Digitale Personalakte im Umantis Bewerbermanagement

Mit der Verknüpfung zur Digitalen Personalakte bietet das Umantis Bewerbermanagement eine sehr einfache Möglichkeit, Daten von Bewerbern direkt in das HR-Core-System zu übertragen. Dies ist besonders sinnvoll, wenn ein Bewerber prozessual im Umantis Bewerbermanagement den Status „Eingestellt“ erreicht und somit als Mitarbeiter ins HR-Core-System übernommen werden soll.

Vorteile und Funktionen

• Nahtloser Datentransfer für eingestellte Bewerber/Kandidaten
• Vermeidung doppelter Dateneingaben
• Echtzeitschnittstelle für sofortigen Datentransfer
• Rückmeldung über Erfolg/Misserfolg in der Benutzeroberfläche mit entsprechenden Fehlermeldungen
• Unterstützung für Schweizer (CH) und deutsche (DE) Mandanten
• Möglichkeit zur Aktualisierung bestehender Mitarbeiterdaten

Zugriff

Der Zugriff ist beschränkt auf die Benutzerrollen Personalbetreuer und Administrator.

Wichtige Hinweise

• Beachten Sie, dass ab dem Zeitpunkt, an dem Sie den Bewerber an HR-Core übermitteln, HR-Core das "führende" System / die "source of truth" werden sollte.
• Überprüfen Sie vor der Übertragung, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.
• Stellen Sie vor der Übertragung sicher, dass der richtige Mandant ausgewählt wurde.
• Überprüfen Sie nach der Übertragung die Erfolgsmeldungen.
• Gehen Sie bei manuellen Aktualisierungen vorsichtig vor, um keine Datensätze fälschlicherweise zu überschreiben

Anleitung - Initiierung des Datentransfers

1. Navigieren Sie zur Bewerberübersicht Ihres Umantis Bewerbermanagements (/Recruiting/Applications)
2. Wählen Sie den eingestellten Bewerber und öffnen Sie sein Bewerbungsdossier.
3. Klicken Sie im Bewerbungsdossier auf den Button "Digitale Personalakte in HR-Core anlegen/aktualisieren":
   
   Sofern die Digitale Personalakte noch nicht konfiguriert wurde, werden Sie mit einer entsprechenden Meldung darauf hingewiesen. Wenden Sie sich in diesem Fall an den zuständigen Administrator Ihrer Lösung.
   
   Befolgen Sie die Schritte, die Ihnen im Anschluss angezeigt werden.
   
   
4. Klicken Sie auf "Mitarbeiter erstellen":
   
   
   
5. Wählen Sie das HR-Core System/den Mandanten aus:
   
   
   
6. Überprüfen Sie im nächsten Screen die Bewerberinformationen und klicken Sie auf "Erstellen":
   
   
   Sofern nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt werden, kann keine Übertragung stattfinden und es erscheint eine Fehlermeldung. Prüfen Sie in diesem Fall, ob wirklich alle Pflichtfelder im Bewerbungsdossier korrekt ausgefüllt wurden.
   Nachfolgend eine Beispiel-Fehlermeldung, wenn das Pflichtfeld "Geburtsdatum" im Bewerbungsdossier nicht ausgefüllt wurde (Zeile "DateOfBirth": "1984-11-13"," fehlt im unteren Bereich):
   
   
   
7. Sofern alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt wurden und der Bewerber erfolgreich an HR-Core übertragen werden konnte, erscheint die folgende Meldung:
   
   
   

Sie haben somit einen neuen Mitarbeiter im HR-Core erstellt. Die folgenden Informationen werden Ihnen angezeigt:

• Personal-Nr.: NNNN
• Mandant: NNN
• Mitarbeiter zuletzt aktualisiert am: TT.MM.YYYY, HH:MM AM/PM

Wichtige Informationen

Nach erfolgreicher Übertragung der Bewerber zum HR-Core-System sehen Sie im Umantis Bewerbermanagement zwei Optionen ("Mitarbeiter aktualisieren" und "Dokumente aktualisieren"). Beachten Sie bitte, dass Sie dadurch alle Daten aktualisieren. Sofern es im HR-Core-System in der Zwischenzeit Änderungen gab und der Mitarbeiterdatensatz angepasst wurde, so werden diese überschrieben, wenn Sie auf "Mitarbeiter aktualisieren" oder "Dokumente aktualisieren" klicken.

Wählen Sie die beiden Optionen nur, falls noch keine Änderungen im HR-Core-System vorgenommen wurden. Klicken Sie in diesem Fall auf

• Mitarbeiter aktualisieren,

um aktualisierte Mitarbeiterdaten an HR-Core zu übertragen

• Dokumente aktualisieren (Bitte beachten Sie, dass durch die Aktualisierung alle Dokumente des Mitarbeiters in HR-Core überschrieben werden!),

falls Sie Dokumente aus dem Dossier des Bewerbers an HR-Core übertragen möchten. Im Anschluss wird eine Auflistung der Dokumente angezeigt, die dem Mitarbeiterdatensatz in HR-Core hinzugefügt wurden:

Mapping der Daten / Feldzuordnung

Umantis Bewerbermanagement (BM)	HR-Core	Hinweis für Felder im Umantis BM
firstName	firstName	Pflichtfeld
lastName	lastName	Pflichtfeld
birthdate	birthdate	Pflichtfeld
CountryID->DynamicList->ISO-CODE	CountryId	Pflichtfeld
getPrivateAddressCity	City	Pflichtfeld
getPrivateAddressStreet	Street	Die Adresse darf nicht mehr als 50 Zeichen enthalten.
ZipCode	PostCode	Pflichtfeld
address	Street supplement	Obige Adresse mit 51–110 Zeichen
salutation	Title	Anrede gemäss deutscher Sprache.
private-phone-mobile	Mobile
private-phone-direct	Telephone 1
private-email-address	e-mail
sex	sex	Gemäss Angabe unter "Anrede" (Herr/Frau)
Dokumente zur Bewerbung	Attachments on the application level	Feldbezeichnung aus Umantis Bewerbermanagement wird an HR-Core übergeben.

Nicht im Funktionsumfang

Folgende Punkte waren nicht im Fokus / wurden nicht umgesetzt:

• Benutzerdefinierte Felder und Zuordnungen
• Anhänge und Daten aus dem Stammdatenblatt
• Bidirektionale Synchronisation (HR-Core zu Bewerbermanagement)
• Automatismen / automatische Auslöser
• Dokumente über 50 MB