Umantis Software

Unsere Software gliedert sich in verschiedene Module, welche je nach Bedarf separat oder kombiniert genutzt werden können.
Möchten Sie einen optischen Eindruck der Module gewinnen? Besuchen Sie dazu unsere Website: http://www.umantis.com

Smart Best-Practice-Lösungen

Smart bietet Ihnen vor-konfigurierte Best-Practice-Lösungen. Sie sparen wertvolle Zeit und Energie, da alle wichtigen Funktionen bereits integriert sind - für eine schnelle und unkomplizierte Einführung.

HR-Suite SmartKMU

Die HR-Suite SmartKMU ist eine vorab mit Umantis-Modulen konfigurierte Lösung, die speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Sie basiert auf bewährten Best Practices und umfasst die folgenden für KMUs optimierten Module:

• HR-Core
• Zeitwirtschaft
• HR-Prozesse On-/Offboarding
• Digitale Signatur
• Daten Cockpit
• Mitarbeiterkommunikation

Zu SmartKMU gibt es zwei Zusatzmodule:

• SmartKMU – Bewerbermanagement

Eine speziell auf kleine -und mittelständige Unternehmen angepasst Lösung des Umantis Bewerbermanagements

• SmartKMU - Mitarbeiterentwicklung

Eine speziell auf kleine -und mittelständige Unternehmen angepasst Lösung der Umantis Mitarbeiterentwicklung

Modul Bewerbermanagement Enterprise

Die Einstellung von Top-Kandidaten beginnt bereits im Rekrutierungsprozess. Effiziente Abläufe und der Einbezug aller Beteiligten stellt beim Umantis Bewerbermanagement Enterprise die Basis dar. Von Antrag über die Genehmigung und Ausschreibung einer Stelle bis hin zur Besetzung - der intuitive Aufbau der Software ermöglicht Ihnen, Ihre Zeit für den persönlichen Kontakt mit Ihren Bewerbern zu investieren und Ihren zukünftigen Unternehmenserfolg zu sichern.

Die einzelnen Funktionen des Bewerbermanagements im Überblick:

• Bewerberüberblick: Management des gesamten Bewerberprozesses mit Einbindung aller Beteiligten
• Karriereportal: Stellenausschreibung auf Webseite und Schnittstellen zu Jobplattformen, stellenspezifische Fragen
• Einarbeitung: Onboarding-Prozess von neuen Mitarbeitern

Alle Seiten dieses Wikis über Bewerbermanagement Enterprise

Modul Bewerbermanagement

Das Umantis Bewerbermanagement digitalisiert den gesamten Bewerbungsprozess und bindet alle involvierte Personen in das Auswahlprozedere ein. Es unterstützt die HR-Abteilung im gesamten Rekrutierungsprozess.

• Für Bestätigungen, Absagen oder Einladungen an die Bewerbenden können definierte Vorlagen genutzt werden.
• Die Kommunikation, sowohl intern als auch mit den Bewerbenden, wird lückenlos dokumentiert.
• Dossiers können direkt mit der Abteilungsleitung ausgetauscht werden und die Kommunikation zwischen den involvierten Personen erfolgt schnell und vertraulich innerhalb der Software.
• Dank der Sterne-Bewertung sind Topkandidaten für alle involvierten Personen auf einen Blick sichtbar.

Vorteile:

• Sämtliche möglichen Schritte im Rekrutierungsprozess werden automatisiert
• Bewerbungsdossiers liegen nicht herum, dadurch ist der Schutz Ihrer Daten jederzeit gewährleistet
• Spannende Bewerbungen sind dank der effizienten Sterne-Bewertung auf einen Blick erkennbar und können bevorzugt behandelt werden.
• Der gesamte Rekrutierungsprozess lässt sich individuell anpassen.
• Rekrutierungsprozess ist von der Stellenausschreibung bis zur Anstellung komplett webfähig

Modul Personalentwicklung

Die richtigen Mitarbeiter sind Ihr wichtigstes Kapital. Erkennen Sie den Bedarf an Entwicklungs- und Bildungsmassnahmen systematisch. Mit der Beurteilung der Stärken und fachlichen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter werden gezielte Förderung und langfristige Bindung in den Mittelpunkt gestellt. Das Kompetenzmanagement ermöglicht eine Beurteilung und gezielte Entwicklung Ihrer Mitarbeiter. Die eigenen Fähigkeiten gegenüber anderen Mitarbeitern zu präsentieren ist nicht nur die Basis von einem transparenten Wissensnetzwerk, sondern auch der Schlüssel zum längerfristigen Erfolg Ihres Unternehmens.

Das Modul Personalentwicklung in der Übersicht:

• Mitarbeitergespräche: Planung und Durchführung der Gespräche sowie gezielte Entwicklungsförderung Ihrer Mitarbeiter
• Mitarbeiterprofile: Pflegen von Fähigkeiten und anderen Kompetenzen auf den Profilen der Mitarbeiter
• Sollwerte definieren: Übersicht der Zielerreichung

Modul Lernmanagement

Lernerfolge für Ihre Mitarbeiter generieren und dadurch nachhaltigen Unternehmenserfolg sichern. Weiterbildungsverantwortliche werden durch das Lernmanagement bei der Planung, der zielgruppengerechten Ausschreibung und der Durchführung von Veranstaltungen unterstützt. Anmeldungen verwalten, Genehmigungsprozesse starten, Teilnehmer informieren oder mittels Auswertungsfragen Lernerfolge evaluieren: Das Lernmanagement von Umantis ist intuitiv, effizient und zeitsparend.

Das Modul Lernmanagement umfasst unter anderem folgende Funktionen:

• Veranstaltungen verwalten: Veranstaltungen erstellen, Anmeldeprozesse definieren und professionell durchführen
• Teilnehmermanagement: Prozesscontrolling, An- und Anmeldemanagement, Wartelisten-Verwaltung
• Erfolgsevaluation: Werten Sie Veranstaltungen aus und erkennen Sie Verbesserungspotenziale

Modul Zielvereinbarung

Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Ziele zu vereinbaren führt zu einer Motivationssteigerung. Definieren Sie konkrete Aufgaben und erfassen Sie zugehörige Ziele. Ermöglichen Sie 360°-Feedback, indem sich Ihre Mitarbeiter gegenseitig beurteilen. Das direkte Feedback steigert die Performance Ihrer Mitarbeiter. Durch die Übersicht der Zielerreichung können geeignete Massnahmen zeitgerecht ergriffen werden. Die Zielvereinbarung von Umantis garantiert Ihnen einen strukturierten und transparenten Prozess.

Folgende Funktionen sind Bestandteile des Moduls:

• Ziele vereinbaren: Erfassen und delegieren von Zielen
• Ziele beurteilen: Selbst- und Fremdevaluation der Zielerreichung
• Zwischenausblick: Erfolgskontrolle und Ausblick für Mitarbeiter und Vorgesetzte

Modul Vergütung

Eine leistungsgerechte Verteilung von Lohn und Bonus ist die Grundvoraussetzung für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Einfache und transparente Abwicklung Ihrer Lohnrunden und die Budgetkontrolle bilden die Basis des Vergütungsmoduls. Die Hinterlegung eines intelligenten Verrechnungsschemas, die geschaffene Transparenz über alle Abteilungen hinweg, sowie der Einbezug der Vorgesetzten in Lohn- und Bonusrunden vereinfachen Ihnen eine strukturierte und faire Vergütung.

Ausgewählte Funktionen des Vergütungsmoduls im Überblick:

• Leistungsgerechtes Vergütungssystem: Faire Lohn- und Bonuskalkulation mithilfe von Berechnungsformeln
• Budgetierung: Ihr Budget stets im Überblick behalten
• Transparenz und Auswertung: Bieten Sie allen Beteiligten Prozesstransparenz und optimieren Sie Ihr Vergütungssystem mittels Auswertungen

Modul Nachfolgeplanung

Mit der Nachfolgeplanung eine vorsorgliche Planung der Neubesetzung von Schlüsselstellen vornehmen. Eine perspektivische Planung hilft Ihnen sowohl bei der Identifikation von relevanten Fach- und Führungspositionen, als auch bei der rechtzeitigen Besetzung mit qualifizierten Nachfolgern mittels ihrer Gegenüberstellung. Einschätzen von Potenzial und Aufzeigen von Karrierepfaden für Ihre Mitarbeiter - dies bietet Ihnen die Nachfolgeplanung.

Das Modul Nachfolgeplanung in der Übersicht:

• Schlüsselpositionen definieren: Besetzen Sie Schlüsselpositionen mit erfolgversprechenden Potenzialträgern
• Laufbahnplanung: Planen Sie die Laufbahn Ihrer Mitarbeiter und
• Nachfolgeplanung: Minimierung des Ausfallrisikos einer Stelle mittels vorsorglicher Planung der Neubesetzung

Modul Daten Cockpit

Das Modul Daten Cockpit ist das Analyse-Tool zur Auswertung und grafischen Aufbereitung diverser Daten direkt aus der Business Software. Dank einer nahtlosen Integration im ERP entfällt der Grossteil an Aufwand und Kosten, die der Betrieb einer klassischen BI Lösung mit sich bringt. Die selbsterklärende Benutzeroberfläche benötigt kaum Schulung und begeistert auf Anhieb. Über einfache Filter und simple Klicks auf Grafiken kann umgehend auf jene Bereiche verfeinert eingeschränkt werden, die spezielle Aufmerksamkeit verlangen. Diverse Verlinkungsarten bieten zudem die Möglichkeit, weitere detaillierte Informationen aufzurufen. 

• Nutzerfreundliches Dashboard: Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter mit aussagekräftigen Dashboards, welche für sie relevante Informationen beinhalten. Treffen Sie fundierte Entscheidungen und entdecken Sie bisher verborgene Trends und Muster in Ihrem Datenschatz.
• Visualisierungen für jeden Geschmack: Für die Darstellung stehen diverse Widgets zur Verfügung. Mit KPIs, bekannten Grafiken, Landkarten, Tabellen und weiteren Möglichkeiten präsentieren Sie die Daten optimal und heben die entscheidungsrelevanten Informationen hervor. Dabei sind unzählige Vergleichsvarianten möglich wie beispielsweise Personalbestandsentwicklungen und Ferienübersichten.
• Zugriff nach Mass: Neben der automatischen Berücksichtigung des Zugriffsschutzes aus dem HR-Core, können über eine zusätzliche Zugriffssteuerung Dashboards gezielt den entsprechenden Anwendern zur Verfügung gestellt werden. Über das Mitarbeiter-Portal werden Personaldaten automatisch gemäss definierter Organisationsstruktur eingeschränkt. Damit ist der Schutz von sensitiven HR-Daten gewährleistet. Der grosse Vorteil damit ist, dass Mitarbeiter mit entsprechender Position trotzdem jederzeit mit den aktuellsten Informationen zu ihrem Team versorgt werden.

Weitere Vorteile:

• Keine Schnittstellen dank internem Datawarehouse
• Automatische Datenaktualisierungen ermöglichen die Sicht auf Echtzeitdaten
• Über Verlinkungen können weitere, detailliertere Informationen abgerufen werden
• Analyse von einzelnen Objekten (Personallandschaft, Fluktuationsreport, Alters- und Dienstaltersreport usw.)
• Im HR-Core definierter Zugriffsschutz gilt auch für den Zugriff auf die Daten mittels Daten Cockpit
• Standarddashboards ermöglichen einen einfachen Einstieg und können nach Belieben angepasst werden
• Externe Daten einbinden
• Automatische und zeitgesteuerte Aktualisierungen

Modul Digitale Signatur

Eine digitale Signatur ist eine Art elektronische Signatur (oder eSignatur). Sie erfüllt bestimmte zusätzliche Sicherheitskriterien, die gesetzlich definiert sind, wie das digitale Zertifikat und die sichere Identifizierung des Unterzeichners. Mit DeepSign stehen Ihnen zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten drei Arten elektronischer Signaturen zur Verfügung: einfache elektronische Signaturen (EES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und qualifizierte elektronische Unterschriften (QES), wobei letztere rechtlich der handschriftlichen Signatur entspricht.

• Unterzeichnen und versenden. Von jedem Ort an jeden Ort: Die Möglichkeit, Verträge auch aus der Ferne zu unterzeichnen, ist in der heutigen Businesswelt unverzichtbar. Mit DeepSign können Sie Dokumente von Ihrem PC oder von Ihrem Tablet sowie von unterwegs auf Ihrem Smartphone mit wenigen Klicks digital unterzeichnen. Gestalten Sie Ihre Unterzeichnungsprozedur mithilfe einer flexiblen und effizienten Lösung neu, um Vereinbarungen und Verträge schneller abzuschliessen.
• Verifizieren Sie kostenlos die Identität Ihrer Unterzeichner: Zur Vertragsunterzeichnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die rechtlich der handschriftlichen Signatur entspricht, muss die Identität eines jeden Unterzeichners verifiziert werden. Mit DeepSign können Sie und Ihre Geschäftspartner sich anhand der DeepID-App der DeepCloud AG kostenlos auf Distanz identifizieren. DeepID funktioniert sowohl mit Reisepässen als auch mit Identitätskarten.
• Lassen Sie Ihre Dokumente rechtskonform unterzeichnen: Wenn Sie als Unterschrift-Ersteller ein Dokument online unterzeichnen, müssen Sie sicher sein, dass Ihre Signatur für den jeweiligen Kontext rechtskonform ist. Mit der Online-Signatur-App DeepSign können Sie drei Arten von elektronischen Signaturen erstellen, die in der Schweiz und in der EU anerkannt sind: qualifizierte elektronische Signaturen (QES), fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) und einfache elektronische Signaturen (EES).
• Qualifizierte elektronische Signatur: Mit Zertifikat und Zeitstempel. Erfordert Unterzeichner-Identifikation und weitere Authentisierungsmittel. Ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt und entspricht der Schriftform nach Schweizer und EU-Recht.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur: Mit Zertifikat und Zeitstempel. Erfordert Unterzeichner-Identifikation und weitere Authentisierungsmittel. Kann verwendet werden, wenn es kein gesetzliches Schriftformerfordernis gibt. Ersetzt nicht die eigenhändige Unterschrift.
• Einfache elektronische Signatur: Einfachste Signaturform mit digitalem Zeitstempel. Kann verwendet werden, wenn es kein gesetzliches Schriftformerfordernis gibt. Ersetzt nicht die eigenhändige Unterschrift und erfüllt keine gesetzliche Formvorschrift.

Weitere Vorteile:

• Unterzeichnen und versenden von jedem Ort an jeden Ort
• Schnelle und einfache Dokumentenverarbeitung
• Nachhaltig papierlos
• Von einfacher bis qualifizierter elektronischer Signatur
• Unterzeichnen Sie rechtskonform in der Schweiz (ZertES) und in der EU (eIDAS)
• Kostenlose integrierte digitale ID
• Visueller Signatur-Editor

Die DeepServices DeepSign und DeepID werden von der DeepCloud AG erbracht. Zu ihrer Nutzung ist die Akzeptanz der jeweils relevanten Vertragsbestimmungen der DeepCloud AG erforderlich. Umantis bietet die Nutzung von DeepSign über die Integration in der Umantis SaaS Lösung / eine Schnittstelle zur DeepCloud AG an, ohne selbst Vertragspartei für diese DeepServices zu werden.

▶ DeepSign im Umantis Bewerbermanagement

Modul HR-Core

Das HR-Core-Modul ist das Herzstück der Umantis-HR-Suite und bietet eine umfassende Lösung für das effektive Management von Personaldaten. Die flexible und vielseitig einsetzbare Software ermöglicht eine vollumfängliche Digitalisierung sämtlicher HR-Prozesse, entlastet Ihre Personalabteilung und dient Vorgesetzten als zentrales Führungsinstrument.

• Personalstamm: Im «Personalstamm» werden die Mitarbeiter erfasst. Dazu gehören sowohl informative Angaben über die Mitarbeiter als auch die für die Lohnabrechnung notwendigen Daten wie Name, Adresse, Ein- und Austritte, Beschäftigungsgrad oder die vereinbarten Lohnwerte. Mithilfe von Zeitachsen lassen sich Mutationen bereits im Voraus erfassen. Genauso können Ein- und Austritte bereits weit vor der entscheidenden Abrechnung festgelegt werden. Die Personalstammdaten bilden die Basis für sämtliche Aktivitäten in der Umantis HR-Suite.
• Stellenstamm: Im «Stellenstamm» werden die Stellen eines Unternehmens erfasst. Dazu gehören sowohl informative Angaben über die Stelle als auch die Belegung oder die vereinbarten Stellen-Lohndaten zwecks Planung und Budgetierung. Mithilfe von Zeitachsen lassen sich Mutationen bereits im Voraus erfassen. Jede Stelle kann ganz oder teilweise von einem oder mehreren Mitarbeitern belegt sein. Es können zudem Stellen- und Aufgabenbeschreibungen erfasst werden.
• Organisationsstruktur: Die Funktion zur Gestaltung der Organisationsstruktur ermöglicht eine visuelle Darstellung von Hierarchien und Abteilungen. Dies fördert die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen. Durch die Möglichkeit zur Anpassung können organisatorische Veränderungen schnell umgesetzt werden. Ebenfalls in der Organisationsstruktur ersichtlich ist die Verbindung zwischen Organisation, Stelle und Mitarbeiter.
• Zugriffsrechte: In der Benutzerverwaltung können Administratoren, flexibel und präzise Zugriffsrechte für verschiedene Nutzergruppen innerhalb des Systems festlegen. Jeder Benutzer wird mit spezifischen Rollen und Berechtigungen ausgestattet, um sicherzustellen, dass er nur auf die relevanten Funktionen und Daten zugreifen kann. Dies geschieht auch anhand der Organisationsstruktur.
• Prozess- und Workflow-Gestaltung: Das HR-Core-Modul ermöglicht die Definition und Umsetzung von personalbezogenen Prozessen und Workflows. Von standardisierten Prozessen wie Adressänderungen, Erfassung von Notfallkontakten oder Bestellung von Arbeitszeugnissen bis hin zu komplexen, unternehmensspezifischen Abläufen. Dank kundenspezifischen Services kann HR-Core flexibel auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
• Digitale Personalakte: Die digitale Personalakte bietet eine sichere und effiziente Ablage von Mitarbeiterdokumenten. Durch die elektronische Verwaltung werden manuelle Prozesse minimiert, der Zugriff auf Informationen erleichtert und Datenschutzrichtlinien eingehalten. Dies trägt zur Reduzierung von Papierkosten und zum umweltfreundlichen Management von HR-Dokumenten bei.
• Mitarbeiterportal: Das Mitarbeiterportal ermöglicht Mitarbeitern und Managern die Selbstverwaltung ihrer HR-bezogenen Angelegenheiten im Rahmen eines Employee Self-Services (ESS) und Manager Self-Services (MSS). Dazu gehört beispielsweise die Verwaltung persönlicher Daten, wie Kontaktdetails oder Notfallkontakte. Diese Selbstverwaltungsfunktionen bieten den Mitarbeitern eine höhere Autonomie und tragen zur Reduzierung des administrativen Aufwands der HR-Abteilung bei. Führungskräfte können die Personalinformationen ihrer Teammitglieder einsehen und teilweise verwalten. Die Benutzeroberfläche wird auf das Unternehmensdesign angepasst und individualisiert. Durch klare Strukturierung und anpassbare Dashboards können Mitarbeiter und Manager schnell auf die für sie relevanten Informationen zugreifen.
• Mobile App AbaClik: Die Mobile App stellt eine weitere flexible und benutzerfreundliche Lösung dar, um den Zugang zu den wichtigsten HR-bezogenen Funktionen und Informationen von unterwegs zu ermöglichen. Dadurch können Mitarbeiter und Führungskräfte ihre HR-bezogenen Angelegenheiten bequem verwalten, ohne auf einen Desktop-Computer angewiesen zu sein.

Weitere Vorteile:

• Zentrale Verwaltung von Organisationsstruktur, Stellen- und Personalstamm
• Vereinfachung der HR Prozesse dank direktem Zugang zu den Personaldaten durch die Mitarbeiter (Mitarbeiterportal)
• Steuerung der Zugriffsrechte mittels hierarchischer Abbildung der Organisationsstruktur
• Digitalisierung der personenbezogenen Dokumente dank digitaler Personalakte
• Definition von kundenspezifischen, digitalen HR-Prozessen

Weitere Informationen zu HR-Core unter https://www.umantis.com/hr_core/

Modul Digitale Personalakte

Die digitale Personalakte ist Bestandteil von HR-Core und bietet eine effiziente und moderne Lösung für die Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, was zu einer verbesserten Effizienz und Sicherheit in der HR-Abteilung führt. Zudem gewährleistet die digitale Personalakte dem Mitarbeiter jederzeit maximale Transparenz über seine persönlichen Daten und Zugriff auf die HR bezogenen Dokumente und Informationen.

Die digitale Personalakte revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Mitarbeiterinformationen verwalten. Im Vergleich zur traditionellen Papierakte bietet die digitale Variante zahlreiche Vorteile, die die Effizienz steigern und die HR-Verwaltung optimieren.

• Struktur und Inhalt: Die digitale Personalakte ist eine strukturierte elektronische Sammlung von Dokumenten zu jedem Mitarbeiter oder jeder Mitarbeiterin eines Unternehmens. Sie umfasst sämtliche relevante Dokumente wie z.B. Lebenslauf, Zertifikate, Lohnausweis, Krankheit/Unfall, Personalgesprächsnotizen oder Arbeitszeugnisse. Diese strukturierte Organisation ermöglicht einen schnellen und gezielten Zugriff auf benötigte Informationen und ermöglicht eine nahtlose Nachverfolgung der Mitarbeiterhistorie.
• Zugriff und Sicherheit: Die digitale Personalakte bietet einen sicheren und autorisierten Zugriff auf die Informationen. Dabei können unterschiedliche Berechtigungsstufen festgelegt werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen können. Dies gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften. Sämtliche Änderungen, Zugriffe und Aktivitäten in der digitalen Personalakte sind nachvollziehbar protokolliert.
• Effizienzsteigerung: Die elektronische Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente an einem zentralen Ort reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Mitarbeiter können mit nur wenigen Klicks auf alle relevanten Daten zugreifen, anstatt mühsam Papierunterlagen durchsuchen zu müssen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht eine effizientere Bearbeitung von HR-Prozessen.
• Mobiler Zugriff: Die digitale Personalakte ermöglicht auch einen mobilen Zugriff, was besonders in einer zunehmend flexiblen Arbeitswelt wichtig ist. Mitarbeiter, Vorgesetzte und HR-Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten aus auf die Mitarbeiterinformationen zugreifen, was die Zusammenarbeit erleichtert, und die Reaktionsfähigkeit erhöht.

Weitere Vorteile:

• Zentrale Ablage von Mitarbeiter-Dokumenten in digitaler Form
• Schneller Zugriff auf wichtige HR-Unterlagen für Mitarbeiter
• Zugriff jederzeit und von überall über Desktop oder Mobile Devices
• Erhöhung der Sicherheit bei der Aufbewahrung von Dokumenten
• Datensicherheit dank individuellen Zugriffsrechten
• Entlastung der HR-Abteilung
• Umweltschonende Ablagemethode
• Automatisiertes Erstellen und Ablegen von Dokumenten dank intelligenten Prozessen
• Dank Integration von DeepSign (kostenpflichtig) entsteht kein Medienbruch (durchgehend digitaler Prozess von der Erstellung – Unterschrift – Ablage)
• Zugriff auf definierte Mitarbeiterunterlagen durch die Vorgesetzten
• Die Möglichkeit für den Mitarbeiter definierte Dokumente hochzuladen

Digitale Personalakte im Umantis Bewerbermanagement Enterprise

Modul Umantis Scan

Mit Umantis Scan optimieren Sie die Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten durch Barcode-Technologie. Dokumente werden automatisch gescannt, erkannt und direkt der richtigen digitalen Personalakte zugeordnet – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.

Vorteile:

• Automatisierte Ablage: Dokumente mit Barcode werden direkt und korrekt einsortiert.
• Zeitersparnis: Kein manuelles Zuordnen oder Suchen mehr.
• Fehlerreduktion: Eindeutige Identifikation verhindert Zuordnungsfehler.

Ideal für HR-Abteilungen, die ihre Prozesse digitalisieren und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit der Dokumentenverwaltung erhöhen möchten.

Modul Zeitwirtschaft

Mit dem Modul Zeitwirtschaft können Sie Zeiterfassungsprozesse individuell kombinieren – erfassen Sie Ihre Zeit mobil mit der Smartphone App AbaClik, stationär über die Stempeluhr AbaClock oder im Browser über das Mitarbeiterportal MyAbacus.

Das Modul Zeitwirtschaft ist so konzipiert, dass sie auf die Bedürfnisse jedes Unternehmens abgestimmt werden kann – vom einzelnen Modul bis zur integrierten Gesamtlösung. Den Mitarbeitern stehen unterschiedliche Eingabemöglichkeiten zur Verfügung, die alle miteinander vernetzt sind. Die Mitarbeiterstammdaten müssen Sie nur einmal erfassen. Sämtliche Informationen sind überall und in diversen Anwendungen (Browser, AbaClik, AbaClock) abrufbar. Dank der vollständigen Integration in das Abacus ERP können Löhne und Zuschläge direkt über die Lohnbuchhaltung ausbezahlt werden.

Planung	Erfassung	Berechnung	Auswertung	Verarbeitung
Absenzenmanagement Tages- und Wochen-Arbeitszeitmodelle nach Kanton Personaleinsatzplanung und Schicht/-Dienstpläne sind Bestandteil der Personaleinsatzplanung	Kommen-/Gehen-Zeiten Ferien/Absenzen Diverse Erfassungsvarianten möglich Belegfreigabe Rapportfreigabe	Pausenreglement Gleit- und Überzeiten Zuschläge bei Nacht-, Feiertags- und Wochenendarbeit SECO-, L-GAV- und AZG-konform	Anwesenheitsstatistik Arbeitszeiten und Ferienpläne Abwesenheitsstatistik Daten im Mitarbeiter-Portal und auf dem Smartphone verfügbar	Arbeitszeiten in Lohn- /Projektabrechnung Ferienanträge in Inbox zur Bewilligung Absenzen in Inbox zur Bestätigung

Die integrierten Dienste der Abacus Zeitwirtschaft sind: Smartphone-App (AbaClik), das iPad-Terminal (AbaClock) und das Mitarbeiter-Portal (MyAbacus)

Ihr Nutzen:

• Einsparung von Zeit und Kosten – keine Mehrfacherfassungen, keine Schnittstellen
• Zahlreiche Erfassungsmöglichkeiten, die sich individuell kombinieren lassen
• Zeit- und standortunabhängige Erfassung von Arbeitszeit, Absenzen und mehr
• Arbeits- und Gleitzeit sowie Überstunden stehen in diversen Anwendungen (Browser, AbaClik, AbaClock) zur Verfügung
• Für jedes Unternehmen und jedes Arbeitszeitmodell die passende Lösung
• L-GAV-, AZG- und gesetzeskonforme Personaleinsatzplanung
• Abbildung von Überstunden und Überzeit gemäss L-GAV, AZG und SECO Richtlinien
• Automatisierte, gesetzeskonforme Pausen-, Feiertags- und Wochenendarbeitsberechnungen
• Intuitive und einfache Bedienung

Mehr Informationen über das Modul Zeitwirtschaft finden Sie auf der folgenden Seite: https://www.abacus.ch/produkte/personal/zeiterfassung/uebersicht

Modul Arbeitszeugnis

Standardisierte Workflows reduzieren den Aufwand für die Arbeitszeugniserstellung markant und bieten gleichzeitig die Möglichkeit zur Personalisierung. Ein Arbeitszeugnis ist innert Minuten erstellt - dank über 1800 Textbausteinen und -varianten in vier Sprachen (Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch) sowie einfachen Benutzeroberflächen auf beliebigen Endgeräten.

Ihr Nutzen:

• Effiziente Erstellung von Arbeitsbestätigungen, Zwischen- und Schlusszeugnissen
• Vollständige Integration in die Umantis HR Suite
• Über 1800 Textbausteine in vier Sprachen, aber auch individuelle Anpassungen möglich
• Qualität durch standardisierte Prozesse, mit nachvollziehbaren Beurteilungskriterien und Textbausteinen
• Die HR-Abteilung hat die Möglichkeit ohne Involvierung von weiteren Personen, Arbeitszeugnisse innerhalb weniger Minuten zu erstellen

Mehr Informationen über das Modul Arbeitszeugnis finden Sie auf der folgenden Seite https://www.abacus.ch/arbeitszeugnis

Modul On-/Offboarding

Strukturierte On- & Offboarding-Prozesse lohnen sich. Die Fluktuation ist während den ersten 45 Tagen im neuen Job am höchsten. HR-Fachpersonen sind sich einig, dass eine reibungslose Einarbeitungszeit entscheidend ist, um neue Mitarbeiter zu binden. Ein guter Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter schnell in der neuen Aufgabe einfinden und im Team eingliedern können. Professionelles Offboarding gehört ebenso zur Visitenkarte eines guten Unternehmens. Der wertschätzende Abschied von Mitarbeitern stärkt die Arbeitgebermarke und vereinfacht die Übergabe für die nachfolgende Person.

Ein- & Austritte mit Software zukunftsfähig gestalten: Dank individuellen Prozess-Vorlagen stellen Sie sicher, dass die Koordination rund um die Einarbeitung effizient verläuft und nichts vergessen geht. Mit Hilfe des Moduls Onboarding & Offboarding befähigen Sie Ihre Teams für die reibungslose Einarbeitung und Verabschiedung von Mitarbeitern.

Portal für On- & Offboardees

• Spannende Insights für Onboardees vor dem ersten Arbeitstag in Form von News-Artikeln
• On- & Offboardees ganz einfach in die Prozessaufgaben involvieren
• Bereitstellung von wichtigen Informationen, Dokumenten und Reglementen
• Persönliche Vorstellung des zukünftigen Teams und anderen Kontakten im Unternehmen

Aufgaben-Übersicht für alle Beteiligten

• Timeline mit offenen und erledigten Aufgaben
• Zuweisung der Aufgaben an andere Abteilungen und Mitarbeiter im Unternehmen
• Einsicht auf den Status und Tracking des Fortschritts
• Erinnerungen und Deadlines
• Automatisierte Auslösung von Aufgaben, wie Mitarbeitergespräch eröffnen oder Arbeitszeugnis bestellen

Prozess-Designer

• Individuelle Prozesse und Formulare per Drag & Drop selbständig anlegen
• Spezifische Prozessschritte für bestimmte Stellenprofile und Standorte
• Jederzeit flexibel anpassen mit dem Prozess-Designer

Ihr Nutzen:

• Übersicht und Tracking der Aufgaben: Im MyAbacus Portal behalten alle Beteiligten die Übersicht über offene und erledigte Aufgaben. So gehen keine Tasks mehr vergessen.
• Schnelle Einarbeitung und professionelle Verabschiedung: Neue Mitarbeiter werden strukturiert eingeführt und können schneller produktiv arbeiten. Auch Offboardees werden professionell verabschiedet. 
• Gesteigerte Effizienz: Die automatisierte Verteilung der Aufgaben gemäss individueller Prozess-Vorlagen ist effizient und schafft Ressourcen für wichtige HR-Aufgaben.

Vorteile der Onboarding-Software:

1. Höhere Produktivität und Zufriedenheit: Je schneller neue Mitarbeiter die nötigen Werkzeuge und Kontakte haben, desto schneller können sie ihre neue Aufgabe anpacken – und Erfolgserlebnisse verzeichnen.
2. Optimale Übersicht und automatisierte Koordination von teamübergreifenden Aufgaben: Mit der passenden Software-Lösung können alle Aufgaben und Tasks zentral verwaltet und getrackt werden.
3. Prozesse, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind: Das Abacus-Modul bietet die Möglichkeit, individuelle Prozess-Vorlagen via Drag & Drop zu gestalten. So kann der Ablauf des On- oder Offboardings für verschiedene Stellenprofile, Teams und Standorte passend gestaltet werden.
4. Direkte Kommunikation vor dem ersten Arbeitstag: Mit Hilfe des Onboardee-Portals erhalten neue Mitarbeiter interessante Insights zu ihrem zukünftigen Arbeitgeber, was die Bindung stärkt. Gleichzeitig können Onboardees vorher erste Aufgaben erledigen und wichtige Unterlagen einreichen.

Vorteile der Offboarding-Software:

1. Ehemalige Mitarbeiter als Botschafter für das Unternehmen: Erleben Offboardees einen wertschätzenden und organisierten Abschied, empfehlen sie den ehemaligen Arbeitgeber gerne weiter. Und wer weiss, vielleicht kehrt der eine oder die andere schon bald wieder zum Unternehmen zurück.
2. Optimale Übersicht und Koordination von teamübergreifenden Aufgaben: Mit der passenden Software-Lösung können alle Aufgaben und Tasks zentral verwaltet und getrackt werden.
3. Automatisierte Auslösung von anstehenden Arbeitsschritten: Wurde das Arbeitszeugnis bereits verfasst? Welches Material muss noch abgegeben werden? Dank individuellen Prozess-Vorlagen werden anstehende Aufgaben wie diese automatisiert ausgelöst. Es gehen keine Tasks mehr vergessen.

Modul Mitarbeiterkommunikation

Interne Kommunikation stärkt die Mitarbeiterbindung und verbessert die Produktivität. Vom informellen Austausch unter Mitarbeitenden bis hin zu wichtigen Firmen-News: Mit Mitarbeiterkommunikation bleiben Ihre Mitarbeitenden am Puls des Unternehmens. Sämtliche Funktionen können im Umantis Portal und unterwegs in der Smartphone-App AbaSquare genutzt werden. So erreichen Sie alle Mitarbeitenden – auch Non-Desk Worker ohne eigenen Laptop.

Mitarbeitende erreichen und verbinden: Die langfristige Motivation Ihrer Mitarbeitenden lebt vom Teamspirit und der Zusammengehörigkeit innerhalb der Firma. Schaffen Sie eine gemeinsame Plattform, mit der Sie alle Mitarbeitenden erreichen, aktiv involvieren und gegenseitig vernetzen.

Vorteile:

• Alle Mitarbeitenden gezielt und in Echtzeit erreichen – auch jene ohne Schreibtisch
• Gestärkte Mitarbeiterbindung und teamübergreifende Zusammenarbeit
• Einfaches Onboarding innerhalb wenigen Tagen
• Jederzeit die volle Kontrolle: Datenhoheit ist beim Unternehmen
• Sprachbarrieren mühelos überwinden dank automatisierter Live-Übersetzung mit KI
• Nahtlos in die Abacus HR-Software integriert

Unternehmenskommunikation mit News-Artikeln

Im Bereich Company News können firmenweite Mitteilungen in Form von News-Artikeln an die gesamte Belegschaft oder gezielt an ausgewählte Personengruppen ausgespielt werden. Mit Gestaltungselementen für Dokumente, Termine oder FAQs geben Sie Ihrer Botschaft den nötigen Feinschliff.

Interaktion mit Social-Media-Charakter

Im personalisierten Company Feed tauschen Mitarbeitende untereinander Ideen, Erfolge und Erlebnisse aus. In wahlweise offenen und geschlossenen Kanälen können alle Mitglieder Beiträge posten und auf Inhalte anderer Mitarbeitenden reagieren.

Vielfältige Features, einfaches Onboarding

Dank der automatisierten Live-Übersetzung überwinden Sie jegliche Sprachbarrieren. Mitarbeiterkommunikation ist nahtlos mit der Umantis HR-Software integriert und bildet Ihre Organisation eins-zu eins im Tool ab. So sind Sie und Ihre Mitarbeitenden sofort startklar. Sämtliche Daten bleiben jederzeit in der Hoheit des Unternehmens. Sind Sie bereit, Ihre interne Kommunikation zu revolutionieren?

Mehr Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://www.abacus.ch/companycommunication

Modul Mitarbeiterentwicklung

Die Mitarbeitenden und ihre Fähigkeiten sind die wichtigsten Ressourcen für Ihr Unternehmen. Das gezielte Kompetenz- und Bildungsmanagement unterstützt die Vorgesetzten und Mitarbeitenden darin, vorhandenen Skills und Talente effektiv einzusetzen und auch in Zukunft weiterzuentwickeln. Von der Kompetenzermittlung über die Administration des internen Bildungsangebots bis zur Auswertung: Das Abacus-Modul Mitarbeiterentwicklung unterstützt Sie im gesamten Prozess. 

Mitarbeitende fördern und gezielt weiterentwickeln: Gute Personalentwicklung darf kein reiner HR-Prozess sein. Sie muss vielmehr als Teil der unternehmerischen DNA verstanden werden. Einmal im Jahr stattfindende Mitarbeitergespräche sind folglich nicht ausreichend, um seine Angestellten systematisch weiterzubringen. Dieser Prozess muss in der täglichen Arbeit verankert sein. Nur so haben die Massnahmen auch Erfolg. Instrumente zur Personalentwicklung unterstützen dabei, Beschäftigte zu entwickeln und langfristig an das Unternehmen zu binden. Dies stellt hohe Anforderungen an Vorgesetzte und HR. Das Tool Umantis Mitarbeiterentwicklung hilft Ihnen, den aktuellen Bedarf an Entwicklungs- und Bildungsmassnahmen gezielt zu erkennen, Mitarbeiterziele zu definieren und die daraus abgeleiteten Schritte softwaregestützt umzusetzen.

Vorteile:

• Performance ihrer Mitarbeitenden steigern
• Direktes Feedback and die Mitarbeitende
• Regelmässige Mitarbeitergespräche
• Fokussierung auf relevante Kompetenzen
• Erhöhung der Motivation durch klar definierte Ziele
• Optimale Führungsgrundlage
• Optimierung des Bildungsangebotes

Mitarbeitergespräch

• Jedes Unternehmen hat einen anderen Rhythmus. Deshalb sollten auch die Mitarbeitergespräche dann stattfinden, wenn es Sinn macht. Vorbereitend können individuell definierbare Gesprächsvorlagen hinterlegt werden. Der geführte Prozess stellt sicher, dass die Gespräche einer sinnvollen Struktur folgen und vergleich- und nachvollziehbar sind. So unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden, die Mitarbeitergespräche professionell und zielorientiert zu führen.
• Das Mitarbeitergespräch wird zentral im Umantis Mitarbeiterportal vorbereitet, protokolliert und abgelegt. Vorgesetzte und Mitarbeitende können im Webportal den aktuellen Gesprächsstatus jederzeit einsehen und werden bei Statusänderungen benachrichtigt.

Bildungsmanagement

• Die gezielte Entwicklung Ihrer Mitarbeitenden sichert die strategische Zukunft Ihres Unternehmens und verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit. Mit dem betrieblichen Bildungsmanagement stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die erforderlichen Fähigkeiten aufbauen können.
• Der Bildungskatalog bietet Mitarbeitenden eine Übersicht über alle betrieblichen Bildungsangebote. Filterkriterien erleichtern die Suche nach der passenden Bildung. Mitarbeitende können die Bildungsanträge direkt im Umantis Mitarbeiterportal stellen. Die Anträge werden direkt an die vorgesetzte Person zur Freigabe weitergeleitet. Die Genehmigung der Bildungsanträge wird einfach gewährleistet. 

Kompetenzenmanagement

• Umantis Mitarbeiterentwicklung schafft einen klaren Blick auf die vorhandenen und geforderten Kompetenzen der Angestellten, sowohl bei der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter selbst als auch beim Vorgesetzten. Durch einen Soll-Ist-Vergleich entsteht eine hilfreiche Basis für Entwicklungsgespräche. Relevante oder fehlende Kompetenzen für aktuelle oder zukünftigen Aufgaben und Ziele können im Tool gemeinsam vereinbart, beurteilt und gezielt entwickelt werden.
• Zusätzlich ermöglicht die Software zur Personalentwicklung den erforderlichen Grad an Standardisierung für erfolgreiche Beurteilungs- und Entwicklungsgespräche. Ein weiterer Vorteil: Es besteht immer Klarheit, welche Kompetenzen in welcher Position im Unternehmen gefordert sind. Karriereschritte und der Weg dahin sind damit für alle transparent.

Ziele

• Eine sauber nachgehaltene Zielvereinbarung ist wichtig, nicht nur für die Berechnung variabler Gehaltsbestandteile. Mit der Software Umantis Mitarbeiterentwicklung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Führungskraft jederzeit einsehen, inwieweit individuelle und vom Unternehmen definierte Ziele erreicht wurden. Das ist insofern entscheidend, als der Prozess rund um die Zielvereinbarung ein grosses Potenzial birgt: Die Motivation der Angestellten wird gesteigert, sie werden begeistert und auf die Firmenvision eingeschworen. So lässt sich der Unternehmenserfolg messbar steigern.

360° Feedback

• Um eine vollständige Beurteilung (360°-Feedback) Ihrer Mitarbeitenden zu erhalten, sind die Bewertung und das Feedback Dritter oft wertvoller als das der Linienvorgesetzten selbst. Kolleginnen und Kollegen, Projektmitglieder oder Projektleitende können die Arbeit oft besser einschätzen. Gab es doch zuvor eine direkte Zusammenarbeit innerhalb bereichs- und unternehmensübergreifender Projekte. Das direkte Feedback wird dadurch ernst genommen, in die kommende Zielvereinbarung integriert und schafft so Motivation zur Weiterentwicklung.

Modul Vergütungsrunde

Eine faire und nachvollziehbare Lohnstruktur ist zentral für die Bindung und Motivation von Mitarbeitenden – besonders im harten Konkurrenzkampf auf dem heutigen Arbeitsmarkt. Die Umantis Vergütungsrunde unterstützt HR-Verantwortliche und Vorgesetzte bei der Verteilung von Lohnerhöhungen und Leistungsprämien mit frei definierbaren Richtlinien, datenschutzkonformer Planung und standortunabhängigem Zugriff im Portal. Damit ist das Modul das grundlegende Instrument für eine transparente Lohnentwicklung.

Lohn- und Bonusrunden im Portal mit Vorschlagswerten und Zugriffschutz: Die Umantis Vergütungsrunde ermöglicht eine zentralisierte Planung und effiziente Durchführung von Lohn- und Bonusrunden und bildet damit die Basis für eine faire und transparente Lohnpolitik.

Vorteile:

• Wesentliche Reduktion des administrativen und koordinativen Aufwands
• Die Vergütungsplanung ist im Portal einfach zugänglich und übersichtlich gestaltet
• Frei definierbare Richtlinien und Warnhinweise bei Überschreitung minimieren die Fehlerquellen
• Effiziente Berechnung
• Automatische Berechnung von Boni und Gehaltserhöhungen

Schnelle Aufbereitung der Richtlinien

• Die Aufbereitung der Vergütungsrunde ist schnell und effizient erledigt. Über frei definierbare Kriterien können Kandidatenkreis, verfügbare Budgetbeträge und Vergütungsvorschläge ermittelt werden. Diese Richtlinien geben die Rahmenbedingung für die Verteilung vor, die später von den Vorgesetzten im Umantis Mitarbeiter-Portal gemacht wird. Für die Berechnung der vorgeschlagenen Lohnerhöhung können verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, zum Beispiel die bestehende Lohnstruktur oder die Leistung der Mitarbeitenden.

Vergütungsplanung im Mitarbeiterportal

• Die Lohnerhöhungen werden anschliessend von den Vorgesetzten im Mitarbeiterportal zentral vergeben. Personalveränderungen können bei Bedarf während der Planung miteinbezogen werden. Der aktuelle Planungsfortschritt ist jederzeit ersichtlich. Zudem sind Berechtigungen und Zugriffsschutz auf die Lohndaten individuell definierbar. So sind die Mitarbeiterdaten zu jedem Zeitpunkt sicher geschützt.

Fehlerfrei dank individuellen Budget-Richtlinien

• Individuelle Richtlinien gewährleisten die Einhaltung von Budget- und Verteilvorgaben. Bei Abweichungen erscheinen Warnhinweise, die Fehleingaben verhindern. Nach Abschluss der Vergütungsrunde können die neuen Daten per Knopfdruck einfach und kontrolliert in die Lohnbuchhaltung übernommen werden.

Mehr Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://www.abacus.ch/verguetungsrunde

Modul Personaleinsatzplanung

Dank benutzerfreundlichem Handling erfolgt die Personalplanung kinderleicht. So werden die Personalressourcen effizient verwaltet und Sie behalten jederzeit den Überblick. Gesetzliche Richtlinien bezüglich Überzeiten, Pausenregelungen oder Ruhezeiten werden automatisch berücksichtigt. Sie können Ihren Mitarbeitenden den Arbeitsplan online über das Mitarbeiterportal Umantis-Portal zur Verfügung stellen oder ausdrucken.

Personalplanung – damit der richtige Mitarbeitende zur rechten Zeit am richtigen Ort ist! Mit der Personaleinsatzplanung können Sie Arbeitspläne für Ihre Mitarbeitenden einfach und effizient erstellen. Planen Sie Ihre Mitarbeitenden flexibel auf Schichten oder Dienste und tragen Sie Urlaub oder Abwesenheiten ein.

Vorteile:

• Automatisiert: Fehlervermeidung durch Arbeitsgesetzvalidierung auch für Plandaten
• Übersichtlichkeit: Wöchentliche oder monatliche Arbeitsübersicht für Vorgesetzte und Mitarbeitende, um Arbeitszeiten zu prüfen und bei Fehler oder Abweichungen zu korrigieren.
• Digital: Einsatzpläne sind im Mitarbeiterportal Umantis-Portal oder in der App AbaClik verfügbar. Die Pläne pro Schicht und Dienst können versendet oder ausgedruckt werden.

Personalplanung Software mit vollständiger Integration

• Stammdaten von Mitarbeitenden müssen nur einmal erfasst werden und stehen anschliessend für Personaleinsatzplanung, Zeitwirtschaft, Lohnbuchhaltung oder für die HR-Module zur Verfügung.

Einfach Personal planen mit der Bedarfsplanung

• Planende Personen oder Vorgesetzte können den Bedarf an Mitarbeitenden sowie die erforderlichen Qualifikationen pro Dienst festlegen. Bei der Erstellung der Einsatzplanung wird automatisch validiert, ob der Bedarf an Mitarbeitenden sowie die erforderlichen Qualifikationen abgedeckt sind. Mit der Bedarfsplanung können Unternehmen effizient und nachhaltig planen.   

Mehr Informationen finden Sie auf der folgenden Seite: https://www.abacus.ch/abaplan

Modul Spesenmanagement

Mitarbeitende, die geschäftlich unterwegs sind, verursachen Spesen und Reisekosten, die erfasst und eingetragen werden müssen. Dieser Prozess kann sehr mühsam sein und es besteht die Gefahr, dass Fehler auftreten. Durch das Modul wird der gesamte Ablauf automatisiert und vereinfacht. Der Mitarbeiter spart somit Zeit, während Sie von einer effizienten Verwaltung profitiert. Darüber hinaus können die Auswertungen genutzt werden, um die Ausgaben jederzeit im Blick zu behalten. Durch das Umantis Spesenmanagement war die Erfassung, Freigabe und Verarbeitung der Spesen noch nie so einfach – sei es mobil über das Smartphone oder im Browser Ihrer Wahl über das Mitarbeiter-Portal MyAbacus.

Vorteile:

• Automatischer Abgleich der Spesen mit Kreditkartentransaktionen
• MWST-Sätze werden erkannt und Beträge korrekt aufgeteilt
• Ersparung von Zeit und Kosten – keine Mehrfacherfassungen

• Datenerkennung & -aufbereitung unterstützt durch Künstliche Intelligenz
• Selbständige Erkennung der richtigen Spesenart
• Beleg scannen und fertig: Einfache und standortunabhängige Spesen- und Reiseerfassung
• Individueller Freigabeprozess mit bis zu drei Stufen
• Elektronische Aufbewahrung der Belege
• Softwaremässige Abbildung des Spesenreglements
• Kontrollmöglichkeiten selbst bei örtlich verteilten Niederlassungen durch geregelte Prozesse

Rückvergütung

Bei der Rückvergütung existieren noch länderspezifische Differenzen:

Schweiz - Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um zu erweitern

Sämtliche Informationen sind überall und in Echtzeit abrufbar. Vielseitig sind auch die Zahlungs- und Rückzahlungsmöglichkeiten: Ob Bargeld, private Kartenzahlung, Abacus Debit Card oder Firmenkreditkarte, das Spesenmanagement unterstützt sämtliche Geschäftsfälle. Die Spesenrückerstattung bei privaten Zahlungsmitteln erfolgt über eine Exportdatei, die in jeder Lohn- und Kreditorenbuchhaltung verbucht werden kann. Bei Verwendung einer YAPEAL-Debitkarte kann die Spesenrückerstattung sogar in Echtzeit erfolgen. Transaktionen von Firmenkreditkarten erscheinen in Echtzeit im System und werden mit dem richtigen Beleg verknüpft. Mit unserem Umantis Spesenmanagement sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern profitieren auch von exklusiven Angeboten unserer Partnerschaften mit dem Fintech-Unternehmen YAPEAL oder den Firmenkreditkartenanbietern Cornèrcard und Viseca.

Deutschland und Österreich - Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um zu erweitern

Ob Barzahlung, private Kartenzahlung oder Firmenkreditkarte, das Spesenmanagement unterstützt sämtliche Geschäftsfälle. Firmenkarten können in wenigen Schritten im System hinterlegt werden. Anschliessend kann die Rückerstattung entweder über eine Exportdatei, die in jeder Lohn- und Kreditorenbuchhaltung verbucht werden kann, oder über das Electronic Banking erfolgen.

Individueller Spesenprozess

Die Zahlungen, Spesenerfassungen, Freigabe der Spesen war noch nie so einfach wie mit unserem Umantis Spesenmanagement. Die unterschiedliche Erfassungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten können individuell definiert werden. Sehen sie den Prozess nachstehend im Überblick:

1. Spesenerfassung:
   • Unterschiedliche Erfassungsmöglichkeiten
   • Verschiedene Zahlungsmöglichkeiten
   • Spesenbelege scannen oder uploaden
   • Automatische Datenerkennung und -aufbereitung mit künstlicher Intelligenz
   • Verschiedene Mehrwertsteuersätze werden erkannt
   • Zuteilung zur richtigen Spesenart
   • Hinterlegung und automatische Prüfung des Spesenreglements
   • Einsatz der Abacus Debit Karte (nur CH)
   • Einsatz von YAPEAL möglich (nur CH)
   • Einsatz von Firmenkreditkarten möglich
2. Freigabeprozess:
   • Individueller Freigabeprozess mit bis zu drei Stufen
   • Freigabeanträge mit einem Klick auf AbaClik oder im MyAbacus bearbeiten
   • Anzeige von Hinweisen aus dem Spesenreglement
3. Automatische Verbuchung:
   • Automatische Rückzahlung (nur CH)
   • Abgleich der Kreditkartentransaktionen
4. Auswertung:
   • Individuell gestaltbare Spesenstatistik
   • Spesencockpit im Mitarbeiter-Portal und auf dem Smartphone in Echtzeit verfügbar
   • Standardauswertungen von Spesen und Spesenreglement

Reisekosten

Reise in der Abacus Software erfassen

Mit dem Modul Reisekosten können sämtliche Spesen in Zusammenhang mit einem Auswärtseinsatz erfasst und verarbeitet werden. Eine Reise lässt sich mit Hilfe weniger Mausklicks anlegen. Es muss dafür vorher nur ihre Dauer, das dazugehörige Projekt, der reisende Mitarbeitende und ein entsprechender Prozess für die weitere Bearbeitung definiert werden.

Bewilligung einer Reise

Firmenreisen müssen in der Regel bei den meisten Unternehmen vorgängig von einem Vorgesetzten bewilligt werden, wofür sich dasselbe Modul einsetzen lässt. Wird ein Reiseantrag abgelehnt, hat der Anwender die Möglichkeit, diesen an die Forderungen des Vorgesetzten anzupassen.

Ab dem Zeitpunkt einer Reisebewilligung werden laufend sämtliche erfassten Reisespesen umgehend ins

Spesenbelege, Kilometer und Pauschalen erfassen

Sämtliche Spesen wie beispielsweise Hotelrechnungen, Verpflegungskosten und Taxifahrten können erfasst und geordnet werden. Der Spesenbeleg selbst lässt sich mit dem Smartphone direkt visuell erfassen, digitalisieren und direkt ins Dossier auf dem erfassten Eintrag speichern. Auf einer weiteren Seite können die gefahrenen Kilometer eingegeben werden. Ebenso lassen sich Pauschalen aufführen, die aufgrund des Reisezeitraums und des hinterlegten Spesenreglements automatisch errechnet werden. Danach müssen nur noch dort Änderungen vorgenommen werden, wo keine Mahlzeitenpauschalen vorgesehen sind oder ein anderer Ansatz zur Anwendung kommen soll.

Freigabe von Spesenauszahlungen

Viele Firmenrichtlinien sehen vor, dass Spesenforderungen zunächst von Verantwortlichen geprüft werden müssen, bevor sie ausbezahlt werden. Dazu kann auf Wunsch der Vorgesetzten vom System automatisch informiert werden, dass die Spesen von der vorgesetzten Person geprüft und freigegeben werden sollten. Ein übersichtlicher Report steht ihm für eine schnelle Übersicht zur Verfügung.

Um firmenspezifischen Bedürfnissen Rechnung zu tragen, lassen sich die verschiedenen Abläufe frei gestalten. Damit ist es problemlos möglich, dass auf Wunsch auf eine Prüfung und Freigabe von Spesenauszahlungen durch den Vorgesetzten verzichtet werden kann oder an seiner Stelle ein HR-Verantwortlicher die Freigabe erteilen muss.

Auszahlung der Reisespesen

Sollen Spesen unabhängig vom Lohnlauf ausbezahlt werden, kommt ein separates Programm zum Zug. Somit kann jedes Unternehmen selber entscheiden, über welches Programm Reisekosten ausbezahlt werden sollen. Stehen mehrere Auszahlungen für einen Mitarbeitenden an, können diese zusammengefasst als einzelner Betrag ausbezahlt werden.

Erfassung mit dem Smartphone

Die Spesen können auch bequem mit der Smartphone-App AbaCliK erfassen. Mit nur wenigen Klicks ist eine Reise in der App eingegeben. Ausserdem können Spesenbelege bildlich erfasst werden. So eingelesene Spesenbelege lassen sich in elektronischer Form zu jeder Position separat abspeichern.

Modul Lohnabrechnung

Unternehmen setzen auf die benutzerfreundliche und effiziente Lohnbuchhaltung von Umantis. Im Rahmen der monatlichen Lohnverarbeitungen können Sie auch komplexe Löhne abarbeiten. Als Schweizer Produkt deckt die Umantis Lohnbuchhaltung alle gesetzlichen Vorschriften in den Bereichen Versicherungen, Steuern und Statistik ab.

Vorteile:
Die benutzerfreundliche und effiziente Software bietet Ihnen umfassende Leistungen im Bereich der Lohnbuchhaltung. Zudem zeichnet sie sich durch folgende Vorteile aus:

• Garantiert gesetzes- und revisionskonforme Lohnabrechnungen
• Kostensparend dank integriertem Mitarbeiterportal für Lohnabrechnung, Lohnausweis und Änderungen
• Laufende Integration von Innovationen und gesetzlichen Änderungen
• Nutzerfreundlich und innert wenigen Minuten eröffnet
• Webbasierter Zugriff für Ihre Endkunden
• Kontierung anhand individueller Kontenpläne möglich

Mitarbeitende, Lohnverarbeitung, Auswertungen sowie Controlling und Budgetierung bilden die zentralen Elemente der Umantis Lohnbuchhaltung. Alle Funktionen nachstehend im Überblick:

Mitarbeitende

• Mitarbeiter-Portal
• Zentraler Personalstamm HR und Lohn
• Digitales Personaldossier
• Mehrfachanstellungen
• Automatische Übernahme Arbeitszeit und Absenzen aus Umantis Zeiterfassung

Lohnverarbeitung

• Beliebig viele Abrechnungsläufe
• Lohnauszahlung mit Electronic Banking
• Flexibler Lohnartenstamm
• Fremdwährungen
• Rückrechnung
• Komplexe Kostenstellenverteilung
• Mehrsprachigkeit

Auswertungen

• Einfach gestaltbare Auswertungen
• Sämtliche Sozialversicherungen
• Quellensteuerabrechnung
• Lohnausweis CH/FL
• ELM 5.0 Lohnmeldungen
• Diverse Statistiken wie Lohnstrukturerhebung

Controlling & Budgetierung

• Interaktive Datenvisualisierungen
• Budget Cockpit und Forecast
• Integration Stellenstamm für Budgetierung vakanter Stellen
• Revisionsprotokolle