Einstellungen zu Veranstaltungen

Hier werden zentrale Einstellungen zu Veranstaltungen bzw. den Veranstaltungskatalogen definiert.

Sortierung für Katalog

Definieren Sie an dieser Stelle die Sortierreihenfolge in den Veranstaltungskatalogen. Geben Sie hierbei das erste und zweite Sortier-Kriterium an.

Ausschreibungs- und Druck-Designs für Veranstaltungen

Definieren Sie an dieser Stelle die Ausschreibungs- und Druck-Designs für Veranstaltungen. Klicken Sie auf , um eine neue/Ihre Design-Vorlage zur Veranstaltungsausschreibung zu erfassen - mit Angabe von:

• Titel

Im Titel bitte für eine eindeutige Auswahl die Sprache mit angeben. Veranstaltungen sind einsprachig und müssen daher die jeweils richtige Ausschreibungs-Vorlage bekommen. Die Anzeige kann nicht von der Benutzersprache übersteuert werden.

• Code
• Sprache *

Pflichtfeld. Die Einstellung steuert die Sprache der mehrsprachigen Variablen, z.B. Listen. Geben Sie die entsprechende Sprache an.

• Datei (.html)

Laden Sie eine entsprechende Datei hoch.

Einstellungen zu Veranstaltungen

Einstellung zur Anmeldung auf Veranstaltungen

• Teilnehmer automatisch zur nächsten Anmeldefrage weiterleiten

Schnellere Beantwortung von Anmeldefragen ermöglichen, indem auf das Zurückspringen zur Fragen-Übersicht verzichtet und direkt zur jeweils nächsten Frage gesprungen wird.

• Bestätigungs-E-Mail nach Anmeldung auf Veranstaltung für Mitarbeiter

Diese Einstellung gilt für Anmeldungen, die durch den Mitarbeiter selbst vorgenommen werden.

Folgende Auswahlmöglichkeiten haben Sie:

• Keine automatischen E-Mails versenden
• Automatisches Bestätigungs-E-Mail an Mitarbeiter
• Automatisches Bestätigungs-E-Mail an Mitarbeiter und in CC an den direkten Vorgesetzten

• Erster Zusagestatus bei Anmeldung für Mitarbeiter

Definieren Sie an dieser Stelle, welcher initiale/erste Zusagestatus bei einer Veranstaltungsanmeldung durch Mitarbeiter gelten soll. (Der Status "Unbestätigte Anmeldung" wird hier vorzugsweise sehr oft verwendet.)
Sofern Sie hier eine Änderung vornehmen und einen neuen initialen/ersten Zusagestatus definieren, hat diese Änderung keine Auswirkung auf den Status der zuvor erfolgten Anmeldungen.

• Bestätigungs-E-Mail nach Anmeldung auf Veranstaltung für externe Personen

Folgende Auswahlmöglichkeiten haben Sie:

• Keine automatischen E-Mails versenden
• Automatische Bestätigungs-E-Mail an Teilnehmer

Einstellungen zur administrativen Zuweisung auf Veranstaltungen

Nehmen Sie in diesem Abschnitt die Einstellungen vor, die bei einer administrativen Zuweisung auf Veranstaltungen gelten sollen. Dies betrifft Zuweisungen von Teilnehmern auf Veranstaltungen, die durch Administratoren, Personalbetreuer, Vorgesetzte oder Veranstaltungsadministratoren vorgenommen werden.

• Bestätigungs-E-Mail nach Zuweisung auf Veranstaltung für Mitarbeiter

Definieren Sie an dieser Stelle, ob und an wen eine automatische Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll:

O Keine automatische E-Mails versenden

O Automatische Bestätigungs-E-Mail an Mitarbeiter

O Automatische Bestätigungs-E-Mail an Mitarbeiter und Cc an den direkten Vorgesetzten

• Erster Zusagestatus für Mitarbeiter

Definieren Sie an dieser Stelle, welcher initiale/erste Zusagestatus bei der administrativen Zuweisung eines Mitarbeiters zu einer Veranstaltung gelten soll.

• Bestätigungs-E-Mail nach Zuweisung auf Veranstaltung für Externe Personen

Definieren Sie an dieser Stelle, ob eine automatische Bestätigungs-E-Mail gesendet werden soll:

O Keine automatische E-Mails versenden

O Automatische Bestätigungs-E-Mail an Teilnehmer

• Erster Zusagestatus für Externe Personen

Definieren Sie an dieser Stelle, welcher initiale/erste Zusagestatus bei der administrativen Zuweisung einer Externen Person zu einer Veranstaltung gelten soll.

Ist die Option "Keine automatische E-Mail versenden" gesetzt und ein als (Veranstaltungs-)Administrator angemeldeter Anwender meldet sich im /SelfService-Bereich bei einer Veranstaltung an, so erhält er/sie auch keine Bestätigungs-E-Mail (SystemTemplate_RegistrationMail).

Sofern Sie hier eine Änderung vornehmen und einen neuen initialen/ersten Zusagestatus definieren, hat diese Änderung keine Auswirkung auf Status der zuvor erfolgten Anmeldungen/Zuweisungen.

Zertifikate

• Erinnerungs-E-Mail für ablaufende Zertifikate

Definieren Sie an dieser Stelle, für welche Dokumentenkategorien die Erinnerung für ein ablaufendes Zertifikat gilt.

• Eine Erinnerung für ein ablaufendes Zertifikat wird jeweils ca. 3 Monate und nochmals 2 Wochen vor Ablauf versendet. Personen, die bereits ein weiteres oder neues Zertifikat zur selben Dokumentenkategorie besitzen oder sich bereits auf eine Veranstaltung angemeldet haben, die ein passendes Zertifikat zum Ziel hat, werden nicht benachrichtigt.

Bitte achten Sie bei der Nutzung dieser Funktion darauf, dass Ihre Veranstaltungen frühzeitig die passenden Zertifikatseinstellungen enthalten, damit die versendeten E-Mails bereits Anmelde-Empfehlungen enthalten können.

• Erste Erinnerung (Tage vor Ablauf):

Legen Sie an dieser Stelle fest, zu welchem Zeitpunkt die erste Erinnerung versendet werden soll. Standardmässig wird ca. 90 Tage vor Ablauf, die erste Erinnerung versendet.

• Zweite Erinnerung (Tage vor Ablauf):

Legen Sie an dieser Stelle fest, zu welchem Zeitpunkt die zweite Erinnerung versendet werden soll. Standardmässig wird ca. 14 Tage vor Ablauf, die zweite Erinnerung versendet.

Die zwei neuen System-E-Mails sind:

• SystemTemplate_CertificateExpiresEmployee (Erinnerung an ablaufendes Zertifikat für Mitarbeiter)
• SystemTemplate_CertificateExpiresExternal (Erinnerung an ablaufendes Zertifikat für externe Personen)

Einstellungen zu Veranstaltungen, die vom Anmeldenden selbst erfasst werden

• Verantwortlicher Veranstaltungsadministrator:

Hat die Rolle der Administration von allen neu erstellten externen Veranstaltungen und wird bei abgebrochenem Genehmigungsprozesses per E-Mail informiert.

Geben Sie hier bitte die im System eingetragene Geschäfts-E-Mail-Adresse des zentralen Veranstaltungsadministrators an, der alle neu erstellten Veranstaltungen administrieren soll und im Fehlerfall innerhalb des Genehmigungsprozesses eine E-Mail erhält. Es können für die verschiedenen Unternehmensbereiche mehrere E-Mail-Adressen Komma-getrennt angegeben werden. Der "Code" der betroffenen Organisationseinheit soll jeweils mit @@ getrennt eingegeben werden. Dabei darf der Code einer übergeordneten Organisationseinheit verwendet werden.

Abb. 1: Verhalten der Administration von Veranstaltungen

Anwendungsbeispiel zur nebenstehenden Abbildung 1

Mustermann soll für die neue Anmeldung einer der Organisationseinheit CH (als "OE_CH") zugehörigen Person als Veranstaltungsadministrator verantwortlich sein, Musterfrau für jene der Organisationseinheit DE (als "OE_DE" bezeichnet). Es empfiehlt sich, als erstes einen generellen Veranstaltungsadministrator (ohne @) zu hinterlegen. Dieser wird im Falle von Unklarheiten der Zuordnung informiert. Dies soll in unserem Beispiel Musterkind sein. Folgender Text soll im Feld hinterlegt werden, damit jeweils die zugewiesene Person darüber informiert wird: musterkind@mailmail.com, mustermann@mailmail.com@@OE_CH, musterfrau@mailmail.com@@OE_DE Veranstaltung X wurde von einer beliebigen Person der Organisationseinheit CH (OE CH) erstellt. Zur Administration dieser Veranstaltung ist automatisch Herr Mustermann hinterlegt. Veranstaltung Y wurde von einer Person erstellt, welche von einer anderen Organisationseinheit stammt (nicht OE CH oder OE DE) oder keiner Organisationseinheit zugeordnet wurde. Als Veranstaltungsadministrator gilt nun gemäss obiger Eingabe Musterkind. Sollten mehrere E-Mail-Adressen eingetragen werden, die auf einen Fall zutreffen, dann wird nur die speziellere (mit Code) oder im Gleichheitsfall die erste E-Mail-Adresse verwendet. Für bessere Übersichtlichkeit dürfen Kommentare mit einem startenden und einem endenden Raute-Zeichen eingesetzt werden. Beispiel: # Mein Kommentar # Bitte innerhalb des Kommentars, KEINE weiteren Raute-Zeichen einsetzen.

• Hilfetext zum gewünschten Genehmiger:

Diesen Text bekommen Mitarbeiter oberhalb der Genehmigerliste angezeigt, wenn Sie einen Antrag auf eine Teilnahme an einer externen Veranstaltung stellen.

• Teilnahme zu genehmigen von Vorgesetztem:

Diese Voreinstellung gilt beim Anmelden (neu erfassen im Katalog) einer externen Veranstaltung durch einen Mitarbeiter oder Vorgesetzten. Diese Einstellung ist analog der Einstellung "Teilnahme zu genehmigen von Vorgesetztem" in den Veranstaltungsdetails.

Beachten Sie bitte, dass auch bei nicht gesetztem Haken trotzdem eine Genehmigung der Teilnahme erforderlich ist. Ein gesetzter Haken hat lediglich die Auswirkung, dass der Vorgesetzte vor-abgefüllt wird (als erster Genehmiger).

Erweiterungen zum Genehmigungsprozess

• Finaler Genehmiger externer Veranstaltungen

Diese Person hat eine externe Veranstaltung im Abschluss zu genehmigen. Lesen Sie dazu die Bemerkungen unter "Verantwortlicher Veranstaltungsadministrator".

• Finaler Genehmiger interner Veranstaltungen

Die in diesem Feld hinterlegte Person hat eine interne Veranstaltung im Abschluss zu genehmigen. Lesen Sie dazu die Bemerkungen unter "Verantwortlicher Veranstaltungsadministrator".

Veranstaltungs-Budget

• Budget

Budgetierte Geldsumme für die Veranstaltungen.

• Währung

Währung des Veranstaltungs-Budgets.

Diese Angaben haben keine funktionale Auswirkungen, sondern stellen Platzhalter da, die für Reports genutzt werden können.

Template für externen Terminplaner

• VCS Template

z.B. Microsoft Outlook

BEGIN:VCALENDAR PRODID:-//Microsoft Corporation//Outlook 12.0 MIMEDIR//EN VERSION:1.0 BEGIN:VEVENT DTSTART:<StartDate>T<StartTime>00Z DTEND:<EndDate>T<EndTime>00Z LOCATION;CHARSET=UTF-8;ENCODING=UTF-8:<Location> DESCRIPTION;CHARSET=UTF-8;ENCODING=UTF-8:<ShortDescription> SUMMARY;CHARSET=UTF-8;ENCODING=UTF-8:<Title> PRIORITY:3 END:VEVENT END:VCALENDAR

• Dateiname

Kataloge für Auswertungsfragen

In diesem Abschnitt sehen Sie eine tabellarische Übersicht bereits hinzugefügter Kataloge für Auswertungsfragen. Klicken Sie auf "Neuen Katalog hinzufügen", um einen weiteren Fragen-Katalog hinzuzufügen. Geben Sie im folgenden Formular folgende Angaben an:

• Katalog-Nummer

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird automatisch eine Nummer generiert und gespeichert. Die Sortierung nach diesem Feld in Tabellen erfolgt alpha-numerisch.

• Bezeichnung *

Pflichtfeld. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein.

Globale automatische E-Mails

Globale automatische E-Mails gelten für alle mithilfe von Parametern definierten Veranstaltungen. Sie werden automatisch an alle ausgewählten Veranstaltungsteilnehmer versendet. So können Sie zum Beispiel definieren, dass alle Teilnehmer drei Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerungs-E-Mail erhalten sollen. Definieren Sie zusätzlich den/die Empfänger und wählen Sie zwischen insgesamt drei Varianten des Sendezeitpunkts.

Neue automatische E-Mail hinzufügen

Neue automatische E-Mail hinzufügen (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")

• Bezeichnung*:

Pflichtfeld. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung der neuen globalen E-Mail an.

• Empfänger:

• Teilnehmer (Standardeinstellung)

E-Mail wird an den Teilnehmer gesendet.

• Vorgesetzter des Teilnehmers

E-Mail wird an den Vorgesetzten des Teilnehmers gesendet.

• Teilnehmer und dessen Vorgesetzter

E-Mail wird an den Teilnehmer und dessen zugewiesenen Vorgesetzten gesendet.

• Bevorzugt Vorgesetzter, sonst Teilnehmer

Sollte die E-Mail nur an den Vorgesetzten gerichtet sein und wurde kein aktiver Vorgesetzter eingerichtet oder ist der Teilnehmer eine externe Person, dann wird keine E-Mail gesendet. In allen anderen Fällen wird die E-Mail zumindest an den Teilnehmer gesendet.

• Alle Referenten der Veranstaltung

E-Mail wird an alle Referenten gesendet.

• Alle Verantwortlichen der Veranstaltung

E-Mail wird an alle Verantwortlichen gesendet.

Möchten Sie die E-Mail an den Trainer oder Verantwortlichen einer Veranstaltung senden, dann wird je Auslösezeitpunkt nur genau eine E-Mail versendet, auch wenn durch die unten eingestellten Kriterien für Teilnehmer mehrere Teilnehmer betroffen wären.

• E-Mail-Vorlage*:

Bitte wählen Sie eine E-Mail-Vorlage aus, die zur eingestellten Veranstaltungssprache passt.

Varianten zum Sendezeitpunkt

Variante 1: Zeitpunkt relativ zum Startdatum einer Veranstaltung über "Vor dem Start der Veranstaltung senden" angeben.

Variante 2: Zeitpunkt relativ zum Enddatum einer Veranstaltung über "Nach dem Ende der Veranstaltung senden" angeben

Variante 3: Verweildauer in einem Status über "Nach Erstelldatum des Teilnahmestatus senden" angeben (Angabe eines Teilnahmestatus erforderlich)

Beachten Sie bitte, dass mindestens eines der folgenden Felder ausgefüllt werden muss, damit ein automatischer E-Mail-Versand ausgeführt werden kann.

Eine Eine Kombination der Varianten 1 und 2 ist möglich, aber aufgrund der Unterschiedlichkeit der dahinterliegenden Anwendungsfälle nicht zu empfehlen. Variante 3 hebelt Variante 1 und 2 aus.

• Vor dem Start der Veranstaltung senden [Tage]:

Variante 1: Bitte geben Sie beispielsweise 3 ein, wenn die E-Mail 3 Tage VOR dem Startdatum einer Veranstaltung versendet werden soll. Eine -3 löst eine E-Mail 3 Tage NACH Start der Veranstaltung aus. (Bitte nur ganze Zahlen angeben)

• Nach dem Ende der Veranstaltung senden [Tage]:

Variante 2: Bitte geben Sie beispielsweise 3 ein, wenn die E-Mail 3 Tage NACH dem Enddatum einer Veranstaltung versendet werden soll. Eine -3 löst eine E-Mail 3 Tage VOR Ende der Veranstaltung aus. (Bitte nur ganze Zahlen angeben)

• Nach Erstelldatum des Teilnahmestatus senden [Tage] :

Variante 3: Bitte geben Sie beispielsweise 1 ein, wenn die E-Mail 1 Tag NACH dem Erstelldatum des gewünschten Teilnahmestatus versendet werden soll. Funktioniert nur in Verbindung mit der Angabe eines oder mehrerer Teilnahmestatus. Die Teilnahme muss dafür im gewünschten Teilnahmestatus verweilen.
Beachten Sie bitte folgende Punkte:

• Bitte nur nichtnegative ganze Zahlen angeben.
• Eine Null ("0") ist auch möglich - in dem Fall wir die E-Mail in der Nacht, direkt nach dem Setzen des Status, gesendet.
• Beachten Sie bitte, dass ein Eintrag erfolgen muss, weil sonst keine E-Mail versendet wird.

Kriterien für die Auswahl der Teilnahme

• Für Teilnahmestatus:

Bestimmen Sie, welche Teilnehmer diese E-Mail bekommen sollen. Keine Angabe bedeutet alle Teilnehmer auf der Teilnehmerliste.

• Für Liste:

• Anmeldung auf Teilnehmerliste (Standardeinstellung)
• Anmeldung auf Warteliste
• Anmeldung zurückgezogen

Nur Personen, die sich auf den eingestellten Listen befinden, erhalten diese E-Mail. Ohne diese Einstellung bekommen nur Personen auf der Teilnehmerliste diese E-Mail.

• Markierung "Teilgenommen":

Wählen Sie "Ja", erhalten nur Teilnehmer, welche die Markierung "Teilgenommen" haben, diese E-Mail. Wählen Sie "Nein", erhalten nur Teilnehmer, welche die Markierung "Teilgenommen" noch nicht haben, diese E-Mail.

• Markierung "Bezahlt":

Wählen Sie "Ja", erhalten nur Teilnehmer, welche die Markierung "Bezahlt" haben, diese E-Mail. Wählen Sie "Nein", erhalten nur Teilnehmer, welche die Markierung "Bezahlt" noch nicht haben, diese E-Mail.

• Personentyp

Mit diesem Filter können Sie zwischen Mitarbeitern und externen Personen unterscheiden. Alternativ können Sie zur Verwendung dieses Filters folgende Bedingung in Form einer Variable zur Unterscheidung einsetzen: [Empfaenger.PersonentypRefc] ([IF Empfaenger.PersonentypRefc=='PersonType_Employee']abc[ELSE]xyz[END]). Eine weitere Unterscheidung ist mit der Variable [Person.AnzahlStellen] möglich, wodurch ehemalige Mitarbeiter identifiziert werden können.

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Kriterien für die Auswahl der Veranstaltung

• Für Veranstaltungssprache:

Wenn Sie hier eine oder mehrere Sprachen auswählen, dann wird diese Erinnerungs-E-Mail nur für Veranstaltungen mit diesen Veranstaltungssprachen angewendet. Ohne Spracheinschränkung wird diese E-Mail auf allen Veranstaltungen angewendet.

• Für Veranstaltungsreihe:

Wenn Sie hier eine oder mehrere Veranstaltungsreihen auswählen, dann wird diese Erinnerungs-E-Mail nur für Veranstaltungen dieser Veranstaltungsreihen angewendet. Ohne Einschränkung wird diese E-Mail auf allen Veranstaltungen angewendet.

• Für Veranstaltungskategorie:

Wenn Sie hier eine oder mehrere Veranstaltungskategorien auswählen, dann wird diese Erinnerungs-E-Mail nur für Veranstaltungen dieser Veranstaltungskategorien angewendet. Ohne Einschränkung wird diese E-Mail auf allen Veranstaltungen angewendet.

• Für Veranstaltungstyp:

Wenn Sie hier eine oder mehrere Veranstaltungstypen auswählen, dann wird diese Erinnerungs-E-Mail nur für Veranstaltungen dieser Veranstaltungstypen angewendet. Ohne Einschränkung wird diese E-Mail auf allen Veranstaltungen angewendet.

• Für Veranstalter:

Wenn Sie hier eine oder mehrere Veranstalter auswählen, dann wird diese Erinnerungs-E-Mail nur für Veranstaltungen dieser Veranstalter angewendet. Ohne Einschränkung wird diese E-Mail auf allen Veranstaltungen angewendet.

Sofern Sie alle erforderlichen Angaben getroffen haben, klicken Sie auf "Erstellen". Die neue, globale automatische E-Mail wird erstellt und in der tabellarischen Übersicht gelistet.