Umantis Multiposting im Bewerbermanagement (Enterprise)

Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf das Umantis Multiposting innerhalb des Umantis Bewerbermanagements (Enterprise). Die Integration in Abacus finden Sie auf der Seite Umantis Multiposter.

Job Marketing

Umantis Job Marketing beinhaltet sowohl Multiposting, Umantis Staatliche Portale als auch Umantis Vertragsmitnahme. Unterhalb von Umantis Staatliche Portale sind die Bundesagentur für Arbeit - BfA und RAV/Jobroom zu finden.

JOB MARKETING
Multiposting	Umantis Staatliche Portale ▶ Bundesagentur für Arbeit - BfA ▶ RAV/Jobroom	Umantis Vertragsmitnahme

Multiposting

Video Tutorial zum Umantis Multiposting

Über den Reiter "Multiposting" innerhalb der Externen Ausschreibung einer Stelle gelangen Sie zum Umantis Multiposting:
"Stellen" > (Auswahl einer Stelle) > Reiter Externe Ausschreibung > "Multiposting" oder direkt über URL-Erweiterung: /Recruiting/Vacancies/ID/Publication/RecruitmentMarketing
Sollte der Reiter nicht sichtbar sein, können Sie diesen über den Anpassungsmodus einblenden.

Umantis Multiposting ermöglicht eine schnelle Bereitstellung von Stellenanzeigen auf mehr als 2500 Stellenbörsen weltweit (Multiposter). Der Service steht Ihnen direkt über das Umantis Bewerbermanagement zur Verfügung. Es handelt sich um eine kostenfreie Erweiterung Ihres Umantis Bewerbermanagements. Abhängig vom jeweiligen Ausschreibungskanal (den/die Sie zu einer Kampagne hinzufügen) fallen unterschiedliche Kosten an.

Einrichtung und Konfiguration

Die Einrichtung/Konfiguration erfolgt automatisiert (unter Umständen sind zusätzliche Abstimmungen notwendig).

Voraussetzungen

• Der Stelle muss ein zuständiger Personalbetreuer zugewiesen sein.
• Die Stelle muss auf dem eigenen Stellenmarkt ausgeschrieben sein.
• Ausschreibungsinhalte müssen für alle Sprachen hinterlegt sein, für die eine Kampagne geschaltet werden soll.

Funktionen

Nach Kanälen suchen

Sie haben die Möglichkeit, manuell Kanäle zu durchsuchen - oder entweder den Reiter "Empfohlen" oder "Alle Kanäle" auszuwählen.

Sortieren nach

Die angezeigten Ausschreibungskanäle können Sie nach folgenden Kriterien sortieren:

• Relevanz
• Aktuellste
• Meistbestellt
• Zuletzt erstellt
• Preis (absteigend)
• Preis (aufsteigend)
  

Filtern nach

• Stellenfunktion

Eine Stellenfunktion auswählen

• Stellentitel

Eine Option suchen und auswählen

• Standort

Eine oder mehrere Optionen Suchen und auswählen

Die Kartenansicht eines Kanals enthält die wichtigsten Informationen:

• Ausschreibungsdauer (oben links)
• Kosten (oben rechts)
• Name des Kanals

Über "Weitere Informationen" können detaillierte Informationen des Kanals aufgerufen werden:

• Link zur Website
• Beschreibung
• Upload Zeit

Angabe der maximalen Zeit, die benötigt wird, bis die Ausschreibung zu sehen ist.

• Einrichtungszeit

Sofern eine Zeit hinterlegt: Angabe, dass diese Stellenbörse eine zusätzliche Einrichtungszeit bei der ersten Nutzung über Umantis Multiposting erfordert. Nach der ersten Nutzung wird für jede weitere Ausschreibung über diesen Kanal nur noch die reguläre Upload-Zeit benötigt.

• Standort

• Zur Kampagne hinzufügen

Haben Sie bei einer Stellenbörse "Zur Kampagne hinzufügen" ausgewählt, so wird diese bei "Ihr Auftrag" hinterlegt.

• Aus Kampagne entfernen

Diese Option erscheint nur bei Stellenbörsen, die Sie zur Kampagne hinzugefügt haben und die sich entsprechend "Im Auftrag" befinden.

Ihr Auftrag

Auftragsübersicht

Sie sehen hier eine Übersicht Ihres Auftrags und können mit "Weiter" zum nächsten Schritt.

Details der Stellenausschreibung

Zusammenfassend werden Ihnen hier die Details der Stellenausschreibung gezeigt.

Neben Ausschreibungsinhalt (Änderung über Ausschreibungsinhalte) werden folgende Pflichtfelder abgefragt, die via Selektionsliste definiert werden können:

• Branche
• Stellenfunktion
• Arbeitsverhältnis
• Gehaltsspanne

Die Gehaltsspanne kann "von" und "bis" in einer bestimmen Währung angegeben werden. Zudem kann definiert werden, ob es sich um ein monatliches oder ein Jahresgehalt handelt.

□ Keine Gehaltsspanne angeben*

*Sie können hier ein Häkchen setzen, sofern Sie keine Gehaltsspanne eingeben möchten. Beachten Sie jedoch, dass einige Ausschreibungskanäle die Angabe einer Gehaltsspanne voraussetzen.

• Wochenarbeitszeit in Stunden

Stellenkriterien

Überprüfen Sie an dieser Stelle den vor-abgefüllten Inhalt zu den Stellenkriterien und fügen Sie fehlende Details hinzu bzw. bearbeiten Sie diese.

Folgende Pflichtfelder müssen hier ausgefüllt bzw. definiert werden:

• Arbeitsort - Land
• Arbeitsort - Postleitzahl
• Arbeitsort - Stadt
• Arbeitsort - Strasse
• Mindestberufserfahrung (Jahre)
• Ausbildungsgrad
• Anstellungsniveau

Auftrag abschliessen

In diesem Schritt sehen Sie eine Übersicht Ihres gesamten Auftrags:

Hinweise:

• Falls ein ein Warnsymbol () neben einem Kanal erscheint, dann deutet es darauf hin, dass dort bereits eine aktive Kampagne für diese Stelle existiert.
• Überprüfen Sie bitte alle Details, bevor Sie die Checkbox unten rechts anhaken und auf "Jetzt kaufen" auswählen.
  

Hinweis: Indem Sie auf «Jetzt kaufen» klicken, bestätigen Sie, dass der volle Betrag in Rechnung gestellt wird und keine Änderungen am Inhalt und Titel der Ausschreibung möglich sein werden.

FAQ Multiposting

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Wo finde ich die Multiposting-Funktion in meiner Lösung?

Die Multiposting-Funktion ist in Ihrer Umantis Bewerbermanagement-Lösung enthalten. Sie können diese auf einer Stelle über den Reiter „Externe Ausschreibungen“ unter „Multiposting“ aufrufen.

Muss ich für die Aktivierung der Multiposting-Funktion eine Gebühr bezahlen?

Nein, die Aktivierung der Multiposting-Funktion erfolgt kostenlos. Es entstehen lediglich Kosten durch die Jobplattformen, wenn Stellen auf diesen publiziert werden. Die hierbei entstehenden Kosten werden Ihnen transparent angezeigt.

Welche Benutzerrollen haben Zugriff auf die Multiposting-Funktion?

Es haben Administratoren und Personalbetreuer/-assistenten, die zusätzlich die Berechtigung zum Ausschreiben einer Stelle haben, Zugriff auf die Multiposting-Funktion.

Kann der Zugriff auf die Multiposting-Funktion auf bestimmte Personalbetreuer/-assistenten und/oder Niederlassungen beschränkt werden?

Eine Beschränkung auf bestimmte Niederlassungen ist nicht möglich. Eine Beschränkung auf bestimmte Personalbetreuer/-assistenten ist durch das Erteilen/Entziehen der Berechtigung zum Ausschreiben einer Stelle möglich, welches Sie wie oben stehend vornehmen können. Alternativ besteht die Möglichkeit, für die Multiposting-Funktion die Berechtigung "Sensible Daten" zu vergeben und diese Berechtigung wiederum nur ausgewählten Benutzern und Benutzerrollen zuzuteilen.

Welche Ausschreibungsinhalte können aktuell über die Multiposting-Funktion dargestellt werden?

Ausschreibungsinhalte, die als Textblöcke (Titel, Textblöcke, Kontakt) erfasst wurden, können aktuell über die Multiposting-Funktion dargestellt werden. Auswahllisten oder Inhalte, die fix im Inserate-Layout erfasst sind, können in noch nicht verwendete Textfelder eingefügt und so in die Ausschreibung übernommen werden

Wie kann ich Ausschreibungsinhalte, die in Form einer Auswahlliste oder fix im Inserate-Layout hinterlegt sind, trotzdem für die Multiposting-Funktion übernehmen?

Es stehen insgesamt 8 Textblock-Titel, sowie 8 dazugehörige Textblöcke und ein Kontaktfeld je Stelle zur Verfügung. Sofern eines dieser Felder noch frei ist, können Inhalte, die aktuell bspw. fix im Inserate-Layout erfasst sind, in einem freien Titel oder Textblock für die Multiposting-Funktion erfasst werden.

Wo können die Inhalte für die Stellenausschreibung in der Multiposting-Funktion angepasst werden?

Die Inhalte können vor Veröffentlichung in den Ausschreibungsinhalten der entsprechenden Stelle (Textblock oder Textblock-Titel) angepasst werden. Eine Anpassung der Reihenfolge der Inhalte (z.B. „Wir bieten“ vor „Sie bringen mit“) erfolgt über die Anpassung im CWC-Modus. Eine Anpassung (Edit-Funktionalität) der Inhalte innerhalb der Multiposting-Funktion selbst sowie eine nachträgliche Anpassung nach Veröffentlichung ist aktuell nicht möglich.

Wo kann die Reihenfolge bzw. Anordnung der Ausschreibungsinhalte (Textblock-Titel, Textblock) in der Multiposting-Funktion angepasst werden?

Die Reihenfolge bzw. Anordnung der Inhalte kann in den Ausschreibungsinhalten angepasst werden. Hierfür müssen Sie (als Einrichtungs-Administrator) lediglich über „Einstellungen“ (oben rechts) in den „Ansicht anpassen“-Modus gehen und die Textblock-Titel oder Textblöcke durch Drag and Drop verschieben.

Welche Filter-Möglichkeiten bestehen für die Plattformen?

Innerhalb der Multiposting-Funktion befinden sich auf der linken Hälfte verschiedene Filter. Man kann hier z.B. nach Stellenfunktion, Stellentitel, sowie nach einem Standort filtern. Stellentitel und Standort funktionieren nach dem Prinzip der Google-Suche. Nach Eingabe einiger Buchstaben werden Vorschläge gemacht. Beim Standort-Filter kann nach einem Ort (z.B. Genf) oder nach einem Land (z.B. Schweiz) gefiltert werden.

Auf welcher Grundlage werden die Plattform-Empfehlungen generiert?

Die Empfehlungen werden auf Basis der bereitgestellten Informationen zur Stelle (Standort, Stellenbezeichnung und Funktion) erstellt. Hierbei wird durchleuchtet, welche Funktionen, Stellen und Standorte bevorzugt über welche Job-Plattform eingesteuert werden. Die Multiposting-Funktion erstellt mit diesen Vergleichsdaten eine Liste mit empfohlenen Plattformen.

Warum wird bei bestimmten Plattformen neben der Upload-Zeit zusätzlich eine Einrichtungszeit angegeben?

Bestimmte Plattformen benötigen eine zusätzliche Einrichtungszeit bei erstmaliger Nutzung der Multiposting-Funktion. Danach muss für jede weitere Stelle, die über diese Plattform publiziert wird, lediglich die Upload-Zeit berücksichtigt werden. Die ausgewählte Ausschreibungsdauer der Stelle ist hiervon nicht betroffen.

Warum sind bestimmte Multiposting-Plattformen bei Publikation einer Stelle kostenpflichtig, obwohl sie bei einer Einzelnutzung kostenlos wären?===

Hinter der gesamten Multiposting-Funktion steckt viel administrativer Aufwand für die Integration und für den Unterhalt der Plattform innerhalb unserer Bewerbermanagement-lösung. Die geringen Kosten, die hierfür anfallen, decken somit die entstandenen Kosten auf unserer Seite. Jedoch entfällt auch auf Ihrer Seite der zusätzliche Aufwand der Neuerstellung pro Plattform und spart Ihnen somit auch Zeit.

Warum müssen bei Details der Stellenausschreibung und Stellenkriterien weitere Informationen wie z.B. Branche, Stellenfunktion, Wochenarbeitszeit oder Ausbildungsgrad angegeben werden?===

Die Details in der Stellenausschreibung müssen erfasst werden, da diese eine Grundvoraussetzung sind für bestimmte Plattformen. Bei den einzutragenden Informationen handelt es sich um die gängigsten Werte, welche bei den angebotenen Plattformen benötigt werden. Mit Hilfe dieser Daten können die Plattformen eine Verfeinerung der Suche bzw. des Trefferbildes gewährleisten.

Woher stammen die Informationen zum Arbeitsort, die bei den Stellenkriterien hinterlegt sind?

Bei den Informationen zum Arbeitsort handelt es sich um die Adresse der Niederlassung, welche für die gewählte Stelle hinterlegt ist. Die hinterlegten Werte können manuell für die jeweilige Niederlassung überschrieben werden. Sind keine Werte vorab hinterlegt, fehlen die Werte auch bei der entsprechenden Niederlassung und können dort zentral hinterlegt werden.

Wo kann ich den aktuellen Status einer via Multiposting-Funktion publizierten Stelle sehen?

Innerhalb der Multiposting-Funktion befindet sich rechts oben der Reiter „Veröffentlicht“. Dort kann der Status der Publikation je Stelle und Plattform eingesehen werden. Es wird zwischen folgenden Status unterschieden:

• Wird hochgeladen: Die Stelle wird momentan an die gewählte Plattform übermittelt. Die Upload-Zeit hängt von der gewählten Plattform ab und wird Ihnen vor dem Kauf angezeigt.
• Live: Die Stelle wurde auf der gewählten Plattform publiziert und ist dort einzusehen.
• Nicht verarbeitet: Die Stelle konnte nicht auf der gewählten Plattform publiziert werden. Bitte versuchen Sie es erneut.
• Offline: Die gewählte Plattform existiert entweder nicht mehr oder die Publikation wurde abgebrochen. Hierbei fallen keine Kosten für Sie an. Eine bereits abgelaufene Stellenausschreibung wird ebenso mit diesem Status angezeigt und wurde bereits verrechnet.

Wie kann ich eine via Multiposting publizierte Stelle auf einer Plattform finden?

Hierfür gehen Sie bitte in der Multiposting-Funktion auf den Reiter “Veröffentlicht” (rechts oben). Dort kann man je Stelle und gewählter Plattform über einen Link direkt auf die publizierte Stelle zugreifen. Allerdings bietet nicht jede Plattform diese Möglichkeit an. Alternativ kann die Plattform separat aufgerufen und die publizierte Stelle darin direkt gesucht werden, sobald diese via Multiposting publiziert wurde.

Kann die Laufzeit einer mit der Multiposting-Funktion publizierten Stelle verlängert werden?

Nein, das ist nicht möglich, aber die Stelle kann erneut mit der Multiposting-Funktion publiziert werden.

Kann ich selbst überprüfen, wie viele Stellen mit der Multiposting-Funktion publiziert wurden?

Ja, innerhalb der Multiposting-Funktion können unter dem Reiter “Veröffentlicht” (rechts oben) die veröffentlichten Kampagnen inkl. deren Kosten, sowie Auftraggeber nachvollzogen werden. Zusätzlich können Administratoren unter /integrations-vonq/positions/campaigns/invoice/csv?startDate=YYYY-MM-DD&endDate=YYYY-MM-DD einen Report zu den Stellen, die innerhalb eines definierten Zeitraums mit Hilfe der Multiposting-Funktion publiziert wurden, generieren. Die Parameter „startDate“ und „endDate“ sind dabei in der URL entsprechend zu ergänzen. Sollten Sie noch weitere Fragen haben, die aktuell nicht aufgeführt sind, lassen Sie es uns gerne wissen. Ebenso freuen wir uns über Ihr Feedback bzgl. der Funktion und was Sie für Weiterentwicklungswünsche haben. Weitere Informationen erhalten Sie ebenso in unserem kurzen Video-Tutorial und unserem ausführlichen Web-Seminar.

Wie steht es um weitere Partnerschaften beim Multiposting?

Hieran wird ständig gearbeitet. Wir werden Sie nicht über jede neue Partnerschaft informieren, aber Ihnen gerne die Highlights zukommen lassen.

Wird es eine Schnittstelle zur Bundesagentur für Arbeit geben?

Ja, eine solche Schnittstelle wird im Rahmen unseres Multipostings zur Verfügung gestellt. Die "HR BA XML-Schnittstelle" zur Bundesagentur für Arbeit befindet sich aktuell in der Entwicklungsphase. Wir informieren Sie, sobald diese produktiv verfügbar ist.

PandoLogic Programmatic

Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um mehr Informationen über PandoLogic Programmatic anzuzeigen.

Was ist PandoLogic Programmatic BOOST?

PandoLogic Programmatic BOOST steht für eine programmatische Recruiting-Plattform. Konkret bedeutet das, dass das Programm einerseits Zugriff auf über 10 Jahre Daten hat. Dieses Wissen wird genutzt um die Performance und Conversion Rate der Anzeige und Plattform anhand von Standort, Stellenbezeichnung und Stellenbeschreibung zu bewerten. Andererseits lernt das Programm auch stetig dazu und optimiert sich somit ständig selbst.

Was kann das Programmatic BOOST von PandoLogic?

Mit diesem kombinierten Wissen findet das Programm raus, welcher Kanal für die Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeige am besten passt. Die Anzeigen werden somit genau dort publiziert, wo sie am meisten Aufmerksamkeit generieren und die besten Resultate erzielen. Hierzu gehören große Plattformen wie Talent.com, Indeed und Monster, aber auch Nischenjobboards und weitere Job-Plattformen. Dies ist weltweit einmalig und die bisherigen Ergebnisse sprechen für sich – hier erfahren sie mehr (https://www.globenewswire.com/news-release/2022/08/16/2498898/0/en/New-Research-from-PandoLogic-Finds-Pay-Scale-Transparency-and-Remote-Work-Options-Lower-Cost-of-Hiring-by-as-Much-as-5X.html).

Wie funktioniert Programmatic BOOST von PandoLogic genau?

Damit das Programm die besten Kanäle und Plattformen finden kann, zieht es sich drei Anhaltspunkte aus der Stellenanzeige: Stellenbezeichnung, Stellenbeschreibung, Standort. Auf dieser Basis durchsucht die Künstliche Intelligenz die vorhandene Datenbank von Informationen und Plattformen und wählt dann die besten Optionen für die Platzierung Ihrer Stellenanzeige aus. Dabei kann es sein, dass die Stellenanzeige nicht nur auf einer Plattform publiziert wird und über die gesamte Laufzeit ständig auf derselben Plattform bleibt. Durch das ständige Dazulernen kann sich der optimale Kanal verändern. Konkret bedeutet das: Heute wird ihre Stellenanzeige auf Kanal X publiziert, morgen auf Kanal Y.

Welchen Nutzen haben Sie als Kunde davon?

Viele! Die dahinterstehende Künstliche Intelligenz zielt darauf ab, dass Ihre Anzeige auf den relevanten Kanälen erscheint. So wird sichergestellt, dass sowohl die Anzahl als auch die Qualität der Bewerber:innen erhöht und die Werbekosten gesenkt werden. Die Performance ist dabei für Sie immer transparent: In Ihrer Lösung können Sie hierbei einsehen, welche Resultate ihre Publikation erzielt im Hinblick auf Klicks und eingegangene Bewerbungen.

Was müssen Sie hierbei beachten?

Da es sich um eine hocheffiziente Art des Recruitings handelt, ist es komplexer als andere Methoden. Beispielsweise können Sie nicht sehen, zu welchem Zeitpunkt die Anzeige auf welcher Plattform publiziert wird. Somit ist es Ihnen nicht möglich die Stellenanzeige zurückzuverfolgen. Auch können Sie nicht beeinflussen, auf welcher Plattform Ihre Stellenanzeige landen wird. Das Programm ist kein Garant dafür, dass die Anzeige auf Ihrer präferierten Seite erscheinen wird, da der Algorithmus auf Zahlen und Daten basiert. Durch das stetige Dazulernen kann die Stellenanzeige auch während der Laufzeit auf anderen Plattformen angezeigt werden.

Welche unterschiedlichen Möglichkeiten habe ich mit PandoLogic?

PandoLogic bietet in unserem Multiposting-Feature drei verschiedene Programme an:

1. Programmatic Boost Light, Powered by Pandologic - € 150 - 10 Day Duration
   Das kurze Programm mit voller Funktionalität und für 10 Tage.
2. Programmatic Boost, Powered by Pandologic - € 400 - 30 Day Duration
   Das lange Programm mit voller Funktionalität und für 30 Tage.
3. Programmatic Boost, Extra Powered by Pandologic - € 800 - 30 Day Duration
   Das lange Programm mit voller Funktionalität, für 30 Tage und in “Pole-Position” bzw. Als “Sponsored”-Anzeige auf der jeweiligen Job-Plattform.

Wo finde ich mehr Informationen zu meinen Fragen?

Sollten Sie noch mehr Informationen wünschen, können Sie sich auch gerne auf der Website von PandoLogic (https://pandologic.com/recruiting-with-ai/) umschauen.

Umantis Staatliche Portale

Über Umantis Staatliche Portale können Umantis Kunden ihre Stellenanzeigen direkt vom Umantis Bewerbermanagement bei der Bundesagentur für Arbeit (BfA) in Deutschland oder bei der Regionalen Arbeitsvermittlung (RAV) in der Schweiz veröffentlichen.
Stelleninformationen und -anzeigen können in der Umantis Talent Management Suite erstellt und direkt von dort an BfA oder RAV übermittelt werden. Die Bewerbungen gelangen direkt in Umantis zurück und können dort weiterverarbeitet werden.
Die Nutzung der Schnittstelle erfolgt auf Grundlage einer Zusatzvereinbarung zwischen dem Kunden und Abacus Umantis.

FAQs Umantis Staatliche Portale

Bundesagentur für Arbeit - BfA

Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um einen neuen Vertrag für die Bundesagentur für Arbeit (nachfolgend "BfA") zu erfassen:

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Öffnen Sie in Ihrem Umantis Bewerbermanagement in der linken Leiste unter „Bewerbermanagement“ den Bereich „Vertragsverwaltung Multiposting“:

2. Hier können Sie einen "Neuen Vertrag erfassen", indem Sie auf den Button "Bundesagentur für Arbeit (BfA)" klicken:

Hier wählen Sie die Zugehörigkeit des neuen Vertrages aus:

3. Klicken Sie auf "Initialize Authentication", um das Berechtigungsformular zu öffnen.

4. Wählen Sie unter "Certificate" das Zertifikatsdokument aus und geben Sie das Passwort ein. Diese Daten haben Sie von der BfA direkt erhalten.

Klicken Sie auf "Save" ("Speichern").

5. Jetzt wird das BfA-Vertragsformular erneut geladen. Wenn die Anmeldedaten korrekt sind, werden alle erforderlichen Felder im Abschnitt "Credentials" ("Anmeldedaten") aktiviert. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus.

Hinweise zu den erforderlichen Daten (= haben Sie zuvor von der BfA erhalten) finden Sie in folgender Tabelle:

Bild	Schritt	Beschreibung
	a)	Über das Feld mit der Bezeichnung "BUNDESAGENTUR FÜR ARBEIT CERTIFICATE", laden Sie das Zertifikat hoch, das Sie per E-Mail erhalten haben. Geben Sie dann das Passwort ein, das Sie im PIN-Brief erhalten haben. (Beispiel: X-AbC!dE#g1HIJKlM)
	b)	Geben Sie den Namen Ihres Applicant Tracking Systems (ATS) in das Feld "NAME DES DATENLIEFERANTEN (PARTNER)" ein. In Ihrem Fall: Umantis
	c)	Suchen Sie Ihre "ALLIANZ PARTNER NUMMER" in der E-Mail, die Sie von der BfA erhalten haben. Geben Sie diese Nummer in das Feld mit der Aufschrift "ALLIANZ PARTNER NUMMER" ein. (Beispiel: 12345)
	d)	Suchen Sie Ihre KUNDENNUMMER DES DATENLIEFERANTEN (KOOPERATIONSPARTNER) in der E-Mail, die Sie erhalten haben. Tragen Sie diese Nummer (beginnend mit einem "V") in das Feld "KUNDENNUMMER DES DATENLIEFERANTEN (KOOPERATIONSPARTNER)" ein. (Beispiel: V123456789)
	e)	In der gleichen E-Mail finden Sie Ihre SupplierID. Geben Sie diese ID (beginnend mit einem "A") in das Feld mit der Aufschrift "KUNDENNUMMER DES ARBEITGEBERS" ein. (Beispiel: A123A45678)

Die weiteren optionalen Details sind für den BfA-Vertrag nicht notwendig und können leer gelassen werden.

6. Nachdem Sie nun den Vertrag für die Bundesagentur für Arbeit erstellt haben, gehen Sie bitte zu einer Stelle, welche Sie ausschreiben möchten. Im Abschnitt "Externe Ausschreibung" finden Sie "Multiposting" (Direktabsprung: /Recruiting/Vacancies/ID/Publication/RecruitmentMarketing).

7. Klicken Sie im Multiposting-Abschnitt auf den Reiter "Meine Verträge". Um die Stelle bei der Bundesagentur für Arbeit zu publizieren, klicken Sie auf "Zu Kampagne hinzufügen" und gehen dann zu Ihrem Auftrag.

8. In der Vertragsübersicht klicken Sie auf "Weiter".

9. Der Prozess für den Erwerb einer Kampagne ist derselbe wie bei Aufträgen. Kontrollieren Sie bitte den Ausschreibungsinhalt und geben die weiteren Details der Stellenbeschreibung ein.

10. Unter den Stellenkriterien wird die Adresse abgefragt, welche bei der BfA als Firmenadresse ausgespielt wird. Bitte geben Sie die weiteren Pflichtfelder ein.

11. Sie befinden sich nun im Auftragsfortschritt "Vertragsdetails", welche speziell für die BfA ausgefüllt werden. Öffnen Sie das Formular in dem Sie in den markierten Bereich klicken:

Hier finden Sie Pflichtfelder und optionale Felder. Um weiter zu gelangen, befüllen Sie bitte mindestens alle Pflichtfelder. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf "Weiter".

12. Zum Schluss sehen Sie eine Übersicht und können auch hier erneut in die Bearbeitung gehen. Um den Auftrag abzusenden, bestätigen Sie bitte die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und klicken auf "Jetzt kaufen".

Die Stelle wird nach maximal 24 Stunden bei der BfA publiziert. Wir empfehlen Ihnen dies auch manuell zu prüfen.

Hinweise

• Wenn der Benutzer nicht über ein Zertifikat und andere erforderliche Details verfügt, um einen BfA-Vertrag zu erstellen, gehen Sie bitte wie in der folgenden Dokumentation beschrieben vor: BfA Schnittstelle aktivieren.pdf

RAV/Jobroom

Führen Sie die nachfolgenden Schritte aus, um einen neuen Vertrag für Regionale Arbeitsvermittlungszentren (nachfolgend "RAV/Jobroom") zu erfassen:

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Öffnen Sie in Ihrem Umantis Bewerbermanagement eine Stelle, die Sie bei der RAV/Jobroom ausschreiben möchten. Über diese Stelle richten Sie Ihren Vertrag mit der RAV initial ein. Der Vertrag steht danach für alle weiteren Stellen zur Verfügung.

Im Abschnitt "Externe Ausschreibung" finden Sie "Multiposting" (Direktabsprung: /Recruiting/Vacancies/ID/Publication/RecruitmentMarketing).

2. Klicken Sie im Multiposting-Abschnitt auf den Reiter "Meine Verträge".

Dort können Sie einen "Neuen Vertrag erfassen", indem Sie auf den Link "RAV/Jobroom" klicken:

Im Anschluss wird das Formular zum Erstellen des Vertrags geladen.

3. Die Anlage bzw. Auswahl einer Gruppe ist für den RAV Vertrag nicht notwendig. Die Auswahl kann auf «Default» belassen werden.

Die Hinterlegung der Credentials ist notwendig. Verwenden Sie hierfür den Benutzernamen und das Passwort aus dem RAV-Benutzerprofil, welches Sie von der SECO erhalten haben.

Die weiteren optionalen Details sind für den RAV-Vertrag nicht notwendig und können leer gelassen werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zu meinen Verträgen hinzufügen" ("Add to my contracts").

4. Wenn der Vertrag erfolgreich erstellt wurde, wird er unter dem Reiter "Meine Verträge" angezeigt:

5. Um die Stelle bei RAV zu publizieren, klicken Sie auf "Zu Kampagne hinzufügen" und gehen dann zu Ihrem Auftrag.

6. In der Vertragsübersicht klicken Sie auf "Weiter".

7. Der Prozess für den Erwerb einer Kampagne ist derselbe wie bei Aufträgen. Kontrollieren Sie bitte den Ausschreibungsinhalt und geben die weiteren Details der Stellenbeschreibung ein.

8. Bitte geben Sie die Daten für die Pflichtfelder ein und klicken auf "Weiter".

9. Sie befinden sich nun im Auftragsfortschritt "Vertragsdetails", welche speziell für die RAV ausgefüllt werden. Öffnen Sie das Formular in dem Sie in den markierten Bereich klicken:

10. Hier finden Sie Pflichtfelder und optionale Felder. Um weiter zu gelangen, befüllen Sie bitte mindestens alle Pflichtfelder. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie bitte auf "Weiter".

11. Zum Schluss sehen Sie eine Übersicht und können auch hier erneut in die Bearbeitung gehen.

Um den Auftrag abzusenden, bestätigen Sie bitte die Allgemeinen Geschäftbedingungen und klicken auf "Jetzt kaufen".

Wir empfehlen Ihnen die Publikation auf der Webseite der RAV/Jobroom zu prüfen.

FAQ Umantis Staatliche Portale

Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um die Fragen und Antworten anzuzeigen.

Ist Umantis Staatliche Portale Teil von Multiposting?

Umantis Staatliche Portale sind eigenständig, jedoch erfordert die Aktivierung von Multiposting die Nutzung von Umantis Staatliche Portale als Voraussetzung. Beide sind Teil des Gesamtpakets Umantis Job Marketing und können unabhängig voneinander genutzt werden, wobei jeweils unterschiedliche Geschäftsbedingungen gelten.

Wie erreichen uns die Bewerbungen?

Bewerbungen erreichen Ihr Bewerbermanagement direkt, da die Kampagne von dort aus veröffentlicht wurde. Dies geschieht unter Verwendung desselben Systems wie bei Umantis Multiposting.

Muss ich mich auf eine bestimmte Anzahl von Stellenausschreibungen festlegen, um Umantis Staatliche Portale nutzen zu können?

Nein, Sie können beliebig viele Stellenanzeigen veröffentlichen und müssen lediglich die Jahresgebühr entrichten.

Werden Änderungen in der Stellenanzeige während der Laufzeit automatisch übernommen?

Nein, Änderungen an der Stellenanzeige werden nicht automatisch auf bereits veröffentlichte Ausschreibungen übernommen.

Wie lange ist die Laufzeit einer Stellenanzeige?

Die Ausschreibungsdauer auf dem gewählten Portal kann individuell festgelegt werden.

Gibt es ein Anzeigen-Limit für die jährliche Gebühr oder können wir beliebig oft Stellenausschreibungen veröffentlichen?

Es gibt kein Limit für die Veröffentlichung von Stellenanzeigen in Umantis Staatliche Portale.

Wie lange dauert es, bis eine Stelle auf dem Portal erscheint?

Die genaue Zeit bis zur Veröffentlichung kann variieren. Der aktuelle Status der Ausschreibung ist jedoch jederzeit einsehbar, sodass Sie den Veröffentlichungsstatus überprüfen können.

Wie viele Verträge mit der Bundesagentur für Arbeit kann ich in meiner Lösung integrieren?

Es können eine beliebige Anzahl von Verträgen in der Lösung registriert werden. Bitte beachten Sie jedoch, dass für jeden registrierten Vertrag ein eigenes Zertifikat benötigt wird.

Was bedeutet "in Betreuung nehmen" bei der Bundesagentur für Arbeit?

Stellen können bei der Bundesagentur für Arbeit mit und ohne Betreuung ausgeschrieben werden. Betreuung bedeutet hier, dass die Stelle durch die Bundesagentur für Arbeit aktiv an Stellensuchende weitergegeben wird und in Gesprächen mit Personen, die auf Ihr Profil passen vorgeschlagen wird. Die Ausschreibung auf dem Stellenmarkt der Bundesagentur für Arbeit kann sowohl mit als auch ohne Betreuung stattfinden.

Um eine Betreuung durch die Bundesagentur für Arbeit zu erreichen ist es notwendig bestimmte, zusätzliche, Angaben zu der Stelle zu geben, die über die Pflicht Felder hinausgehen. Diese Angaben können zwischen den verschiedenen regionalen Agenturen variieren, weshalb es uns leider nicht möglich ist, Ihnen eine exakte Information über die benötigten Felder zu geben. Für eine vollständige Liste der in Ihrer Region notwendigen Angaben wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson bei der Bundesagentur für Arbeit.

Wie erhalte ich einen Kooperationsvertrag mit der Bundesagentur für Arbeit?

Um die Schnittstelle der Bundesagentur für Arbeit nutzen zu können, benötigen Sie einen laufenden Kooperationsvertrag mit der Bundesagentur für Arbeit. Sie haben noch keinen Kooperationsvertrag? Bitte schicken Sie eine Anfrage an Zentrale.VAM-Accountmgmt@arbeitsagentur.de.

Das offizielle Statement der Bundesagentur für Arbeit lautet:

Bei Interesse an einer Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit wird eine Informationsmail mit den Zugangsdaten zu technischen Spezifikationen der HR-BA-XML-Schnittstelle übermittelt. Weiterer Bestandteil ist die Kooperationsvereinbarung. Ansprechpartner für fachliche Anfragen, die Kooperationsvereinbarung, Erstellung von Zertifikaten, Zertifikatsverlängerung und den Versand der Informationsmail ist das Kooperations- und Allianzmanagement in der Zentrale der BA. Anfragen per E-Mail an: Zentrale.VAM-AccountMgmt@arbeitsagentur.de

Eine Vorlage für die E-Mail an die Bundesagentur für Arbeit finden Sie in folgendem Dokument. BfA Schnittstelle aktivieren

Werden meine Ausschreibungen dokumentiert, sodass ich diese auch nach Ende der Kampagne einsehen kann?

Ja, Ihre Ausschreibungen werden im Bewerbermanagement dokumentiert. Sie haben somit die Möglichkeit sich jederzeit einen Überblick über laufende und abgeschlossene Kampagnen zu verschaffen. Durch die Export Funktion ist es Ihnen zudem möglich die Informationen Lokal zu speichern oder anderen zur Verfügung zu stellen.

Um die Übersicht aufzurufen nutzen Sie folgende URL: IhreBewerbermanagementURL/integrations-vonq-fe/Campaigns/

Umantis Vertragsmitnahme

Mit Umantis Vertragsmitnahme können Sie Ihre eigenen Verträge mit Anbietern wie Stepstone, Indeed, Jobcloud und vielen anderen nutzen, um Stellen über die Bewerbermanagement-Lösung von Umantis zu veröffentlichen.

Verträge werden nicht mehr im Bereich der Stellen, sondern im Benutzerbereich erstellt und sind somit direkt über die Hauptnavigation über den Punkt "Vertragsverwaltung Multiposting" aufrufbar (/Recruiting/Contracts), sofern eingeblendet:

Neuen Vertrag erstellen

1. Wählen Sie unter "Neuen Vertrag erfassen" die gewünschte Option:

+ Weitere Anbieter

+ RAV/Jobroom

+ Bundesagentur für Arbeit (BfA)

2. Ein Vertrag kann von der ganzen Organisation oder von einzelnen Niederlassungen verwendet werden. Im nächsten Schritt definieren Sie deshalb, welche Niederlassungen diesen Vertrag verwenden dürfen.

Wählen Sie entweder:

• "Alle Niederlassungen (Global)" oder
• spezifizieren Sie die Niederlassung, die den Vertrag verwenden darf.

(Diese Auswahlmöglichkeit dient dazu, dass übergeordnete Niederlassungen ihre Verträge auch ihren untergeordneten Niederlassungen zur Verfügung stellen können.)

3. Danach wird Ihnen der Schritt „Vertrag erstellen“ angezeigt. Abhängig von Ihrer Auswahl werden Ihnen die folgenden Optionen angezeigt:

• BfA
• RAV oder
• Weitere Anbieter

4. Sofern Sie "Weitere Anbieter" gewählt hatten, werden Sie gefragt "Welchen Vertrag möchten Sie hinzufügen". Nach Eingabe der ersten Buchstaben des Anbieternamens erhalten Sie eine Liste der verfügbaren Anbieter für die Umantis Vertragsmitnahme.

5. Nachdem Sie den entsprechenden Anbieter ausgewählt haben, sehen Sie die Felder, die für die Authentifizierung bei diesem Anbieter erforderlich sind.

In den meisten Fällen sind dies nur die Benutzerdaten (d. h. Login + Passwort), aber bei einigen Anbietern kann dieser Schritt etwas komplexer sein. In diesem Fall gibt es eine Beschreibung, was zu tun ist. Bei einigen Anbietern wie Jobcloud ist es beispielsweise notwendig, eine bestimmte URL zu validieren, bevor man fortfahren kann.

Bitte beachten Sie, dass die hier angezeigten Felder bei verschiedenen Anbietern variieren können, da sie immer von den Informationen abhängen, die der jeweilige Anbieter benötigt.

Neben den für den Authentifizierungsprozess erforderlichen Informationen gibt es einige "Optionale Angaben", die Sie ausfüllen können.

Die meisten dieser Angaben sind rein informativ und haben keine Auswirkung auf die Nutzung der Funktion. Sie werden auf der Vertragskachel auf der Seite "Meine Verträge" angezeigt.

6. Eine Ausnahme bildet das Feld "Wie lange in Tagen sollen die Stellenanzeigen online sein?" (How long in days for postings to be online?). Dieses Feld legt fest, wie lange eine Veröffentlichung auf Stellenbörsen, bei denen die Dauer nicht Teil des gekauften Produkts ist, standardmässig aktiv sein wird. Dadurch wird verhindert, dass Stellenausschreibungen unbegrenzt online (und damit gebührenpflichtig) sind. Die hier eingestellten Tage werden in Kampagnen, die mit diesem Vertrag erstellt werden, vorausgefüllt, können aber für eine bestimmte Kampagne überschrieben werden.

Danach wird Ihr Vertrag erstellt.

7. Nach der Erstellung des Vertrags wird dieser in die „Niederlassungslogik“ aufgenommen.

Das bedeutet, dass Sie zu einer Stelle wechseln und im Kontext einer Stelle Folgendes angezeigt wird:

• Verträge, die global sind (die von allen Niederlassungen genutzt werden können)
• Verträge, die für die Niederlassung und die Stelle spezifisch sind (weil diese vom Benutzer ausgewählt wurden)
• Verträge, die übergeordnet sind (weil die Über-/Unterordnungslogik dies zulässt)
• Verträge, die zu dieser bestimmten Niederlassung gehören (weil die Über-/Unterordnungslogik dies zulässt)

Von dort aus können Sie die für die aktuelle Kampagne benötigten Verträge auswählen.

Die Auswahl der Verträge funktioniert genauso wie die Auswahl anderer Ausschreibungskanäle. Sie können auch Verträge und andere Ausschreibungskanäle in einer Kampagne kombinieren.

Wichtige Hinweise

• Da Verträge direkt mit Ihnen abgerechnet werden, werden Ihnen die dem Vertrag zugewiesenen Kosten nicht unter einer Kampagne angezeigt.
• Die Erstellung einer Kampagne mit Verträgen entspricht im Wesentlichen der Erstellung einer Kampagne mit regulären Kanälen.
• Bevor Sie zur Bezahlseite weitergeleitet werden, werden Sie auf die Seite „Vertragsdetails“ geleitet, auf der Sie zusätzliche Felder individuell für den Vertragsanbieter ausfüllen müssen. Diese Felder basieren wiederum auf den Anforderungen eines bestimmten Anbieters und können je nach Anbieter sehr unterschiedlich aussehen.
• Für jeden Anbieter wird das Feld „Wie lange in Tagen sollen die Stellenanzeigen online sein“ angezeigt, das mit dem Wert aus dem Vertrag vorbelegt ist, aber hier für die jeweilige Kampagne überschrieben werden kann. Dieser Wert legt fest, wie lange die Stellenanzeige nur für diesen Anbieter online geschaltet wird, falls die Dauer der Stellenanzeige nicht Teil des gekauften Produkts ist. Wenn Sie beispielsweise das Produkt Stepstone Ultimate über Ihren Vertrag erwerben würden, würde die Dauer für die Stellenausschreibung weiterhin 60 Tage betragen, auch wenn Sie in diesem Feld nur 30 Tage eingegeben haben.

Nachdem Sie die Informationen, insbesondere die Pflichtfelder, für alle ausgewählten Verträge eingegeben haben, können Sie zur Bezahlseite gehen und die Kampagne kaufen.

Wer kann auf Verträge zugreifen/sie erstellen/löschen?

Standardmässig ist dies der Administrator. Es kann jedoch auch Benutzern aus der Personalabteilung diese Berechtigung erteilt werden:

Die Personalabteilung (Benutzerrolle Personalbetreuer) kann:

• auf die Seite "Vertragsverwaltung Multiposting" (/Recruiting/Contracts) zugreifen,
• Verträge erstellen/löschen und die
• Kampagne entsprechend der zugewiesenen Niederlassung erwerben.

Der Personalassistent kann:

• auf die Seite "Vertragsverwaltung Multiposting" (/Recruiting/Contracts) zugreifen, jedoch
• keine Verträge erstellen/löschen.

Was passiert, wenn ein Administrator einen Vertrag löscht, der gerade in Bearbeitung ist oder noch nicht abgeschlossen wurde?

1. HR hat den Vertrag zum "Warenkorb" hinzugefügt und Administrator löscht den Vertrag
   → Nach Auswahl von „Ihr Auftrag“ erscheint „Ihr Warenkorb ist leer!“
2. HR hat den Vertrag "in den Warenkorb" gelegt und „Ihr Auftrag“ angeklickt und anschliessend alle Angaben bis zur Seite „Stellenkriterien“ ausgefüllt. Der Administrator löscht den Vertrag
   → Auf der Seite mit den Vertragsdetails werden HAPI-Elemente nicht geladen
3. HR hat den Vertrag "in den Warenkorb" gelegt und die Daten bis "Vertragsdetails" ausgefüllt. Der Administrator löscht den Vertrag
   → „Ihr Warenkorb ist leer!“ wird angezeigt
4. HR hat den Vertrag in den Warenkorb gelegt und befindet sich auf der Seite „Bestellung/Auftrag abschliessen“. Vertrag wird gelöscht.
   → Es wird die Fehlermeldung angezeigt: „Fehler bei der Ausführung der Aktion“:

FAQ Umantis Vertragsmitnahme

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Ist Umantis Vertragsmitnahme Teil von Multiposting?

Umantis Vertragsmitnahme und Umantis Multiposting sind getrennte Produkte, jedoch ist die Aktivierung von Umantis Multiposting eine Voraussetzung für die Nutzung von Umantis Vertragsmitnahme. Beide Produkte gehören zum Gesamtpaket Umantis Job Marketing und können unabhängig voneinander genutzt werden, wobei jeweils unterschiedliche Geschäftsbedingungen gelten.

Wie lange dauert es, bis die Ausschreibung auf der Jobplattform erscheint?

Die Dauer bis Ihre Ausschreibung auf der Jobplattform erscheint, variiert je nach Jobplattform.

Was benötige ich, um Umantis Vertragsmitnahme nutzen zu können?

Zur Nutzung von Umantis Vertragsmitnahme benötigen Sie neben dem Vertragszusatz für Umantis Vertragsmitnahme und der Freischaltung durch Abacus Umantis AG in Ihrem Bewerbermanagement die Aktivierung von Umantis Multiposting in Ihrem Bewerbermanagement, da Umantis Vertragsmitnahme nur über den Reiter Umantis Multiposting erreicht werden kann. Zudem benötigen Sie die Vertragsunterlagen bzw. die Zugangsdaten für das Jobportal, das Sie in Umantis Vertragsmitnahme einbinden möchten.

Welche Verträge kann ich in Umantis Vertragsmitnahme einbinden?

Eine Liste der Jobbörsen finden Sie hier: Liste der Jobbörsen. Es gibt 2 Tabellenblätter; für Umantis Vertragsmitnahme ist HAPI JP relevant, während HAPI JM sich mit Umantis Multiposting befasst.

Legal, Datenschutz und KI

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• Umantis ist als Auftragsverarbeiter für den Kunden tätig und setzt VONQ als Subunternehmer ein. VONQ erbringt seine Dienste vornehmlich über Datencenter in der EU. Nur im Ausnahmefall (Support- oder Incidentfall) werden Leistungen von VONQ ausserhalb der EU erbracht.
• Umantis informiert darüber, dass VONQ, als Teil einer US-amerikanischen Unternehmensgruppe, verpflichtet sein kann, Kundeninhalte für die Begründung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen eines Verfahrens, sofern erforderlich, an die entsprechenden US-Behörden weiterzugegeben oder Zugriff darauf zu gewähren. In einem solchen Fall wird VONQ die ihr dabei zustehenden, angemessenen Rechtsmittel zur Rechtsverteidigung ausschöpfen.
• Der Kundensupport für diese Dienste richtet sich nach den Supportzeiten von VONQ, die von den Umantis Supportzeiten abweichen können und auf die sie keinen Einfluss hat. Sie nimmt diesbezügliche Supportanfragen des Kunden entgegen und erbringt den First-Level-Support. Beschränkungen des Supports von VONQ können sich aus Versäumnissen des Kunden ergeben, wenn er angemessene Anforderungen nicht erfüllt, damit VONQ ihren Support erbringen kann (wie Nutzung des Dienstes ausserhalb des Nutzungsumfangs, Nichtverfügbarkeit der Kundensysteme, unterlassene (Sicherheits-) Updates).
• Für die Dienste können KI-Tools zur Anwendung kommen. So werden Inhalte einer Stellenanzeige KI-unterstützt verarbeitet, damit der Anwender nicht selbst die Felder der Stellenanzeige für das Multiposting befüllen muss. Die KI-Tools dienen lediglich der Unterstützung des Anwenders, der die abgefüllten Inhalte vor dem Multiposting anpassen und auch löschen kann. Beim SmartFill Dienst werden die Inhalte nicht für das Training des KI-Tools genutzt.
• Umantis stellt die Dienste über eine Schnittstelle der SaaS Lösung an das System des Kunden zur Verfügung und prüft die technische Anbindung an die Dienste. Diese werden «wie sie sind» zur Verfügung gestellt. Umantis prüft nicht, ob die übermittelten Kundeninhalte fachlich korrekt im System des Kunden, auf einer Jobplattform oder in der SaaS Lösung abgebildet werden.
• Die Beendigung der Nutzung eines Dienstes durch den Kunden richtet sich nach dem Hauptvertrag mit Umantis. Umantis ist berechtigt, einen Dienst bei Vorliegen berechtigter Gründe (wie Beendigung des Dienstes seitens VONQ zu beenden.
• Sollten die Dienste zu Testzwecken genutzt werden, sollten sie weder mit operativen oder vertraulichen Kundeninhalten noch zu kommerziellen Zwecken verwendet werden, sondern ausschliesslich zu Testzwecken. Die Entscheidung darüber und die Verantwortung obliegen dem Kunden. Der Kunde nutzt während der Testphase Schutzmassnahmen (wie Sandboxing-Dienste).