Neue Verantwortlichkeit erstellen - für Mitarbeiter und Stellen
Im Umantis Mitarbeitermanagement haben Sie die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten zu erstellen und auf diese Art Mitarbeiterbeziehungen besser abzubilden.
Sofern eine Verantwortlichkeit für Mitarbeiter erstellt wird, die auch vollen Zugriff auf das jeweilige Stellenprofil gewähren soll, muss diese Person die Rolle Vorgesetzter (oder andere Rolle mit Zugriff auf das Stellenprofil) des Mitarbeiters inne haben.
Sie haben die Möglichkeit, Verantwortlichkeiten zu erstellen für:
- Mitarbeiter
- Klicken Sie im Stellenprofil eines Mitarbeiters, für den Sie eine verantwortliche Person bestimmen möchten, auf "Neue Verantwortlichkeit erstellen".
- Wählen Sie im Mitarbeiterverzeichnis die Person aus, die die Verantwortung für spezifische Themen des Mitarbeiters übernehmen soll. Klicken Sie hierfür in der tabellarischen Übersicht auf "Verantwortlichkeit erstellen".
- Befolgen Sie jetzt die Hinweise im nachfolgenden Abschnitt ("Neue Verantwortlichkeit erstellen").
- Stellen
- Klicken Sie im Stellenprofil einer Stelle, für die Sie eine verantwortliche Person bestimmen möchten, auf "Neue Verantwortlichkeit erstellen".
- Wählen Sie im Mitarbeiterverzeichnis die Person aus, die die Verantwortung für spezifische Themen zu dieser Stelle übernehmen soll. Klicken Sie hierfür in der tabellarischen Übersicht auf "Verantwortlichkeit erstellen".
- Befolgen Sie jetzt die Hinweise im nachfolgenden Abschnitt ("Neue Verantwortlichkeit erstellen).
Neue Verantwortlichkeit erstellen
Wählen Sie in der Ansicht "Mitarbeitername / Stellentitel - Neue Verantwortlichkeit erstellen" die erforderlichen Details zur Verantwortlichkeit an:
- Verantwortlichkeit:
- Definieren Sie die Verantwortlichkeit. Bei Mitarbeitern umfassen diese bspw.: Vertrauensperson, Mentor, Trainer etc. Bei Stellen können Themen wie Fachverantwortung, Budgetplanung o.ä. zugewiesen werden.
Bei den Verantwortlichkeiten handelt es sich um eine Auswahlliste, die Sie nach Ihrem Bedarf anpassen können.
- Beschreibung:
- Hier kann eine Beschreibung zur Verantwortlichkeit hinterlegt werden.
- Umfang der Verantwortlichkeit*
- Verantwortlichkeit für diese Stelle
- Verantwortlichkeit für Mitarbeiter, unabhängig von Stelle
- Zugriff erteilen
- Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, dann bekommt die verantwortliche Person Zugriff auf das Stellenprofil (die Stellenprofile) des Mitarbeiters solange die zuvor ausgewählte Stelle der verantwortlichen Person aktiv ist.
Hinweise:
- Beachten Sie bitte, dass mit der Erteilung des Zugriffs auf den Mitarbeiter die verantwortliche Person (gemäss Modulberechtigung) automatisch alle Stellen des Mitarbeiters sieht, also auch historisierte und solche aus anderen Organisationseinheiten. Der verantwortlichen Person wird der Mitarbeiter wie ein Direktunterstellter ausgegeben (Suchlinks auf der Hauptseite, Diagramme etc.).
- Wird die Stelle eines Direktunterstellten historisiert, dann sieht die verantwortliche Person die historisierte Stelle sowie alle (Veranstaltungs-)Anmeldungen der Person während einer definierten Karenzzeit (einstellbar unter /Administration/ModulAccess/Miscellaneous, standardmässig 90 Tage) noch. Nach Ablauf dieser Frist werden die historisierte Stelle sowie die dazugehörigen Anmeldungen nicht mehr angezeigt. Siehe auch Module & Zugriffe
- Beachten Sie bitte, dass mit der Erteilung des Zugriffs auf den Mitarbeiter die verantwortliche Person (gemäss Modulberechtigung) automatisch alle Stellen des Mitarbeiters sieht, also auch historisierte und solche aus anderen Organisationseinheiten. Der verantwortlichen Person wird der Mitarbeiter wie ein Direktunterstellter ausgegeben (Suchlinks auf der Hauptseite, Diagramme etc.).
Klicken Sie auf "Verantwortlichkeit erstellen", um die Verantwortlichkeit zu erstellen. Im Anschluss finden Sie im Stellenprofil des Mitarbeiters / der Stelle, im Abschnitt "Weitere Verantwortlichkeiten", eine tabellarische Auflistung aller erstellten Beziehungen, bzw. Verantwortlichkeiten.
In der Tabelle sind ebenso Icons hinterlegt, die die erstellte Verantwortlichkeit beschreiben:
- Umfang der Verantwortlichkeit: Verantwortlichkeit für Mitarbeiter, unabhängig von der Stelle
- Umfang der Verantwortlichkeit: Verantwortlichkeit für diese Stelle
- die erstellte Verantwortlichkeit gibt Zugriffsrechte
Die erstellten Verantwortlichkeiten können nicht im Organigramm dargestellt werden.
Import von Verantwortlichkeiten
Um Verantwortlichkeiten zu importieren, nutzen Sie die entsprechende Import-Vorlage für den Import von Mitarbeitern und Stellen. Füllen Sie diese mit den jeweiligen Variablen zur Verantwortlichkeit ab, die Sie in der tabellarischen Auflistung zum Mitarbeiter-Stellen Import finden.