Umantis Interview Planer

Effiziente Terminplanung mit dem Umantis Interview Planer

Die manuelle Koordination von Vorstellungsgesprächen ist zeitintensiv. Der Umantis Interview Planer optimiert diesen Prozess, indem er Terminabstimmungen automatisiert und die Candidate Experience verbessert. HR-Verantwortliche können direkt aus dem Umantis Bewerbermanagement heraus Einladungen an Bewerber senden, während diese selbstständig aus verfügbaren Zeiten wählen können. Die Integration mit Outlook-Kalendern sorgt für eine nahtlose Planung, ohne dass Termine doppelt gebucht werden.

▶ Factsheet Umantis Interview Planer

Voraussetzungen und Hinweise

• Bevor der Umantis Interview Planer verwendet wird, sollten zunächst die gültigen Lizenzen geprüft werden. So wird sichergestellt, dass die Nutzungsbedingungen akzeptiert wurden und keine Fehlermeldung erscheint, wenn ein Benutzer in seinem Profil den Zugriff auf das Outlook-Konto freigibt.
• Der Umantis Interview Planer und die Umantis E-Mail-Anbindung sind miteinander verbunden. Wenn Sie sich für eine Variante entscheiden, können Sie auch die andere erhalten. Eine Synchronisation beider Module ist nicht notwendig – beide Integrationen arbeiten unabhängig voneinander.
• Der Administrator kann über die Benutzereinstellungen den Abschnitt "Umantis Interview Planer" (im jeweiligen Benutzerprofil, unter /Administration/Users/ID/Profile) einblenden.
• Ebenso sollte der Abschnitt "Umantis Interview Planer" in der Ansicht einer Bewerbung im Reiter "Termine" eingeblendet sein.
• Beachten Sie bitte, dass der Interview Planer nicht bei Initiativbewerbungen genutzt werden kann. Diese müssen zuerst einer Stelle zugewiesen werden (Aktion "Bewerber mit einer anderen Stelle verknüpfen").
• Sofern Sie den Terminplanungsassistenten bisher im Einsatz hatten und den Umantis Interviewplaner verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen den Terminplanungsassistenten und damit verbundene Funktionalitäten auszublenden.

Zugriff auf Outlook-Konto gewähren

Alle Benutzer, die den Interview-Planer verwenden oder an Terminen teilnehmen, sollten im Vorfeld Zugriff auf den eigenen Outlook-Kalender gewähren. Dies kann jeder Benutzer in seinem Benutzerprofil über "Grant Access" durchführen. Das Benutzerprofil ist nach dem Einloggen in die Lösung über einen Klick auf das Profilbild und Aufrufen der Option "Mein Profil" erreichbar. Klicken Sie dort auf "Grant Access" ("Zugriff gewähren"), öffnet sich ein Fenster, in dem das entsprechende Outlook-Konto ausgewählt werden kann:

Neuen Termin hinzufügen

In der Ansicht einer Bewerbung finden Sie im Reiter "Termine" den Abschnitt "Umantis Interview Planer". Sie erhalten hier eine Übersicht über die erstellten Kandidaten-Termine und können neue erstellen.

Sofern Stellen- und Bewerber-spezifische Termine bereits existieren, werden diese hier aufgeführt und Sie können über die drei Punkte rechts den Termin-Link kopieren:

1. Um einen neuen Termin zu erstellen, klicken Sie auf "Neuen Termin hinzufügen":
   
   
   
2. Ihnen wird der folgende Screen angezeigt:
   
   
   Wählen Sie hier Ihr Outlook-Konto Konto aus und klicken Sie auf "Weiter".
   
   Hinweis zu "Delete": Über "Delete" löschen Sie die Verknüpfung zum jeweiligen Outlook-Konto! Bitte beachten Sie, dass durch dieses Zurückziehen der Freigabe Ihres Kalenders alle aktuell laufenden Terminplanungen, an denen Sie beteiligt sind, unterbrochen werden. Es ist für Bewerber dann nicht möglich, Termine über die bereits geteilten Terminplanungslinks zu buchen.
   
   
3. Nachdem Sie "Weiter" gewählt haben, wird Ihnen die "Termin erstellen"-Maske angezeigt. Diese wird nachfolgend näher beschrieben.

Termin erstellen

Titel* Vergeben Sie einen aussagekräftigen Titel. (Standardmässig wird der Stellentitel übernommen.) Nur für diese Bewerbung ist standardmässig nicht ausgewählt. Setzen Sie hier ein Häkchen, falls Sie das Terminplanungsereignis "exklusiv" nur für diese Bewerbung erstellen möchten. Standardmässig (= kein Haken gesetzt) kann ein Terminplanungsereignis auch für andere Bewerbungen auf die gleiche Stelle verwendet werden. Wen laden Sie ein? Verantwortliche Personen:* Sie sind automatisch als Organisator/in hinterlegt. Sofern Ihr Outlook-Konto mehrere Kalender hat, wählen Sie bitte den korrekten Kalender aus. Teilnehmer hinzufügen: Sie können weitere Teilnehmer hinzufügen. Es öffnet sich ein Fenster mit einem "E-Mail-Adresse"-Suchfeld. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder den Alias des zusätzlichen Teilnehmers ein, um diesen hinzuzufügen. Hinweise: Sofern eine im "Teilnehmer hinzufügen" Screen eingegebene E-Mail-Adresse einem Benutzer zugeordnet ist, wird dieser Benutzer als Teilnehmer vorgeschlagen und kann hinzugefügt werden. Falls dieser Teilnehmer keine Berechtigung zum Lesen des Kalenders erteilt hat, kann dies im Anschluss angestossen werden (über "Benachrichtigen"). In diesem Fall wird die System E-Mail SystemTemplate_SchedulerGrantInvite verschickt (Betreff: "Einladung zur Umantis Terminplanung: Bitte Kalender freigeben"). Falls Sie im Suchfeld eine E-Mail-Adresse eingeben, die nicht im System erfasst ist, erscheint der Hinweis "No user found". ▷Folgende Funktion (ist derzeit noch nicht implementiert) erlaubt es zukünftig, externe / nicht im Bewerbermanagement als Benutzer erfasste Personen hinzuzufügen:  Sie können "Externe Teilnehmer einladen". Das folgende Fenster öffnet sich und ermöglicht das Verschicken einer Einladung über Eingabe des Namens und der E-Mail-Adresse: Klicken Sie auf "Invite", wird der externe Benutzer ebenfalls als Teilnehmer erfasst. Über "Benachrichtigen" können Sie den externen Teilnehmer benachrichtigen. Wichtig: Es ist notwendig, dass alle Teilnehmer die Berechtigungen zum Lesen des Kalenders erteilen, sonst kann der Termin nicht erstellt werden. Im Beispielbild links ist ein Kalender nicht freigegeben.  Sie können bei jedem Teilnehmer die Rolle im Termin festlegen/anpassen:  Teilnehmer Eingeladener Gastgeber Ressource Optional Wann laden Sie sie ein? Datumsbereich* Das Datum "Von" wird automatisch auf das aktuelle Datum gesetzt. Geben Sie im Feld "Bis" ein Datum an, bis zu dem die Terminplanung maximal angezeigt werden soll.    Dauer* Definieren Sie die Dauer des Termins.  Intervall* Geben Sie an, in welchen Intervallen die Termine beginnen sollen. (Der Intervall sollte nicht grösser sein als die Dauer, weil es sonst zu Zeitüberschneidungen kommen könnte.) Zeitregeln Sie können bspw. Wochentage und passende Uhrzeiten definieren, die für die Terminplanung gelten sollen. Normalerweise sind dies Wochentage und Uhrzeiten zwischen 8 und 16 Uhr (MEZ).  Globale Verfügbarkeit: In der Kalenderansicht können Sie die "Globale Verfügbarkeit" einsehen. Wechseln Sie das Datum um die Verfügbarkeiten aller Teilnehmer zu prüfen.  Zeitzone* Ihre aktuelle Zeitzone wird automatisch übernommen. Passen sie diese ggf. an.  Ort Geben Sie hier an, wo der Termin stattfindet.   Remote-Link Sofern es sich um einen Remote-Termin handelt (bspw. via Zoom), können Sie hier den Remote-Link einfügen.

Sofern Sie alle Angaben getroffen haben, klicken Sie auf "Termin erstellen". 

Im Anschluss wird der Termin in der Übersicht gelistet. Über die drei Punkte kann der Link zur Terminplanung kopiert und im Browser aufgerufen werden: 

Terminbuchung

Den Link zur erstellten Terminplanung fügen Sie in die E-Mail ein, die Sie einem Bewerber senden. Öffnet er diesen Link, werden ihm die verfügbaren Termine angezeigt:


Sofern ein passender Termin dabei ist, kann der Bewerber diesen auswählen, um dann seine Daten einzugeben (Name und E-Mail-Adresse) und den Termin zu buchen:


Es besteht auch die Möglichkeit, noch einen Gast einzuladen (durch Eingabe einer weiteren E-Mail-Adresse).

Buchung bestätigen

Klickt der Bewerber auf "Buchung bestätigen" wird die folgende Maske angezeigt:


Es wird eine Buchungsbestätigung per E-Mail an die vom Bewerber angegebene E-Mail-Adresse geschickt.

• Betreff: "Ihr Meeting am (Datum Uhrzeit) ist bestätigt".
• Der Terminname ist genau wie oben unter "Titel" definiert.
• Die Kalendereinladung beinhaltet einen MS-Teams Link für die Remote-Teilnahme.

Sie als Organisator (und weitere Terminteilnehmer) erhalten ebenfalls eine Buchungsbestätigung.

Benutzer verwalten

Administratoren haben die Möglichkeit, über den Button "Benutzer verwalten" auf den Lizenzmanager zuzugreifen:

Hierüber können Benutzer für die Umantis E-Mail-Anbindung und den Umantis Interview Planer hinzugefügt oder entfernt werden. Ebenso kann ein Lizenz-Upgrade durchgeführt werden:

Die Aktivierung kann nicht separat erfolgen, eine Benutzerlizenz umfasst immer beide Funktionen (E-Mail-Anbindung und Interview-Planer).

Benutzer hinzufügen

Jeder Benutzer, der die Funktionen verwenden soll, wird über "Benutzer hinzufügen" entsprechend erfasst. Hierbei kann das Suchfeld verwendet werden, um die Benutzer zu finden und hinzuzufügen:

Genutzte Lizenzen

Diese Zahl zeigt an, wieviel Lizenzen gerade in Nutzung und verfügbar sind, bspw. "Genutzte Lizenzen: 4 von 5". Über Lizenz Upgrade kann die Anzahl der Lizenzen erhöht werden.

Die Anzahl der Freilizenzen ist abhängig von der jeweiligen Gesamtlizenzanzahl Ihres Bewerbermanagement-Systems.

Lizenz Upgrade

Sofern Sie mehr Lizenzen benötigen, können Sie ein Upgrade buchen und die Anzahl der Benutzerlizenzen entsprechend erhöhen.

Der Klick auf "Kostenpflichtig bestellen" erhöht sofort die Anzahl der verfügbaren Lizenzen. Gleichzeitig wird eine Bestellbestätigung an den Benutzer und an Umantis gesendet, die den Rechnungsstellungsprozess auslöst. Lizenzen werden anteilig für das laufende Jahr berechnet. Mit der nächsten Jahresrechnung wird der volle Preis berechnet. Sofern Sie Lizenzen abbestellen wollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Umantis Ansprechpartner.

Wichtige Infos:

• Für den Umantis Interview Planer benötigen nur Administratoren oder Personalbetreuer eine Lizenz.
• Für die Umantis E-Mail-Anbindung benötigen alle Benutzer eine Lizenz, die ein E-Mail-Konto verbinden sollen.

Legal, Datenschutz und KI

Weitere Informationen finden Sie im folgenden PDF-Dokument: Umantis Interview Planer - Informationen zur Datenverarbeitung