Verlauf

Der überarbeitete Verlauf im Umantis Bewerbermanagement ist nun für Sie verfügbar. Sollten Sie bereits den bisherigen Verlauf genutzt haben, erhalten Sie automatisch die neue Version. Mit der neuen Version erhalten Sie eine verbesserte Nutzerfreundlichkeit und ein optimiertes Design.

Konfiguration und erste Schritte

Wenn Sie bisher den Verlauf in Ihrem Umantis Bewerbermanagement nicht eingeblendet haben, können Sie es über den Anpassungsmodus einblenden. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen den neuen Verlauf und seine Funktionen, sowie die wichtigsten Informationen im Überblick und wie Sie diesen bestmöglich nutzen können, vor.

Beachten Sie bitte, dass der Verlauf nicht angezeigt werden kann, wenn Sie gewisse IP-Ranges verwenden. In diesem Fall ist es erforderlich den folgenden Bereich explizit freizugeben: /api.

Verlauf – Short Facts

Der Verlauf ist für Vorgesetzte wie auch für Personalbetreuer verfügbar. Der Verlauf wird im HR-Cockpit direkt im Bewerbungsdossier angezeigt, sodass Sie intuitiv die wichtigsten Schritte der Bewerbung nachvollziehen können und einzelne Aktionen unkompliziert vornehmen können.

(Gremien steht der Verlauf nicht zur Verfügung)

Funktionen nach HR-Cockpit und Vorgesetzten-Cockpit

Funktionalität direkt im Verlauf	HR-Cockpit	VG-Cockpit
Statusänderung	Ja	Nein
Vorschlagen eines nächsten Schrittes	Nein	Ja
Beurteilung abgeben	Ja	Ja
Kommentar/Bemerkung zu einer Statusänderung (HR), Vorschlag eines nächsten Schrittes (VG) und oder einer Beurteilung	Ja	Ja
Filterung nach Alles, Kommunikation, Beurteilungen, Status und Notizen	Ja	Ja

Hinweis: Eine Umbenennung der Labels im Verlauf ist nicht möglich, im folgenden Screenshot in orange markiert:

Möglichkeiten und Funktionalitäten des Verlaufs

Statusvergabe (HR)/Vorschlag eines nächsten Schrittes (VG)

Statusvergabe durch HR

Im HR-Cockpit haben die Personalbetreuer die Option, direkt im Verlauf den Status der Bewerbung zu ändern. Sie können hier aus den unterschiedlichen Status wählen, wie bspw.:

• Bewerbung unvollständig
• Bewerbung erhalten
• Einladung
• Bewerbungsgespräch

und vielen mehr, auch Ihre individuell erstellten:

Vorschlag eines nächsten Schrittes durch VG

Die Vorgesetzten können im Gegensatz zum HR, einen „Nächsten Schritt vorschlagen“. Auch hier stehen unterschiedliche Vorschläge zur Verfügung wie:

• Weiter im Prozess
• Warten
• Absagen

(Diese Auswahlwerte können je nach Konfiguration Ihre Systems abweichen und individuell definiert werden.)

Schnelle Beurteilungsmöglichkeit
Im Verlauf können Sie im HR- wie auch im Vorgesetzten-Cockpit direkt eine Gesamtbeurteilung abgeben. Zudem gibt es im Verlauf ebenfalls die Möglichkeit Ihre Gesamtbeurteilung auch in Form von Sternen abzubilden.

>> Hier gelangen Sie zum Erklärvideo wie Sie die Gesamtbeurteilung in Form von Sternen abbilden können: Video-Tutorial zur Sterne-Konfiguration

WICHTIG!
Wenn Sie erneut eine Beurteilung abgeben, wird die ursprüngliche Beurteilung mit der Neuen überschrieben wie auch der dazugehörigen Bemerkung.

Ohne Sterne-Konfiguration:

Mit Sterne-Konfiguration:

Kommentar/Bemerkung zur Statusvergabe (HR)/ Vorschlag nächster Schritt (VG) und/oder zur Gesamtbeurteilung

Im HR- wie auch im VG-Cockpit haben Sie die Möglichkeit die Statusvergabe (HR)/Vorschlag nächster Schritt (VG) und/oder die Gesamtbeurteilung mit einem Kommentar/einer Bemerkung zu kombinieren.

Hier sollten Sie bspw. noch ausführlicher erklären, warum Sie der Bewerbung eine bestimmte Beurteilung gegeben haben.

WICHTIG!

Nutzen Sie die Kommentar-/Bemerkungs-Funktion nur in Kombination mit einer Statusvergabe (HR)/Vorschlag nächster Schritt (VG) und einer Gesamtbeurteilung. Wenn Sie sonstige Kommunikationen erfassen und im Verlauf ersichtlich haben wollen (Bspw. Notizen zum Interview) finden Sie weitere Informationen bei: Kommunikationsnotiz erstellen.

Filterauswahl

Um Ihnen eine noch strukturiertere Übersicht zu geben, steht Ihnen nun auch eine Auswahl an verschiedenen Filtern, innerhalb des Verlaufs, zur Verfügung. So können Sie für sich selektieren, welche Aspekte Sie nun genauer betrachten wollen. Folgende Möglichkeiten haben Sie hierbei:

• Alles
• Kommunikation
• Bewertungen
• Status
• Interne Notizen

Zu beachten ist, dass bei „Kommunikation“ und „Interne Notiz“ zwischen verschiedenen Arten von Kommunikationen unterschieden wird.
Bei „Kommunikation“ sehen Sie alle erfassten Kommunikationen mit dem Bewerber wie E-Mail-Kommunikationen.
Bei „Interne Notizen“ werden Kommunikationsnotizen angezeigt vom Typ:

• Anruf eingehend
• Anruf ausgehend
• Information
• Notiz

Weitere wichtige Informationen

Des Weiteren gibt es auch zwei redundanten Funktionen, die im Verlauf selbst nicht übernommen worden sind. Hierzu zählen die Kommunikationsnotiz und das Weiterleiten an weitere Personen. Die Kommunikationsnotiz können Sie nach wie vor im Aktionsmenü unter „Kommunikation“ (/Recruiting/Applications/[Bewerbung.ID]/[Bewerber.ID]/Contacts) anlegen.

Kommunikationsnotiz erstellen

Im HR-Cockpit können Sie unter „Kommunikation“ eine neue „Kommunikationsnotiz erstellen“ (Muss ggf. eingeblendet werden). Dort können Sie unter anderem Notizen zu einem Call oder Ihren Eindruck von der Bewerbung erfassen. Alle Ihre Kommunikationsnotizen werden im Verlauf angezeigt und je nach Typ unter unterschiedlicher Filterung angezeigt.

Ohne „top focus action“-Button:

Mit „top focus action“-Button:

Für das Vorgesetzen-Cockpit ist diese Funktion generell verfügbar, jedoch ausgeblendet. Wenn Sie wünschen, dass die Vorgesetzten ebenfalls die Möglichkeit haben, Kommunikationsnotizen zu erfassen, müssen Sie diese Funktion im Vorgesetzten-Cockpit (/SelfServiceLine) über den „Ansicht anpassen“-Modus (Als Administrator eingeloggt) einblenden:

Im Anschluss können Sie noch festlegen, dass „Kommunikationsnotiz erstellen“ über einen „top focus action“-Button einfach erfasst werden können. Gehen Sie dazu neben dem gelb markierten Text im oberen Screenshot auf das Zahnrad:

Der Button erscheint dann im Dossier oben rechts unter „Aktionen“:

Weiterleiten an andere Personen

Auch das Weiterleiten an andere Personen ist wie gehabt unter den folgenden Reitern möglich:

• Dossier (/Recruiting/Applications/[Bewerbung.ID]/[Bewerber.ID]/Details),
• Beurteilung Personalabteilung (/Recruiting/Applications/[Bewerbung.ID]/[Bewerber.ID]/Preselection)
• Beurteilungen (/Recruiting/Applications/[Bewerbung.ID]/[Bewerber.ID]/Appraisals)

Farbanpassung des Verlaufs

Sie haben unter Design > Interner Auftritt > Farbdesign (/Administration/Design/Basics/Theme/Edit) die Möglichkeit, die Farbgebung des Verlaufs anzupassen (vgl. Anleitung Farbdesign-Anpassungen).

Farbgebung "Aktionsmenü" anpassen

• Link-Farbe

> Bestimmt die Farbe der Links im Aktionsmenü.

• Link-Hover-Farbe

> Bestimmt die Hintergrundfarbe der Links, wenn die Maus über den Links bewegt wird.

Farbgebung "Body" anpassen

• Schriftfarbe

> Bestimmt die Schriftfarbe der Einträge im Verlauf.