E-Mail-Versand

Wichtiger Hinweis

Der Versand von E-Mails ist eine zentrale Funktionalität der Umantis Applikation. Als Umantis Kunde sind Sie dafür verantwortlich, Umantis entweder durch einen SPF-Eintrag, DKIM oder durch Einrichtung eines E-Mail Gateways den Versand zu ermöglichen. Falls die Einrichtung durch den Kunden nicht ausgeführt wird, kann leider kein E-Mail-Versand erfolgen.

Die Einrichtung des E-Mail Gateways kann auf Wunsch durch einen Umantis-Spezialisten erfolgen.

SPF-Einträge

(Sender- Policy-Framework)
Sie als Kunde tragen eine Liste von erlaubten Mailservern im sogenannten DNS (Domain Name System) ein. Das DNS-System des Internets funktioniert ähnlich wie ein Telefonbuch: Es verwaltet die Zuweisung zwischen Namen und Nummern. DNS-Server übersetzen Namensanforderungen in IP-Adressen und steuern dabei, welchen Server ein Endbenutzer erreicht, wenn er in seinen Webbrowser einen Domänen-Namen eingibt.

Durch den SPF-Eintrag auf den bestehenden Listen Ihres DNS-Servers ermöglichen Sie es uns, E-Mails mit Ihrem Domain-Namen (vorname.nachname@kundendomain.de) aus dem Bewerber- bzw. aus dem Mitarbeitermanagement zu versenden. Diese sogenannte Impersonierung stellt eine zentrale Funktionalität dar, die einwandfrei funktionieren soll.

Vorteile

• SPF ist ohne Kosten verbunden und in der Regel schnell umzusetzen
• SPF vermeidet Spam- und Virenmails
• SPF arbeitet mit IP-Adressen

Nachteile

• Explizite Freischaltung der Server (IP oder MX)
• SPF Eintrag hat begrenzte Grösse
• Eine Auflistung Ihrer Dienstleister möglich, weil der Name über die IP-Adresse bekannt ist.

Mehr Informationen: SPF-Eintrag

DKIM (/DMARC)

(Domain Keys Identified Mail / Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)

Der aktuellste Standard als Ergänzung zu SPF-Einträgen.

• Aktuell: Sie sprechen uns mit diesem durch asymmetrische Kryptografie gesicherten Verfahren Ihr Vertrauen aus, in Ihrem Namen zu versenden. (Public-Key/ Private-Key)
• Spezifisch: Jede ausgehende E-Mail wird einzelnd signiert
• Unbegrenzt: Die Freischaltung geschieht - anders als beim SPF - nicht länger durch IP-Adressen. Es können unbegrenzt viele Dienstleister pro Domain freigeschalten werden.
• Anonym: es kann ausgeschlossen werden, einzelne Dienstleister auszulesen
• Authentifiziert: Während DKIM von uns eingerichtet wird, erlaubt DMARC kundenseitig weitere Spezifikationen. Über DMARC kann festgelegt werden, wie das Empfänger-Mailsystem die Authentifizierung von E-Mails durchführen soll und wie im Falle eines Fehlers zu verfahren ist. Während DKIM sicherstellt, dass jede E-Mail unverändert vom Absender stammt, erlaubt es DMARC eine Richtlinie festzulegen, wenn eine E-Mail den Anforderungen nicht entspricht. Sofern das Empfänger-Mailsystem die DMARC-Spezifikation bei E-Mail-Nachrichten anwendet, ist dadurch eine konsistente Überprüfung der Authentizität der E-Mails gesichert.

E-Mail Relay / Routing

Alle ausgehenden E-Mails werden an einen vom Kunden definierten Server weitergeleitet.

• Volle Kontrolle: Sie als Kunde kontrollieren wer was an wen sendet und in welchem Namen. Sie können sogar E-Mails filtern oder mit einem extra Footer versehen
• Volle Verantwortung: Sie als Kunde sind selbst für den Versand ins Internet zuständig, aber ebenso für die korrekte Einrichtung und Pflege Ihrer Server mit dem entsprechenden Know-How.
• Kooperation: Unsere IT-Experten und Ihre IT-Experten richten das Mail-Relay einmalig ein.

Leistungsbeschreibung

Alle E-Mail-Kommunikation aus Umantis Talent Management heraus wird über die E-Mail-Server des Lizenznehmers ausgeführt.

Voraussetzungen und Hinweise

• Der Lizenznehmer erlaubt den Mail-Servern vom Lizenzgeber die Übertragung der zu versendenden E-Mails an einen definierten Mail-Server.
• Der Lizenznehmer übermittelt den Hostname/Port des zu adressierenden Mail-Servers oder teilt mit, dass der MX-Eintrag einer bestimmten Domain verwendet werden soll.
• Der Lizenznehmer übermittelt eine Liste aller zu berücksichtigenden Domains an den Lizenzgeber.
• Zur Identifizierung des Lizenzgebers am Mail-Server des Lizenznehmers kann folgendes im-plementiert werden:
• Ein sogenanntes „Whitelisting“ der IPs des Lizenzgebers.
• Eine Authentifizierung durch „Login & Passwort“. Hierzu muss die IT-Abteilung des Lizenznehmers diese Angaben an den Lizenzgeber übermitteln.
• Eine zertifikatsbasierte Authentifizierung mittels eines CN (Common Name) des Mail-Servers des Lizenzgebers.

Übersicht: E-Mail-Versand und -Empfang

	Mail Relay	SPF	DKIM
Metapher	Kunde versendet mit eigenem Briefumschlag; Brief-Nachricht kommt von Abacus Umantis	Abacus Umantis versendet mit Stempel des Kunden, begrenzte Anzahl Stempel	Abacus Umantis versendet mit eindeutigem Siegelring des Kunden; Kunde kann unbegrenzte Anzahl Siegelringe vergeben
Verantwortung für Versand	Kunde	Abacus Umantis	Abacus Umantis
Kunde kann zu versendende E-Mails filtern/ ändern	Ja	Nein	Nein
Anzahl ‘freigeschalteter’ Server	Entscheidet Kunde	Begrenzt	Unbegrenzt
E-Mail-Versender klar?	Der Empfänger kann nicht unterscheiden, ob die E-Mail vom Kunden oder von Abacus Umantis kommt.	Versendender Dienstleister nur durch IP-Adresse bekannt	Versendender Dienstleister durch kryptographischen Schlüssel eindeutig bekannt.