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Ziele

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Das Modul "Ziele" unterstützt den Prozess "Zielvereinbarung & Beurteilung" und beinhaltet verschiedene Funktionen. Um zu diesem Reiter zu gelangen, müssen Sie einen Mitarbeiter aus der Mitarbeiterübersicht auswählen und danach in den Reiter "Mitarbeitergespräch" wechseln. Die Vorgesetztenziele können von den Unternehmenszielen abgeleitet werden, Mitarbeiter können sich an der Erreichung der Ziele ihrer Vorgesetzten beteiligen oder auch Vorschläge für weitere Ziele erfassen. Die Ziele können vereinbart und die vereinbarten Ziele können revidiert werden. Am Ende der Beurteilungsperiode werden die Ziele beurteilt.

Die Vereinbarung und Beurteilung der Ziele erfolgt jeweils für eine Planungsperiode (z.B. ein Jahr).

Vorbereitung der Zielvereinbarung

Zur Vorbereitung der Zielvereinbarungen muss durch die Administratorin oder den Administrator in den Einstellungen eine Periode erfasst und als aktuelle Periode definiert werden. Weiter können Unternehmensziele und Vorgesetztenziele erfasst werden.

Ziele vereinbaren

In der Mitarbeiterübersicht wird die gewünschte Person ausgewählt, für welche Sie Zielvorschläge erfassen wollen. Sobald ein neues Ziel erfasst bzw. kopiert wird, ändert sich der Status auf "In Vereinbarung" (Major Update.gif "In Bearbeitung").

Die Mitarbeitenden können im Mitarbeiter-Bereich eigenständig Vorschläge für Ziele erfassen, welche am Zielvereinbarungsgespräch diskutiert werden. Mitarbeiter wie Vorgesetzte können eigens erfasste Ziele, Aufgaben, usw. als für den anderen nicht sichtbar markieren. So können in der Vorbereitung auch Vorschläge erfasst werden, die erst im Gespräch unterbreitet werden sollen.

Nach dem erfolgten Mitarbeitergespräch werden über die Aktion "Inhalte Vereinbaren" (links in der Navigation auf "Vereinbaren" klicken) die Ziele unbearbeitbar festgehalten. Der Mitarbeiter hat nun die Möglichkeit, die Vereinbarung zu bestätigen. Der Status wird nach jedem Schritt wieder angepasst.

Gewichtung von Zielen

Sie können die erfassten Ziele mit einem absoluten Wert, z.B. von 1 bis 3, bewerten. In diesem Fall würde ein Ziel mit einem Wert von 3 bei der Beurteilung mehr ins Gewicht fallen als ein Ziel mit einem Wert von 1. Im Hintergrund werden alle Ziele von Ihrer umantis-Lösung auf 100 Prozent hochgerechnet und die einzelnen Ziele somit relativ zu der Gesamtgewichtung in Prozent angegeben.

Es wird Ihnen zusätzlich auch die entsprechende auf 100 Prozent hochgerechnete Gewichtung bzw. die relative Gewichtung der einzelnen Ziele angezeigt. Als zweite Prozentzahl ist ebenso die Gewichtung des Zieles im Verhältnis zur Gesamtgewichtung über alle Bereiche ersichtlich. Diese Zahl wird nur angezeigt, wenn keine Formel hinterlegt und der Bereich Ziele einer von mehreren gewichteten Bereichen ist.

Status von Zielen

Mögliche Status von Zielen sind:

  • In Vereinbarung (Major Update.gif In Bearbeitung)
Dieser Status wird nach der Erfassung neuer oder nach dem Kopieren vorhandener Ziele gesetzt.
  • Vereinbart
Die Ziele wurden in die aktuelle Zielvereinbarung übernommen. Sie erscheinen in der Übersicht der Ziele und können bewertet werden. Die voraussichtliche Zielerreichung (Ausblick) kann auch festgehalten werden.
  • Abgeschlossen
Dieser Status wird nach der Zielbeurteilung gesetzt. Die Ziele wurden historisiert und können nicht mehr bewertet werden. Sie erscheinen in den Übersichten der "Ziele" und in der "Historie" mit dem Status "Abgeschlossen".
  • Ersetzt
Dieser Status wird bei Zielen gesetzt, die aus einer früheren und nicht mehr gültigen Version der Zielvereinbarung stammen.

Überprüfung und Ausblick

Über den Link "Ausblick" gelangen Sie zum Formular, in welchem Sie eine Einschätzung der Zielerreichung während der Periode eingeben. Diese Zwischeneinschätzung können Sie, so oft Sie dies wünschen, ausfüllen und sich Erinnerungsmails für diese Punkte senden lassen.

Beurteilung der Zielerreichung

Am Ende der Periode beurteilen Sie die Ziele unter Aktionen über den Link "Leistungsziele beurteilen".

Dort erscheint eine Tabelle mit allen vereinbarten Zielen, die sie einzeln auswählen und beurteilen können. Dies ist direkt in der Tabelle möglich oder indem Sie ein Ziel über Edit.gif anklicken und das Formular ausfüllen.

Während der Periode können Sie den Mitarbeitenden regelmässig ein Mail zukommen lassen, in dem diese aufgefordert werden, zu beurteilen, ob und in welchem Grad sie ihre Ziele erreichen werden.

Voraussichtliche Erreichung der Ziele:

Erreicht dunkelgrün Dot darkgreen.gif
Wahrscheinlich knallgrün Dot brightgreen.gif
Fraglich gelb Dot yellow.gif
Unwahrscheinlich rot Dot red.gif
Keine Angabe nichts

Ein Ziel von der Beurteilung ausschliessen

Möchten Sie bei der Beurteilung der einzelnen Ziele ein Ziel als nicht beurteilbar auf Eis legen, damit es nicht in die Berechnung eingeht, dann lassen Sie bitte entweder die Beurteilung für dieses Ziel weg, oder Sie erstellen einen Wert in der Beurtelungsliste z.B. "nicht beurteilbar" dem Sie KEIN Gewicht (auch nicht 0) eintragen. In beiden Fällen wird das jeweilige Ziel nicht für die Durchschnittsberechnung herangezogen. Ziele, die von Anfang an zur Vereinbarung mit 0 gewichtet worden sind, gehen ebenfalls nicht in die Berechnung ein. "Aufgaben", "Kompetenzen" etc. verhalten sich analog.

Unternehmens- und Abteilungsziele erfassen

Mit den Rollen CEO sowie Admin können Unternehmensziele für eine ausgewählte Periode erfasst werden. Es kann angegeben werden, welche Unternehmensziele den Mitarbeitenden angezeigt werden sollen. Wie Mitarbeiterziele können auch Unternehmensziele nach ihrer voraussichtlichen Zielerreichung beurteilt und Ziele abgeschlossen werden.

Eine weitere Zielebene zwischen Unternehmens- und Vorgesetztenzielen sind die Abteilungsziele. Es werden Organisationseinheiten zugewiesen, für welche die Abteilungsziele anschliessend gültig sind. Erfasst werden können Abteilungsziele, gesteuert über die Zugriffsrechte von Organisationseinheiten, von allen internen Rollen mit Zugriff auf das Modul Ziele. Sichtbar sind sie für alle Personen der zugewiesenen Organisationseinheit sowie sämtlicher untergeordneter Organisationseinheiten. Wenn mehrere Abteilungszielblöcke pro Organisationseinheit existieren, werden alle Ziele beim Mitarbeiter angezeigt.

Kennzahlenbasierte Berechnung der Zielerreichung

In allen Teilbereichen des Mitarbeitergesprächs kann die Zielerreichung kennzahlenbasiert berechnet werden. Dafür werden eine Startkennzahl, eine Zielkennzahl und der effektiv erreichte Wert in absoluten Zahlen angegeben. Auf diese Art können entsprechen quantitative Werte für die Zielerreichung verwendet werden - z.B. bei Abteilungszielen.

  • Die Startkennzahl ist der Ausgangswert, beispielsweise ein Umsatz von 100‘000 CHF.
  • Die Zielkennzahl ist derjenige Wert, der angestrebt wird, beispielsweise ein Umsatz von 120‘000 CHF.
  • Die effektiv erreichte Zahl ist der Wert, der tatsächlich erreicht wurde, beispielsweise ein Umsatz von 126‘000 CHF.

Wird am Ende der Periode, bzw. bei der Beurteilung der erreichte Effektivwert in absoluten Zahlen ins entsprechende Feld eingetragen, rechnet das System automatisch den Zielerreichungsgrad in Prozent aus – im oberen Beispiel beträgt die Zielerreichung 130 %, da von einer erwarteten Umsatzsteigerung von 20'000 CHF ausgegangen wurde aber 26'000 CHF erreicht wurden (= 130 %).

Einzelzielerreichung - Beispiel-Berechnungsformel (ohne Prozentwert-Berechnung)

Info.gif Die folgende Berechnungsformel einer "Einzelzielerreichung" errechnet unterhalb der Startkennzahl keinen Prozentwert (im Gegensatz zur Standard-Einstellung):

my $achievement_range = <ItemTargetValue> - <ItemStartValue>;
my $achieved_relative = <ItemAchievedValue> - <ItemStartValue>;
my $achivement = ;

if ( $achievement_range == 0 ) {
           if ( $achieved_value = <ItemTargetValue> ) {
                       $achivement = 100;
           }
           else {
                       $achivement = 0;
           }
}
else {
           if ( <ItemAchievedValue> < <ItemStartValue> ) {
                       $achivement = 0;
           }
           else {
                       $achivement = (( 100 / (<ItemTargetValue> - <ItemStartValue>) ) * $achieved_relative);
           }
}

$achivement;

Schloss 16.png Wer sieht was?

  • Zielvereinbarung
Mitarbeitende wie auch Vorgesetzte können Ziele vorschlagen und sehen die Vorschläge der anderen Partei. Die Mitarbeitenden sehen zudem auch die vereinbarten Ziele ihrer Vorgesetzten.
  • Beurteilung
Damit Mitarbeitende die Beurteilung sehen, können Sie den Erreichungsgrad und allfällige Kommentare der Unternehmens- bzw. Abteilungsziele als Spalte in der Liste der Unternehmensziele einblenden.

Sie können als AdministratorIn in den Einstellungen definieren, ob alle Mitarbeitenden die Unternehmensziele sehen dürfen.

Wie erfolgt die Kommunikation?

Folgende Darstellung zeigt, mit welchen Schritten eine E-Mail-Kommunikation erfolgt.

Ziele Prozess Kommunikation.png

Processcontrolling

Als Personalbetreuerin oder Personalbetreuer starten Sie zu Beginn der Periode den Zielvereinbarungsprozess, indem Sie allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder nur den Vorgesetzten eine E-Mail schreiben. Nutzen Sie die Suche, um alle Personen zu finden, denen Sie die E-Mail senden wollen. Wählen Sie "alle" unterhalb der Suche, um die gefundenen Personen auszuwählen. Über das Auswahlfeld wählen Sie aus den Kommunikationsmöglichkeiten aus und klicken auf "Ausführen".

Die E-Mail-Benachrichtigung können Sie auch für die Aufforderung zur Zwischen- und Endbeurteilung nutzen.

Um den Prozessstatus zu überprüfen, nutzen Sie die bereits erwähnte Suche und erinnern Personen einzeln per E-Mail an ihre Pflichten.