Flash Version 11.2 oder höher. Adobe Flash ist bei dem Google Chrome-Browser automatisch mit enthalten. Sofern andere Browser verwendet werden, ist eine separate Installation von Adobe Flash auf Systemebene notwendig.

Vorzunehmende Einstellungen für die Einrichtung

Sowohl in der Umantis-Lösung als auch in der interview suite von viasto müssen Einstellungen vorgenommen werden, um die Verbindung der beiden System herstellen zu können. Die Grundlage bilden gewisse Zugangsdaten der VI-Suite, welche in der Umantis-Lösung hinterlegt werden müssen.

Einstellungen in Umantis

Es empfiehlt sich, folgende Vorgehensweise einzuhalten, nachdem Sie Ihre Zugangsdaten zum viasto-Account erhalten haben:

  1. Hinterlegung in den Einstellungen: In Umantis unter Einstellungen > Schnittstellen > Drittsysteme > Einstellungen für Interview Suite müssen folgende allgemeine Einstellungen definiert werden:
    • Viasto Company ID: Bezeichnet die ID des Kunden seitens viasto.
    • Viasto Company Name: Bezeichnet den Namen des Kunden seitens viasto. Entspricht im Normalfall der Subdomain zum viasto-Portal des Kunden (wäre die URL z.B.: https://fanergy.interview-suite.com, dann wäre die Subdomain resp. der viasto Company Name fanergy).
    • URL: Definiert die Schnittstellen-URL zur interview suite von viasto. Beachten Sie dabei, dass die hinterlegte URL mit einem "/" endet. Üblicherweise https://interview-suite.com/api/v3/.
    • Ist Aktiv: Aktivieren Sie anschliessend die Funktion des Videointerviews durch das Setzen des Hakens, damit die dazugehörigen Funktionen zur Verfügung stehen.
  2. Hinterlegung in den Benutzereinstellungen: Allen Benutzern, bei denen Videointerviews eingerichtet werden sollen, müssen in deren Benutzereinstellungen die entsprechenden Logindaten von viasto hinterlegt werden (viasto-Account muss also bereits bestehen). Bitte beachten Sie, dass hierbei der Benutzername angegeben wird und nicht der Login-Name (gleich E-Mail-Adresse).

Vorgehen für die Zuweisung eines Videointerviews auf eine Stelle

Über die Umantis-Lösung können Sie Videointerview-Projekte zu den einzelnen ausgeschriebenen Stellen hinzufügen. Dabei werden Sie automatisch auf die viasto-Plattform weitergeleitet, um dort einzelne Details zum Videointerview zu erfassen. Die Einladung der Kandidaten erfolgt jedoch wiederum über Umantis selbst. Halten Sie folgende (unten stehende) Reihenfolge und Anweisungen ein, um erfolgreich Videointerviews durchzuführen.

Umantis: Video-Projekt hinzufügen:

Haben Sie die Konfiguration für viasto erfolgreich vorgenommen, können Sie wie gewohnt eine Stelle ausschreiben ( Bitte beachten Sie, dass der Stellentitel nicht mehr als 70 Zeichen enthalten darf - andernfalls kann das Video-Projekt nicht angelegt werden.)
Nach Erfassung der Details zur Stelle kann unter dem Reiter "Auswahlkriterien" die Option "Videointerview-Projekt hinzufügen" gewählt werden (beachten Sie bitte, dass dieser Abschnitt eingeblendet sein muss). Es öffnet sich anschliessend ein neuer Tab mit Login-Fenster, bei dem Sie sich mit Ihren viasto interview suite-Zugangsdaten einloggen müssen. Durch die Verbindung mit viasto wird automatisch ein leeres Projekt mit der definierten Stellenbezeichnung erzeugt, welche Sie in der interview suite vervollständigen können.

Umantis: Videointerview Projekt archivieren

Aus Ihrer Umantis-Lösung heraus können Sie über eine Aktion das entsprechende "Videointerview-Projekt archivieren". Beachten Sie bitte, dass nach dem Archivieren kein Reaktivieren des Video-Projekts möglich ist.

interview suite: Aufsetzen des Interviews

Nach der automatischen Erstellung eines neuen Projektes mit Ihrer zu besetzenden Stelle können Sie folgende Kriterien in der interview suite definieren:

  • Projektbezeichnung, Interne Stellen-ID: Die Projektbezeichnung wird direkt von Umantis übernommen, die Interne Stellen-ID sollte noch manuell ergänzt werden.
  • Projektsprache: Zur Auswahl stehen Deutsch oder Englisch. Sie definiert die Sprache der E-Mail an den Kandidaten. Die Sprache der interview suite richtet sich automatisch nach den Browser-Einstellungen des Benutzers.
  • Administratoren/Benutzer hinzufügen: Durch Drag-and-Drop können Sie dem Benutzer von Ihrer viasto-Lösung entsprechende Benutzerrechte für das Videointerview auf diese Stelle zuordnen.
  • Ansprechpartner: Person, welche kontaktiert werden soll bzw. verantwortlich für das Aufsetzen des Videointerviews ist (nur Projektadministratoren sind anwählbar).
  • Upload des Videos: Hier können Sie Ihr Video mit der Vorstellung Ihrer ausgeschriebener Stelle hochladen.
  • Standard Interviewzeitraum: Anzahl Tage, an welchen die Möglichkeit seitens Bewerbers bestehen soll, seine Videobewerbung aufzunehmen.
  • Evaluatoren- und Beobachter: Durch Drag-and-Drop können Benutzer als Evaluatoren oder Beobachter zugewiesen werden. Ein Evaluator kann das Interview anschliessend beurteilen, wobei einem Beobachter nur Zugang zur Betrachtung des Interviews gewährt wird.
  • Kriterien: Dient der Erfassung von speziellen Bewertungskriterien, die bei der Evaluation des Bewerbers beachtet werden sollen.
  • Fragen: Fragen, welche der Bewerber im Interview beantworten sollen, werden in diesem Formular definiert. Ebenso kann hier auch definiert werden, wie lange der Bewerber Zeit hat, die Frage zu beantworten (Vorbereitungszeit und Beantwortungszeit). Diese beiden Zeiten können bei der Aufnahme Ihres Videos durch das Anwählen von "öffentlich" für die Bewerber angezeigt werden. Ebenso können alle zuvor definierte Kriterien oder einzeln auserwählte Kriterien für den Bewerber entsprechend Ihrer Auswahl ersichtlich sein.

Durch anschliessendes Klicken auf "Übersicht" gelangen Sie in die Projektübersicht.

Mittels Klicken auf "Vorschau der Kandidaten-Startseite anzeigen" in der Projektübersicht erhalten Sie einen Eindruck, wie die Benutzeroberfläche aus der Perspektive des Bewerbers erscheint.
Möchten Sie zuvor vorgenommene Einstellungen verändern, wählen Sie "Stammdaten bearbeiten".

Umantis: Kandidaten zum Videointerview einladen

Sollen Bewerber zum Videointerview eingeladen werden, so navigieren Sie wie gewohnt zu der zu besetzenden Stelle und dort auf den Reiter "Bewerber". Anschliessend steht Ihnen unter anderem die Multiaction "Zum Videointerview einladen" zur Verfügung. Beim Auswählen dieser Option wird der Bewerber per E-Mail eingeladen. Dieser wird anschliessend automatisch in der interview suite unter der Rubrik "Kandidaten" angezeigt. Es wird zeitgleich zum E-Mail-Versand ein viasto-Benutzeraccount für den Kandidaten generiert, welcher dem Bewerber per E-Mail als Link zugestellt wird. Bei Aufruf des Links kann der Kandidat sein Personendaten-Formular vervollständigen und sein Passwort für den Zugang festlegen. Ebenso muss dieser die Nutzungsbedingungen bestätigen, damit er Zugriff auf die viasto-Lösung erhält.

Die Generierung und der Versand der E-Mail erfolgen über die interview suite, daher ist die ausgehende Mail nicht in der Kommunikationshistorie mit dem Bewerber zu finden. Der Bewerberstatus in der Bewerberübersicht passt sich jedoch dementsprechend an.

Der Bewerber kann im Anschluss an seine Registrierung selbstständig das Videointerview durchführen. Der aktuelle Status des Interviews wird dabei direkt via SOAP an Umantis gesendet und der synchronisierte Bewerberstatus sowie die entsprechenden Icons in der Bewerberübersicht (innerhalb einer Stelle) geben Auskunft über den aktuellen Stand des Interviews:

Der Bewerber wurde zum Videointerview eingeladen.
Das Videointerview wurde vom Kandidaten durchgeführt und steht nun zur Ansicht und Beurteilung zur Verfügung.
Der Bewerber hat die Teilnahme am Videointerview verweigert oder die Durchführungsfrist des Interviews ist abgelaufen.


Hinweise:

  • Der Authentifizierungsschlüssel für die SOAP-Schnittstelle (in Umantis hinterlegen: Einstellungen > Grundeinstellungen > Organisationsprofil > Authentifizierungsschlüssel für automatisierten Import) muss vor dem Aufsetzen des Accounts in der interview suite an viasto kommuniziert werden.

Umantis: Kandidaten evaluieren

Sobald der Bewerber das Interview durchgeführt hat, werden die zugewiesenen Personen (Evaluatoren und Beobachter) per E-Mail benachrichtigt. Das Interview kann anschliessend in der interview suite angesehen werden. Berechtigte Personen können das Videointerview des Kandidaten in der Umantis-Lösung auf dem Bewerberprofil in den dafür vorgesehenen Bereichen evaluieren.
Die Bewertung kann in Umantis oder in der interview suite vorgenommen werden, jedoch empfiehlt sich ersteres, da dann der Bewerbungsprozess direkt über Umantis fortgesetzt werden kann.

Videointerview-Prozess aus Bewerbersicht

Sobald die Kandidaten über Umantis eingeladen wurden, erhalten diese eine E-Mail mit einem Link zur interview suite. Dort legt der Kandidat sein Passwort für den Zugang fest. Ebenso ist es erforderlich, dass der Bewerber die Nutzungsbedingungen bestätigt, damit er Zugriff auf die viasto-Lösung erhält.
Nach erfolgreichem Einloggen kann der Kandidat sein viasto-Profil vervollständigen (Foto, genauere Angaben zur Person etc.), Interview-Tipps lesen oder ein Video-Turtorial anschauen, um sich professionell auf sein Interview vorzubereiten. Der Kandidat kann bestimmte Fragen bereits vor dem Start des Interviews einsehen, wenn diese von Ihnen als sichtbar freigeschaltet wurden.

Sobald der Bewerber das Interview aufgenommen hat, erhält dieser eine Benachrichtigung per E-Mail, dass sein Zugang deaktiviert wurde.

Das Bewerber-Interview kann nur einmal aufgenommen und in der Aufnahme nicht unterbrochen werden.

Wichtige Hinweise

  • Keine niederlassungsspezifische VI Projekte: Die Einstellungen für die viasto-Schnittstelle beziehen sich auf die gesamte Umantis-Lösung und sind zurzeit nicht niederlassungspezifisch konfigurierbar.
  • Sprachen in der interview suite von viasto: Die Sprache der viasto-Lösung richtet sich nach den Browser-Einstellungen des Benutzers, wohingegen die Sprache des Projekts, welche in den Projekteinstellungen festgelegt wird, die Sprache der zu versendenden Mails definiert.
  • Löschen von Kandidaten und Videointerviews: Kandidaten und deren Videointerviews werden nicht automatisch durch Umantis gelöscht oder archiviert. Sensible Bewerberdaten sollten somit explizit in der interview suite gelöscht werden, um Datenschutzkonformität zu garantieren.
  • Auswahlliste "Bewerbungsstatus": Sofern in den Einstellungen das Videointerview aktiviert wurde, werden in der Auswahlliste "Bewerbungsstatus" zusätzliche Werte angezeigt: "Zum Videointerview eingeladen", "Videointerview durchgeführt", "Videointerview abgebrochen", "Videointerview abgelaufen"

Status-Mapping Umantis & viasto

Code Umantis Status Kommentar / Hinweis / Bedeutung
Deutsch English
invited Zum Video-Interview eingeladen Invited to video interview Standardmässig vorhanden

Wird verwendet, wenn auf Anmeldung des eingeladenen Bewerbers gewartet wird. Status wird meist nach Versand von Einladungs-E-Mail gesetzt.

interviewed Video-Interview durchgeführt Video interview done Standardmässig vorhanden.

Wird verwendet, wenn der Kandidat das Interview durchgeführt hat.

aborted Video-Interview abgebrochen Video interview canceled Standardmässig vorhanden.

Wird verwendet, wenn der Kandidat das Interview abgebrochen, bzw. nicht vollständig abgeschlossen hat.

expired Video-Interview abgelaufen Video interview expired Standardmässig vorhanden.

Wird verwendet, wenn der Kandidat sich nie angemeldet hat und dementsprechend das Interview abgelaufen ist.

new Standardmässig liefert Umantis für diese von viasto vorgegebenen Codes keine Status. Sie haben aber die Möglichkeit, zusätzliche Werte für die Auswahlliste Bewerbungsstatus zu definieren (unter: /Administration/Dropdown/2/Profile) und hierbei die von vorgegeben Codes zuzuweisen. Kandidat ist bereits im System erfasst/vorhanden, wurde aber noch nicht eingeladen.
confirmed Kandidat hat sich angemeldet.
interviewing Kandidat hat sein Interview gestartet.

Häufige Fehlerquellen

Die Bewerber konnten nicht zum Videointerview eingeladen werden

Dieser Fehler kann beim Ausführen der Multiaktion auf einer Stelle in der Bewerberübersicht auftreten und hat folgende Ursachen:
  • Es existiert kein interview suite VI-Projekt für die entsprechende Stelle in Umantis. Das Videointerview-Projekt muss zunächst aufgesetzt werden.
  • Entweder sind E-Mail Adresse eines Bewerbers und/oder Vorname/Nachname nicht hinterlegt.
  • Der Bewerber ist bereits zum Videointerview eingeladen worden.

Fehlermeldung: Das Video Interview-Projekt konnte nicht angelegt werden.

Diese Fehlermeldung wird angezeigt, wenn Sie auf "Neues Videointerview Projekt hinzufügen" klicken.
Mögliche Ursachen:
  • In Viasto besteht ein Projekt, das unabhängig von der Umantis-Schnittstelle erstellt wurde. Dieses wird jetzt nachträglich einer Stelle zugeordnet und es erscheint die Fehlermeldung "Das Video-Projekt konnte nicht angelegt werden".
Workaround: Kopieren Sie die Stelle und legen Sie über die Umantis-Schnittstelle das Projekt neu an.
  • Anwender möchte ein Projekt anlegen, hat aber keine bzw. die falschen Viasto-Account-Einstellungen
Workaround: Passen Sie die Viasto-Account-Einstellungen entsprechend an.

Verwandte Themen

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