DeepSign im Umantis Bewerbermanagement
| Die Integration von DeepSign im Umantis Bewerbermanagement bietet die Möglichkeit, Verträge und andere wichtige Dokumente effizient und sicher online zu signieren.
Sie finden nachfolgend ein Beispielprozess, wie Sie das Umantis Bewerbermanagement mit DeepSign effektiv nutzen können. Nutzen Sie auch das Video (rechts), um einen konkreten Anwendungsfall zu sehen. |
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Voraussetzungen
- Brief-/Druckvorlage hinterlegen
Bevor Sie ein Vertragsdokument erstellen können, ist es notwendig, eine entsprechende Vorlage in Ihrem Umantis Bewerbermanagement zu hinterlegen. Denn die Grundlage für die Integration sind die Dokumentvorlagen. Es handelt sich um eine Standardvorlage mit einem einzigen Unterschied: An den Stellen, an denen Signaturen (visuell) hinterlegt werden sollen, müssen Platzhalter hinzugefügt werden. Diese Platzhalter sollten "weiss auf weiss" sein, damit sie nicht sichtbar sind.
Beispiel:
#deepsign#[Stellen.PBEmail];0;M#
- Die Konfigurationsoptionen für Platzhalter von DeepSign-Seite finden Sie hier.
- Auf der Seit Druckvorlage erfassen finden Sie die Information, wie Sie .rtf Dokumente als Brief-/Druckvorlagen hinterlegen.
- Generelle Informationen über alle Variablen finden Sie auf der folgenden Seite: Variablen.
- Die folgende ZIP-Datei enthält ein .rtf-Dokument. Dieses ist ein Beispiel-Arbeitsvertrag mit einigen inkludierten Variablen: Beispiel-Arbeitsvertrag.zip (Dieses Dokument wurde im oberen Video ebenfalls als Vorlage verwendet.)
Erstellen eines Vertragsdokuments
- 1. Bewerberprofil aufrufen
- Öffnen Sie das Profil eines Bewerbers im Umantis Bewerbermanagement.
- Wählen Sie einen Kandidaten aus, den Sie einstellen möchten.
- 2. Vertragsdokument erstellen
- Gehen Sie über "Aktionen" auf "PDF erstellen".
- Generieren Sie direkt einen Arbeitsvertrag. Hierbei wird eine ähnliche Logik wie bei der Erstellung eines Serienbriefs verwendet.
- Automatische Übernahme von Informationen wie Vorname, Nachname, Stellentitel, Eintrittsdatum etc. in das Dokument.
- 3. Prüfen des Vertragsdokuments
- Kontrollieren Sie das generierte Dokument. Es enthält automatisch übernommene Informationen (gemäss der in der .rtf-Vorlage definierten Struktur und hinterlegter Variablen) wie bspw. Firmennamen, Name des Kandidaten, Name des HR-Verantwortlichen, Eintrittsdatum und Stellentitel.
Start des digitalen Unterschriftenprozesses
- 1. DeepSign-Integration nutzen
- Das Dokument ist zunächst nicht unterschrieben. Hier kommt die Integration mit DeepSign ins Spiel.
Über die Verknüpfung mit DeepSign können Sie direkt den digitalen Unterschriftenprozess aus dem Bewerbungsdossier starten.
- 2. DeepSign-Konfiguration
- Sie werden zu DeepSign weitergeleitet.
- Das System erkennt automatisch die erforderlichen Parteien (z. B. HR-Verantwortlicher und Mitarbeiter).
- Definieren Sie die rechtliche Grundlage der Signatur (EU-Recht oder Schweizer Recht).
- Wählen Sie das Sicherheitslevel der Signatur aus:
- Einfach
- Fortgeschritten
- Qualifiziert (gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift).
- 3. Unterschriftengeber festlegen
- Hinterlegen Sie mindestens eine Person als Unterschriftengeber.
- Starten Sie den Prozess.
- 4. Dokument signieren
- Sobald der Prozess gestartet ist, erhalten die Beteiligten die Aufforderung, das Dokument zu unterzeichnen.
- Die Signatur erfolgt direkt online.
Rückführung ins Umantis Bewerbermanagement
- 1. Dokumentstatus prüfen
- Sobald alle erforderlichen Unterschriften abgeschlossen sind, wird das Dokument als vollständig unterzeichnet markiert.
- Das Dokument wird automatisiert in das Umantis Bewerbermanagement zurückgespielt.
- 2. Profil aktualisieren
- Öffnen Sie erneut das Profil des Kandidaten.
- Aktualisieren Sie das Profil.
- 3. Signiertes Dokument einsehen
- Unter "Erstellte Dokumente" finden Sie nun den generierten Arbeitsvertrag mit digitaler Unterschrift.
- Der gesamte digitale Unterschriftenprozess ist damit erfolgreich abgeschlossen und kann vollständig über das Umantis Bewerbermanagement abgewickelt werden.