Stellenprofil (Mitarbeitermanagement)
Das Stellenprofil einer Stelle enthält allgemeine Informationen zur dieser Stelle und deren aktueller Besetzung. Sie gelangen zu dieser Übersicht im Mitarbeitermanagement über Stellen > Stellenverzeichnis > Auswahl der Stelle > Reiter Stellenprofil. In dieser Übersicht wird u.a. die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit festgelegt und welche Anforderungen beispielsweise durch das zugewiesene Funktionsprofil impliziert werden. Weiter werden auf dem Stellenprofil die Informationen über den Vorgesetzten, oder ob es sich bei der Stelle beispielsweise um eine Schlüsselstelle handelt, angezeigt.
Stellenprofil | Nachfolgeplanung | Stellenausschreibung | Bewerberübersicht | Notizen und Dokumente | Erinnerungen
Übersicht
Stellenprofil angelegt am: (Datum)
Beschreibung
- Bild/Logo
- Sie können dieses Feld einblenden und ein Bild/Logo zur Stelle hochladen. Dieses wird im Falle einer Ausschreibung der Stelle auch in der ersten Spalte des Stellenmarktes angezeigt.
- Stelle
- Geben Sie hier die Stellenbezeichnung ein (Bsp: "Buchhalterin").
- Stellenbeschreibung
- In diesem Feld können Sie detaillierte Angaben zur Stellenbeschreibung hinterlegen.
- Jobfamilie
- Sie können hier die Jobfamilie angeben.
- Jobfamilie Freitext
- In diesem Feld können Sie detaillierte Angaben zur Jobfamilie hinterlegen.
Des Weiteren: Hierarchiestufe, Bemerkung Hierarchiestufe, Startdatum, Enddatum
Weitere Angaben
- Stellennummer
- Wenn Sie das Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert.
Die Stellennummer ist ein alphanumerischer Wert. Es können also auch Buchstaben verwendet werden. Die Sortierung nach diesem Feld in Tabellen erfolgt dementsprechend alphanumerisch. Wenn Sie also nur Zahlen verwenden und diese korrekt sortiert werden sollen, dann sollten Sie diese auf eine fixe Anzahl Zeichen vorne mit Nullen auffüllen (z.B. 000001, 000002, 000023, 000123,...)
- Status
- Status der Stelle - Bsp.: "Stelle besetzt"
- Organisationseinheit
- Sie können die Organisationseinheiten anpassen, indem Sie dem Link "Organisationseinheiten anpassen" folgen.
- Schlüsselstelle
- Geben Sie an, ob es sich bei dieser Stelle um eine Schlüsselstelle handelt.
- Stabsstelle
- Geben Sie an, ob es sich bei dieser Stelle um eine Stabsstelle handelt.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit,detaillierte Angaben zu treffen über: Kostenstelle, Funktionsbereich, Führungsverantwortung, Position, Stellenart, Arbeitsregion, Arbeitsort, Primäre Jobsprache, Stellenantrittsdatum, Stellenenddatum, Beschäftigungsgrad [%] etc.
Inhalte Funktionsprofil
In diesem Abschnitt werden die Inhalte zum Funktionsprofil angezeigt, z.B.:
- Funktionsprofil-Nr.
- Bezeichnung
- Übliche Stellenbewertung
- Schlüsselstelle
Über einen Link (Zum kompletten Funktionsprofil) gelangen Sie zur Ansicht des kompletten Funktionsprofils.
Schlüssel-Einstellungen
- Personen-Schlüssel
- Stellen-Schlüssel
- Quellsystem-Schlüssel
Diese Einträge sind die Schlüsselkriterien für den Import und Export. Wenn Sie diese Einträge ändern, dann wird die Person im nächsten Import nicht mehr gefunden und stattdessen eine neue Person oder/und Stelle angelegt. Falls eine Person in ein anderes Quellsystem übernommen wurde, dann kann man hier VOR dem neuen Import die Schlüssel anpassen. Die Kombination aus Quellsystem-Schlüssel und Personen-Schlüssel ist entscheidend, um die Person zu finden. Die Kombination aus allen drei Kriterien ist entscheidend für das Auffinden der Stelle im Import.
Änderungsprotokoll zur Stelle (Stellenprofil, Notizen & Dokumente der Stelle)
Historie der Anpassungen
An dieser Stelle ist eine Historie der Anpassungen aufrufbar, die alle Änderungen protokolliert, die in den folgenden Bereichen Stellenprofil (Employment/Current/ID/Profile/Position, bzw. /Positions/All/[ID]/PosProfile) und Notizen & Dokumente der Stelle (Employment/Current/ID/Profile/Internals) durchgeführt wurden.
Nach Aufruf der "Historie der Anpassungen" können Sie folgende Informationen zur Änderung/Anpassung einsehen:
- Feld, das angepasst wurde
- In Verbindung mit (= ID des Eintrages, welcher geändert wurde)
- Letzter Wert
- Neuer Wert
- Benutzer, der die Änderung durchgeführt hat
- Datum/Zeitangaben zur Änderung
Vorgesetzte/r
An dieser Stelle können Sie der Stelle einen Vorgesetzten zuweisen. Sofern ein Vorgesetzter bereits zugewiesen ist, haben Sie die Möglichkeit, die Zuweisung aufzuheben.
- Neue Verantwortlichkeit erstellen
- Klicken Sie auf "Neue Verantwortlichkeit erstellen" und erstellen Sie im Anschluss bei der gewünschten Person (in der tabellarischen Ansicht des Mitarbeiterverzeichnisses) eine Verantwortlichkeit zu dieser Stelle. Hierbei geben Sie an, welche Verantwortlichkeit die Person übernehmen soll. Nähere Informationen finden Sie im Artikel Neue Verantwortlichkeit erstellen - für Mitarbeiter und Stellen.
- Analog zur Erstellung einer Verantwortlichkeit für Stellen, können Sie eine Verantwortlichkeit für Mitarbeiter erstellen.
Bisherige Vorgesetzte/r
Hier finden Sie eine Übersicht von Vorgesetzten, die bereits zu dieser Stelle zugewiesen waren.
Aktionen
Verwalten
- Funktionsprofil zuweisen
- Stelle historisieren
- Historisierte Stelle reaktivieren
- Stelle löschen
Mit dem Löschen der Stelle löschen Sie auch das Personenprofil, wenn diese Person mit keiner anderen Stelle verbunden ist. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, historisieren Sie bitte stattdessen die Stelle.
- Als unbesetzte Stelle kopieren
- Stelle ans Bewerbermanagement übertragen
Erinnerungen
- Erinnerung zur Stelle erfassen
- Druckansicht
- PDF erstellen
Organigramm
- Im Organigramm anzeigen
Besetzung
- Stelleninhaber
- Hier finden Sie Informationen über den aktuellen Stelleninhaber.
- Risiko- und Potentialeinschätzung
- Hier finden Sie Informationen über das Potential und das Austrittsrisiko.
- Bisherige Stelleninhaber
- Hier finden Sie Informationen über den/die bisherigen Stelleninhaber.
Aktionen
- Funktionsprofil zuweisen
- Stelle historisieren
- Stelle löschen
- Mit dem Löschen der Stelle löschen Sie auch das Personenprofil, wenn diese Person mit keiner anderen Stelle verbunden ist. Wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, historisieren Sie bitte stattdessen die Stelle.
- Neuen Stelleninhaber zuweisen
- Stellen des Stelleninhabers
- Aktuell besetzte Stellen (Anzahl)
- Bisherige Stellen (Anzahl)
- Alle Stellen (Anzahl)
Schlüsselstellen
Als Schlüsselstellen werden jene Stellen im Unternehmen bezeichnet, welchen eine besondere Bedeutung für das Unternehmen zugeordnet ist und daher eine frühzeitige Nachfolgeplanung von hoher Relevanz ist. Die Kennzeichnung einer Stelle als Schlüsselstelle kann direkt auf der Stelle selbst vorgenommen werden.
Identifikation von Schlüsselstellen
Die Relevanz der Stelle und das Ausfallrisiko sind die zwei entscheidenden Elemente zur Identifikation von kritischen Schlüsselstellen. Die Relevanz einer Stelle bestimmt, ob es sich um eine Schlüsselstelle handelt und das Ausfallrisiko lässt Folgerungen über die Gefährdung eines Ausfalls einer Stelle zu.
Hinweis:
- Relevanz einer Stelle: Die Relevanz einer Stelle ist von mehreren Faktoren abhängig(z.B. Know-How, Erfahrung) und korreliert häufig positiv mit dem hierarchischen Level innerhalb der Organisation. Ebenso sind Grössen wie Verfügbarkeit von Arbeitnehmern und die Entwicklungszeit eines Mitarbeiters bis zu seiner tatsächlichen produktiven Leistung massgebend für die Zuweisung einer Stelle als Schlüsselstelle.
- Ermitteln des Ausfallrisikos: Das Ausfallrisiko kann durch das Austrittsrisiko des aktuellen Stelleninhabers (sogenanntes „Risk of Leaving“) eruiert werden. Wenn die Gefahr des Ausfalls oder Austritts eines Mitarbeiters hoch ist, gibt die Wichtigkeit der jeweiligen Stelle Auskunft, ob die Initiierung einer Nachfolgeplanung sinnvoll ist. Das Mitarbeitergespräch stellt eine geeignete Plattform dar, um das Austrittsrisiko eines Mitarbeiters abzuschätzen.
Im Mitarbeitergesprächs-Reiter unter dem Potential des Mitarbeiters kann das Austrittsrisiko jeweils mittels einer Skala festgelegt werden.
Nachdem die (kritischen) Schlüsselstellen des Unternehmens identifiziert worden sind, können mittels Nachfolgeplanung potentielle Nachfolger für diese Stellen ermittelt werden.
Definieren von Schlüsselstellen
Die Kennzeichnung einer Stelle als Schlüsselstelle, können Sie direkt auf dem Stellenprofil einer Stelle vornehmen. Ebenso haben Sie im Stellenverzeichnis die Möglichkeit, Stellen über die Mehrfachaktion als Schlüsselstelle zu definieren bzw. die Schlüsselstellendefinition wieder aufzuheben.
Im Stellenverzeichnis erscheint bei den entsprechenden Stellen anschliessend ein Schlüssel-Symbol.