Terminplanungsassistent
Der Terminplanungsassistent ermöglicht Ihnen - sowohl direkt bei der Erfassung eines oder mehrerer Termine zu einer Stelle als auch bei der Aktualisierung eines bestehenden Termins - die Verfügbarkeit anderer Personen innerhalb Ihrer Umantis-Lösung zu prüfen. Sie müssen hierfür nicht parallel in Outlook nach passenden Zeiten schauen, da die Funktion die Verfügbarkeiten anderer Benutzer des Bewerbermanagements anhand ihrer Outlook-Kalender prüft.
Der Terminplanungsassistent kann Sie somit effektiv bei der Terminplanung unterstützen.
Voraussetzungen und Einstellungen in Umantis
Wichtige Hinweise:
- Die neue Oberfläche (intern) ist Voraussetzung für die Nutzung des Terminplanungsassistenten in Ihrem Umantis Bewerbermanagement.
- Um auf den Outlook-Kalender der verantwortlichen Personen zugreifen zu können, muss der Administrator über Zugangsdaten verfügen, mit denen er sich mit dem Mail-Exchange-Server verbindet. Das ist eine Voraussetzung für den Zugriff auf Outlook-Kalender. Der Mail-Exchange-Server sollte eingehende Anfragen von aussen zulassen. Um den Exchange nicht komplett freizugeben, können Sie auch nur die Umantis–IP-Range für diese Aufrufe freigeben:
- Rechenzentrum Schweiz: 93.190.76.152/29
- Rechenzentrum Deutschland: 213.198.99.208/28
- Ihre Umantis Bewerbermanagement-Lösung sendet/empfängt Anfragen/Antworten unter Verwendung des HTTPS-Protokolls, das standardmässig Port 443 verwendet. Aus diesem Grund sollte Port 443 im Mail Exchange Server offen sein, um HTTPS-Anfragen für den Zugriff auf den Outlook-Kalender zu akzeptieren.
- Aktuell wird diese Funktion nur bei Outlook 365 (über Exchange Server) unterstützt. Die Cloud-Version von Outlook 365 wird nicht unterstützt.
- Die "Sichtbarkeiten" orientieren sich an Outlook. Das bedeutet, dass die Verfügbarkeit einer Person nicht geprüft werden kann, wenn diese Person ihren Outlook-Kalender komplett geblockt hat.
Verwenden Sie diese Daten und navigieren Sie zu Schnittstellen > Drittsysteme > Einstellungen für Terminplanungs-Assistenten. Im Anschluss füllen Sie unter Basisangaben zur Schnittstelle die folgenden Felder aus:
- Exchange Server Address
- (
Unter Umständen ist der folgende Zusatz als URL-Erweiterung der Exchange Server Address notwendig: /EWS/Exchange.asmx)
- Benutzername
- Passwort
Beachten Sie bitte, dass die korrekte Eingabe dieser Daten Voraussetzung für die Anzeige des Buttons "Verfügbarkeiten prüfen" ist.
Verwendung
Nach erfolgreicher Einrichtung können Sie den Terminplanungsassistenten bei der Erfassung neuer Termine zu einer Stelle oder bei der Aktualisierung bestehender Termine verwenden. Nachfolgend finden Sie ein Schritt-für-Schritt-Beispiel der Terminplanung mit dem Assistenten:
1. In der Ansicht einer Stelle navigieren Sie zum Reiter Termine und klicken auf "Neuen Termin hinzufügen".
- Die folgende Maske öffnet sich:
- Sie finden hier die zu dieser Stelle hinterlegten verantwortlichen bzw. zuständigen Personen. Die Verantwortlichkeiten/Zuständigkeiten dieser Stelle können über die Stellenbeschreibung angepasst werden.
- Einladen: Sie haben hier die Möglichkeit, die (vor-abgefüllten) E-Mail-Adressen der zuständigen Personen anzupassen bzw. zusätzliche zu erfassen.
- Optional einladen: Die Stellvertreter sind in diesem Feld hinterlegt bzw. können an dieser Stelle zusätzlich erfasst werden.
2. Klicken Sie auf "Verfügbarkeiten prüfen".
- Geben Sie das Startdatum und Enddatum an - bzw. den Zeitraum, in dem die Verfügbarkeiten geprüft werden sollen.
- Die folgende Maske öffnet sich:
- Ihnen werden jetzt die Verfügbarkeiten der Personen angezeigt:
- Grün: Alle Teilnehmer sind verfügbar
- Gelb: Nicht alle Teilnehmer sind verfügbar
- Grau: Keine Teilnehmer sind verfügbar
- Um einen der Termine zu verwenden, klicken Sie bitte in das jeweilige (grüne oder gelbe) Feld und definieren Sie in dem Drop-Down die Dauer des Termins.
- Das Farbschema (grün, gelb oder grau) für den Verfügbarkeitsstatus wird nur für diejenigen Personen angezeigt, die in Ihrer Bewerbermanagement-Lösung als Benutzer registriert sind. Bei Personen, die nicht als Benutzer im System erfasst sind aber derselben Organisation angehören, können Kalender auch anhand der E-Mail-IDs überprüft werden jedoch ist in diesem Fall die Farbcodierung nicht möglich.
3. Haben Sie einen Termin gefunden und die Dauer fixiert, so wird dies entsprechend unter "Fixe Termine" übernommen:
4. Sie haben im unteren Abschnitt die Möglichkeit, eine Termineinladung für die zuständigen Personen anzupassen und zu versenden:
- Termineinladung versenden: Definieren Sie hier, ob Sie den (unter "Einladen" und "Optional einladen" hinterlegten) Personen eine Termineinladung versenden möchten.
- Betreff: Geben Sie der Termineinladung einen optionalen Betreff ein. Sofern Sie hier nichts eingeben, dann wird der Titel des Termins als "Betreff" abgefüllt.
- Nachricht (Html): Passen Sie die Nachricht an, und klicken Sie anschliessend auf "Speichern".
Bitte beachten Sie, dass erst nach dem Absenden der Einladungs-E-Mail eine Buchung erfolgt.
- Bestätigen Sie Ihre gewünschten Einstellungen zum Termin durch Klick auf "Speichern".
- Bei der Aktualisierung bestehender Termine (/Recruiting/Courses/ID/ID/Basics/Edit) haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, den Terminplanungsassistenten zu verwenden.
Fehler und Ursachen
Button "Verfügbarkeiten prüfen" wird nicht angezeigt
- Der Button "Verfügbarkeiten prüfen" wird nur angezeigt, falls in den Einstellungen zur Schnittstelle etwas erfasst wurde. Beachten Sie bitte, dass hierbei nicht geprüft wird, ob die hinterlegten Einstellungen tatsächlich korrekt sind.
- Der Terminplanungsassistent wird nur in Verbindung mit der neuen Oberfläche (2018) vollständig unterstützt.
Fehlermeldung: "Dienst nicht verfügbar"
- Die Schnittstelle ist nicht korrekt eingerichtet. Prüfen Sie bitte mit Ihrem IT-Verantwortlichen die Einstellungen des Mail-Exchange-Servers und passen Sie anschliessend ggf. die Einstellungen zur Schnittstelle in Umantis an.