Benutzerübersicht (Bewerbermanagement)

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Unter Einstellungen finden Sie einen Bereich Benutzer. In der Übersichtstabelle aller Benutzer werden alle unternehmensinternen Benutzer aufgelistet. Die Personalvermittler befinden sich in einer eigenen Übersicht.

Links unterhalb der Suchfunktion sehen Sie je nach Berechtigung vier verschiedene Links, um Administratoren, Personalbetreuer, Gremiumsmitglieder sowie Linienvorgesetzte erfassen zu können. Klicken Sie auf den gewünschten Link und tippen Sie die Daten ein. Wählen Sie einen Login-Namen und klicken Sie auf "Speichern". Sie gelangen automatisch in die Profilansicht des Benutzers, wo Sie noch weitere Daten zu dieser Person hinterlegen und die wichtigsten Benutzereinstellungen vornehmen können.

Wer darf welche Benutzer anlegen?

Neue Administratoren dürfen nur von Administratoren angelegt werden. Bei den weiteren Benutzerrollen legt der Administrator je Rolle fest, ob sie nur durch Administratoren angelegt werden dürfen. Dies kann er durch Einblenden des oberen Links - oder durch den unteren Link, den auch Personalbetreuer angezeigt bekommen.

Aktionen

  • Neuen Administrator erfassen: Einrichtungsadministrator des Bewerbermanagements
  • Neuen Personalbetreuer erfassen: geplanter Power-User des Bewerbermanagements
  • Neuen Personalassistenten erfassen: Assistent des Power-Users des Bewerbermanagements
  • Neue/n Vorgesetzte/n erfassen: Linienvorgesetzte/r, die/der jeweils Besetzungsanträge stellt
  • Neues Gremiumsmitglied erfassen: Person, welche Einsicht in Bewerbungsprozess bekommen darf

Die Mehrfachaktion "In Excel exportieren" in der Benutzerübersicht (/Administration/Users) steht nur Administratoren zur Verfügung.

Die Mehrfachaktionen "Benutzer löschen" und "Kennwort senden" können eingeblendet und für eine einfachere Benutzeradministration verwendet werden.

Neuen Benutzer erfassen

Bei der Erfassung neuer Benutzer (über die jeweilige Aktion) haben Sie je nach Benutzerrolle, die Sie erfassen, folgende Benutzerdaten eintragen: (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")

Pflichtangaben sind mit * markiert.

  • Passfoto
  • Benutzer-Nr.
Wenn Sie diese Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert.
  • Niederlassung *
  • Gremium
  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Titel nach Name
  • Alias *
Name, der z.B. in Auswahlfeldern angezeigt wird.
  • Geburtsdatum
Adressdaten
  • Strasse / Nr. / Postfach
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Land
Kontaktdaten
  • Telefon (zentral)
  • Telefon (direkt)
  • Mobiltelefon
  • Fax
  • E-Mail-Adresse
Die hier angegebene E-Mail-Adresse wird als Korrespondenz-E-Mail verwendet. Bitte stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt geschrieben ist.
Zugangsdaten
  • Login *
Verwenden Sie hier bitte eine eindeutige Bezeichnung, wie zum Beispiel das Namenskürzel. Sie können auch den ganzen Namen verwenden (z.B. Franz.Muster). Es dürfen keine Leerzeichen vorkommen.
  • Niederlassungsbeschränkung
Die Benutzerin oder der Benutzer erhält ausschliesslich Zugriff auf die Daten ihrer bzw. seiner zugewiesenen Niederlassung.
  • Benutzersprache *
Für Personalbetreuer und Personalassistenten können spezifische Berechtigungen festgelegt werden:
  • Personalbetreuer und Personalassistenten verwalten
  • Linienvorgesetzte verwalten
  • Gremiumsmitglieder verwalten
  • Personalvermittler verwalten
  • Stellen ausschreiben
  • Besetzungsanträge und Genehmigung verwalten
  • Termine verwalten
  • Bewerbungen verwalten
  • Assessment verwalten
  • Zentrale Vorlagen verwalten
  • Auswertungen nutzen
  • Stellen- und Bewerbungs-Importe starten
  • Sensible Daten
Das Feld "Sensible Daten" ist eine Art "Vorlage", die im Gegensatz zu den anderen Werten nicht vorkonfiguriert ist. Sie können die Berechtigung "Sensible Daten" bspw. auf Lohndaten anwenden. Anhand der Rollenspezifischen Sichtbarkeiten definieren Sie, welche Elemente (Formularfelder in der Eingabe und in der Suche), Container und Tabellenspalte für welche Rollen sichtbar, bzw. nicht sichtbar sein sollen.
  • Ist Einrichtungs-Administrator
Mehr Informationen im Abschnitt Rollen und Berechtigungen.


Profilansicht einzelner Benutzer

Wählen Sie einen Benutzer aus der Übersichtstabelle der Benutzerübersicht aus, um in das Profil dieser Person zu gelangen. Dort haben Sie folgende Aktionsmöglichkeiten:

Aktionen (bei aktiven Benutzern)

Beachten Sie bitte, dass Aktionsmöglichkeiten von unterschiedlichen Faktoren abhängig sind und entsprechend dieser Abhängigkeit auch angezeigt werden (Bspw.: SSO deaktivieren, Login wieder freigeben etc.). Beachten Sie auch das Einblenden der jeweiligen Links.

  • SSO deaktivieren und Passwort senden
  • Auf Grund mehrfach falsch eingegebenem Passwort ist der Benutzer derzeit gesperrt. (Login wieder freigeben)
  • BenutzerIn hat kein Passwort, Neues Passwort senden
  • Neues Passwort senden
  • Neues Passwort setzen
  • Nachfolger festlegen
Für Linienvorgesetzte und Gremiumsmitglieder kann kein Nachfolger festgelegt werden.
Im Bewerbermanagement können Benutzer deaktiviert werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn eine Person, beispielsweise der Administrator, Ihr Unternehmen verlässt und seine Nachfolge eingearbeitet wird. Mit wenigen Klicks können Sie alle zugewiesene Aufträge, Aufgaben, Rechte etc. auf eine andere Person übertragen. Sie können deaktivierte Benutzer jederzeit wieder reaktivieren.
Mehr Informationen unter: Benutzer deaktivieren (Bewerbermanagement)
  • Benutzer löschen

Aktionen (bei deaktivierten Benutzern)

Falls ein Benutzer deaktiviert wurde und die Arbeit in Umantis Bewerbermanagement wieder aufnimmt, klicken Sie in der Benutzerübersicht auf das jeweilige Profil der Person und wählen Sie (je nach Rolle) die entsprechende Aktion aus:

  • Als Administrator reaktivieren
  • Als PersonalbetreuerIn reaktivieren
  • Als PersonalassistenIn reaktivieren
  • Als Vorgesetzte/n reaktivieren
  • Als Gremiumsmitglied reaktivieren
  • Benutzer löschen

Die Person hat im Anschluss wieder - entsprechend ihrer Rolle - auch die entsprechenden Zugriffsrechte.

Verbundene Benutzerprofile

  • Zugang zu Benutzerprofil im Bewerbermanagement einrichten
  • Zugang zu Benutzerprofil im Mitarbeitermanagement einrichten
  • Zugang zu Benutzerprofil in Fremdsystem einrichten

Einstellungen (Benutzer Bewerbermanagement)

Klicken Sie auf , um folgende Einstellungen für Benutzer vorzunehmen. Beachten Sie bitte, dass einige Einstellungen Rollen-spezifisch sind.

Benutzereinstellungen

  • Benutzer-Nr.
Wenn Sie diese Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert.
  • Login*
Verwenden Sie hier bitte eine eindeutige Bezeichnung, wie zum Beispiel das Namenskürzel. Sie können auch den ganzen Namen verwenden (z.B. Franz.Muster). Es dürfen keine Leerzeichen vorkommen.
  • Alias*
Für Personalbetreuer wird überwiegend diese Bezeichnung verwendet, während bei Linienvorgesetzten eher mit dem vollständigen Namen gearbeitet wird.
  • Benutzersprache*
  • Zeitzone
Hier kann die Zeitzone der Person definiert werden. (Sofern hier keine explizite Zeitzone definiert wird, übernimmt das System automatisch die Zeitzone des Browsers und legt diese auf dem Nutzer ab.)

Personalien und Geschäftsadresse

  • Anrede
  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Titel nach Name
  • Geburtsdatum
  • Adressdaten
  • Strasse / Nr. / Postfach
  • Postleitzahl
  • Ort
  • Land
  • Kontaktdaten
  • Unternehmen
  • Abteilung
  • Funktion
  • Kostenstelle
  • Telefon (zentral)
  • Telefon direkt
  • Mobiltelefon
  • Fax
  • E-Mail-Adresse
  • Signatur der Benutzerin/des Benutzers
  • Signatur/Footer
Kann als Variable [Absender.Signatur] in E-Mail-Vorlagen verwendet werden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wählen Sie hier, welche Benachrichtigungen per E-Mail erfolgen sollen:

Die validen Werte für die zugehörige Importvariable finden Sie hier.

  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein neuer Besetzungsantrag an mich gestellt wird
  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn einer meiner Bewerber sein Profil aktualisiert
  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn ein Bewerber einen Termin bestätigt
  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn einer meiner Bewerber beurteilt wird
Dazu zählen Beurteilungen durch Linienvorgesetzte, Stellvertreter, Gremien und Drittbeurteilende. Stellvertretende Betreuer bekommen eine E-Mail in Kopie, sofern diese Funktion aktiviert wurde.
  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn eine meiner Bewerbungen in folgenden Status wechselt
Geben Sie hier den/die entsprechenden Status an. Beachten Sie bitte, dass hierfür die Freigabe der jeweiligen Bewerbung für Linienvorgesetzten erforderlich ist.
  • Dabei Mindestpunktestand in %
Benachrichtigung bei Statuswechsel Ihrer Bewerbungen können Sie noch mit diesen Mindestpunktestand verbinden. Z.B. 80, dann werden Sie nur über z.B. Bewerbungseingänge mit mindestens 80% der erreichten Punkte der Bewerbungsfragen benachrichtigt. Sollte es keine Bewerbungsfragen geben, dann wirkt diese Einschränkung nicht und es wird nur der Status geprüft.
  • Ich möchte per E-Mail benachrichtigt werden, wenn eine meiner Stellen in folgenden Status wechselt

Im unteren Abschnitt finden Sie spezifische Benutzereinstellungen für Stellenbörsen.

Beachten Sie bitte auch die Hinweise im Abschnitt Änderung der E-Mail-Adresse.

Rollen und Berechtigungen

Sie können an dieser Stelle die Rolle und die Berechtigungen (bei Personalbetreuern und Personalassistenten) ändern bzw. anpassen.

  • Rolle
Hier wird Ihnen die aktuelle Rolle des Benutzers angezeigt. Klicken Sie auf den Link "Rolle ändern", um die Rolle zu ändern.
  • Frühere Rolle
Hier wird Ihnen - falls vorhanden - die frühere Rolle des Benutzers angezeigt.
  • Niederlassungsbeschränkung
Der Benutzer erhält ausschliesslich Zugriff auf die Daten seiner zugewiesenen Niederlassung. Personalvermittler, Gremiumsmitglieder und Linienvorgesetzte bekommen Stellen und Bewerbungen unabhängig ihrer Niederlassung aufgrund direkter Zuweisung angezeigt. Diese Einstellung ist für Linienvorgesetzte und Gremiumsmitglieder nur im Bereich Kommunikationsvorlagen wirksam.
  • Berechtigungen für Personalbetreuer und Personalassistent
Bei Benutzern mit der Rolle "Personalbetreuer" oder "Personalassistenten" haben Sie die Möglichkeit, spezifische Berechtigungen zu definieren. Setzen Sie jeweils ein Häkchen, um dem Personalbetreuer die jeweilige Berechtigung zu erteilen. Die validen Werte für die zugehörige Importvariable [Authorize] sind jeweils in Klammern zu finden:
  • Personalbetreuer und Personalassistenten verwalten (CreateHR)
  • Linienvorgesetzte verwalten ([CreateLine])
  • Gremiumsmitglieder verwalten ([CreateBoard])
  • Personalvermittler verwalten ([CreateExtRecr])
  • Stellen ausschreiben ([CreatePublication])
  • Besetzungsanträge und Genehmigung verwalten ([CreateApproval])
  • Termine verwalten ([CreateAppoint])
  • Bewerbungen verwalten ([Applications]')
  • Assessment verwalten ([CreateAssess])
  • Zentrale Vorlagen verwalten ([CreateTemplates])
  • Auswertungen nutzen ([Analyses])
  • Stellen- und Bewerbungs-Importe starten ([Import])
  • Sensible Daten ([Sensitive])
Das Feld "Sensible Daten" ist eine Art "Vorlage", die im Gegensatz zu den anderen Werten nicht vorkonfiguriert ist. Sie können die Berechtigung "Sensible Daten" bspw. auf Lohndaten anwenden. Anhand der Rollenspezifischen Sichtbarkeiten definieren Sie, welche Elemente (Formularfelder in der Eingabe und in der Suche), Container und Tabellenspalte für welche Rollen sichtbar, bzw. nicht sichtbar sein sollen.
Dieser Abschnitt ist standardmässig ausgeblendet und die Checkbox deaktiviert. Sie können diese Option aktivieren und somit unterschiedliche Sichtbarkeiten innerhalb einer Ansicht definieren.
Dieser Abschnitt ist standardmässig ausgeblendet und die Checkbox deaktiviert. Sie können diese Option aktivieren und somit unterschiedliche Sichtbarkeiten innerhalb einer Ansicht definieren.
  • Ist Einrichtungs-Administrator
Personen, bei denen diese Option aktiviert ist, können im Rahmen ihrer sonstigen Zugriffsrechte (Rollen und Berechtigungen) Anpassungen im Anpassungsmodus vornehmen.
Die Importvariable ist [CWCAdmin], Exportvariable ist [Benutzer.IstEinrichtungsAdmin].
Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung bei Administratoren nicht verfügbar ist.
  • Gremium
Geben Sie an dieser Stelle an, in welchen Gremien der Benutzer Mitglied ist. Für Gremien können später Stellen und Bewerbungen zur Ansicht freigegeben werden.
  • Ist auch Vorgesetzter
Mit der Zusatzrolle "Vorgesetzter" (Importvariable: [IsManager]) können Basisrollen sowohl auf den Vorgesetzten-Bereich zugreifen als auch bei Stellen als zuständige Vorgesetzte zugewiesen werden (d.h. sie tauchen in Listen auf).
Diese Option ist für folgenden Basisrollen verfügbar:
  • Ist auch Personalbetreuer
Mit der Zusatzrolle "Personalbetreuer" (Importvariable: [IsHR]) können Basisrollen sowohl auf den HR-Bereich zugreifen als auch bei Stellen als zuständige Personalbetreuer zugewiesen werden (d.h. sie tauchen in Listen auf).
Diese Option ist für folgenden Basisrollen verfügbar:

Schnittstellen

  • SAP-By-Design
  • Benutzer-Company
Eindeutiger Schlüssel für die Company der SAP-By-Design Schnittstelle
  • Prospective Media Services
  • Benutzer-SecurityKey (Prospective Media Services)
Um eine Stelle bei Prospective Media auschreiben zu können, benötigen Sie neben der Kunden-ID auch einen persönlichen Schlüssel, den Sie bei jedem Benutzer in den Einstellungen speichern können. Beides bekommen Sie von Prospective Media zugewiesen.
  • Prospective Media Kunden-ID anpassen
  • Solique
  • Solique-Login
  • Solique-Passwort ändern
  • Broadbean
  • Broadbean-Login
  • Broadbean-Passwort ändern
  • RAV Stellenbörse
  • Darf Schnittstelle benutzen
Setzen Sie hier ein Häkchen, falls der Personalbetreuer die RAV-Schnittstelle benutzen darf (korrekte Konfiguration vorausgesetzt).
Diese Einstellung kann über den Benutzerimport gesteuert werden ([RAV_Use]).
  • Interview Suite
  • Interview Suite-Login
Interview Suite-Passwort ändern - Um die Interview Suite nutzen zu können, benötigen Sie neben der Kunden-ID auch einen persönlichen Login mit Passwort, den Sie bei jedem Benutzer in den Einstellungen speichern können.

Importeinstellungen

  • Benutzer-Nr.:
Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert.
  • Benutzerschlüssel:
Eindeutiger Schlüssel, welcher beim Import verwendet wird, um eine Person zu finden. Dieser Wert ist Identifier für SSO (PersKey).
  • Quellsystemschlüssel:
Ergänzender Schlüssel, welcher beim Import verwendet wird, um eine Person zu finden.Ergänzender Identifier für SSO (SourceKey).

Niederlassung des Benutzers

Hier wird Ihnen die dem Benutzer zugewiesene Niederlassung angezeigt. Sie haben an dieser Stelle ausserdem die Möglichkeit, dem Benutzer eine weitere Niederlassung zuzuweisen. Klicken Sie dafür auf den Aktionslink Weitere Niederlassung zuweisen und wählen Sie anschliessend aus der Liste der möglichen Niederlassungen eine aus.

Verbundene Benutzerprofile

Hier werden Ihnen die mit diesem Nutzer verbundenen Benutzerprofile angezeigt.

Archiv (PKI Einstellungen)

PKI wird ab/seit Ende 2018 nicht mehr unterstützt

Hier werden Ihnen die PKI-Einstellungen angezeigt.

  • Issuer*
Issuer-Teil des Zertifikats, kommagetrennt
  • Subject*
Subject-Teil des Zertifikats, kommagetrennt
  • Gültig ab
Zertifikatsgültigkeit Beginn. [DateformatTMJHM]
  • Gültig bis
Zertifikatsgültigkeit Ende. [DateformatTMJHM]

Nachfolger festlegen

An dieser Stelle können Sie für den Benutzer einen Nachfolger festlegen. Der ursprüngliche Benutzer wird durch die Festlegung der Nachfolge automatisch deaktiviert. Je nach Rolle des Nutzers werden Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten angezeigt:

  • Neuer Linienvorgesetzter:
  • Neuer Personalbetreuer
  • Neuer Administrator

Informationen

An dieser Stelle sehen Sie unterschiedliche Informationen zum Benutzerprofil:

  • Benutzer-Nr.:
  • Benutzer-System-ID:
  • Erstellt am:
  • Geändert am:
  • Geändert von:

Beachten Sie bitte, dass die Aktualisierung auch über System-E-Mails an den Benutzer ausgelöst wird.

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