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Umfragen

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Die Umfragen befinden sich unter dem Reiter "Unternehmen". Hier kann ich als Firma Meinungen einholen, Wahlen durchführen, Vorgesetztenfeedback abfragen etc.

Die publizierte Liste der Umfragen aktualisiert sich alle 10 Minuten, d.h. dadurch können schnellere Antwortzeiten gewährt werden. Änderungen in den Umfragen werden daher erst mit Verzögerungen bis zu 10 Minuten ersichtlich.

Schloss 16.png Wer sieht hier was?

URL: /Polls

Generell sieht man hier:

  • Alle Umfragen die im System hinterlegt sind

Basisrollen

Mitarbeiter:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse der Umfragen nur, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben und gleichzeitig die Umfrage selbst erstellt haben.

Vorgesetzte:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse der Umfragen nur, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben und gleichzeitig die Umfrage selbst erstellt haben.

Vorgesetzte mit Zugriff auf Organisationseinheiten:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse der Umfragen nur, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben und gleichzeitig auch Zugriff auf die bei der Umfrage eingetragenen Organisationseinheiten haben.

PersonalbetreuerIn und CEO:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse der Umfragen nur, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben und gleichzeitig auch Zugriff auf die bei der Umfrage eingetragenen Organisationseinheiten haben.

Administratoren:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse aller Umfragen und können jederzeit korrigierend eingreifen, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben.

Externe Personen:

  • Sehen die Administration und die Ergebnisse der Umfragen nur, wenn sie das Modul Umfragen zugewiesen bekommen haben und keine Beschränkung über Organisationseinheiten auf der Veranstaltung eingestellt wurde.


Zusatzrollen, Einstellungen, Modulrollen mit Einfluss auf die Rechte der Basisrollen

'Zusatzrolle: Umfragen'

  • Wie oben beschrieben

Zusatzeinstellung auf der Umfrage: "Freigegeben für Vorgesetzte"

  • Direktvorgesetzte sehen eine Umfrage auch ohne Vergabe des Moduls Umfragen, wenn dieses Einstellung auf einer Veranstaltung aktiviert ist. Welcher Vorgesetzte welche Umfrage sehen darf hängt weiterhin davon ab, ob es bereits Antworten gibt, die ein Direkt-Report dieses Vorgesetzten genau zu dieser Umfrage gegeben hat. Eine solche Umfrage muss im Mitarbeiterbereich beantwortet werden (nicht Public), da die Stelleninformation wichtig ist.

Aktionen auf der Übersicht der Umfragen

Mehrfachaktionenen auf der Übersicht der Umfragen

  • Status ändern (zur Steuerung interner Prozesse)
  • Starten/Fortsetzen (Umfrage kann beantwortet werden)
  • Einfrieren (Umfrage wird ggfs. vorübergehend gestopt)
  • Archivieren (Umfrage wird aus Umfrage-Übersicht standardmässig ausgefiltert)
  • Reaktivieren (Umfrage, welche abgeschlossen war, wird erneuert aktiviert)

Aktionen auf der Umfrage selbst

  • Umfrage starten/Umfrage läuft
  • Umfrage einfrieren (es können keine Antworten mehr abgegeben werden, die Umfrage ist jedoch nicht abgeschlossen)
  • Umfrage archivieren
  • Umfrage kopieren (kopiert die Umfrage 1:1, jedoch sollte der Namen abgeänder werden)
  • Umfrage löschen
  • Umfrage für den globalen Bereich freigeben (gibt die Umfrage in den verschiedenen erfassten Sprachen für die jeweiligen Benutzer frei)
  • Erinnerung zu dieser Umfrage erfassen
  • Umfrage-Ergebnis im Überblick

Arbeiten mit Umfragen

Eine Umfrage kann gestartet, eingefroren, fortgesetzt und archiviert werden. Erstellen Sie zunächst eine Umfrage und erfassen Sie die dazugehörigen Fragen. Anschliessend kann die Umfrage entweder sofort gestartet werden oder Sie können sich eine Erinnerung setzen, damit Sie rechtzeitig die Umfrage starten oder beenden. Ein grüner Punkt signalisiert, dass die Umfrage aktuell beantwortet werden kann. (Eingabefelder "Beginn und Ende" der Umfrage, haben hier KEINEN Einfluss)

Nach Ablauf der Umfrage-Zeit und vor dem Treffen von den darauf basierenden Entscheidungen, sollte die Umfrage eingefroren werden, denn dadurch kann das Ergebnis nicht mehr verändert werden. Diese Funktion kommt einem Pausen- oder Start-Knopf gleich. Eingefrorene Umfragen sind durch eine Schneeflocke gekennzeichnet. Das Einfrieren kann durch das Fortsetzen der Umfrage rückgängig gemacht werden. Dadurch befindet sich die Umfrage im gleichen Zustand wie direkt nach dem Start und erscheint erneut mit einem grünen Punkt. Sollte die Umfrage nicht mehr relevant sein, kann sie archiviert werden. Diese bleibt jedoch inklusive ihren Ergebnissen und Auswertungen in der Datenbank, einziger Unterschied ist, dass sie auf der Übersicht ausgefiltert wir und per "Suche zurücksetzen" wieder eingeblendet werden kann. Nutzen Sie auch die Möglichkeiten der Assistenten, den Komfort bei der Beantwortung der Umfragen stark zu erhöhen.

Diagramme zu Umfragen

Mehrere Fragen einer Umfrage können zusammen in einer grafische Auswertung mittels Diagrammen einbezogen werden. Bei der Auswertung werden jeweils alle freigegebenen Umfragen einer Umfrage-Nr. einbezogen, d.h. die Umfrage wird also global ausgewertet. Dies kann bei wiederkehrenden Umfragen wie z.B. zu Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit hilfreich sein. Eine Umfrage gilt als global, sobald «Umfrage für globalen Vergleich freigeben» angewählt wurde.

Nach dem Klick auf «Umfrage für globalen Vergleich freigeben» kann diese Umfrage nur freigegeben werden, wenn

  • noch keine Umfrage mit dieser Umfragenummer freigegeben ist
  • diese Umfrage exakt übereinstimmt mit einer bereits freigegebenen Umfrage (exakt die gleiche Umfragenummer und exakt die gleichen Fragen)

Es gelangen also nur Umfragen mit der gleichen Umfragenummer sowie den exakt gleichen Fragen und Antworten in die gleiche Auswertung.

Eine globale Freigabe ist aber nur möglich, falls mindestens in einer Frage konkrete Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden, d.h. bei einer Umfrage mit nur Freitext-Felder ist keine globale Freigabe möglich. Nach der Freigabe kann die Umfrage nicht mehr angepasst werden.

Umfragen für Austrittsinterview nutzen

Bei Austrittsinterviews ist es wichtig, dass die Antworten anonym und jedoch trotzdem strukturiert erfasst werden, um Analysen bezüglich Austrittsgründen durchführen zu können. Gleichzeitig sollen die Informationen in einem persönlichen Gespräch ausgetauscht und aufgenommen werden. Die Antworten werden also üblicherweise nicht duch den Mitarbeiter selbst, sondern durch das HR in der Lösung erfasst. Daher können auch bei anonymen Umfragen die Antworten im internen Bereich durch das HR erfasst werden. Dabei werden durch den Klick auf den Link "Fragen beantworten" zunächst alle Antworten erfasst und die Verbindung zum Mitarbeiter wird anschliessend in der Übersicht der Umfrageteilnehmer gelöscht. Statt der Name der Person erscheint stattdessen nur noch "anonym".
Info.gif Antworten können nur einmal erfasst und später nicht mehr nachbearbeitet werden.

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