Termine

Der Reiter Termine ist in der Hauptnavigation zu finden und zeigt Ihnen eine tabellarische Übersicht aller Termine.

Sie finden zudem auch Termine zu einer Stelle oder zu einer Bewerbung.

Sie haben in Umantis die Möglichkeit, mehrere fixe Termine oder dynamisch erzeugte Terminserien zu erstellen. Mehr Informationen finden Sie im Abschnitt Termin zu einer Stelle erfassen.

Detailansicht eines Termins

Klicken Sie auf einen Termin, um in dessen Detailansicht zu gelangen. Neben den Informationen zur Stelle (Stellennummer, Stellentitel und Stellenstatus) sehen Sie hier alle wichtigen Informationen zum Termin, wie bspw.:

• Termindetails

Im Abschnitt Termindetails werden Ihnen die erfassten Details zum Termin angezeigt. Sie können diese hier bearbeiten.

• Zuständige Personen

Sofern Sie zuständige Personen (über die Aktion "Verantwortliche einladen") eingeladen haben, werden diese hier angezeigt. In diesem

• Eingeladene Bewerber (Unbeantwortet)

Übersicht eingeladener Bewerber, die zu diesem Termin noch nicht geantwortet haben.

• Eingeladene Bewerber (Zugesagt)

Übersicht eingeladener Bewerber, die zu diesem Termin zugesagt haben.

• Eingeladene Bewerber (Abgesagt)

Übersicht eingeladener Bewerber, die zu diesem Termin abgesagt haben.

Hinweis:

In diesen drei Tabellen (Eingeladene Bewerber + Zusage-Status) finden Sie detaillierte Informationen zum Bewerber . Zudem können Sie direkt auf diesen Termin bezogen kommunizieren - Termine bestätigen, absagen oder entfernen. Variablen wie [Course.Description], [Course.StartDate], [Course.EndDate] oder [Course.Address] können hier eingesetzt werden.

Aktionen in der Detailansicht eines Termins

• Bewerber einladen

Laden Sie Bewerber (dieser Stelle) zum Termin ein. Beachten Sie bitte, dass Sie keine Einladungen für Termine versenden können, wenn diese in der Vergangenheit liegen.

• Verantwortliche einladen

Laden Sie Verantwortliche zum Termin ein. Um die Einladung für den Termin zu senden, geben Sie die E-Mail-Adresse und weitere Angaben ein und klicken im Anschluss auf "Einladung senden".

• Termin aktualisieren

Aktualisieren Sie den Termin über diesen Link. Diese Aktion wird angezeigt, sofern Zuständige Personen bereits eingeladen wurden (über die Aktion "Verantwortliche einladen").

Bei der Aktualisierung eines Termins können Sie auch den Terminplanungsassistenten verwenden (sofern eingerichtet).

• Termin absagen

Über diese Aktion wird der Termin unwiderruflich gelöscht und bei allen eingeladenen Bewerbern aus dem Profil entfernt. Alle Bewerber, welche den Termin bestätigt haben und alle eingeladenen Personen, werden benachrichtigt, wenn dieser Termin in der Zukunft liegt.

Links zur Stelle

• Bewerberübersicht

Über diesen Link gelangen Sie zur Bewerberübersicht der Stelle, mit der dieser Termin verknüpft ist.

Weitere Links (standardmässig ausgeblendet):

• Beschreibung
• Auswahlkriterien
• Assessment
• Alle Termine dieser Stelle

Termine zu einer Stelle

In der Ansicht einer Stelle finden Sie den Reiter "Termine". Hier können Sie Termine erfassen (gemäss folgendem Abschnitt). Sobald Sie mindestens einen Termin erfasst haben, können Sie in der Bewerberübersicht über die Mehrfachaktion Bewerber auf Termine dieser Stelle einladen.
Termine, die in der Vergangenheit liegen, sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

Termin zu einer Stelle erfassen

In der Detailansicht einer Stelle klicken Sie im Reiter "Termine" auf die Aktion Neuen Termin hinzufügen und treffen folgende Angaben: (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")

• Typ

Geben Sie den Termin-Typ an, bspw. "Vorstellungsgespräch" oder "Termininterview"

• Titel

Geben Sie dem Termin einen aussagekräftigen Titel.

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Verantwortlichkeiten

• Zuständige Personen

Sie finden hier die zu dieser Stelle hinterlegten verantwortlichen bzw. zuständigen Personen. Die Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten dieser Stelle können über die Stellenbeschreibung angepasst werden.

• Einladen

Sie haben hier die Möglichkeit, die (vor-abgefüllten) E-Mail-Adressen der zuständigen Personen anzupassen bzw. zusätzliche zu erfassen.

• Optional einladen

Die Stellvertreter sind in diesem Feld hinterlegt bzw. können an dieser Stelle zusätzlich erfasst werden.

Beginn und Ende

Sie haben zwei Möglichkeiten, um mehrere Termine gleichzeitig anzulegen: Entweder über fixe Termine oder dynamisch erzeugte Termine. Beide Varianten lassen sich gleichzeitig anwenden:

Fixe Termine

Erstellen Sie fix vorgegebene Termine zu einer Stelle. Für jeden Termin können Sie jeweils den Beginn und das Ende mit genauen Datums- und Zeitangaben festlegen:

• Termin 1 Beginn: (Datum / Zeit)
• Termin 2 Ende: (Datum / Zeit)
• Termin 3 Beginn...

Sie können maximal 5 fixe Termine erfassen.

Verfügbarkeiten prüfen

Klicken Sie auf den Button "Verfügbarkeiten prüfen", um den Terminplanungsassistenten zu starten.

Sollte Ihnen der Button nicht angezeigt werden oder die Meldung "Dienst nicht verfügbar" erscheinen, prüfen Sie bitte, ob die Einstellungen zur Schnittstelle korrekt durchgeführt wurden.

Dynamisch erzeugte Termine

Dynamisch erzeugte Termine bieten ein höheres Mass an Flexibilität. Sie erstellen in diesem Fall eine Regel, die abhängig von der Startzeit jeweils im gleichen Abstand mehrere Termine gleichzeitig anlegt. Für dynamisch erzeugte Termine treffen Sie die folgenden Angaben:

• Startzeit

Ohne diese Angabe können keine dynamisch erzeugten Termine angelegt werden.

• Anzahl Termine

Wenn Sie keine Angabe machen, wird nur 1 Termin angelegt. Die maximale gültige Anzahl gleichzeitig anzulegender Termine ist 50.

• Dauer in Minuten

Ohne diese Angabe können keine dynamisch erzeugten Termine angelegt werden. Geben Sie bitte ganzzahlige Werte an. z.B. 120 für 2h

• Pause in Minuten

Bei mehreren und länger andauernden Terminen ist eine Pause empfehlenswert. Wenn Sie keine Pause angeben, werden die Termine bündig aneinander gehängt. Endet z.B. Termin 1 um 12:00 Uhr, dann beginnt Termin 2 auch um 12:00 Uhr.

• Späteste Uhrzeit: (Zeit)

Würde diese Uhrzeit bei einem Termin überschritten werden, dann wird das Anlegen weiterer Termine am nächsten Tag, beginnend zur selben Startzeit, fortgesetzt. Passt ein Termin aufgrund seiner Dauer nicht zwischen Startzeit und späteste Uhrzeit, dann kann er nicht angelegt werden.

• Wochentag überspringen

Geben Sie hier den/die Wochentag/e an, die übersprungen werden sollen: Fällt der Beginn eines anzulegenden Folgetermins (Anzahl Termine grösser 1) auf einen hier definierten Tag, dann wird das Anlegen am nächsten erlaubten Wochentag fortgesetzt. Feiertage werden nicht automatisch erkannt.

• Zeitzone

Geben Sie die Zeitzone an. (Sofern hier keine explizite Zeitzone definiert wird, übernimmt das System automatisch die Zeitzone des Browsers und legt diese auf dem Nutzer ab.)

Weitere Information

• Bestätigung möglich bis (Tage)

Geben Sie hier (die Anzahl der Tage vor dem Termin) an, bis wann die Bestätigung möglich sein soll.

• Maximale Teilnehmeranzahl

Geben Sie hier die maximale Teilnehmeranzahl an.

• Maximale Anzahl auswählbarer Termine diesen Typs je Bewerber:

Je Termin-Typ darf der Bewerber lediglich eine bestimmte Anzahl zur Auswahl gestellter Termine bestätigen. Die hier angegebene Beschränkung gilt innerhalb aller in der Zukunft liegenden (aktuellen) Termine einer Stelle. Diese Zahl gegenüber früherer Einstellung auf dieser Stelle anzupassen bewirkt eine Anpassung auf allen Terminen diesen Typs auf dieser Stelle.
Empfehlung: Geben Sie möglichst genau die Anzahl Termine an, die der Bewerber tatsächlich auch wahrnehmen sollte.

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• Hinweise

Sie können Hinweise hinterlegen, die beim Bewerber in der Ansicht erscheinen.

• Dokumente

Sie können nach Wunsch Dokumente anhängen, die beim Bewerber in der Ansicht erscheinen.

Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf "Speichern" und danach auf "Fertig".

Beim Erfassen eines weiteren Termins zu einer Stelle, werden einige Angaben automatisch vor-abgefüllt.

Bewerber zu Terminen einer Stelle einladen

Laden Sie Bewerber zu einem Termin ein indem Sie die Bewerberübersicht zu einer Stelle öffnen und die gewünschten Bewerber auf Termine dieser Stelle einladen

Termin einer Stelle löschen

Sofern Sie mindestens einen Termin zu einer Stelle erfasst haben, wird Ihnen eine tabellarische Übersicht mit alle Detailinformationen der erfassten Termine angezeigt. Löschen Sie Termine einer Stelle durch Klick auf das Löschen-Symbol in der Tabelle.

Termine einer Bewerbung

In der Detailansicht einer Bewerbung sind im Reiter "Termine" sowohl eine tabellarische Übersicht aller Termine dieses Bewerbers (sofern zugewiesen) als auch alle Termine der verknüpften Stelle zu finden (sofern erfasst):

• Alle Termine dieses Bewerbers

Sofern Sie den Bewerber auf Termine eingeladen oder ihm Termine zugewiesen haben, erscheint im Abschnitt "Alle Termine dieses Bewerbers" eine tabellarische Übersicht, die alle relevanten Angaben zum jeweils zugewiesenen Termin enthält. Sie haben hier die Möglichkeit, dem Bewerber zugewiesene Termine zu bestätigen, abzusagen oder die Termine zu entfernen. Termine, die in der Vergangenheit liegen, sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

• Termine der verknüpften Stelle

Sofern zur Stelle, mit der diese Bewerbung verknüpft ist, bereits Termine erfasst wurden (gemäss Abschnitt Termin zu einer Stelle erfassen), erscheint im Abschnitt "Termine der verknüpften Stelle" eine tabellarische Übersicht, die Angaben zum jeweils erfassten Termin enthält. Sie haben hier die Möglichkeit, dem Bewerber Termine zuzuweisen (gemäss nachfolgendem Abschnitt). Termine, die in der Vergangenheit liegen, sind mit dem Symbol gekennzeichnet.

Verknüpfung der Bewerbung mit neuer Stelle bei bestehenden Terminen

Beim Zuweisen auf die neue Stelle (Aktion: Bewerber mit anderer Stelle verknüpfen) kann entschieden werden, ob die Bewerbung mit allen Bewertungen auf eine andere Stelle verschoben wird, oder als zusätzliche nicht-bewertete Bewerbung angelegt werden soll.
Sofern Sie Bewerbern bereits Termine zugewiesen haben, gehen diese unter Umständen verloren, wenn die existierende Bewerbung einer neuen Stelle zugewiesen wird. Wir empfehlen hierbei eine neue/zusätzliche Bewerbung anzulegen, um die bestehende Bewerbung und die bereits zugewiesenen Termine nicht zu verlieren.

Bewerber auf Termin zuweisen

Im Reiter "Termine" (in der Detailansicht einer Bewerbung) können Sie über die tabellarische Ansicht aller Termine der verknüpften Stelle beim jeweiligen Termin Bewerber zuweisen. Nach Klick auf diesen Link erhalten Sie im nächsten Schritt eine kurze Termin-Übersicht dieser Bewerbung, mit Informationen über:

Zugewiesene Termine
Sofern dieser Bewerbung bereits Termine zugewiesen wurden, werden sie hier Status-bezogen gelistet ("Zugesagt", "Abgesagt" und "Ohne Antwort") - mit Detailinformationen zum Termin:

• Zugesagt / Abgesagt / Ohne Antwort

Neuer Termin
Hier sehen Sie die Details zum neuen Termin, den Sie der Bewerbung gerade zuweisen. Bevor Sie auf "Zuweisen" klicken, können Sie noch den Bewerbungsstatus definieren und entscheiden, ob Sie dem Bewerber eine E-Mail (ab Vorlage) senden:

• Typ / Termin
• Bewerbungsstatus
• E-Mail senden

Achtung: Variablen wie [Course.Description], [Course.StartDate], [Course.EndDate] oder [Course.Address] können hier NICHT eingesetzt werden, da wir hier eine 1:n Beziehung zwischen einem Bewerber, dem Sie eine E-Mail senden, und seinen Terminen (mehrere) haben. Diese Variablen benötigen allerdings eine 1:1 Beziehung und funktionieren daher nur in der Detailansicht eines Termins. Alternativ können Sie eine Variablen-Schleife über alle (unbeantworteten) Termine des Bewerbers an dieser Stelle einsetzen.