DATEV Connector

Mit dem DATEV Connector wird eine automatisierte Integration zwischen Abacus und DATEV ermöglicht. Ziel ist es, Personalstammdaten effizient zu synchronisieren und Lohndokumente direkt in Abacus bereitzustellen.

Die Integration reduziert manuelle Aufwände im Payroll-Prozess und verbessert gleichzeitig die Employee Experience durch den direkten Zugriff auf Lohnabrechnungen in Abacus.

Die DATEV‑Integration ist im Modul Schnittstellen enthalten. Kunden mit diesem Modul können die Integration ohne zusätzliche Lizenzgebühren nutzen.

Funktionsweise

Die Integration basiert auf einem automatisierten Datenaustausch zwischen Abacus und DATEV.

Datenfluss

Abacus → DATEV

Übertragung von HR‑Stammdaten und Informationen, z. B.:

• persönliche Daten
• Bankverbindung
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Eintritte, Änderungen und Austritte

DATEV → Abacus

• Bereitstellung von Lohnabrechnungen (PDF)
• Automatische Ablage im Mitarbeiterdossier

Synchronisation

Die Synchronisation erfolgt automatisch einmal täglich (nachts), die Verarbeitung erfolgt asynchron (keine Echtzeitübertragung).

Voraussetzungen

Für die Nutzung der DATEV Integration müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Einsatz eines unterstützten DATEV-Systems:

• DATEV LODAS
• DATEV Lohn und Gehalt

• Einrichtung der Integration durch Abacus (Consulting)

Autorisierung der Verbindung

Für die Herstellung der Verbindung zu DATEV gilt:

• Die Verbindung muss durch einen Administrator auf Kundenseite hergestellt werden.
• Dieser Administrator:

• autorisiert die Verbindung zu DATEV
• kann die Verbindung jederzeit trennen oder wieder entziehen

• Abacus selbst hat keinen Zugriff auf DATEV-Zugangsdaten.

Die Authentifizierung erfolgt direkt über DATEV (z. B. über SmartLogin oder SmartCard).

Lizenzhinweis

• Die DATEV Integration ist im Modul Schnittstellen enthalten.
• Kunden mit diesem Modul können die Integration ohne zusätzliche Lizenz nutzen.

Einrichtung und Nutzung

Die Einrichtung erfolgt einmalig und nur mit Unterstützung von Consultants.
Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um die Informationen anzuzeigen.

Verbindung zu DATEV herstellen

1. Öffnen Sie das Integration Management in Abacus.
2. Wählen Sie die DATEV Integration.
3. Klicken Sie auf „Connect to DATEV“.
4. Melden Sie sich mit Ihren DATEV-Zugangsdaten an

Wichtige Hinweise

• Die Authentifizierung erfolgt direkt über DATEV.
• Nur berechtigte Administratoren können die Verbindung herstellen.

Initiale Synchronisation

Vor dem ersten produktiven Einsatz wird ein Initial Sync durchgeführt:

• Abgleich der Mitarbeitenden zwischen Abacus und DATEV
• Voraussetzung für die tägliche Synchronisation

Dieser Schritt wird in der Regel durch Consultants durchgeführt.

Laufender Betrieb

Nach erfolgreicher Einrichtung erfolgt die Nutzung automatisch:

• Tägliche Synchronisation der Stammdaten
• Automatischer Import von Lohnabrechnungen
• Keine manuelle Interaktion erforderlich

Verbindung zu DATEV herstellen

Die Verbindung zwischen Abacus und DATEV wird durch einen Administrator auf Kundenseite hergestellt.

Vorgehen:

1. Melden Sie sich in Ihrer Abacus Lösung an und rufen Sie die folgende URL-Erweiterung ein (bzw. rufen Sie die URL auf, die Ihnen vom Abacus-Consultant genannt wurde): https://[IHRE-ABACUS-LÖSUNG]/umantis-datev-connector/?companyId=[company id]
   
   
2. Sie sehen im Anschluss die folgende Maske und können sich über "Connect to DATEV" mit DATEV verbinden:
   
   
   
3. Im nächsten Schritt wählen Sie das Anmeldeverfahren aus und klicken auf "Weiter":
   
   Die hierfür benötigten Anmeldeinformationen erhält der zuständige Kundenadministrator von DATEV.
   
   Wählen Sie das Zertifikat für die Authentifizierung aus:
   
   
   
4. Im nächsten Schritt werden Ihnen die Berechtigungsinformationen von DATEV angezeigt.
   
   
5. Nach autorisierter Verbindung zwischen Abacus und DATEV sehen Sie die aktuellen Verbindungsinformationen:
   
   
   
   Über "Verbundene Anwendungen", können Sie eine detaillierte Übersicht aller verbundenen Anwendungen aufrufen. Dort haben Sie die Möglichkeit, die erteilten Berechtigungen auch zu widerrufen.

Wichtige Hinweise:

• Die Verbindung kann ausschliesslich durch einen berechtigten Administrator auf Kundenseite hergestellt werden.
• Der Administrator ist für die Autorisierung sowie die laufende Verwaltung der Verbindung verantwortlich.
• Die Verbindung kann jederzeit durch den Administrator wieder getrennt werden.

Einschränkungen

Die aktuelle Version der Integration (Phase 1) unterstützt noch nicht alle DATEV-Funktionen.

Nicht enthalten sind u. a.:

• Echtzeit-Synchronisation
• AU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)
• Zeiterfassung
• Erweiterte Lohndaten- und Buchungsservices

Monitoring und Fehlerbehandlung

Die Integration wird automatisch überwacht.

E-Mail-Benachrichtigungen

Bei Fehlern erhalten definierte Empfänger eine E-Mail mit:

• Technischen Fehlermeldungen
• Details zur Analyse

Hinweise:

• Es wird eine zusammengefasste E-Mail pro Synchronisationslauf versendet.
• Fehler betreffen einzelne Mitarbeitende, die Synchronisation läuft jedoch insgesamt weiter.

Datenschutz

• Alle Daten werden im Abacus Rechenzentrum gespeichert.
• Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform.
• Technische Logs enthalten keine personenbezogenen Daten.

FAQ DATEV Connector

Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um die Fragen und Antworten anzuzeigen.

Wie oft läuft die Synchronisation?

Einmal pro Nacht (ASYNC). Keine EchtzeitSync.

Welche Systeme von DATEV werden unterstützt?

Die Integration unterstützt DATEV LODAS sowie DATEV Lohn und Gehalt.

Welche Daten sendet Abacus an DATEV?

Abacus übermittelt sämtliche relevanten HR-Stammdaten an DATEV. Dazu gehören unter anderem:

• Personalstammdaten (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten)
• Bankverbindungen
• Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Arbeitszeitmodelle und Beschäftigungsinformationen
• Kostenstellen, Jobs und Organisationseinheiten
• Eintritte, Austritte und weitere personalrelevante Änderungen

Die oben genannten Punkte stellen lediglich Beispiele dar. Eine vollständige Übersicht der synchronisierten Felder finden Sie im Standard-Mapping-Dokument, das demnächst als Anhang zur Verfügung gestellt wird.

Welche Daten sendet DATEV zurück (an Abacus)?

• Lohnabrechnungen (PDF)
• Automatische Ablage im Mitarbeiterdossier

Können Kunden die Mapping/Lohnarten selbst anpassen?

Ja. Wir liefern ein Standard-Mapping für die Datenfelder und Lohnarten aus, das als Ausgangsbasis für die Integration dient. Dieses Mapping kann an die individuellen Anforderungen des Kunden angepasst werden. Änderungen am Mapping werden durch unsere Beraterinnen und Berater vorgenommen, um eine fachlich korrekte Konfiguration und einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen sicherzustellen.

Was ist der InitialSync?

Ein einmaliger Abgleich für bestehende Kunden:

• Ordnet Abacus-Mitarbeitende korrekt ihrer DATEV-Personalnummer zu
• Ohne diesen Schritt kann die tägliche Synchronisation nicht starten

Wie wird die Integration aktiviert?

Die Aktivierung der Integration erfolgt im Rahmen des Implementierungsprozesses mit Unterstützung unserer Consultants. Dabei werden unter anderem folgende Schritte durchgeführt:

• Konfiguration der Verbindung zwischen den Systemen
• Einrichtung von Benachrichtigungen und technischen Parametern
• Prüfung und Anpassung des Daten- und Lohnarten-Mappings
• Durchführung von Tests und Validierung der Datenübertragung

Die genaue Konfiguration hängt von den individuellen Anforderungen und der Systemlandschaft des Kunden ab.

Was ist der InitialSync?

Ein einmaliger Abgleich für bestehende Kunden:

• Ordnet Abacus-Mitarbeitende korrekt ihrer DATEV-Personalnummer zu
• Ohne diesen Schritt kann die tägliche Synchronisation nicht starten

Wo werden die Daten gespeichert?

Im Umantis/Abacus-Rechenzentrum, DSGVO-konform.

Wie funktionieren Monitoring & Fehlermeldungen?

SyncFehler → automatische E-Mail an die hinterlegte Adresse E-Mail enthält RAWFehlertext zur schnellen Diagnose

Wie gehen wir mit Mandaten und GBs um?

Die DATEV-Integration unterstützt die Einrichtung mehrerer Integrationen innerhalb eines Scopes bzw. einer rechtlichen Einheit (Legal Entity). Dadurch kann beispielsweise für einzelne Unternehmen eine separate DATEV-Integration konfiguriert werden.

Können wir alle Pflichtfelder liefern, die DATEV braucht?

Ja, DATEV schreibt technisch gesehen drei Pflichtfelder vor, die alle bereitgestellt werden. Darüber hinaus stellen wir alle Felder bereit, die DATEV als Pflichtfelder für Personalstammdaten (keine Gehaltsdaten) kennzeichnet.

Was passiert bei einem Fehler? Läuft die Schnittstelle trotzdem druch?

Über das Integrationsmanagement wird eine E-Mail mit dem DATEV-Fehlercode und der Fehlermeldung an eine speziell dafür definierte E-Mail-Adresse versendet. und Die Synchronisierung erfolgt Mitarbeiter für Mitarbeiter und wird bei einem Fehler mit dem nächsten Mitarbeiter fortgesetzt.