Bewerbung zur Beurteilung an weitere Personen weiterleiten (Drittpersonen)
Mit der Aktion "Bewerbung zur Beurteilung an weitere Personen weiterleiten" wird die entsprechende Bewerbung explizit zur Beurteilung (Appraisal/s) für Drittpersonen freigegeben, d.h. an Personen, welche nicht explizit als Benutzer/Rolle in der Lösung angelegt wurden und keine Zugangsdaten besitzen. Durch die Freigabe erhalten die für die Beurteilung definierten Personen eine personalisierte E-Mail mit einem Link für die Lösung und zum entsprechenden Bewerber. Dieser Link beinhaltet einen Parameter-Token, welches den Benutzer identifiziert und ohne weitere Zugangsdaten auf sein Beurteilungsformular lässt.
Hinweise:
- Beachten Sie bitte die Einstellungen (sofern vorgenommen) unter Gültigkeitsdauer Authentifizierungsschlüssel (Anzahl Tage)
- Dem Drittbeurteilenden werden auf der Bewerbung alle Elemente angezeigt, die bei der Einladung zur Beurteilung effektiv freigegeben wurden (durch den Zugriffsberechtigten).
- Bewerbungen können nur von Dritten beurteilt werden, solange die Bewerbung noch aktiv ist (d.h. nicht bereits archiviert oder anonymisiert wurde).
- Wurden Bewerbungen, die zur Beurteilung an Dritte weitergeleitet wurden, in der Zwischenzeit archiviert, wird eine Fehlermeldung angezeigt (403).
- Die Aktion zur Freigabe einer Bewerbung steht grundsätzlich sowohl dem Personalbetreuer als auch dem Linienvorgesetzten zur Verfügung.
Automatische Erinnerungs-E-Mail bei ausstehenden Beurteilungen
Sie haben die Möglichkeit zu bestimmen, nach welcher Anzahl Tagen eingeladene Drittbeurteilende eine Erinnerungs-E-Mail erhalten sollen. Mehr Informationen im Abschnitt Automatische Erinnerungs-E-Mail für ausstehende Beurteilungen.
Beachten Sie bitte: Der Versand der Erinnerungs-E-Mail wird nicht durch den Status einer Bewerbung gesteuert. Hintergrund ist, dass die Bewerbungsstatus vom Kunden frei definiert werden können. Massgeblich für den Versand der Erinnerungs-E-Mail ist, ob die Bewerbung für den Vorgesetztenbereich freigegeben ist ('Freigabe für Vorgesetzten' ist aktiv). D.h erst wenn die Bewerbung tatsächlich beurteilt oder Freigabe für den Vorgesetzten explizit wieder entzogen wurde, werden keine Erinnerungs-E-Mails mehr für die Bewertung der Bewerbung an den Vorgesetzten oder an Drittbeurteiler versendet. Das Gleiche gilt für Bewerbungen, die archiviert oder anonymisiert wurden.
- Hinweismeldung, sofern sie sich selbst einladen oder andere Personen wiederholt einladen
Sofern Sie für eine Bewerbung eine Drittbeurteilung einholen möchten und dabei eine Person (E-Mail-Adresse) eingeben, die bereits eingeladen wurde, werden Sie darauf hingewiesen. Geben Sie Ihre eigene E-Mail-Adresse ein, so werden Sie ebenfalls darauf hingewiesen. So können unnötige Dopplungen und obsolete Einladungen zur Drittbeurteilung vermieden werden.
Sie haben auch die Möglichkeit, die Einladung trotzdem zu versenden, denn die Hinweismeldung bietet beide Optionen an ("Ja, jetzt senden" oder "Nein, jetzt ändern")
Die Hinweismeldungen erscheinen derzeit nur, sofern die Einschränkung Drittbeurteilung nur durch Personen mit Benutzerprofil erlauben nicht aktiv ist.
An weitere Personen mit Benutzerprofil weiterleiten
Sie können Einschränkungen vornehmen und die Einladung zur Drittbeurteilung nur für Personen mit einem Benutzerprofil (Ihres Umantis Bewerbermanagements) begrenzen. Somit vermeiden Sie unter anderem, dass Beurteilungsanfragen versehentlich an externe Personen versendet werden, zudem kann über die zur Verfügung gestellte Auswahl der Benutzer/Drittbeurteiler schneller gefunden und ausgewählt werden.
Die Einschränkung ist optional möglich und kann über die Einstellungen der jeweiligen Niederlassung gesetzt werden (/Administration/Agency/ID/Settings/ApplicationProcess). Hierbei wird die Checkbox "Drittbeurteilung nur durch Personen mit Benutzerprofil erlauben" aktiviert. Im Anschluss wird im Bewerbungsdossier statt "An weitere Personen weiterleiten" ein anderer Action-Button angezeigt: "An weitere Personen mit Benutzerprofil weiterleiten", der auf einen optimierten Einladungsscreen führt. Diese Screen erlaubt sowohl eine Suche als auch Schnellauswahl der Benutzer (Personen mit Benutzerprofil im System).
Wenn die Weiterleitung nur an Personen mit Benutzerprofil möglich ist:
- sehen die Drittbeurteiler unter /SelfServiceAppraisals eine Übersicht aller Bewerbungen, die Ihnen via Drittbeurteilung gesendet wurden;
- ist die Verwendung des LoginKeys nicht mehr nötig. Dieser wird daher in den entsprechenden E-Mail-Vorlagen nicht benötigt.