Quelltext der Seite Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

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[[Category:Bewerbermanagement]]
[[Category:Gut zu Wissen]]
[[en:Information on the General Data Protection Regulation (GDPR)]]
Mit der [https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)] der Europäischen Union wird eine stärkere Regulierungskontrolle der personenbezogenen Daten durchgesetzt. Seit Mai 2016 ist diese Verordnung in Kraft. Am 25. Mai 2018 läuft die Frist zur Umsetzung dieser Verordnung ab und ab diesem Zeitpunkt müssen die Unternehmen die Regelkonformität sicherstellen.

Sie finden auf dieser Seite alle wichtigen Informationen, die in diesem Zusammenhang für die Umantis-Anwendungen [[Bewerbermanagement]] und [[Mitarbeitermanagement]] relevant sind. 

[[File:GDPR.png|50px]] Es wird auf mehreren Seiten der Online-Hilfe auf die Datenschutz-Grundverordnung verwiesen. Diese Abschnitte beinhalten entweder Funktionsbeschreibungen oder weiterführende Informationen, die im Zusammenhang mit der Datenschutz-Verordnung stehen. Sie sind jeweils mit dem "GDPR"-Icon (''General Data Protection Regulation'') gekennzeichnet. 

__TOC__

===Geltungsbereich===
Die Datenschutz-Grundverordnung ist in allen EU-Mitgliedsstaaten gültig.

===Konformität und Verantwortung===
Die Umantis-Anwendungen (Bewerbermanagement und Mitarbeitermanagement) bieten spätestens mit Ablauf der Frist zur Umsetzung der DSGVO (25. Mai 2018) alle Funktionalitäten, um die Lösung DSGVO konform einzustellen. Die Einhaltung der jeweils gültigen Rechtsvorschriften kann nur durch den Kunden gewährleistet werden, d.h.: '''Eine korrekte und mit der neuen Regelung konforme Konfiguration der Lösung liegt im Verantwortungsbereich des Kunden.''' Umantis schafft die funktionalen Voraussetzungen und stellt alle relevanten Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Die Lösungen werden vom Kunden (entsprechende Benutzerrolle vorausgesetzt) spezifisch angepasst und gemäss des jeweils anwendbaren Rechts konfiguriert.

===[[File:attention.gif]] Wichtige Hinweise===
Die nachfolgend gelisteten Hinweise sollten Sie beachten, in Absprache mit dem Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens umsetzen und deren Einhaltung nachhaltig gewährleisten:

'''Sie als Unternehmen müssen sicherstellen, dass die folgenden Rechte der Betroffenen jederzeit eingehalten werden:''' 
:* das Recht auf Auskunft,
:* das Recht auf Berichtigung,
:* das Recht auf Löschen/Vergessenwerden,
:* das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
:* das Recht auf Widerspruch und
:* das Recht auf Datenübertragbarkeit.
'''Gemäss Art. 6 EU-DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten z.B. dann rechtmässig, wenn:''' 
:* der Betroffene seine Einwilligung gegeben hat,
:* die Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
:* die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
:* die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen überwiegen, oder
:* eine andere in der Vorschrift genannte Ausnahme gegeben ist.
[[File:checkmark.gif]] '''Bitte beachten Sie, dass Sie als Verantwortlicher für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten prüfen müssen, auf welchen Legitimierungstatbestand Sie sich berufen. Das könnte zum einen die Abwicklung des Arbeitsvertrages sein oder die direkte Einwilligung der Mitarbeiter.'''

* Beachten Sie bitte, dass (bspw. in Deutschland) die Rechtmässigkeit der Nutzung von personenbezogenen [[Auswertungen|Auswertungen/Reports]] in der Regel vom jeweiligen Betriebsrat genehmigt werden muss.
* Die Umantis-Anwendung bietet diverse Anpassungsmöglichkeiten. Hierbei können u.a. spezifische Freitextfelder vom Kunden selbstständig definiert oder Umbenennungen konfiguriert werden. Diese Anpassungen liegen im Verantwortungsbereich des Kunden und sollten entsprechend auf Konformität zur DSGVO geprüft werden. Wir empfehlen Ihnen, derartige Anpassungen nur vorzunehmen, wenn dort keine personenbezogenen Daten hinterlegt werden.
* [[#Konformität und Verantwortung|Konformität und Verantwortung]]

===Anforderungen gemäss DSGVO und Umsetzung in Umantis===
In der folgenden tabellarischen Übersicht finden Sie hilfreiche Informationen über <u>relevante</u> Anforderungen (gemäss Datenschutz-Grundverordnung) und entsprechende Umsetzungen in Umantis Bewerbermanagement (BM) und Mitarbeitermanagement (MM). 
{| class="wikitable"
! Anforderung
! Umsetzung
! Hinweise
|-
| ''Es muss geprüft werden, ob die rassische Herkunft einer natürlichen Person zugeordnet werden kann.''
| Ein besonderer Schutz dieser Daten ist relevant und wird innerhalb von Umantis [[Bewerbermanagement]] gewährleistet. In der Bewerbungsprozess-Konfiguration einer Niederlassung (''/Administration/Agency/[ID]/Profile/ApplicationProcessConfiguration'') findet der zuständige Kundenadministrator einen rechtlichen Hinweis. Dort kann er die kritischen Fragen ([[Dynamische Fragen#EEOC Questions|EEOC Questions]]), sofern es die geltenden Rechtsvorschriften erfordern (wie bspw. die der Vereinigten Staaten von Amerika/USA), aktivieren. 
|
* Überprüfen Sie die lokalen Datenschutzbestimmungen und aktivieren Sie diese Fragen (EEOC Questions) nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (wie bspw. in den Vereinigten Staaten, wo diese Fragen für Bewerbungsprozesse relevant sind).
* Falls Sie die EEOC Fragen für Niederlassungen ausserhalb der USA aktivieren, stellen Sie bitte sicher, dass keine lokalen Datenschutzbestimmungen durch die so erfassten Daten kompromittiert werden.
* Die Daten werden auf der Bewerbung und nicht auf der Person gespeichert. 
* Freitextfelder oder Umbenennungen von Feldern liegen in der Verantwortung des Kunden.
|-
| ''Es sollte eine Zugriffsbeschränkung auf personenbezogene Daten möglich sein.''
| '''Bewerbermanagement:''' Der Zugriff auf ein Bewerbungsdossier kann über die entsprechende [[Bewerbungsdossier#Aktionen|Aktion]] gesperrt werden. Somit wird der Lese- und Schreibzugriff für alle Zugriffsberechtigten verhindert (ausser für Administratoren). 
'''Mitarbeitermanagement:''' Der Zugriff auf ein Personenprofil kann über die entsprechende Aktion in den [[Einstellungen in Mitarbeiterakte#Aktionen|Einstellungen in der Mitarbeiterakte]] blockiert werden. Somit wird der Lese- und Schreibzugriff auf das Personenprofil (ausser für Administratoren) auf allen Profilansichten verhindert. 
| Führen Sie die Aktion "Zugriff auf Person blockieren" aus (sowohl im Bewerber- als auch Mitarbeitermanagement), wird Ihnen ein Bestätigungsdialog angezeigt. Durch Klick auf "Zugriff blockieren" schliessen Sie die Aktion ab. Diese Aktion kann vom Administrator jederzeit wieder rückgängig gemacht werden. 
; Relevante Dokumentationen:
'''BM:'''
* [[Bewerbungsdossier#Aktionen|Bewerbungsdossier > Zugriff auf Person blockieren]]
'''MM:'''
* [[Mitarbeiterakte#Aktionen|Mitarbeiterakte > Einstellungen > Zugriff auf Person blockieren]]
|-
| ''Es sollte eine angemessene Funktion zur Löschung (auf berechtigte Anfrage) für Bewerber und Mitarbeiter/ehemalige Mitarbeiter vorhanden sein.''
| Es bestehen Löschfunktionen für: 
* [[Bewerbungsdossier#Löschen einer Bewerbung|Bewerbungen]]
* [[Stellen-Abonnenten|Job-/Stellen-Abonnenten]]
* [[Stellen]] (über das jeweilige Stellenprofil)
* [[Personenverzeichnis|Externe Personen]]
Löscht ein Bewerber im Bewerbermanagement sein Profil, so wird dieses für den Personalbetreuer/Administrator automatisch mit der folgenden Meldung angezeigt: "Dieser Bewerber hat sein Profil zum Löschen markiert." Es liegt anschliessend in der Verantwortung des zuständigen Personalbetreuers oder Administrators, das Profil endgültig zu löschen. Dies sollte regelmässig geprüft und ausgeführt werden.<br>
| 
; Relevante Dokumentationen:
'''BM:'''
* [[Bewerbungsdossier]]
* [[Stellen-Abonnenten]]
* [[Stellenprofil (Bewerbermanagement)]]
'''MM:'''
* [[Stellen (Mitarbeitermanagement)]]
* [[Personenverzeichnis]]
|-
| ''Das Anonymisieren/Löschen von Bewerbungen muss möglich sein.''
| Im Umantis Bewerbermanagement können Bewerbungen [[Bewerbungen anonymisieren|anonymisiert]] werden. Dies erfolgt entweder direkt über die Aktion im [[Bewerbungsdossier]] oder als Mehrfachaktion in der [[Bewerbungen / Bewerberübersicht|Bewerberübersicht]]. 
| 
; Relevante Dokumentationen:
* [[Bewerbungen anonymisieren]]
* [[Bewerbungsdossier]]
* [[Bewerbungen / Bewerberübersicht]]
|-
| ''Soweit Verarbeitungen auf Einwilligungen gestützt werden, muss sichergestellt werden, dass der jeweilige Betroffene über die Möglichkeit zum Widerspruch informiert wird.''
| Im Umantis '''Bewerbermanagement''' können Bewerber direkt im Bewerbungsformular angeben, ob sie mit der Datenschutzerklärung einverstanden sind und der Datenfreigabe zustimmen (standardmässig hinterlegter Text für Einwilligung zur Datenfreigabe: ''Ich bin damit einverstanden, dass meine Daten auch über eine konkrete Stellenbesetzung hinaus gespeichert werden und ich auf interessante Stellenangebote hingewiesen werde.'') Diese Zustimmung kann durch den Bewerber in seinem [[Zugang für Bewerber|Profil]] widerrufen werden. Ebenso wir dem Bewerber bei (jeder) seiner Bewerbung(en) ein Link zur niederlassungsspezifisch hinterlegten Datenschutzerklärung angezeigt.

Im Umantis '''Mitarbeitermanagement''' können Externe Personen (Veranstaltungsteilnehmer) direkt bei ihrer Anmeldung angeben, ob sie mit der Datenschutzerklärung einverstanden sind und der Datenfreigabe zustimmen (standardmässig hinterlegter Text für Einwilligung zur Datenfreigabe: ''Ja, ich bin damit einverstanden, dass meine Daten auch über eine konkrete Teilnahme hinaus gespeichert werden und ich auf weitere interessante Angebote hingewiesen werden kann.'') Diese Zustimmung kann durch die Externe Person über ihr [[Zugang als Externe Person|Profil]] widerrufen werden.  

''Bei Umantis-Lösungen, in denen diese Erweiterung noch nicht verfügbar ist (Standalone-Umgebungen), sollte die Zustimmung zur Datenfreigabe und Einverständnis zur Datenschutzerklärung über zusätzliche, manuell konfigurierte [[Auswahllisten]] umgesetzt werden.'' 
| 
; Relevante Dokumentationen:
'''BM:'''
* [[Datenschutzerklärung & Datenfreigabe]]
* [[Zugang für Bewerber]]
* [[Hauptseite Bewerbermanagement]]
* [[Bewerbungsdossier]]
'''MM:'''
* [[Datenschutzerklärung & Datenfreigabe]]
* [[Zugang als Externe Person]]
* [[Hauptseite Mitarbeitermanagement]]
|-
| ''Die Kennzeichnung von optionalen und Pflichtfeldern muss entsprechend umgesetzt werden.''
| Sowohl im Umantis Bewerbermanagement als auch im Mitarbeitermanagement können Felder als Pflichtfelder deklariert werden. Über den Anpassungsmodus können entsprechende Einstellungen bei "Fehlerkorrektur bei Eingabe" vorgenommen werden. Die als verpflichtend deklarierten Felder sind für den Anwender mit "Sternchen" markiert und müssen ausgefüllt werden, um den entsprechenden Prozess abzuschliessen. 
| [[Anpassungsmodus#Formular_anpassen|Anpassungsmodus > Fehlerkorrektur bei Eingabe]].
|-
| ''Es muss eine Funktion umgesetzt werden, die es erlaubt, Auskunftsersuche von Betroffenen zu beantworten. Dazu könnten bestehende Export-Funktionen um ein Template für Auskunftsersuche ergänzt werden.''
| Umantis-Anwendungen besitzen eine Export-Funktion, mit der Kunden (basierend auf ihrer spezifischen Konfiguration) eigene Exporte mithilfe von [[Export-Vorlagen]] erstellen können. 
| 
; Relevante Dokumentationen:
* [[Exporte]]
* [[Export-Vorlagen]]
|}

===Checkliste: Welche Einstellungen in Umantis überprüft werden sollten===
Nachfolgend finden Sie die zur DSGVO-relevanten Einstellungen in Umantis (ohne Anspruch auf Vollständigkeit). Wir empfehlen Ihnen, diese mit dem zuständigen Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens zu überprüfen, da die Datenschutz-konforme Konfiguration Ihrer Umantis-Lösung in Ihrem Verantwortungsbereich liegt. 

# Beachten Sie die Informationen unter [[#Konformität und Verantwortung|Konformität und Verantwortung]] und die [[#Wichtige Hinweise|Hinweise]].
# Überprüfen Sie, ob Ihre Datenschutzbestimmungen auf dem aktuellsten Stand sind. 
# '''Datenschutzerklärung:''' <br>Prüfen Sie die Einstellungen zur [[Datenschutzerklärung & Datenfreigabe]].
# '''EEOC Questions:''' (Bewerbermanagement) <br> Aktivieren Sie diese Fragen/[[Dynamische Fragen#EEOC Questions|EEOC Questions]] nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (wie bspw. in den Vereinigten Staaten, wo diese Fragen für Bewerbungsprozesse relevant sind). <br> Überprüfen Sie dies unter: ''Einstellungen > Niederlassungen > Niederlassung auswählen > Reiter Einstellungen > Bewerbungsprozess Konfiguration''
# '''Zugriff auf Person blockieren''' ermöglichen: <br> Prüfen Sie, ob die Links "''Zugriff auf Person blockieren''" [[Anpassungsmodus|eingeblendet]] sind, damit diese bei Bedarf verwendet werden können: 
#* Bewerbermanagement: [[Bewerbungsdossier]]
#* Mitarbeitermanagement: [[Einstellungen in Mitarbeiterakte#Aktionen|Mitarbeiterakte]] 
# '''Einstellungen zur Datenfreigabe:''' 
#; Bewerbermanagement
#* Blenden Sie den Container "Datenfreigabe" auf der [[Hauptseite Bewerbermanagement|Hauptseite]] ein. 
#: [[File:info.gif]] Dieser Container enthält wichtige [[Suchfunktionen#Erweiterte Suche nach Datenfreigabe-Einstellungen/Entscheidungen|Suchlinks]] und hilft den verantwortlichen Personen dabei, den Überblick über die Datenfreigabe-Einstellungen zu behalten.
#* Prüfen Sie, ob die Einstellungen zur Datenfreigabe im [[Zugang für Bewerber]] eingeblendet sind. 
#; Mitarbeitermanagement 
#* Blenden Sie den Container "Datenfreigabe" auf der [[Hauptseite Mitarbeitermanagement|Hauptseite]] ein. 
#: [[File:info.gif]] Dieser Container enthält wichtige [[Suchfunktionen#Erweiterte Suche nach Datenfreigabe-Einstellungen/Entscheidungen|Suchlinks]] und hilft den verantwortlichen Personen dabei, den Überblick über die Datenfreigabe-Einstellungen zu behalten.
#* Prüfen Sie, ob die Einstellungen zur Datenfreigabe für [[Zugang als Externe Person|Externe Personen]] eingeblendet sind. 
#: [[File:attention.gif]] ''' Wichtiger Hinweis für Standalone-Lösungen''': ''Bei Umantis-Lösungen, in denen diese Erweiterung noch nicht verfügbar ist (Standalone-Umgebungen), sollte die Zustimmung zur Datenfreigabe und Einverständnis zur Datenschutzerklärung über zusätzliche, manuell konfigurierte [[Auswahllisten]] umgesetzt werden. Mehr Informationen im Abschnitt:'' '''[[#Einstellungen zur Datenfreigabe über manuell konfigurierte Auswahllisten|Einstellungen zur Datenfreigabe über manuell konfigurierte Auswahllisten]]'''
#* Es wird generell empfohlen, die Zustimmung zur Datenfreigabe über den jeweiligen Arbeitsvertrag vom Mitarbeiter einzuholen. Falls Sie von Ihren Mitarbeitern die Zustimmung zur Datenfreigabe über Umantis Mitarbeitermanagement einholen möchten, kann dies mit manuell konfigurierten Auswahllisten, wie im [[#Einstellungen zur Datenfreigabe über manuell konfigurierte Auswahllisten|unteren Abschnitt]] (Absatz: "''Einblenden im Personenprofil''") beschrieben, realisiert werden. 
# '''Suchfunktionen''' <br> Die Suchfunktionen in Umantis unterstützen Sie bei der Suche nach [[Suchfunktionen#Erweiterte Suche nach Datenfreigabe-Einstellungen/Entscheidungen|Datenfreigabe-Einstellungen]] der Bewerber bzw. Externer Personen/Veranstaltungsteilnehmer. Prüfen Sie, ob diese Suchkriterien bei der [[Suchfunktionen#Erweiterte Suche|Erweiterten Suche]] jeweils eingeblendet sind.
# '''Klarheit und Nachhaltigkeit''': 
#* Stellen Sie sicher, dass alle für Ihr Unternehmen relevanten Einstellungen von der zuständigen Person/Ihrem Datenschutzbeauftragten abschliessend überprüft werden. 
#* Schaffen Sie unternehmensintern das Bewusstsein für Datenschutz-relevante Prozesse, indem Sie alle relevanten Personen (Führungskräfte, Mitarbeiter, HR-Experten etc.) über die DSGVO und die damit verbundenen Vorgaben informieren. 
#* Stellen Sie sicher, dass eine zur DSGVO-konforme Konfiguration Ihrer Umantis-Lösung nachhaltig vorgenommen wird (sofern dies erforderlich ist) und dass alle nachfolgenden Prozesse nicht im Widerspruch zu dieser Konfiguration verlaufen.

[[File:attention.gif]] '''Beachten Sie bitte:''' Jedes einzelne Unternehmen ist verantwortlich für seine Einhaltung der DSGVO. Umantis stellt DSGVO-Informationen als Service für seine Kunden zur Verfügung. Dieses stellt jedoch keine Rechtsberatung dar. Jedes Unternehmen muss jedoch selbst Verantwortung für die Umsetzung und Einhaltung der Anforderungen der DSGVO übernehmen.

===Einstellungen zur Datenfreigabe über manuell konfigurierte Auswahllisten===
; [[File:Configuration Needed.png|50px]] Auswahlliste konfigurieren und zur Verfügung stellen (Mitarbeitermanagement)
''[[File:info.gif]] Nachfolgende Konfiguration ist nur für Umantis-Anwendungen mit einer älteren Version als 23.1.0.0 (Standalone-Lösungen) notwendig. (Welche Version/Versionsnummer Ihre Umantis-Anwendung hat, erfahren Sie über [https://daks2k3a4ib2z.cloudfront.net/582197684d2235406d24ab85/594b82d7f2e69d717bc30e6f_Version.gif Mouseover].)''
<div class="toccolours mw-collapsible mw-collapsed" style="width:850px"> '''Anleitung:''' Auswahlliste konfigurieren und zur Verfügung stellen &nbsp; &nbsp; (''Klicken Sie auf "Ausklappen/Expand"'') <div class="mw-collapsible-content">
Bei Umantis-Anwendungen mit einer älteren Version als 23.1.0.0 ist es zwingend erforderlich, die Datenfreigabe über eine manuell konfigurierte Auswahlliste einzuholen. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung, wie Sie diese Liste konfigurieren und zur Verfügung stellen.

====Auswahlliste konfigurieren====
# Loggen Sie sich als [[Benutzerrollen im Mitarbeitermanagement#Administrator|Administrator]] in Ihre Umantis Mitarbeitermanagement Lösung ein. 
# Navigieren Sie zu den [[Auswahllisten]], über: ''Einstellungen > Grundeinstellungen >'' Reiter: ''Auswahllisten'' <br>(oder alternativ über die URL-Erweiterung: ''/Administration/Dropdown''). 
# In der Sektion "Mitarbeiter-Profil" suchen Sie eine noch nicht verwendete Auswahlliste <br>(im folgenden Beispiel: '''''Personalien benutzerdefiniert Liste 24''''') und klicken Sie auf [[File:Edit.GIF|20px]].
# Sie befinden sich jetzt in der Ansicht dieser Auswahlliste. Klicken Sie unter "Aktionen" auf '''''+ Auswahlwert hinzufügen'''''.
# Fügen Sie jetzt den ersten Auswahllistenwert ein, der die Zustimmung zur Datenfreigabe (im Beispiel in Deutsch und Englisch) enthält:
#* ''Ja, ich bin damit einverstanden, dass meine Daten auch über eine konkrete Teilnahme hinaus gespeichert werden und ich auf weitere interessante Angebote hingewiesen werden kann.''
#* ''Yes, I agree that my data may be saved even after the end of my specific participation, and that I may be informed of other interesting offers.'' 
# Speichern Sie Ihre Eingaben. 
# Klicken Sie erneut auf '''''+ Auswahlwert hinzufügen''''', um den zweiten Auswahlwert zu erstellen, der keine Zustimmung zur Datenfreigabe enthält:
#* ''Nein, ich möchte, dass meine Daten nach den aktuellen Teilnahmen gelöscht werden''
#* ''No, I want my data to be deleted after my current participations are completed.''
# Speichern Sie Ihre Eingaben.
: Sie haben die Auswahlliste erfolgreich konfiguriert: <br>[[File:Auswahlliste_24_DE.png|500px|border]] 

[[File:attention.gif]] '''Hinweise:''' 
* Bei den erstellten Auswahlwerten bitte jeweils die "Meta-Informationen" und "Oberkategorie" nicht eintragen, bzw. leer lassen.
* Die Texte für die Zustimmung und Verweigerung der Zustimmung sind Beispiele. Der genaue Inhalt dieser Auswahlwerte sollte von Ihnen in Absprache mit dem Datenschutzverantwortlichen Ihres Unternehmens formuliert werden.

====Auswahlliste einbinden / zur Verfügung stellen====
Die konfigurierte Auswahlliste binden Sie in den relevanten Formularen/Screens ein. Befolgen Sie hierfür die folgenden Schritte:
=====Einblenden im Anmeldeformular für Externe Personen=====
[[File:attention.gif]] Um das entsprechende Feld in Anmeldeformularen einzublenden, benötigen Sie eine ausgeschriebene Veranstaltung, bei der Sie sich im Anschluss als externe Person anmelden: 
# Bleiben Sie in Ihrer normalen Browser-Sitzung '''als [[Benutzerrollen im Mitarbeitermanagement#Administrator|Administrator]] angemeldet'''. 
# Öffnen Sie ein '''zusätzliches privates Browser-Fenster''', bzw. ein "Inkognito"-Fenster. 
# In diesem Inkognito-Fenster öffnen Sie die '''Veranstaltungsübersicht''' Ihrer Umantis Mitarbeitermanagement Anwendung und klicken bei einer '''ausgeschriebenen Veranstaltung''' auf "''Ich möchte mich zu dieser Veranstaltung anmelden''". 
# Ihnen wird jetzt das '''Anmeldeformular''' angezeigt. Kopieren Sie diese URL (hat folgendes Muster: ''<nowiki>hhttps://employeeapp-KUNDEN-ID.umantis.com/Public/Courses/ID/Profile/RegisterAsExternal/NextTargetID/ID</nowiki>'') und fügen Sie diese in Ihre "normale"/nicht-Inkognito Browser-Sitzung ein (bei der Sie immer noch als Administrator angemeldet sind). 
# Im [[Anpassungsmodus]] scrollen Sie zum Feld '''''Personalien benutzerdefiniert Text 24''''' und klicken Sie auf [[File:Config.gif]]. <br> Führen Sie dort die folgenden Einstellungen durch: 
#* '''Sichtbarkeit:''' Entfernen Sie das Häkchen, damit dieses Feld eingeblendet wird.
#* '''Original-Inhalt Label''' (Benennungen): Geben Sie bei allen von Ihnen eingesetzten [[Sprachen]] die Benennung ein, z.B. für 
#: Deutsch: '''''Dateifreigabe''''' und 
#: Englisch: '''''Data Release'''''.
#* '''Typ des Eingabefeldes:''' Wählen Sie '''''Singleselect RadioButton''''' aus, damit nur eine Auswahl anhand von RadioButtons ermöglicht wird. 
#* '''Fehlerkorrektur bei Eingabe:''' Wählen Sie '''''must'''''. Damit wird die Angabe der Externen Person, ob sie der Datenfreigabe zustimmt oder nicht, '''verpflichtend'''.
# Speichern Sie Ihre Einstellungen. Folgendes neues Feld mit zwei Auswahlwerten wird jetzt angezeigt: <br> [[File:Container_Data_Release_Profile_DE.png|500px|border]]
# Verlassen Sie den Anpassungsmodus und befolgen Sie die anschliessenden Anweisungen.

=====Einblenden im Personenprofil=====
# Geben Sie die URL-Erweiterung ''/MyPublic/Profile/Personal'' ein, um in die Profilansicht zu gelangen. 
# Im [[Anpassungsmodus]] scrollen Sie zum Feld '''''Personalien benutzerdefiniert Text 24''''' und klicken Sie auf [[File:Config.gif]]. <br> Führen Sie dort die folgenden Einstellungen durch: 
#* '''Sichtbarkeit:''' Entfernen Sie das Häkchen, damit dieses Feld eingeblendet wird.
#* '''Original-Inhalt Label''' (Benennungen): Geben Sie bei allen von Ihnen eingesetzten [[Sprachen]] die Benennung ein, z.B. für 
#: Deutsch: '''''Dateifreigabe''''' und 
#: Englisch: '''''Data Release'''''.
#* '''Typ des Eingabefeldes:''' Wählen Sie '''''Singleselect RadioButton''''' aus, damit nur eine Auswahl anhand von RadioButtons ermöglicht wird. 
# Speichern Sie Ihre Einstellungen. Folgendes neues Feld mit zwei Auswahlwerten wird jetzt angezeigt: <br> [[File:Container_Data_Release_Profile_DE.png|500px|border]]

Sie haben die Datenfreigabe-Einstellungen erfolgreich über eine Auswahlliste konfiguriert. 

====Suche nach Datenfreigabe-Einstellungen====
[[File:info.gif]] Beachten Sie die folgenden Hinweise, um die interne Suche nach externen Personen und den entsprechenden Datenfreigabe-Einstellungen zu ermöglichen: 
# Navigieren Sie zum [[Personenverzeichnis]], über ''Mitarbeiter > personenverzeichnis'' (oder alternativ direkt über die URL-Erweiterung: ''/ExternalParticipants'')
# Starten Sie den [[Anpassungsmodus]] und klicken Sie anschliessend auf "[[Suchfunktionen#Erweiterte Suche|Erweiterte Suche]]". 
# Scrollen Sie zum Feld '''''Personalien benutzerdefiniert Text 24''''' und klicken Sie auf [[File:Config.gif]]. <br> Führen Sie dort die folgenden Einstellungen durch: 
#* '''Sichtbarkeit:''' Entfernen Sie das Häkchen, damit dieses Feld eingeblendet wird.
#* '''Original-Inhalt Label''' (Benennungen): Geben Sie bei allen von Ihnen eingesetzten [[Sprachen]] die Benennung ein, z.B. für 
#: Deutsch: '''''Dateifreigabe''''' und 
#: Englisch: '''''Data Release'''''.
#* '''Typ des Eingabefeldes:''' Sie können diese Einstellung auf '''''default''''' lassen. (So kann im Anschluss nach einem oder beiden Auswahlwerten gleichzeitig gesucht werden.) 
# Speichern Sie Ihre Einstellungen. Folgendes neues Suchfeld mit zwei Auswahlwerten wird jetzt angezeigt: <br> [[File:Container_Data_Release_Search_DE.png|500px|border]]

</div></div>

<br>

===E-Mail-Vorlage (Datenfreigabe einholen)===
Falls Sie Bewerber haben, die sich nicht über das Umantis Bewerbermanagement (sondern per E-Mail o.ä.) bei Ihnen beworben haben und somit keine Einverständnis zur Datenfreigabe abgegeben haben, können Sie diese per E-Mail nachträglich einholen/anfragen. Richten Sie hierfür den Zugang zum Bewerberprofil ein und verwenden Sie die folgende E-Mail-Vorlage, um den Bewerber bzgl. Datenfreigabe zu kontaktieren: 

 [Empfaenger.AnredeFormell] [Empfaenger.Name]
 Ihnen wurde ein Zugang zu Ihrem Bewerberprofil eingerichtet.
 Sie können ab sofort Ihre Bewerbungen online bearbeiten.
 
 Ihre Zugangsdaten lauten:
 Link zur Lösung: https://[Special.Hostname]/SelfService?customer=[Special.Customer]&lang=ger
 Ihre Logindaten lauten wie folgt:
 Login: [Empfaenger.Login]
 
 Bitte folgen Sie dem Link, um Ihr Passwort zu setzen: https://recruitingapp-[Ihre-KundenID].umantis.com/Password/PWForgotten
 
 Bitte vergessen Sie anschliessend nicht, unsere Datenschutzbestimmung zu lesen und gegebenenfalls zu akzeptieren.
 
 Folgender Link bringt Sie direkt zur Datenschutzbestätigung: https://[Special.Hostname]/SelfService/MyProfile/Profile/DataAgree?lang=ger
 
 Freundliche Grüsse
 [Unternehmen.Name]

===Verwandte Themen===
* [https://cdn.haufe.com/utm-customer/Haufe_GDPR-Customer-Communications-Pack_DE.PDF Kundenkommunikation zum DSGVO-Programm] (Allgemeine Informationen zur DSGVO)

[[File:info.gif]] Alle DSGVO-relevante Abschnitte der Online-Hilfe: [https://de.onlinehelp.umantis.com/index.php/File:GDPR.png ''GDPR-Icon > Dateiverwendung'']

'''Übergreifend:''' 
* [https://de.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung Datenschutz-Grundverordnung]
* [http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/?uri=consil%3AST_5419_2016_INIT http://eur-lex.europa.eu]
* [[Datenschutzerklärung & Datenfreigabe]]
* [[Suchfunktionen]]

'''Bewerbermanagement:'''
* [[Zugang für Bewerber]]
* [[Bewerbungsdossier]]
* [[Bewerbungen anonymisieren]]
* [[Hauptseite Bewerbermanagement]]
* [[Niederlassungen]]
* [[Dynamische Fragen]]

'''Mitarbeitermanagement:'''
* [[Zugang als Externe Person]]
* [[Einstellungen in Mitarbeiterakte]]
* [[Hauptseite Mitarbeitermanagement]]