Bewerbungen anonymisieren
Durch die Anonymisierung werden sensitive, personenbezogene Bewerberdaten unwiderruflich unkenntlich gemacht bzw. gelöscht. Somit können bestimmte Bewerberdaten über den rechtlich erlaubten Datenaufbewahrungszeitraum behalten werden, um diese z.B. für Statistikzwecke nutzen zu können. Die Anonymisierung ist ein Vorgang zwischen dem Archivieren und Löschen: Aus Sicht des Bewerbers und des Personalbetreuers wird die Bewerbung gelöscht. Anonymisierte Bewerbungen können aber trotzdem noch mittels Reports ausgewertet werden.
Wie werden Bewerbungen anonymisiert?
Ihnen stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um Bewerbungen zu anonymisieren:
- Über das Mehrfachaktions-Menü in der Bewerber-Übersicht
- Im Bewerbungsdossier in den Aktionen auf der linken Seite
Hinweis:
Anonymisierungen werden immer auf der Ebene einer Bewerbung und nicht auf der Ebene eines Bewerbers durchgeführt. Dies bedeutet demzufolge, dass ein Bewerber selbst nicht anonymisiert werden kann, sondern nur dessen hinterlegte Daten.
Erst wenn alle Bewerbungen eines Bewerbers anonymisiert worden sind, wird der Bewerber als Person selbst ebenfalls anonymisiert.
Wichtige Hinweise zur Anonymisierung
- Durch die Anonymisierung werden sowohl personenbezogene Daten als auch mit der Bewerbung verbundene Dokumente, Nachrichten, Kommentare und Erinnerungen gelöscht, und die Bewerbungen werden automatisch auch historisiert. Der Name des Bewerbers wird automatisch durch einen Code ersetzt.
- Wurde eine Bewerbung einmal anonymisiert, so können auch nach Reaktivierung die ursprünglichen Daten nicht mehr eingesehen werden.
Wie wird nach einer anonymisierten Bewerbung gesucht?
Anonymisierte Bewerbungen sind explizit als "IsAnonymized" mit einem Icon: 
gekennzeichnet (unabhängig von historisiert/aktiv). Das Flag "Ist anonymisiert" ist per Variable ([Application.IstAnonymisiert]) aufgreifbar. Sie können entweder in der erweiterten Suche oder in der globalen Bewerberübersicht nach anonymisierten Bewerbungen suchen.
Welche Daten werden anonymisiert?
Es werden alle sensitiven, personenbezogenen Bewerberdaten unwiderruflich gelöscht. Strukturierte, nicht personenbezogene Daten werden für Statistik-/Auswertungszwecke beibehalten. Strukturierte Daten sind Werte, die mithilfe von Auswahllisten zur Verfügung gestellt, bzw. zur Auswahl vorgegeben werden. Die nachfolgende Tabelle listet alle relevanten Felder aus dem Bewerbungsformular und Bewerbungsdossier auf, die nach der Anonymisierung beibehalten werden. Alle anderen Bewerbungs- bzw. Bewerberdaten aus dem Personalbetreuer-Bereich werden als sensitiv erachtet und bei der Anonymisierung entsprechend gelöscht.
Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um die Tabelle anzuzeigen. Vor- und Nachname werden anonymisiert. Der Vorname wird durch eine ID ersetzt und der Nachname durch "Anonym". Dieses Vorgehen wird angewendet, weil Vor- und Nachname in tabellarischen Übersichten als Links hinterlegt sind.
| Original-Inhalt umantis | Wird bei Anonymisierung... |
|---|---|
| Anrede | Beibehalten |
| Anrede* | Beibehalten |
| Vorname* | Durch ID ersetzt |
| Nachname* | Ersetzt durch "Anonym" |
| Benutzersprache* | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 1 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 2 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 3 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 6 | Beibehalten |
| Postleitzahl | Beibehalten |
| Land | Beibehalten |
| Nationalität | Beibehalten |
| Zivilstand | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 4 | Beibehalten |
| Ausbildungsabschluss | Beibehalten |
| Optionale Auswahlliste Bewerber 1 (Arbeitsort) | Beibehalten |
| Optionale Auswahlliste Bewerber 2 | Beibehalten |
| Optionale Auswahlliste Bewerber 3 | Beibehalten |
| Aufenthaltsbewilligung | Beibehalten |
| Grenzgängerbewilligung für | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 8 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 9 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 10 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 12 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 13 | Beibehalten |
| Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 14 | Beibehalten |
| Wie sind Sie auf diese Stelle aufmerksam geworden? | Beibehalten |
| Bin Mitarbeiter | Beibehalten |
| Waren Sie schon einmal für uns tätig? | Beibehalten |
| Bewerbung benutzerdefiniert Liste 11 | Beibehalten |
| Bewerbung benutzerdefiniert Liste 12 | Beibehalten |
| Bewerbung benutzerdefiniert Liste 13 | Beibehalten |
| Einstieg als | Beibehalten |
| Unternehmensbereich | Beibehalten |
| Beschäftigungsart | Beibehalten |
| Befristung | Beibehalten |
| Geschäftssprache | Beibehalten |
| Benutzerdefinierte Liste Stellen 1 | Beibehalten |
| Benutzerdefinierte Liste Stellen 2 | Beibehalten |
| Benutzerdefinierte Liste Stellen 3 | Beibehalten |
| Decline All Questions | Beibehalten (EEOC Questions) |
| Gender | Beibehalten (EEOC Questions) |
| Ethnicity | Beibehalten (EEOC Questions) |
| Veteran | Beibehalten (EEOC Questions) |
| Disability | Beibehalten (EEOC Questions) |
Folgende Daten werden zu Auswertungs-/Statistik-Zwecken ebenfalls beibehalten:
- Bewerbungsstatus-Historie
- Werte der Auswahlliste Qualität
Anonymisierungsprozess
| Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 1 |
|---|
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Bewerbungen können durch Single- oder Multi-Actions anonymisiert werden. Dabei wird die Anonymisierung auf Ebene einer Bewerbung und nicht auf Ebene eines Bewerbers durchgeführt. |
| Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 2 |
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Solange ein Bewerber mehrere Bewerbungen besitzt, werden nur die Daten von der zu anonymisierenden Bewerbung anonymisiert. |
| Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 3 |
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Anonymisierung und Historisierung sind zwei unterschiedliche Konzepte, wobei eine anonymisierte Bewerbung immer gleich historisiert, eine historisierte hingegen nicht automatisch anonymisiert wird. |
| Erklärung zur nebenstehenden Abbildung 4 |
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Sobald alle Bewerbungen eines Bewerbers anonymisert wurden, wird der Bewerber (mit allen Daten seiner Person) anonymisiert. Dabei wird er ebenfalls als "IsAnonymized" gekennzeichnet. |