Neue Umfrage erstellen

Überlegen Sie sich einen treffenden Namen und für welche Benutzergruppen diese Umfrage aktiviert werden soll. In welchen Sprachen wollen Sie diese Umfrage anbieten. (Derzeit können Sie bis zu 4 Sprachen wählen.) Sollen die einzelnen Umfrageantworten ihren Umfrage-Teilnehmern zugeordnet werden können oder nicht?

Einstellungen

• Nummer, Bezeichnung und Status: sind Werte die lediglich bezeichnender Natur sind. Diese Steuern keine Funktionen.
• Sprachen: steuern, die möglichen Eingaben der Fragen und Antworten und der daraus resultierenden Möglichkeiten für den Antwortgebenden. Ein Umfrage-Teilnehmer wird vor der Beatwortung gefragt, in welcher Sprache er die Umfrage beantworten möchte, sofern mehr als 1 Sprache aktiviert wurde.
• Anonyme Umfragen: verlieren die Möglichkeit, die Antworten den Teilnehmern zuzuordnen. Natürlich würde nur 1 Teilnehmer und 1 Antwortset diese Funktion untergraben, achten Sie also bitte auf diesen Umstand. Ein nachträgliches ent-anonymisieren von bereits gegebenen Antworten ist NICHT möglich.
• Erweitertes Anonymisieren: Diese Option ist nur wirksam, wenn Sie "Anonyme Umfrage" eingestellt haben. Dadurch wird in den Kontextinformationen der Antworten das Speichern des Vorgesetzten unterbunden und (falls vorhanden) eine übergeordnete Organisationseinheit gespeichert.
• Öffentliche Umfragen: werden unter /Public/PollParticipations ausgeschrieben und können auch von System-fremden Personen (Sich selbst registrierende Externe Personen) beantwortet werden. Alle anderen Umfragen kommen NUR im Mitarbeiterbereich, wenn Sie gestartet werden.
• Umfragereihe, Typ, Kategorie, Beginn, Ende sind wieder NUR beschreibender Natur und dienen Ihnen als Umfrage-Administrator dazu den Überblick zu behalten.
• Zugriff über Organisationseinheit: Hier kann ich die Administration von Umfragen begrenzen, sodass man sich nicht gegenseitig unangenehm beeinflusst. Ob eine Umfrage im Mitarbeiterbereich angezeigt wird, hängt davon ab, ob der Mitarbeiter als Teilnehmer hinzugefügt wurde. So kann ich steuern, wer diese Umfrage sehen darf.
• Zielgruppe, Thema, Ziel und Benutzerdefinierte sind erneut NUR beschreibender Natur
• Sichtbar für Vorgesetzte: bedeute, dass die Antworten auch von Mitarbeitern gesehen werden können, die in den Vorgesetztenbereich dürfen aber das Modul Umfragen NICHT aktiviert haben. Ziel ist es hier, den Vorgesetzten die Möglichkeit zu geben, das Vorgesetzten-Feedback, was genau den jeweiligen Vorgesetzten betrifft zu lesen. Ich sehe also Umfragen die von mindestens einem meiner Direktunterstellten beantwortet worden sind. Und NUR genau diese Antworten. Ich kann also mit einer solchen Umfrage auch mehrere Vorgesetzte bedienen, die nicht gegenseitig die Antworten sehen dürfen. Eine solche Umfrage MUSS im Mitarbeiterbereich beantwortet werden (nicht Public), da die Stelleninformation wichtig ist.

Ausschreibungstitel der Umfrage und Kurzbeschreibung erfassen

Unter dem Reiter "Umfrageprofil" kann ich im Bereich "Umfragebeschreibung" einen Ausschreibungstitel und eine Kurzbeschreibung für die Ausschreibungslisten /SelfService/MyPollParticipations und /Public/PollParticipations in der jeweils unter Einstellungen aktivierten Sprachen erfassen

Fragen und Antworten erfassen

Unter dem Reiter "Umfrageprofil" kann ich im Bereich "Fragen" max 15 Fragen mit jeweils bis zu 15 vordefinierten Antworten je Frage definieren. Auch hier kann ich nur Sprachen erfassen, die ich zuvor unter Einstellungen aktiviert habe. Bei jeder Frage kann ich den Antworttyp vorgeben. Es gibt:

1. Freitext: Das sind frei definierbare Antworten, die NICHT strukturiert ausgewertet werden können.
2. Vorgegeben, einfach, mit Text: Hier kann ich sowohl strukturiert via Radio-Button genau eine der vorgegebenen Antworten auswählen, als auch zusätzlich einen Freitext eingeben.
3. Vorgegeben, mehrfach, mit Text: Hier kann ich ebenfalls sowohl strukturiert (diesmal) via Checkbox alle der vorgegebenen Antworten auswählen, als auch zusätzlich einen Freitext eingeben.

• Positionieren Sie ihre Fragen (Reihenfolge) über die Eingabe des Wertes "Position".
• Farbe der Antwort im Standarddiagramm: Damit Sie die Auswertungen als Diagramm deutlich intuitiver gestalten können, können Sie die zu verwendende Farbe für die Antwort selbst auswählen (Hexadezimal ohne # Bsp. "FF33DD"). Machen Sie davon keinen Gebrauch, dann werden wir eine antwort-neutrale gut unterscheidbare Standardfarbe verwenden. Siehe auch

Wie kann ich Umfragen Teilnehmern zuweisen

Es gibt verschiedene Arten, wie Umfragen ihren potentiellen Beantwortern bekannt gemacht werden können.

1. Öffentlich ausschreiben: Dann kann die Umfrage, wenn gestartet, sofort von allen unter /Public/PollParticipations gesehen und beantwortet werden.
2. Bestimmten Mitarbeitern zuweisen: Hier kann ich im Rahmen meiner Zugriffsberechtigungen die jeweiligen Mitarbeiter direkt in der Teilnehmerübersicht der Umfrage zuweisen, und ihnen eine E-Mail über die Teilnehmer Liste mit einem Link auf die Umfrage senden. Ich kann diesen Prozess auch von der Mitarbeiterübersicht aus aktivieren. Die Mehrfachaktion dazu heisst: "Zu bestehender Umfrage hinzufügen". Zugewiesene Mitarbeiter sehen die Umfragen im Mitarbeiterbereich unter: /SelfService/MyPollParticipations
3. Allen Mitarbeitern zuweisen: Es gibt die Möglichkeit der Selbstregistrierung zu einer Umfrage. Jetzt wird es etwas technisch: Dazu gibt es eine URL die die ID der entsprechenden Umfrage und des potentiellen Teilnehmers enthält und jedem Mitarbeiter gesendet werden kann. Natürlich kann ich auch ALLE Mitarbeiter einer Umfrage im Vorfeld zuweisen.

Technische Beschreibung zu 3: Die URL ist /SelfService/MyPollParticipations/Poll/ID/SelfConnectPosition/ID. Diese URL funktioniert NICHT für Externe Personen sondern ausschliesslich für Personen die eine aktive Mitarbeiter-Stelle im System haben.(Siehe Punkt 1) Es gibt 2 IDs/Variablen in dieser URL: Die Poll-ID ist fix... die Stellen-ID muss natürlich sehr variabel sein. Der Teil ...Poll/ID muss durch die jeweilige ID (Bsp: ...Poll/104) ersetzt werden und der Teil ...SelfConnectPosition/ID muss durch die ID der Stelle ersetzt werden (Bsp: ...SelfConnectPosition/[Stelle.ID] oder SelfConnectPosition/[SwitchPositionID] ). Hier habe ich nun die Wahl, ob ich den Link in einer E-Mail oder im Assistenten verwende. Variabel in einer E-Mail, versendet über die Mitarbeiterübersicht, wird es durch Vewendung der Variablen [Stelle.ID] Variabel in einem Assistenten oder bei Direkteinbindung des Links auf der Startseite im Mitarbeiterbereich wird es über die Verwendung von [SwitchPositionID].
Am Ende sieht das ganze so aus:
Verwendung in einer E-Mail -> /SelfService/MyPollParticipations/Poll/104/SelfConnectPosition/[Stelle.ID],
Verwendung in einem Assistenten oder eingebunden auf Hauptseite als Link in der Lösung-> /SelfService/MyPollParticipations/Poll/104/SelfConnectPosition/[SwitchPositionID]
Vereinfacht wird dieser Prozess, indem man eine E-Mail Vorlage vorbereitet, bei der man lediglich die ID der Umfrage noch austauschen muss.... der Rest bleibt jeweils gleich. Ebenso die Einbindung eines Links im Assistenten. Nur die ID der Umfrage selbst ist variabel.

Komfort beim Einladen eines Teilnehmers

Mithilfe der "Standard E-Mail-Vorlage für diese Umfrage" kann man eine dedizierte Kommunikationsvorlage vorbereiten, die z.B. einen Link auf einen speziellen Assistenten enthält, der sanft durch den Antwort-Prozess führt. Der Link auf einen Assistenten der genau durch IHRE NEUE Umfrage führt und in der Vorlage eingebunden wurde, könnte dann etwa so aussehen: "https ://employeeapp-[IhreNummer].umantis.com/Wizard/162/104". Lesen Sie dazu auch den nächsten Abschnitt.

Komfort bei der Beantwortung einer Umfrage

Bei der Beantwortung unserer Umfragen kann ein Teilnehmer auch automatisiert durch die Fragen geführt werden. Dazu muss man einen Assistenten anlegen, der gezielt auf die jeweiligen Fragen leitet. Der Assistent muss genauso viele Antwortschritte haben, wie die Umfrage selbst Fragen besitzt. Einen Beispielassistenten haben Sie in ihrer Lösung: /Administration/Wizards/162/Profile -> "SelfService_Zur Umfrage Mitarbeiterzufriedenheit". Nehmen Sie diesen Assistenten 162 als Kopiervorlage und bauen Sie sich Ihren Assitenten zur jeweiligen Umfrage, der sich NUR über die Anzahl und die ID der Schritte 2 bis n unterschieden muss. Die IDs der Schritte erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über die Bleistiftsymbole bei den Einzelfragen gehen, wenn Sie die Fragen bearbeiten. Rufen Sie ihren Assistenten mit der ID des Assistenten und der ID der Umfrage gemeinsam auf: /Wizard/[IhreAssistentenID]/[IhreUmfrageID]. In unserem Beispiel wird der Wizard über z.B. /Wizard/162/104, wenn sie die Umfrage 104 beantworten möchten.

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