Importe im Mitarbeitermanagement

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Beachten Sie bitte die Informationen auf der folgenden Seite: Importe

Importierbare Daten

Folgende Daten können ins Umantis Mitarbeitermanagement importiert werden:

  • Mitarbeiter und Stellen
  • Externe Personen
  • Auswahllisten
  • Veranstaltungen/(externe) Veranstaltungsteilnehmer
  • Lebensläufe
  • Kompetenzen (MAG)
  • Dokumente

Import-Vorlagen (Mitarbeitermanagement)

In den entsprechenden Importvorlagen sehen Sie, welche Felder zu diesen Entitäten importiert werden können und welche Felder zwingend (nur Excel) abgefüllt sein müssen.

Wichtige Hinweise:
- Tipp für korrekte Darstellung von XML-Vorlagen: Speichern Sie die gewünschte XML-Vorlage, die Sie verwenden möchten, lokal ab. Öffnen Sie anschliessend die XML-Datei mit dem entsprechenden Programm (Editor / Notepad etc.).
- Entfernen sie niemals Zeilen aus der Excel-Vorlage, da der Import in den Umantis Mitarbeitermanagement-Vorlagen ab Zeile 8 gelesen wird! Spalten dürfen beliebig entfernt werden, insofern es sich bei den betroffenen Feldern um keine Pflichtfelder handelt.

Die Importvariablen müssen sich in Zeile 6 befinden (bei Import von Auswahllisten im Mitarbeitermanagement: in Zeile 5) und die zu importierenden Daten ab Zeile 8 (nicht vorher).

Mitarbeiter und Stellen

Falls Sie alle Variablen, die mit [Person.xxx] starten, weg- oder leerlassen werden die Stellen als Vakanzen (unbesetzte Stellen) importiert.
Ebenso kann der Mitarbeiterschlüssel des Vorgesetzten [Stelle.VorgesetzterPersonenSchluessel] beim Bedarf des Imports einer unbesetzten Vorgesetzten-Stelle weg-/leergelassen werden. Zusätzlich können individuelle Mitarbeitergesprächs-Einstellungen durch zwei neue Variablen importiert werden.

Mitarbeitergesprächs-Kataloge
Kompetenzen

Externe Personen

Die Datenfreigabe-Einstellungen von externen Personen können mit folgender Variable und den entsprechenden Werten importiert werden:
  • Variable: [Person.Datenfreigabe]
  • Erlaubte Werte: DataAgree_Yes und DataAgree_No

Auswahllisten

Die Importvariablen beim Auswahllistenimport müssen sich in Zeile 5 befinden und die zu importierenden Daten ab Zeile 8 (nicht vorher).

Folgende Variablen können importiert werden:

  • ID der Liste: [ListenEintrag.ListenID]
  • Listeneintrag ID: [ListenEintrag.ID]
  • Quellsystem Schlüssel: [ListenEintrag.QuellsystemSchluessel]
  • Listeneintrag Deutsch: [ListenEintrag.TextDeu]
  • Listeneintrag Deutsch (Deutschland): [ListenEintrag.TextGerger]
  • Listeneintrag Englisch: [ListenEintrag.TextEng]
  • Listeneintrag Französisch: [ListenEintrag.TextFra]
  • Listeneintrag Italienisch: [ListenEintrag.TextIta]
  • Listeneintrag Spanisch: [ListenEintrag.TextSpa]
  • Listeneintrag Portugiesisch: [ListenEintrag.TextPor]
  • Listeneintrag Brasilianisch-Portugiesisch [ListenEintrag.TextPtb]
  • Listeneintrag Niederländisch: [ListenEintrag.TextDut]
  • Listeneintrag Tschechisch: [ListenEintrag.TextCze]
  • Listeneintrag Mandarin: [ListenEintrag.TextChi]
  • Listeneintrag Code: [ListenEintrag.Code]
  • Listeneintrag Dashboard: [ListenEintrag.Dashboard]
  • Übergeordneter Listeneintrag ID: [ListenEintrag.UebergeordnetID]
  • Übergeordneter Listeneintrag Deutsch: [ListenEintrag.UebergeordnetTextDeu]
  • Übergeordneter Listeneintrag Englisch: [ListenEintrag.UebergeordnetTextEng]
  • Übergeordneter Listeneintrag Französisch: [ListenEintrag.UebergeordnetTextFra]
  • Übergeordneter Listeneintrag Quellsystem Schlüssel: [ListenEintrag.UebergeordnetQuellsystemSchluessel]
  • Übergeordneter Listeneintrag Code: [ListenEintrag.UebergeordnetCode]
  • Reihenfolge Deutsch: [ListenEintrag.ReihenfolgeDeu]
  • Reihenfolge Deutsch (Deutschland): [ListenEintrag.ReihenfolgeGerger]
  • Reihenfolge Englisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeEng]
  • Reihenfolge Französisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeFra]
  • Reihenfolge Italienisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeIta]
  • Reihenfolge Spanisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeSpa]
  • Reihenfolge Portugiesisch: [ListenEintrag.ReihenfolgePor]
  • Reihenfolge Brasilianisch-Portugiesisch [ListenEintrag.ReihenfolgePtb]
  • Reihenfolge Niederländisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeDut]
  • Reihenfolge Tschechisch: [ListenEintrag.ReihenfolgeCze]
  • Reihenfolge Mandarin: [ListenEintrag.ReihenfolgeChi]
  • Gewicht des Eintrages: [ListenEintrag.Gewicht]
  • Wert für Minimal: [ListenEintrag.Min]
  • Wert für Maximal: [ListenEintrag.Max]
  • Wert für Bonus Budget: [ListenEintrag.BonusBudget]
  • Wert für Lohn Budget: [ListenEintrag.LohnBudget]
  • Periode: [ListenEintrag.Periode]

Veranstaltungen

Hinweise:

  • Um den Quellsystemschlüssel der Organisationseinheit der Veranstaltung mitzuschicken muss wie folgt vorgegangen werden: [Bezeichnung Organisationseinheit]@@[Quellsystemschlüssel].
    Also z.B. Fanergy Berlin@@umantis
  • Die für die Veranstaltung verantwortliche Person kann auf zwei Wegen importiert werden:
  • Option 1: Über die Importschlüssel der Person, d.h. die Kombination der Felder Personen Schlüssel, Variable [Veranstaltung.VerantwortlichPersonSchluessel], und Quellsystem Schlüssel, Variable [Veranstaltung.VerantwortlichQuellsystemSchluessel].
  • Option 2: Über die eindeutige Personen ID mit der Variable [Veranstaltung.VerantwortlichSetID]
Bitte beachten Sie, dass kein Import erfolgt, wenn sowohl die Variablen [Veranstaltung.VerantwortlichPersonSchluessel] und [Veranstaltung.VerantwortlichQuellsystemSchluessel] als auch die Variable [Veranstaltung.VerantwortlichSetID] in der Importdatei enthalten sind.

Veranstaltungsteilnehmer

Hinweise zum Dokumentenimport zu Veranstaltungsteilnahmen:
Beim Import von Dokumenten zu Veranstaltungsteilnehmern ist es wichtig, dass ein Titel angegeben ist (Variable: [Veranstaltung.TeilnahmeDokumentTitel]). Es kann sonst kein korrekter Import durchgeführt werden.
Wird mehrfach die gleiche Datei importiert, werden mehrere Dokumenten (Zertifikatseinträge) mit gleichen Daten angelegt.
Sofern im System keine Schlüssel verwendet werden, ist der Import der Teilnahme-Rolle notwendig.
Hinweis: In bestimmten Fällen muss für den Import die Kategorie im hinterlegten Standard XML entsprechend angepasst werden. Siehe: Importarten Mitarbeitermanagement
Veranstaltungsteilnehmer auf Anmeldelisten, Wartelisten oder Absagelisten importieren

Um Veranstaltungsteilnehmer auf die drei spezifischen Listen Anmeldeliste, Wartelisten oder Absageliste zu importieren, verwenden Sie bitte die folgende
Variable: [Teilnahme.Angemeldet]

  • CoursePersSubtype_Participant (Anmeldeliste)
  • CoursePersSubtype_WaitingParticipant (Warteliste)
  • CoursePersSubtype_Chanceled (Abmeldeliste)

Externe Veranstaltungsteilnehmer

Hinweis: Beim XML Import muss in bestimmten Fällen für den Import die Kategorie im hinterlegten Standard XML entsprechend angepasst werden. Siehe: Importarten Mitarbeitermanagement

Lebenslaufdaten

Das Verwenden der vollständigen Vorlage kann möglicherweise länger dauern. Daher empfiehlt es sich, die nicht für den Import benötigten Spalten (respektive jene ohne Eintrag) aus der Importvorlage vor dem Import zu entfernen. Vermieden werden sollte das Löschen von Zeilen in der Vorlage, da dann der Importfunktion beeinträchtigt wird.

Hinweis:

  • Der Import der Lebenslauf-Daten erfolgt als Komplettimport. D.h. auf dem Mitarbeitenden vorhandene Lebenslauf-Daten, die nicht mehr im Import enthalten sind, werden beim Import nicht historisiert sondern gelöscht. Vom Löschen betroffen sind nur Personen, welche im Import effektiv vorhanden sind. D.h. wird für eine Person nichts importiert (Person ist nicht im Import enthalten), so werden entsprechende Lebenslaufdaten dieser Person auch nicht gelöscht.
  • Bei allen XML-Vorlagen müssen "PARAMID-LOOP-START" und "PARAMID-LOOP-END" für den Import entfernt werden (werden nur für den Export gebraucht).

Hinweise zum Import von Zertifikaten

Import einer Veranstaltung bietet in Bezug auf Zertifikate die folgenden Variablen an:

Veranstaltung.ZertifikatTitel
Veranstaltung.ZertifikatKategorie
Veranstaltung.ZertifikatGueltigVon
Veranstaltung.ZertifikatGueltigBis
(Kein physisches Dokument importierbar!)
Dieser Import ist überschreibend, da es keine Dokumenten-Zusammenstellung ist, sondern nur die Vorlage für die später erzeugten Zertifikate.

Import einer Teilnahme bietet in Bezug auf Zertifikate die folgenden Variablen an:

Veranstaltung.TeilnahmeDokumentTitel
Veranstaltung.TeilnahmeDokumentKategorie
Veranstaltung.TeilnahmeDokumentGueltigVon
Veranstaltung.TeilnahmeDokumentGueltigBis
Veranstaltung.TeilnahmeDokumentBemerkung
Veranstaltung.TeilnahmeDokumentVeranstaltungID (-> benötigt Umantis-ID aus der URL der jeweils zu verbindenden Veranstaltung)
(Kein physisches Dokument importierbar!)
Import ist nicht überschreibend, d.h. wird mehrmals importiert, wird entsprechend auch mehrmals ein Dokumenteneintrag erzeugt.

Import von Personen/Mitarbeitenden bietet in Bezug auf Zertifikate die folgenden Variablen an:

Person.Dokument (physisches Dokument)
Person.DokumentTitel
Person.DokumentGueltigVon
Person.DokumentGueltigBis
Person.DokumentKategorie
Person.DokumentSichtbarFuerMitarbeiter
Person.DokumentSichtbarFuerVorgesetzte
Person.DokumentBemerkung
Person.DokumentVeranstaltungID (-> benötigt Umantis-ID aus der URL der jeweils zu verbindenden Veranstaltung)
Import ist nicht überschreibend, d.h. wird mehrmals importiert, wird entsprechend auch mehrmals ein Dokumenteneintrag erzeugt.
Vorteil der Verlinkung eines Dokuments mit einer Veranstaltung via Person.DokumentVeranstaltungID ist, dass diese Einträge (Dokumenten-Zusammenstellungen) durch ein neu erstelltes Zertifikat auch wieder überschrieben werden können. Über diese Verknüpfung (Person/Zertifikat/Veranstaltung) kann die Zusammenstellung also vor dem Neuerstellen gelöscht werden.

Spezialfälle

Möchten sie Felder bestimmen, welche beim einem Import nicht überschrieben werden, Mitarbeitern oder Veranstaltungen bestimmte Auswahlwerte zuweisen oder ändert sich die Struktur Ihres Unternehmens, so dienen nachfolgende Erklärungen als Hilfestellung beim Import.

Ausnahmeregel für den Import von Mitarbeitern

Als Administrator können Sie unter der jeweiligen Mitarbeiterakte den Einstellungen einzelne Felder bestimmen, die bei einem Import nicht mit neuen Daten überschrieben werden sollen. Es handelt sich um folgende fünf Felder:

  • Rolle
  • Sprache
  • Zugriff auf Module
  • Zugriff auf Organisationseinheiten
  • Vorgesetzte/r

Mitarbeiter-/Veranstaltungs-Import: Zuweisung von Auswahlwerten

Bei der Zuweisung von Auswahlwerten im Mitarbeiter- oder Veranstaltungsimport resultieren einige Besonderheiten. Möchten Sie Werte von Auswahllisten wie z.B. von Organisationseinheiten über den Stammdatenimport zuweisen, dann stehen Ihnen grundsätzlich drei Möglichkeiten zur Erkennung des Wertes zur Verfügung:

  • Umantis-ID des Wertes (entspricht dem Eintrag der ID in der Datenbank und ist dem Quellsystem meist nicht bekannt)
  • Code des Wertes (wird vom Quellsystem festgelegt und kann so auch direkt übergeben werden)
  • Text des Auswahlwertes in allen erfassten Sprachen


Häufig gibt es bei Feldern eine Mehrfachauswahl, welche ebenfalls importiert werden kann. Beispielsweise handelt es sich bei "Zugriff auf Organisationseinheiten" um ein solches Feld. Das Standard-Trennzeichen hier ist ein Komma, welches auch im Export der Daten verwendet wird. Wenn Sie jedoch im Auswahlwert selbst ein Komma verwenden möchten, so können Sie das Komma nicht länger als Trennzeichen verwenden. Sie haben vier verschiedene Trennzeichen zur Verfügung, um die Auswahlwerte gegeneinander abzugrenzen: Diese sind ", ; | ¦". Sobald eines der Zeichen in einem der Werte vorkommt, darf es als Trennzeichen nicht mehr verwendet werden. Exportvariablen, die mit dem Namen "Reimport" oder "ReimportCode" enden, sind bereits in der Lage, sowohl das Quellsystem als auch das passenden Trennzeichen der Werte für einen reibungslosen Wiederimport zu finden und zu exportieren.

Folgende Exportvariablen existieren derzeit:

  • [Stelle.OrganisationseinheitReimportCode]
  • [Stelle.Organisationseinheit2ReimportCode]
  • [Stelle.MatrixOrganisationseinheitReimportCode]
  • [Stelle.MatrixOrganisationseinheit2ReimportCode]
  • [Person.ZugriffAufOrgEinheitReimportCode]
  • [Person.ZugriffAufMatrixOrgEinheitReimportCode]
  • [Stelle.OrganisationseinheitReimport]
  • [Stelle.Organisationseinheit2Reimport]
  • [Stelle.MatrixOrganisationseinheitReimport]
  • [Stelle.MatrixOrganisationseinheit2Reimport]
  • [Person.ZugriffAufOrgEinheitReimport]
  • [Person.ZugriffAufMatrixOrgEinheitReimport]
  • [Veranstaltung.OrgEinheitReimport]
  • [Veranstaltung.OrgEinheitReimportCode]


Beispiel: Zugriff auf Organisationseeinheiten:

  • "OE Berlin, OE London, OE NewYork" => Kann so problemlos importiert werden.
  • "OE Berlin(Ost,West), OE London, OE NewYork" => Kann so nicht importiert werden, denn "OE Berlin(Ost,West)" enthält bereits ein Komma, daher müssen die einzelnen Werte mit einem der übrigen Trennzeichen voneinander separiert werden.
  • "OE Berlin(Ost,West); OE London; OE NewYork" => Ist zulässig, da das Komma nur im zu importierenden Wert erscheint und daher der Importvorgang korrekt stattfinden kann.


Da die beiden Listen Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten aus verschiedenen Quellsystemen importiert werden können, existiert ein Quellsystemschlüssel, um Überschneidungen der Werte zu vermeiden. Dieser Quellsystemschlüssel

  • definiert sich für alle Werte gemeinsam über die Import-Variable "Listen.QuellsystemSchluessel" (Bsp: "Listen.QuellsystemSchluessel=SAP") oder
  • enthält je Wert eine besonderer Schreibweise, wie beispielsweise "OE London@@umantis;OE NewYork@@SAP" (@@ trennt das Quellsystem vom Wert ab)

die eindeutige Zuordnung garantiert. Der Quellsystemschlüssel darf dabei keines der Trennzeichen enthalten (, ; | ¦).

Listen "66" und "67" (Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten) müssen zwingend in allen verwendeten Sprachen befüllt/importiert sein, da die Steuerung der Zugriffe über Organisationseinheiten die Sprache des Benutzers berücksichtigt.

Nur die Listen "66" und "67" (Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten) dürfen Quellsystemschlüssel haben. Natürlich kann in weniger komplexen Systemen auch ohne Quellsystemschlüssel importiert werden.

Der Import eines Datensatzes (eines Mitarbeiters) wird unterbunden, wenn ein Auswahlwert nicht gefunden wurde. Ob alle Werte importiert wurden, erkennen Sie an der Differenz der Counts "Einträge verarbeiten: ok (14)" und "Einträge schreiben: ok (13)" (/Import/ID/Profile) In diesem Fall wurden 14 Datensätze gesendet, ein Datensatz wurde wegen Mismatch komplett ignoriert. Dadurch besitzen Sie stets die Kontrolle über den Importprozess.

In den Veranstaltungsdetails finden Sie weitere Informationen über den administrativen Zugriff über Organisationseinheiten und Matrix-Organisationseinheiten und zugehörige Importvariablen ([Veranstaltung.OrgEinheit],[Veranstaltung.AusschreibungFuerOrgEinheit], bzw: [Veranstaltung.MatrixOrgEinheitPlusUntergeordnete], [Veranstaltung.MatrixOrgEinheit])

Transfer/Umstrukturierung via Import

Werden Unternehmensbereiche zusammengelegt, ändert sich das Quellsystem- oder ein Mitarbeiter wechselt von einem Quellsystem in ein anderes, sollte dies natürlich beim Import mitberücksichtigt werden. Diesbezüglich besteht die die Möglichkeit, einen Tranfer mittels Import (XML oder Excel) zu verwenden. Dabei können Sie einmalig die bestehenden Import-Keys verwenden, um die Mitarbeiter in Umantis zu finden und anschliessend diesen Mitarbeitern über die Importvariablen (Stelle.NeuerSchluessel, Person.NeuerSchluessel, Quellsystem.NeuerSchluessel) jeweils neue Import-Keys zuweisen. Natürlich können Sie jederzeit von Hand die Import-Keys in der Mitarbeiter-Akte unter Einstellungen ändern, dies ist jedoch mit verhältnismässig grösserem Aufwand verbunden.

Hinweis: Bei der (erweiterten) Suche nach Personen-, Quellsystem- und Stellenschlüsseln müssen Sie auf die Klein- und Grossschreibung achten. Wenn bspw. der Personenschlüssel im Import kleingeschrieben ist, dann müssen Sie ihn beim Suchen ebenfalls kleinschreiben.

Vorgehen:

  1. Verwenden Sie zum Auffinden der vom Wechsel betroffenen Mitarbeitern die Variablen Stelle.Schluessel, Person.Schluessel und Quellsystem.Schluessel, denn nur dadurch wird eine eindeutige Identifizierung garantiert.
  2. Zur Anpassung des Quellsystemschlüssels, fügen Sie im Excel-Dokument eine neue Spalte mit dem Namen "Quellsystem.NeuerSchluessel" hinzu und vergeben dann in dieser Spalte den Mitarbeitern einen neuen Schlüssel. Der Import sucht zunächst die Mitarbeiter anhand der alten Schlüssel und überschreibt anschliessend die gewünschten Schlüssel. Es müssen nicht alle Schlüssel überschrieben werden, sondern es können z.B. nur "Quellsystem.NeuerSchluessel" oder nur "Person.NeuerSchluessel" verwendet und überschrieben werden. Eine Löschung eines Schlüssels ist nicht möglich, sondern nur einen Änderung. Da keine Prüfung auf Uniqueness durchgeführt wird, ist eine eindeutige Zuweisung aus "Person.Schluessel" und "Quellsystem.Schluessel" der Mitarbeiter in der Lösung zu achten.


Nachdem Sie den Wechselimport durchgeführt haben, wird ein zukünftiger Import den Mitarbeiter anhand der alten Schlüsselkombination im System nicht mehr finden und ihn daher erneuert mit den alten Keys anlegen (duplizieren). Daher ist das Import-File, welches für den Wechsel verwendet worden ist, nur einmalig einsetzbar und eine Abstimmung mit dem wiederholenden Stammdatenimport unbedingt notwendig. Bei Misslingen eines Importes, lässt sich diese über einen weiteren Wechselimport (insofern die Key-Kombinationen unique sind) oder manuell korrigieren.

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