Bewerbung(en) archivieren / aktivieren

Sie haben die Möglichkeit, einzelne oder mehrere Bewerbungen gleichzeitig zu archivieren - und wieder zu aktivieren. Setzen Sie hierfür in der Bewerberübersicht bei den gewünschten Bewerbungen ein Häkchen und wählen Sie in der Mehrfachaktion die Option "Bewerbung(en) archivieren" bzw. "Bewerbung(en) aktivieren" aus. Diese Aktionen finden Sie auch in der Ansicht einer einzelnen Bewerbung.

Führen Sie in der Übersicht aller Bewerbungen (/Recruiting/Applications) oder in der Übersicht der Bewerbungen zu einer Stelle (/Recruiting/Vacancies/ID/Selection) die Mehrfachaktionen "Bewerbung(en) archivieren" oder "Bewerbung(en) aktivieren" aus, so werden Sie im Anschluss zunächst auf die Archivierung/Aktivierung hingewiesen. Sie sehen in dieser Hinweismeldung zudem auch die Anzahl ausgewählte Einträge und können so prüfen, ob diese Anzahl mit Ihren tatsächlich zu archivierenden/zu aktivierenden Bewerbungen übereinstimmt.

Hinweise:

• Werden Bewerbungen archiviert, sind sie im Anschluss für den/die zuständigen Linienvorgesetzten in ihrem Bereich nicht sichtbar - ausser, die Bewerbungen werden nach erfolgter Archivierung explizit für den/die Vorgesetzten freigegeben.
• Sofern Sie archivierte (und für Vorgesetzten nicht freigegebene) Bewerbungen wieder aktivieren, werden diese Bewerbungen nicht automatisch wieder für den/die zuständigen Linienvorgesetzten sichtbar. In diesem Fall sollten Sie über den Reiter Beurteilung Vorgesetzte, im Abschnitt "Freigabe der Bewerbung für Vorgesetzten", die Bewerbung für den Vorgesetzten-Bereich wieder freigeben.

In der Bewerbungsübersicht können Bewerbungen über die beiden Mehrfachaktionen "E-Mail(s) ab Vorlage senden und optional Status ändern" bzw. "Brief(e) ab Vorlage erstellen und optional Status ändern" im Anschluss durch Auswahl der entsprechenden Checkbox direkt archiviert werden. Die Archivierung bewirkt, dass diese Bewerbungen in der Übersicht ausgefiltert werden können. Den Filter kann sich jeder Benutzer über Meine Standardsuche selbst als Standardfilter setzen. Die Archivierungs-Funktion wird häufig genutzt, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten und Bewerbungen nach X Tagen nach der Absage zu löschen. Hierbei ist der Suchfilter Archiviert seit mehr als (Tage) hilfreich. Dieser Filter kann auch direkt als Lesezeichen im Browser abgespeichert werden.

Beachten Sie bitte: Es ist valides Verhalten, dass archivierte Bewerber durch Gremiumsmitglieder weiterhin eingesehen werden können (im Gegensatz zu Linienvorgesetzten). Dies ist in verschiedenen Anwendungsfällen, wie z. B. für Gleichberechtigungsbeauftragte oder Betriebsräte, gewünscht. Für den Fall, dass der Zugriff für Gremien entzogen werden soll, nutzen Sie bitte die Funktion Für Gremien Zugriff entziehen.

Bewerbung zurückziehen / Bewerbung wieder aktivieren (durch Bewerber)

Folgende Informationen beziehen sich auf die Bewerberansicht (/SelfService):

• Im /SelfService haben Bewerber die Möglichkeit, ihre eingereichten Bewerbungen zurückzuziehen.
• Zurückgezogene Bewerbungen werden dem Bewerber im Abschnitt "Meine zurückgezogenen Bewerbungen" tabellarisch gelistet.
• Sie können hier bei jedem Eintrag über eine Aktion ihre jeweilige "Bewerbung wieder aktivieren".

Hinweis: Das Zurückziehen von Bewerbungen ist nur möglich, wenn sich diese nicht im einem Endstatus befinden.