Recruiting per WhatsApp und WhatsApp-Chat

Recruiting per WhatsApp

Klicken, um Aufzeichnung anzusehen.

Hilfreiche Informationen:

• Effektivere Bewerbungen dank Recruiting per WhatsApp (Webinar-Aufzeichnung)
• Recruiting per WhatsApp mit PitchYou & Umantis (PDF)
• PitchYou Website
• PitchYou testen

FAQs

Fragen aus dem Webinar „Recruiting per WhatsApp: Was man darüber wissen sollte und wie Umantis Bewerbermanagement Kunden davon profitieren“

>> Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Aufklappen", um die Inhalte zu sehen.

Wie gehen Sie mit dem Thema Datenschutz um und wo werden die Daten gespeichert?

Mehr Informationen finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Wo wird das Interview gespeichert? Was passiert mit den Daten, wenn es zu einer Einstellung kommt oder nicht? Wie wird die Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO umgesetzt?

Mehr Informationen finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Derzeit verbieten die Datenschutzbehörden die Nutzung von Facebook für den öffentlichen Bereich. Die datenschutzrechtlichen Probleme von Facebook entsprechen auch WhatsApp als Teil des Konzerns. Welche Auswirkungen hat dieser Sachverhalt auf Ihr Produkt?

Mehr Informationen finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Haben WhatsApp oder Facebook über den Chat Zugriff auf die Daten?

Mehr Informationen finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Wie hoch sind die monatlichen Kosten für PitchYou?

Die Preisübersicht für Umantis-Kunden finden Sie in der Präsentation des Webinars. Gerne sind wir bei weiteren Fragen für Sie erreichbar unter salesteam@pitchyou.de

Gibt es eine Schnittstelle zu P&I Loga?

Betrifft Umantis und PitchYou? Von Seiten Umantis können Schnittstellen zu P&I Loga umgesetzt werden.

Wir stellen die Stellenanzeige nicht im Bewerbermanagement dar, sondern über eine API-Schnittstelle direkt auf der Homepage. Ist in diesem Fall eine Integration von PitchYou möglich?

Ja.

Kann man den Chat auf Stelle und Zielgruppe individuell anpassen?

Ja.

Erfolgt die Anpassung der Fragen im Umantis Bewerbermanagement?

Nein, dies erfolgt aktuell über den schnellen und zuverlässigen Support von PitchYou.

Kann man die Fragebögen regelmässig ändern?

Die Fragebögen können über PitchYou jederzeit angepasst werden.

Wenn jemand aus Versehen „ja“ im Interview anklickt, aber eigentlich „nein“ anklicken wollte, kann der Bewerber im Prozess dann wieder zurückgehen?

Ja, man kann zurückspringen und auch das Interview an einer bestimmten Stelle erneut starten.

Nach Eingang der Bewerbung und dem Hinweis "Wir melden uns .." über WhatsApp – ist es dann möglich, dass der Bewerbende auch über WhatsApp mit uns Kontakt aufnimmt?

Aktuell ist ein individueller Chat aus dem Umantis Bewerbermanagement (noch) nicht verfügbar. Eine klare Abschlussmeldung wie z.B. "...die weitere Kommunikation findet per Mail / Telefon statt" hilft hierbei.

(Wie) könnte man mit den Bewerber-innen selbst weiter per WhatsApp kommunizieren?

Aktuell ist das nur außerhalb von Umantis über eine separate Anwendung von PitchYou möglich.

Wenn die Stellenausschreibung z.B. auf StepStone ausgeschrieben ist und der Bewerber dann auf das Bewerbertool weitergeleitet wird, kann der Bewerber dann noch die WhatsApp Bewerbung auswählen oder muss das auf der eigenen Webseite hinterlegt sein?

Bei Indeed und Stepstone finden Sie aktuell keinen WhatsApp Button. Es sei denn, die Formulare führen 1zu1 zu Ihrer Stellenausschreibung. Immer mehr Unternehmen versuchen zudem immer mehr Traffic auf ihre eigene Karriereseite zu bringen. Hier liefert PitchYou eine entsprechende Conversion.

Wie läuft nach Bewerbungseingang die Bewerberkommunikation weiter? Per WhatsApp oder E-Mail?

Die weitere Kommunikation erfolgt direkt aus dem Umantis Bewerbermanagement heraus - in der Regel per E-Mail.

Wie kann ich PitchYou bei einer bezahlten Kampagne über Social Media einbauen?

Das geht wunderbar! Hinter dem Button liegt eine URL zum Einsprung in das Interview.

Sind Vor- und Nachname auch in den Kontaktdaten auf der Bewerbung zu finden?

Ja.

Wie läuft die schriftliche Kommunikation mit dem Bewerbenden? Läuft diese über E-Mail oder auch über WhatsApp?

Siehe Frage 12. Aktuell ist es nicht möglich einen 1zu1 Chat per WhatsApp aus dem Umantis Bewerbermanagement anzubieten.

Welche Handynummer steckt hinter dem Chat?

Die hinterlegte Nummer stellen Sie. Es kann eine Mobilnummer sein, aber auch eine Festnetznummer. Wir unterstützen Sie hier bei der Einrichtung und Auswahl im Rahmen des Onboardings.

Ist immer dieselbe Nummer hinterlegt oder kann sie auch je nach Besetzungsverfahren variiert werden?

Bei den meisten Kunden reicht eine Nummer aus. Es ist aber auch möglich zu rotieren, wenn Sie mehrere Nummern / WaBa's hinterlegen.

Es gibt einen Konkurrenten, welcher mit einem Avatar arbeitet, welcher den Chat vorliest. Ist so etwas ggf. auch geplant?

Nein, da sehen wir auch keinen Grund zu. Dort müssen Sie ihre Antworten tippen oder diktieren. Nichts anderes macht man bei WhatsApp. Nur, dass es im beliebtesten Kanal der Welt passiert, wir erinnern, übersetzen, etc.

Können die Fragen auch mit Links auf Unternehmensfilme (z.B. Schichtarbeit) o.ä. ergänzt werden?

Ja.

Wenn ich PitchYou als Piloten für eine Gesellschaft starten möchte, die Karierreseite aber für alle Konzernbereiche ist, ist dies umsetzbar?

Ja.

Wie lange dauert in etwa das technische Setup?

Ca. 2-4 Wochen. Letztlich besteht hier aber auch eine Abhängigkeit davon, wie schnell der Kunde intern entsprechend „liefern“ kann.

Was passiert mit den Sprachnachrichten der Bewerber?

Sprachnachrichten können also Audio-Datei (Anhang) übermittelt werden.

Kann ich die Bewerber auch aus dem System heraus auf WhatsApp kontaktieren? Zwischenbescheide, Unterlagen nachfordern etc.?

Aktuell nicht.

Aus Bewerbersicht gesehen gebe ich meine Daten wie z.B. Lebenslauf oder Gehaltserwartungen bei WhatsApp und damit bei Facebook ab, oder?

Ja. Die Konversationen sind aber Ende-zu-Ende verschlüsselt. Beim Thema Datenschutz bei WhatsApp geht es primär um die Kontakte im Telefonbuch und die kommen bei einer API Variante NICHT zum Tragen. Siehe: https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Die Fragen und Antworten der Fragen werden nicht unter "Fragen" im Umantis Bewerbermanagement angezeigt, oder? Nur als Zusammenfassung im PDF?

Genau, einzelne Informationen wie Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefonnummer oder Adresse werden automatisch in die entsprechenden Felder im Umantis Bewerbermanagement abgefüllt. Alle weiteren Fragen werden als Zusammenfassung in einem PDF übergeben.

Kann man „K.O.-Fragen“ einbauen, bei denen das Interview automatisch beendet wird/ der Bewerber eine Absage bekommt? Z.B. wenn der Bewerber gar nicht in der Umgebung wohnt und somit keine Option darstellt.

Nein, dies ist nicht im Sinne der Candidate Journey aus unserer Sicht. Die Interviews laufen bis zum Ende durch.

Gibt es automatische Absagen, wenn ein Kandidat nicht qualifiziert ist?

Nein, es entscheidet immer der/die RecruiterIn.

Ist der Frageblock automatisiert, sodass das Interview jederzeit stattfinden kann?

Ja.

Kann man zu "allen" Feldern auf dem Bewerbungsdossier verlinken oder ist das ein vordefinierter Satz an Feldern, die über die Schnittstelle befüllt werden können?

Die Felder sind vorgegeben. Aktuell können alle Kontaktdaten (Name, Geburtsdatum, E-Mail, Telefonnummer oder Adresse) übergeben werden.

Kann das Tool auch nur für einzelne Niederlassungen gebucht werden?

Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Dies müssen wir im Einzelfall prüfen.

Kann man die Übersetzungsmöglichkeit ausschalten?

Ja.

In wie viele Sprachen kann übersetzt werden? Müssen diese zuvor ausgewählt werden?

Aktuell ist eine Übersetzung in über 25 Sprachen möglich.

Werden nicht beendete Bewerbungen/ Interviews auch in das Umantis Bewerbermanagement überspielt, sodass man die Kandidaten noch einmal telefonisch z.B. kontaktieren kann?

Ja, das ist möglich und einstellbar.

Kann ich den WhatsApp-Chat auch im Browser am PC öffnen?

Ja.

Wie erstelle ich die PitchYou Templates?

Die Fragebögen selbst werden in PitchYou erstellt. Im Umantis Bewerbermanagement kann dann pro Stelle über eine Auswahlliste definiert werden, welcher Fragebogen genutzt werden soll.

Spielt ihr mit dem Gedanken die Kooperation auf weitere Messenger-Dienste auszuweiten?

Denkbar, wenn nötig. Aktuell sehen wir für den DACH-Raum keine sonderlich große Veranlassung.

WhatsApp-Chat

Sie haben über die Integration von PitchYou die Möglichkeit, direkt aus dem Bewerbungsdossier einen Chat mit dem Bewerber über WhatsApp zu starten. Dies ist sowohl für Bewerbungen möglich, die über die Funktion "Recruiting per WhatsApp" eingereicht werden als auch für solche, die auf anderem Weg, beispielsweise über das normale Online-Formular, ins System gelangen. Um den WhatsApp-Chat nutzen zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein.

Eine Kommunikation via WhatsApp hat mehrere Vorteile – sowohl für Personalverantwortliche als auch für Bewerbende:

• Schnelligkeit & Reichweite: ‍WhatsApp ist für viele Bewerbende der meistgenutzte Kommunikationskanal. Nachrichten werden in der Regel sofort gelesen – deutlich schneller als bei E-Mails.
• Direkte Integration in Ihrem Bewerbermanagement: ‍Sie müssen nicht zwischen Systemen wechseln. Der gesamte Chatverlauf ist im Bewerberdossier sichtbar und dokumentiert.
• Transparenz & Nachvollziehbarkeit: ‍Alle berechtigten Personen (HR, Linienvorgesetzte) sehen denselben Chatverlauf. Damit wird vermieden, dass Informationen auf privaten Geräten "versanden".
• Bewerberfreundlichkeit: Bewerbende erhalten Informationen über einen vertrauten, niedrigschwelligen Kanal. Das kann die Candidate Experience deutlich verbessern.

Voraussetzungen und Hinweise

Grundlegende Voraussetzung für die Nutzung ist ein gültiger Vertrag mit PitchYou. Die nachfolgenden Voraussetzungen müssen ebenfalls erfüllt sein, um die WhatsApp-Chat-Integration im Bewerbermanagement nutzen zu können:

Wenden Sie sich an unseren Support mit allen notwendigen Informationen, um eine Aktivierung innerhalb Ihres Bewerbermanagements zu beantragen:

• Details Ihrer PitchYou-API: Client ID und Client Secret - Sie erhalten diese von PitchYou
• Für die "Zustimmung zur Kontaktierung über WhatsApp", empfehlen wir eines der folgenden freien Felder aus dem Abschnitt "Kontaktdaten" zu verwenden und einzublenden:

• Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 1
• Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 2
• Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 3
• Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 6

Sofern alle diese Felder bereits belegt sind, wählen Sie ein anderes aus der folgenden Tabelle. Diese enthält alle unterstützten Felder in Deutsch und Englisch - und die dazugehörige API-Bezeichnung (rechte Spalte).

Unterstützte Felder für "Zustimmung zur Kontaktierung über WhatsApp"
>> Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Aufklappen", um die Inhalte zu sehen.

Grün markiert sind Felder, die für die Nutzung empfohlen werden - sofern sie noch frei sind.

Feldbezeichnung Deutsch	Feldbezeichnung Englisch	API-Bezeichnung
Optionale Auswahlliste Bewerber 1	Optional selection list applicant 1	customer-defined-person-list-1
Optionale Auswahlliste Bewerber 2	Optional selection list applicant 2	customer-defined-person-list-2
Optionale Auswahlliste Bewerber 3	Optional selection list applicant 3	customer-defined-person-list-3
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 1	User-defined list master data 1	customer-defined-list-1
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 2	User-defined list master data 2	customer-defined-list-2
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 3	User-defined list master data 3	customer-defined-list-3
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 4	User-defined list master data 4	customer-defined-list-4
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 6	User-defined list master data 6	customer-defined-list-6
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 8	User-defined list master data 8	customer-defined-list-8
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 9	User-defined list master data 9	customer-defined-list-9
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 10	User-defined list master data 10	customer-defined-list-10
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 12	User-defined list master data 12	customer-defined-list-12
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 13	User-defined list master data 13	customer-defined-list-13
Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 14	User-defined list master data 14	customer-defined-list-14

Abhängig von der Auswahl der Benutzerdefinierten Liste muss diese Auswahlliste konfiguriert werden, d.h. hinterlegen Sie die Auswahlwerte und den Code - wie nachfolgend am Beispiel "Benutzerdefiniert Liste Stammdaten 1" (/Administration/Dropdown/1018/Profile):
.

• In den Einstellungen zur Bewerbungsprozess Konfiguration der Niederlassung sollte das gewählte Feld für die Zustimmung ebenfalls aktiviert werden (/Administration/Agency/ID/Settings/ApplicationProcessConfiguration).
• Stellen Sie sicher, dass dieses Feld bei den gewünschten Bewerbungsformulare eingeblendet ist (/Vacancies/ID/Application/New/ID und /Vacancies/ID/FurtherApplication/Apply/ID)

Das Feld "Mobiltelefon" (LangID 14701) muss eingeblendet und die Mobiltelefonnummer des Bewerbers eingetragen sein - mit der Länderkennung (bspw. Deutschland: "+49179..." oder Schweiz: "+4176...")

Tipp: Hinterlegen Sie über den Anpassungsmodus einen Hilfetext unter dem Feld "Mobiltelefon" - mit dem Hinweis, dass die Nummer im Format "+49" eingetragen werden sollte.

Teilen Sie unserem Support alle notwendigen Details mit (Client ID, Client Secret, welches Feld für die Zustimmung verwendet wird, ob eine Konfiguration der Auswahlliste erfolgte usw.).