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Veranstaltungen

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Der Reiter "Veranstaltungen" befindet sich im Mitarbeitermanagement direkt in der Hauptnavigation:


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Veranstaltungen   Anmeldungen   Referenten   Ressourcen

Details   Ausschreibung   Teilnehmer   Erinnerungen   Auswertungen   Kommunikation



Nachfolgend finden Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Optionen auf dem Reiter Veranstaltungen, insofern diese eingeblendet sind.

Veranstaltungen - Startansicht

Sie erhalten im Reiter Veranstaltung eine tabellarische Gesamtübersicht aller Veranstaltungen und können in diesem Abschnitt folgende Mehrfachaktionen für eine oder mehrere ausgewählte Veranstaltungen durchführen:

Mehrfachaktionen

Das Veranstaltungsverzeichnis aktualisiert sich alle 10 Minuten, d.h. dadurch können schnellere Antwortzeiten gewährt werden. Änderungen im Veranstaltungsverzeichnis werden daher erst mit Verzögerungen bis zu 10 Minuten ersichtlich.

Klicken Sie auf eine spezifische Veranstaltung, um in die Detailansicht zu gelangen.

Suche

Sie haben die Möglichkeit über die Suchfunktion verschiedene Filter zu setzen und nach spezifischen Veranstaltungen zu suchen - oder die erweiterte Suche zu benutzen. Diese ermöglicht Ihnen die detailiertere Eingabe von Ihren Suchkritieren im Form von Eingabefeldern und Auswahllisten.
Die verschiedenen Filter für die Suchfunktion können über den Anpassungsmodus angezeigt/ausgeblendet werden.

Aktionen

Sie haben in diesem Abschnitt folgende Möglichkeiten:

  • Veranstaltung erfassen
  • Sortierung für Katalog festlegen: Unter diesem Punkt können Sie die Prioritäten für zwei Kriterien festlegen, nach welchen der Veranstaltungskatalog beim Öffnen automatisch sortiert werden soll.
  • Zur Kalenderansicht

Veranstaltungskalender

Über den Link in den Aktionen «Zur Kalenderansicht» kann eine Kalenderansicht angezeigt werden. Der Veranstaltungskalender liefert hilfreiche Informationen über bevorstehende Veranstaltungen und erleichtert somit auch die Veranstaltungsplanung durch Veranstaltungsadministratoren. In der Kalenderansicht der Veranstaltungen besteht die Möglichkeit, den angezeigten Zeitraum (Jahr/Monat/Woche/Tag) zu bestimmen. Des Weiteren befindet sich ein Suchfeld, mit dessen Hilfe nach Veranstaltungen gesucht werden kann.
Info.gif Beachten Sie, dass die Kalenderansicht nur mit neueren Versionen des Microsoft Internet Explorer korrekt dargestellt werden kann.

In den folgenden Bereichen haben Sie die Möglichkeit, die Veranstaltungs-Kalenderansicht zu aktivieren:

  • /CourseCatalog/Courses
  • /Courses
  • /SelfService/Courses
  • /SelfServiceTrainer/Courses
  • /Public/Courses

Optische Anpassungen des Veranstaltungskalenders

Sie haben durch Anpassungen entsprechender Auswahllisten für Veranstaltungen die Möglichkeit, den angezeigten Kalender spezifisch zu gestalten. Nachfolgend finden Sie zwei Beispiele.

  • Bestimmen Sie für jeden Veranstaltungstyp spezifische Icons:
Auswahlliste: Veranstaltungstyp
Bei dieser Auswahlliste kann für jeden hinterlegten Auswahlwert (Bsp.: Vorlesung / Seminar / Workshop / Assessmentcenter etc.) ein spezifisches Icon bestimmt werden. Hierfür wird im Feld "Spezial Code" des jeweiligen Auswahlwertes der Ausdruck "icon-" gefolgt vom Icon-Code eingetragen. Standardmässig valide Icon-Codes/Icons können in diesem Dokument eingesehen werden: umantis_Icons.pdf .
Beispiel: Ein Eintrag "icon-umantis-icon-9" beim Auswahlwert "Seminar" würde in der Kalenderansicht das folgende Icon (vor jedem Veranstaltungstyp, der als Seminar deklariert ist) anzeigen: Icon 9.png
  • Bestimmen Sie für jede Veranstaltungskategorie spezifische Farbcodes:
Auswahlliste: Veranstaltungskategorie
Bei dieser Auswahlliste kann für jeden hinterlegten Auswahlwert (Bsp.: Weiterbildung / Ausbildung / Einführung / Training / Schulung etc.) ein spezifischer Hexadezimal-Farbcode bestimmt werden. Hierfür wird im Feld "Spezial Code" der Hexadezimal-Code (gemäss https://de.wikipedia.org/wiki/Hexadezimale_Farbdefinition) eingetragen.

Anwendungen

Sie können in diesem Abschnitt benutzerdefinierbare Links hinterlegen - beispielsweise einen Export der Veranstaltungstermine für Outlook oder Lotus Notes einrichten.

Vorausgesetzte Veranstaltungen

In der Detailansicht einer spezifischen Veranstaltung können Sie im Abschnitt "Vorausgesetzte Veranstaltungen" Veranstaltungen erfassen, die als Voraussetzung für die Teilnahme an der (in der Detailansicht angezeigten) Veranstaltung gelten sollen.

Ansicht innerhalb einer Veranstaltung

Über den Titel einer Veranstaltung gelangen Sie in die Details dieser mit folgenden Reitern:

Details   Ausschreibung   Teilnehmer   Erinnerungen   Auswertungen   Kommunikation

Zugriffsrechte in Abhängigkeit von Modul und Benutzerrolle

Im umantis Mitarbeitermanagement wird hinsichtlich Veranstaltungen zwischen den Modulen Veranstaltungen (Administratoren) und Veranstaltungen (Benutzer) unterschieden. Zusätzlich beeinflusst die zugewiesene Benutzerrolle ebenfalls, wie sich die konkrete Zugriffsregelung im Zusammenhang mit den zugewiesenen Modulen gestaltet.

Insofern das Modul Veranstaltungsadministrator zugewiesen wurde und
  • Die Person zusätzlich die Benutzerrolle "Administrator" besitzt:
    Zugriff auf alle Veranstaltungen und alle Anmeldungen.
  • Die Person zusätzlich die Benutzerrolle "Mitarbeiter" oder "Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte" besitzt:
Wenn eine der folgenden Optionen zutrifft, besitzt die Person Zugriffsrechte auf Veranstaltungen und Anmeldungen:
  • Es wurde keine Organisationseinheit-Einschränkung für die betroffene Veranstaltung vorgenommen
  • Die Person ist Ersteller der Veranstaltung
  • Die Person wurde als verantwortlicher Administrator für die Veranstaltung eingetragen
  • Die Person zusätzlich die Benutzerrolle "Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte sowie weitere Organisationseinheiten" oder "GeschäftsleiterIn" oder "PersonalbetreuerIn" besitzt:
Die Person hat Zugriff auf Veranstaltungen und Anmeldungen. Es gelten die gleichen Regeln bezüglich Zugriff wie für Mitarbeiter und den Vorgesetzte/r mit Zugriff auf Direktunterstellte. Insofern die Person explizit auf eine der Veranstaltung zugewiesener Organisationseinheit eingetragen worden ist, gilt der Zugriff auf diese Veranstaltung sowie Anmeldungen ebenfalls.
Direktlinks:
- Administration von Veranstaltungen: /Courses
- Administration von zugehörigen Teilnahmen: /Courses/Participation

Insofern das Modul Veranstaltungsbenutzer zugewiesen wurde:

  • Es gelten die Rechte, die oben bei Benutzerrollen beschrieben sind
  • Eigene Mitarbeiter können von Vorgesetzten angemeldet werden ("Zuweisen" ist nur für Administratoren möglich)
Direktlinks:
  • Anmelden der eigenen Mitarbeiter auf eine Veranstaltung: /CourseCatalog/Courses
  • Übersicht der Anmeldungen der eigenen Mitarbeiter und ggfs. von externen Personen: /CourseParticipation

Berechtigungskonzept

Die Veranstaltung des Mitarbeitenden wird auf der Person gespeichert. Dies bedeutet: Die Person mit der Rolle Vorgesetzte/r sieht bei seinen Mitarbeitenden alle Veranstaltungen, auch jene, die der Mitarbeitende in einer früheren Stelle besucht hat. Vorgesetzte sehen bei Ihren früheren Mitarbeitenden mit historisierten Stellen auch Veranstaltungen, die die Person auf ihrer neuen Stelle besuchen.

FAQs zu Veranstaltungen

  • Ist es möglich, bei der Genehmigung einer externen Veranstaltung automatisch auch zwei Genehmiger als Mitarbeiter zu hinterlegen?
Das ist nur manuell möglich über das Genehmigungs-Freitext-Feld in den Einstellungen der entsprechenden Veranstaltung.
  • Ist eine Suche in Diagrammen einer Veranstaltungen möglich?
Ja, dies ist möglich. Die Suche muss jedoch zunächst eingeblendet werden.
  • Kann man Anmeldefragen obligatorisch machen?
Nein, das ist nicht möglich.
  • Mitarbeiter soll einen Kurs zurückzahlen, wenn er binnen einer Frist von X Jahren das Unternehmen verlässt.
Hierfür könnte eine Checkbox gesetzt werden (innerhalb einer Veranstaltung im Reiter "Ausschreibung"). Diese Checkbox kann benutzerdefiniert in bspw. "Veranstaltung muss zurückgezahlt werden" benannt werden. Zugleich sollte auch ein Zertifikat angelegt werden, dass an die Rückzahlungsverpflichtung erinnert.
  • Können Auswertungsfragen automatisch versendet werden - bspw. X Wochen nach einer Veranstaltung?
Ja. Das ist nur bei aktiven (nicht historisierten) Veranstaltungen möglich.