Umantis E-Mail-Anbindung
Die Umantis E-Mail-Anbindung bietet Ihnen die Möglichkeit, E-Mails automatisch in Ihr Bewerbermanagement hochzuladen. Sie können hierbei einen oder mehrere Ordner Ihres E-Mail-Kontos mit dem Bewerbermanagement verknüpfen (synchronisieren). Ebenso ist es möglich, mehrere E-Mail-Adressen mit Ihrem Benutzer zu verknüpfen.
Berechtigte Rollen für die Synchronisation
Die nachfolgenden Benutzerrollen haben die Berechtigung, die Umantis E-Mail-Anbindung für sich zu konfigurieren. D.h. diese Rollen können eigene Mail-Postfächer synchronisieren:
- Administrator
- Personalbetreuer
- Personalassistent
- Linienvorgesetzter
Kompatibilität / Systemanforderungen
Die Umantis E-Mail-Anbindung ist aktuell nur mit Outlook kompatibel. Für die Nutzung benötigen Sie Outlook 2003 oder höher. Zudem ist die Umantis E-Mail-Anbindung mit allen gängigen Exchange-Servern kompatibel. Sollten Sie einen eigenen Exchange-Server betreiben und unsicher sein, ob dieser mit der Umantis E-Mail-Anbindung kompatibel ist, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Anzeigen der Umantis E-Mail-Anbindung
Sollte die Umantis E-Mail-Anbindung bei Ihnen noch nicht sichtbar sein, benötigen Sie für die Aktivierung der Anzeige den Administrator-Zugriff auf Ihr Bewerbermanagement.
Nutzen Sie den Ansicht-anpassen-Modus, um den erforderlichen Menüpunkt in Ihrem Bewerbermanagement einzublenden. Navigieren Sie zum Menüpunkt "Kommunikation" im Hauptmenü. Hier finden Sie den neuen Reiter "Umantis E-Mail-Anbindung". Sollte dieser bei Ihnen noch ausgeblendet sein (Siehe Bild), können Sie ihn über einen Klick auf "Einblenden" (im Bild durch einen Pfeil markiert) sichtbar machen.
Technische Einrichtung
Nachdem Sie den Menüpunkt eingeblendet haben und den Ansicht-anpassen-Modus verlassen haben, klicken Sie bitte auf den Menüpunkt "Umantis E-Mail-Anbindung". Sobald die Seite erfolgreich geladen wurde, sehen Sie die Maske zur Konfiguration. Hier findet die Synchronisation Ihres Mail-Kontos (Postfach) statt.
Mit einem Klick auf "Postfach verknüpfen" starten Sie den Prozess zur Einbindung Ihres E-Mail-Kontos. Sie werden dann durch den Prozess der Einbindung Ihres E-Mail-Accounts geleitet. Im ersten Prozessschritt werden Sie gebeten, Ihren Mail-Account zu definieren. 
Hinweis: Zur Zeit ist die Synchronisation nur mit Outlook-Accounts möglich.
Nach klicken auf "Continue with Microsoft" werden Sie gebeten, Ihre Zugangsdaten für Ihren Mail-Account anzugeben.
Zudem werden Sie gebeten der Integration die Berechtigung zu erteilen, auf Ihre E-Mails zuzugreifen. Dies ist notwendig, damit die Umantis E-Mail-Anbindung funktioniert. Sobald Sie die nötigen Informationen angegeben haben und der Prozess abgeschlossen ist, ist Ihr E-Mail-Konto mit Ihrem Bewerbermanagement verbunden. Eventuell ist es nötig, dass Sie nach Abschluss des Prozesses die Seite aktualisieren, damit alle Daten und Ihre Ordnerstruktur korrekt geladen werden können.
Auswahl der zu synchronisierenden Ordner
Um einen oder mehrere Ihrer Ordner mit Ihrem Bewerbermanagement zu synchronisieren, müssen Sie zunächst bei dem oder bei den Ordnern, die Sie synchronisieren möchten, ein Häkchen in der Auswahlbox links neben dem Titel des Ordners setzen. Durch das Setzen des Häkchens wird noch nicht die Synchronisation ausgelöst!
Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie unter der Anzeige Ihrer Ordner auf "Speichern". Ihnen wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Sie mit einem Klick auf "Synchronisieren" die Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Konto und Ihrem Bewerbermanagement aktivieren.
Wenn Sie nun einen kleinen Moment warten, wird sich der "Sync"-Schalter automatisch auf Grün umstellen. Die E-Mails aus den von Ihnen ausgewählten Ordnern werden nun mit Ihrem Bewerbermanagement synchronisiert.
Beenden der Synchronisation
Um die Verbindung zwischen Ihrem E-Mail-Konto und Ihrem Bewerbermanagement wieder zu lösen, klicken Sie einfach auf das Drei-Punkt-Menü neben dem "Sync"-Schalter. In dem nun erscheinenden Menü wählen Sie den Punkt "Verknüpfung Entfernen" und bestätigen Sie in dem nun erscheinenden Pop-Up Fenster, dass Sie die Verknüpfung entfernen möchten.
Wenn das Entfernen der Verknüpfung erfolgreich gewesen ist, wird Ihnen nun kein E-Mail-Konto mehr angezeigt und Sie erhalten eine Meldung, die Ihnen sagt, dass das Deaktivieren der Verknüpfung gelungen ist. Es werden keine E-Mails aus dem zuvor verbundenen Konto mehr in Ihr Bewerbermanagement hochgeladen.
Authentifizierung aktualisieren
Falls sich für Ihren Mail-Account die Zugangsdaten geändert haben sollten, kann dies über den Eintrag "Authentifizierung aktualisieren" im Drei-Punkte-Menü angepasst werden. Sie durchlaufen hierbei im Wesentlichen die Schritte wie bei der erstmaligen Einrichtung.
Verwendung der E-Mail-Anbindung
Allgemeine Informationen
Es werden alle E-Mails aus den von Ihnen ausgewählten Ordnern in Ihr Bewerbermanagement hochgeladen. Wir versuchen die E-Mails direkt mit den entsprechenden Bewerbern zu verknüpfen. Wenn dies nicht zweifelsfrei möglich ist, wird die E-Mail als "E-Mail ohne Zuordnung" im System hinterlegt. Sie finden diese E-Mails dann unter dem Menüpunkt "Kommunikation" im Reiter "E-Mails ohne Zuordnung". E-Mails, die einem Bewerber zugeordnet sind, können nur von Usern gesehen werden, die auch die Berechtigung haben, den Bewerbenden zu sehen. E-Mails ohne Zuordnung können von allen Nutzern mit Zugriff auf den Reiter eingesehen werden. Es werden lediglich E-Mails synchronisiert, welche nach der Aktivierung der Synchronisation in den ausgewählten Ordner gezogen werden oder durch eine definierte Regel in Outlook automatisch in die Synchronisierten Order verschoben werden. E-Mails, die bereits vor der ersten Synchronisation im Ordner vorhanden waren, werden nicht synchronisiert.
E-Mails ohne Zuordnung
Information über Wer sieht hier was?
Wenn wir eine E-Mail keiner spezifischen Bewerbung zuordnen können, wird diese Mail im Reiter E-Mails ohne Zuordnung unter dem Menüpunkt Kommunikation angezeigt werden.
Um eine E-Mail zuzuordnen, wählen Sie diese durch einen Klick auf das Auswahlfeld links neben dem Titel der E-Mail aus. Sie haben die Möglichkeit eine oder mehrere E-Mails auszuwählen. Wenn Sie mehrere E-Mails auswählen, beachten Sie, dass sie für alle gewählten E-Mails nur eine Aktion auswählen können.
Sie haben die Möglichkeit, die E-Mail:
- einer bestehenden Bewerbung zuzuweisen
- einem neuen Bewerber zuzuweisen
- einem bestehenden Personalvermittler zuzuweisen
- einem neuen Personalvermittler zuzuweisen
- die E-Mail/E-Mails zu löschen
Nachdem Sie die auszuführende Aktion ausgewählt haben, klicken Sie auf den "Play-Button" neben Ihrer Auswahl.
Einer Bestehenden Bewerbung zuweisen
Wenn Sie eine E-Mail einer bestehenden Bewerbung zuweisen möchten, wählen Sie die jeweilige E-Mail aus der Liste der nicht zugeordneten E-Mail aus. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die Aktion "Bestehender Bewerbung zuweisen" und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den "Play-Button" der nun erscheint.
Sie werden nun auf eine Suchseite weitergeleitet. Ihnen werden verschiedene Optionen angeboten um den jeweiligen Bewerber zu finden. Wenn Sie den entsprechenden Bewerber gefunden haben, wählen Sie diesen über einen Klick auf das Auswahlfeld Links neben dem entsprechenden Bewerber.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf "Auswählen".
Sie haben nun nochmals die Möglichkeit Ihre Auswahl zu überprüfen. Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "Zuweisen".
Einem neuen Bewerber zuweisen
Wenn Sie eine E-Mail einem neuen Bewerber zuweisen möchten, wählen Sie die jeweilige E-Mail aus der Liste der nicht zugeordneten E-Mail aus. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die Aktion "Neuem Bewerber Zuweisen" und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den "Play-Button" der nun erscheint.
Auf der nun folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit einige Angaben zu dem Bewerber zu ergänzen sowie weitere Unterlagen hochzuladen.
Sobald Sie alle Dateien der Bewerbung hinzugefügt haben, und die Angaben zum Bewerber ergänz haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf "Speichern".
Nachdem Sie alle gewünschten Angaben gemacht haben, haben Sie nochmals die Möglichkeit die von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen. Wenn Sie mit den Angaben zufrieden sind, klicken Sie auf "Zuweisen". Sie haben selbstverständlich auch zu einem späteren Zeitpunkt noch die Möglichkeit Angaben zu ergänzen und Dokumente in der Bewerbung zu ergänzen.
Einem bestehenden Personalvermittler zuweisen
Wenn Sie eine E-Mail einem bestehenden Personalvermittler zuweisen möchten, wählen Sie die jeweilige E-Mail aus der Liste der nicht zugeordneten E-Mail aus. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die Aktion "Bestehendem Personalvermittler zuweisen" und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den "Play-Button" der nun erscheint.
Sie werden nun auf eine Suchseite weitergeleitet. Ihnen werden verschiedene Optionen angeboten um den jeweiligen Personalvermittler zu finden. Wenn Sie den entsprechenden Personalvermittler gefunden haben, wählen Sie diesen über einen Klick auf das Auswahlfeld Links neben dem entsprechenden Personalvermittler.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf "Auswählen".
Sie haben nun nochmals die Möglichkeit Ihre Auswahl zu überprüfen. Wenn Sie mit der Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf "Zuweisen".
Einem neuen Personalvermittler zuweisen
Wenn Sie eine E-Mail einem neuen Personalvermittler zuweisen möchten, wählen Sie die jeweilige E-Mail aus der Liste der nicht zugeordneten E-Mail aus. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die Aktion "Neuem Personalvermittler Zuweisen" und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den "Play-Button" der nun erscheint.
Auf der nun folgenden Seite haben Sie die Möglichkeit einige Angaben zu dem Personalvermittler zu ergänzen. Bestätigen Sie Ihre eingaben mit einem Klick auf "Speichern"
Nachdem Sie alle gewünschten Angaben gemacht haben und auf "Speichern" geklickt haben, haben Sie nochmals die Möglichkeit die von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen. Wenn Sie mit den Angaben zufrieden sind, klicken Sie auf "Zuweisen".
E-Mail löschen
Wenn Sie eine E-Mail Löschen möchten, wählen Sie die jeweilige E-Mail aus der Liste der nicht zugeordneten E-Mail aus. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wählen Sie die Aktion "Löschen" und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf den "Play-Button" der nun erscheint.
Auf der nun folgenden Seite werden Sie aufgefordert, das Löschen der E-Mail zu bestätigen. Unter anderem wird Ihnen hier die Zahl der ausgewählten E-Mails angezeigt. Wenn Sie die Angaben überprüft haben, klicken Sie auf "Löschen".
Einem Bewerber zugeordnete E-Mail
E-Mails, die einem Bewerber zugeordnet werden können, finden Sie in der Kommunikationsübersicht beim jeweiligen Bewerber.
Benutzer verwalten / Lizenz Upgrade
Die Benutzerverwaltung und Upgrade der Lizenzen ist analog zum Umantis Interview Planer.
Wie Sie Benutzer und Lizenzen verwalten finden Sie im folgenden Abschnitt Umantis Interview Planer > Benutzer verwalten.
FAQs - Fragen und Antworten
- Wie lange dauert es, bis neu erstellte Ordner in der Ordnerauswahl für die Synchronisation angezeigt werden?
- Es kann einige Minuten dauern, bis neu erstellte Ordner in der Ordnerauswahl für die Synchronisation angezeigt werden. Bitte haben Sie etwas Geduld.
- Wie häufig werden die Ordner und E-Mails zwischen dem Bewerbermanagement und Outlook Synchronisiert?
- Die Synchronisation der Ordner und E-Mails zwischen dem Bewerbermanagement und Outlook kann mehrere Minuten in Anspruch nehmen.
- Welche Rolle muss ich innehaben, damit ich die Umantis E-Mail-Anbindung nutzen kann?
- Technisch gesehen gibt es keine Einschränkungen für die Nutzung der Umantis E-Mail-Anbindung. Der Administrator kann jedoch das Feature ein- oder ausblenden, sodass es nicht für jede Nutzerrolle sichtbar ist. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator, wenn Sie keinen Zugriff haben.
- Sind alle an das Bewerbermanagement angebundenen E-Mail-Konten für jeden im Bewerbermanagement sichtbar?
- Nein, die E-Mail-Konten sind nur für die Nutzer sichtbar, bei denen diese registriert wurden. E-Mails, die ins Bewerbermanagement hochgeladen wurden, können jedoch je nach den Einstellungen des Bewerbermanagements und den Berechtigungen des einzelnen Nutzers für andere sichtbar sein.
- Ist es möglich, unser zentrales Postfach für Bewerbungen mit unserem Bewerbermanagement zu verbinden?
- Ja, Sie können jedes Postfach verbinden, das über eigene Anmeldedaten verfügt. Wenn das Postfach von mehreren Nutzern verwendet wird, beachten Sie bitte, dass jedes Postfach nur mit einem Konto im Bewerbermanagement verbunden werden kann.
- Was passiert, wenn ich einen Ordner in Outlook lösche?
- Wenn Sie einen Ordner in Ihrem Outlook-Konto löschen, wird dieser nicht mehr mit Ihrem Bewerbermanagement synchronisiert und verschwindet aus der Ordnerübersicht. Bereits synchronisierte E-Mails bleiben jedoch im Bewerbermanagement. Möchten Sie die E-Mails löschen, so müssen Sie dies manuell tun.
- Was passiert, wenn ich einen Ordner in Outlook verschiebe?
- Der Ordner sollte weiterhin synchronisiert werden. Um sicherzustellen, dass der Ordner noch synchronisiert wird, überprüfen Sie dies bitte in Ihrem Bewerbermanagement.
- Werden synchronisierte E-Mails in Outlook markiert?
- Nein. Aktuell werden Synchronisierte E-Mails nicht in Outlook markiert.
- Ist es notwendig, “Bewerbungsreferenz im Betreff von E-Mails” für die Synchronisation zu aktivieren?
- Nein, es ist nicht zwingend nötig.
- Gibt es eine Möglichkeit für einen Administrator zu sehen, welche Benutzer ihr Outlook-Konto verbunden haben?
- Nein. Dies ist aktuell nicht möglich.
- Müssen wir irgendwelche Schritte in Outlook selbst durchführen?
- Das kommt auf die Sicherheitseinstellungen Ihres Unternehmens an. Bitte setzen Sie sich mit Ihrer internen IT in Verbindung, um herauszufinden, welche Schritte nötig sind, um die Umantis E-Mail-Anbindung nutzen zu können.
- Ist es möglich, Initiativbewerbungen zu synchronisieren, die direkt per E-Mail eingehen und noch nicht im Bewerbermanagement sind?
- Ja. Initiativbewerbungen, die keiner bestehenden Bewerbung oder Person zugeordnet werden können finden Sie in der Rubrik E-Mails ohne Zuordnung.
- Funktioniert die Umantis E-Mail-Anbindung nur mit Outlook, oder kann ich auch andere Anbieter anbinden?
- Aktuell können Sie nur Outlook mit dem Bewerbermanagement verbinden.
- Werden alle E-Mail-Anhänge (auch Logos, Signaturen, etc.) automatisch im Bewerbermanagement hochgeladen?
- Ja. Alle Anhänge einer E-Mail werden im Bewerbermanagement hochgeladen.
Ausnahme: Sofern Sie über die Sicherheitseinstellungen eine entsprechende Beschränkung der Dateierweiterung für Bewerbungs- und Kommunikations-Endpunkte (API) vorgenommen haben, werden Sie über einen fehlgeschlagenen Upload benachrichtigt ("Ein oder mehrere Anhänge einer E-Mail konnten aufgrund von Sicherheitseinschränkungen nicht hochgeladen werden...")
Legal, Datenschutz und KI
Weitere Informationen finden Sie im folgenden PDF-Dokument: Umantis E-Mail-Anbindung - Informationen zum Datenschutz