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Outlook-Plugin

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Das Outlook-Plugin dient dazu, E-Mails direkt in die Haufe-Lösung zu importieren. Folgende Vorteile werden Ihnen geboten:

  • Erleichtertes Bearbeiten von E-Mails für HR-Abteilungen durch den Direktimport in die Haufe-Lösung.
  • E-Mails werden den Bewerbern direkt zugeordnet, sofern diese in Haufe existieren (Validation erfolgt per E-Mail-Adresse).
  • Es können bis zu drei oder mehrere Haufe-Lösungen hinterlegt werden, in welche die E-Mails importiert werden können.
  • Der Import wird über die SOAP-Schnittstelle durchgeführt.

Je nach Version Ihres Outlooks verwenden Sie ein unterschiedliches Plugin. Sie finden nachfolgend die Verlinkungen zu den entsprechenden Versionen und Installationsanleitungen:

  • Benutzen Sie Outlook 2010 oder neuere Version, können Sie folgende Plugin-Versionen verwenden:
  • Benutzen Sie eine ältere Version als Outlook 2010, wählen Sie:

Info.gif Das Outlook der Mac-Version basiert auf einer anderen Technologie - daher ist das Outlook-Plugin auf Mac nicht lauffähig!

Wichtige Hinweise

Attention.gif Beachten Sie bitte die folgenden, wichtigen Hinweise zur Installation/Nutzung des Outlook-Plugins:

  • Das von Haufe zur Verfügung gestellte Outlook-Plugin (alle Versionen) ist ausschliesslich für die Verwendung durch HR-Abteilungen vorgesehen.
  • Die Installation kann durch den Kunden selbstständig und auf Basis der nachfolgenden Dokumentation durchgeführt werden. Sollten Sie hierbei Unterstützung benötigen, haben Sie die Möglichkeit, Support-Pakete eines Spezialisten über unseren Customer Service zu bestellen.
  • Die Haufe AG beschränkt sich bei der Verifikation verschiedener Zielsystemen auf die gängigsten, von unseren Kunden verwendeten Konfigurationen und Produkte. Unsere Testumgebungen umfassen Outlook-Installationen mit und ohne Anbindung an Exchange. Weitere kundenspezifische Umgebungen, wie z.B. Citrix, werden von uns nicht getestet und somit auch nicht durch unseren Support unterstützt. Die technische Umsetzung für die Integration in Outlook basiert auf Microsoft Standards und kann somit generell in jeder Windows-basierten Umgebung eingesetzt werden.
    Unser Setup-Prozess installiert und konfiguriert das Plugin für alle auf dem System vorhandenen Benutzer. Kundenspezifische Anforderungen zum Ladeverhalten können nach der Installation angepasst werden (http://msdn.microsoft.com/en-us/library/bb386106.aspx), diese werden aber ebenfalls von unserem Support nicht unterstützt.

Info.gif Wichtig: Vor und nach einem Update sollte die Funktionsfähigkeit und Kompatibilität des Plugins mit allen relevanten Umgebungsvariablen durch die zuständige IT-Abteilung getestet werden.

Outlook 2010 oder neuere Version

Outlook Plugin (ab 2015)

Info.gif Neues in Version 2017

Funktion

Das neue Plugin eignet sich für Microsoft Outlook 2010, 2013 und 2016 und erlaubt das Hochladen ausgewählter E-Mails in eine oder mehrere Haufe-Anwendungen. Hierbei kann mit einem Klick eine E-Mail mit den Standardeinstellungen importiert werden ("Fast-Track"). Alternativ steht auch ein Dialog zur Verfügung, mit welchem Attachments, Empfänger sowie die Haufe-Anwendung vor dem Upload bearbeitet werden können.

Attention.gif Wichtig: Das neue Outlook-Plugin ist so konzipiert, dass die Einstellungen zu Berechtigungen sowie Haufe-Applikationen zentral verwaltet werden können. Die Konfigurationsdatei kann zentral auf einem Netzwerkspeicher oder als Web-Ressource abgelegt werden (eine lokale Speicherung der Konfiguration ist immer noch möglich, jedoch nicht mehr empfohlen). Ist die Konfiguration öffentlich verfügbar (z.B. Web-Adresse) so können die Einträge verschlüsselt werden. Somit bleiben die Zugriffsdaten auf Haufe stets geheim und sicher.

Info.gif Es wird empfohlen, die Anpassung der Konfigurationsdatei von geschulten Fachpersonen (Haufe oder IT-Administration) durchführen zu lassen.
Kontaktieren Sie unseren Customer Service, um konkrete Informationen über Support-Pakete zum Outlook-Plugin zu erhalten.

Das Plugin existiert in den Sprachen Englisch und Deutsch. Die Sprache wird automatisch an die Spracheinstellungen von Ihrem System angepasst.

Neues in Version 2017

Mit der Version des Outlook-Plugins vom Juni 2017 haben Sie die Möglichkeit, einen Admin-Modus auszuführen und einen vollständig anpassbaren User Agent zu verwenden.

Info.gif Zu den Installationsdateien.

Admin-Modus
Der Admin-Modus ermöglicht Ihnen, einen Reset durchzuführen und somit bei E-Mails, die nicht hochgeladen werden konnten (gekennzeichnet mit Outlook synch.png), oder bereits hochgeladenen E-Mails, den Haufe (Import-)Status zurückzusetzen:
Ansicht in Outlook: Reset umantis Outlook Mail Status

Der Admin-Modus ist bei der Installation automatisch vor-ausgewählt. Die Aktivierung/Deaktivierung kann nachträglich durchgeführt werden, über:
Datei > Optionen > Add-Ins > (umantis Outlook Add-In auswählen) > Add-In-Optionen > Häkchen bei "Admin-Modus"

SOAP Request - Benutzerdefinierter User Agent
User Agent String
Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; WOW64; Trident/7.0; Touch; rv:11.0) like Gecko
Beschreibung User Agent (UA) Abschnitte
Mozilla/5.0 Applikations-Token (IE)
Windows NT 10.0 Plattform-Token für die Identifizierung des Systems und der Version (Windows 10)
WOW64 Feature-Token für die Internet Explorer Version (32-bit IE running on 64-bit OS)
Trident/7.0 Trident Version-Token indication Internet Explorer 11 (IE11)
Touch Token für das Anzeigen von Touch-Funktionen des Client-Computers
rv:11.0 Die Version des Browsers als Überprüfungs-Token / revision token (IE 11)
like Gecko Anzeigen von Übereinstimmung mit anderen Browsern

Attention.gif Der User Agent kann nicht über den Installations-Assistenten oder die Haufe Outlook-Plugin-Einstellungen konfiguriert werden. Der User Agent stellt eine technische Konfiguration dar, mit folgenden Konfigurations-Optionen:

Option 1 - Automatisierte / unbeaufsichtigte Installation (unattended installation)

z.B. bei automatisierter Softwarebereitstellung (automated software deployment)

User Agent Konfiguration - Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um zu erweitern
User Agent Konfiguration
Die neue MSI-Installations-Property "USERAGENT" ist verfügbar, um den User Agent in unbeaufsichtigten Installations-Szenarios zu konfigurieren. Wenn diese Property nicht verwendet wird, verwendet das Outlook-Plugin den oben beschriebenen standardisierten User Agent. Das folgende Beispiel veranschaulicht einen benutzerdefinierten User Agent in Chrome:
msiexec.exe /i "umantis.Outlook.Installer.x86.msi" /qb / log "umantisOutlookPlugin.log"
SETTINGSLOCATION="\\srv01\settings\settings.json" USEDNSDISCOVERY="0" USERAGENT="
Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko)
Chrome/58.0.3029.110 Safari/537.36"
Option 2 - Manuelle Anpassung der Anwendungseinstellungen

z.B. bei manueller Bereitstellung (manual deployment)

User Agent Konfiguration - Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen", um zu erweitern
User Agent Konfiguration
Falls das Haufe Outlook-Plugin über den Installations-Assistenten (Wizard) installiert wurde, kann der User Agent direkt über die Datei der Anwendungseinstellungen konfiguriert werden. Dies erfordert Administrationsberechtigungen:
  1. Öffnen Sie die Datei der Anwendungseinstellungen
    • C:\Program Files (x86)\UmantisOutlookAddIn\umantis.Outlook.AddIn.dll.config
    • C:\Program Files\UmantisOutlookAddIn\umantis.Outlook.AddIn.dll.config
  2. Suchen Sie den XML-Knoten "appSettings" und kommentieren Sie den vorgegebenen Eintrag aus:
    • <add key="userAgent" value="{custom-UA}"/>
  3. Definieren Sie den Wert für das XML-Attribut "value" ({custom-UA}) und speichern Sie Ihre Änderungen.

Im folgenden Beispiel sehen Sie einen Eintrag in den Anwendungseinstellungen für einen benutzerdefinierten User Agent für den Browser Chrome:

<appSettings>
 <add key="userAgent" value="Mozilla/5.0 (Windows NT 10.0; Win64; x64) AppleWebKit/537.36 
                            (KHTML, like Gecko) Chrome/58.0.3029.110 Safari/537.36"/>
</appSettings>


Systemvoraussetzungen

  • Betriebssystem: Windows Vista SP1, Windows 7, Windows 2008, Windows 8, Windows 8.1, Windows 10
  • Installiertes Windows .NET-Framework 4.5 oder höher
  • Installiertes Outlook 2010 oder höher
  • Internet-Verbindung

Microsoft Office 365

Beachten Sie, dass das Haufe Outlook-Plugin lokal installiert wird und sich anschliessend in Outlook integriert. Eine Outlook Onlineversion (Web-Applikation), die via Web-Browser und Microsoft Office 365 genutzt werden kann, ist eine eigenständige Webanwendung, bei der die Integration des Haufe Outlook-Plugins aktuell nicht möglich ist.

Installationsvoraussetzungen

Konfigurationsdatei

Voraussetzung für die Nutzung des neuen Outlook Plugins (ab 2015) ist eine korrekt angepasste zentrale Konfigurationsdatei. Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung anhand einer Beispieldatei und am Ende eine Konfigurationsdatei (JSON), die Sie als Vorlage verwenden können:

Beschreibung der Inhalte einer Konfigurationsdatei (& Vorlage) (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")
Screen Standard JSON BM MM Encr.png
Nr. Parameter-Name Beschreibung Beispiel
1 Key Identifikator für die Einstellungen
  • IsAddInEnabled
  • Service.[ID]
2 Value Einstellungswerte für bestimmte Anwendungen.
  • "Name": Name Ihrer Haufe-Anwendung
  • "URL": URL Ihrer Haufe-Lösung
  • "Key": Der hier abgelegte Schlüssel muss mit dem in Ihrer Haufe-Lösung übereinstimmen (in Haufe unter:Einstellungen > Grundeinstellungen > Organisationsprofil > Authentifizierungsschlüssel für E-Mail Import).
  • "{ 'Name': 'BM Standard Template', 'URI': 'https://recruitingapp-XXXXX.umantis.com/soap/EmailImport?customer=XXXXX', 'Key': 'MyEmailAuthenticationKey'}"
3 Scope Definiert den Umfang der Zielgruppe
  • 0 = global (alle Benutzer)
Das Plugin ist für alle Nutzer verfügbar, auf deren Client das Haufe Outlook-Plugin installiert ist. "O" dient der globalen Berechtigung für jeden Nutzer, somit hat in diesem Fall der Scope-Identifier keinen Einfluss.
  • 1 = windows group (do not use standard groups since group namings are os language dependent)
Das Plugin ist für alle Nutzer verfügbar, die in einer der konfigurierten Gruppen im „ScopeIdentifier“ registriert sind. Den korrekten Syntax für den Gruppeneintrag können Sie mit dem "UserGroupNameValidator" aus Ihrem Active Directory auslesen.
  • 2 = windows user
Das Plugin ist für alle Nutzer verfügbar, die als konfigurierte "Users" im „ScopeIdentifier“ registriert sind. Hierbei wird keine Gruppe vom Active Directory (siehe "Wert 1" oben) angegeben, sondern lediglich der Benutzername der Windows-Identity.
4 Encrypted Gibt an, ob der "Value"-Wert verschlüsselt wird. Der rot markierte Teil wird verschlüsselt und im JSON mit den entsprechenden "EncryptionParameters" hinterlegt. Die Verschlüsselung ist nötig, da die JSON-Datei von jedem Client eingesehen werden kann. Dadurch könnte jeder Nutzer mittels des grün markierten "Key"-Wertes beliebig E-Mails importieren. Grundsätzlich wird die JSON-Datei an einem zentralen Ort abgelegt (UNC-Share/Web), damit Änderungen nur an einer Stelle gewartet werden müssen.
Encrypted outlook.png
  • 0 = The value setting is not encrypted
  • 1 = The value setting is encrypted with the parameters from EncryptionParameters
5 EncryptionParameters Liefert Informationen über die Verschlüsselung - also wenn der Wert "1" (siehe oben) eingetragen ist. Mit der Plug-In Installation wird ein "Default"-Key ausgeliefert. Soll ein eigener Schlüssel verwendet werden, so ist dieser bei der Installation des Plug-Ins anzugeben und anschliessend in den EncryptionParameters zu verwenden.

Um eine höhere Sicherheit zu erlangen, empfiehlt es sich, jeden Wert mit einem neuen Initialisierungsvektor zu verschlüsseln. Die Verschlüsselung wird anhand des Encryption Helper Tools durchgeführt. Dieses Tool erlaubt es Ihnen, einen eigenen Key, Key-Name und IV-Vektor zu erstellen. Mittels dieser Verschlüsselungsparameter können Sie dann den rot markierten Bereich (siehe Abbildung oben) verschlüsseln und im JSON mit dem unverschlüsselten Wert ersetzen. Der Key selbst wird im Setup als MSI-Property, via Wizard oder direkt über die Plugin-Einstellungen registriert und auf dem Client im "Windows Secret Store" gespeichert. Gerne helfen wir Ihnen bei der Verschlüsselung Ihrer Daten.

Info.gif Hinweis: Wenn Encrypted auf "0" gesetzt ist, dann werden die Angaben unter EncryptionParameters ignoriert.

  • {"KeyName": "Default", "IV": "7Vb/y0MdFX5S+7/+u6WEVg=="}
  • {"KeyName": "umantisKey", "IV": "YsibijajBvmRBbquEOorJA=="}
6 ScopeIdentifier Identifikator für die gewählte Zielgruppe (z.B. Gruppenname oder Nutzername). Mehrere Werte müssen Komma-getrennt hinterlegt werden.

Wenn der Scope auf "1" gesetzt ist, werden im ScopeIdentifier Active Directory-Gruppen eingetragen. Wenn er auf "2" gesetzt ist, werden Benutzernamen eingetragen. Sie können die Scopes auch kombinieren und sowohl Gruppen als auch Benutzer berechtigen:

Groupsandusers outlook.png




















Info.gif Hinweise:

  • Wenn der Scope auf "0" gesetzt ist, dann werden die Angaben im ScopeIdentifier ignoriert.
  • Wenn der Scope auf "1" oder "2" gesetzt ist, dann muss der ScopeIdentifier gesetzt sein (mind. 1 Wert).
  • Scope 0: The setting can be left emtpy since '0' indicates access for everyone
  • Scope 1: [ "domain\\G_Admin", "domain\\G_HR" ]
  • Scope 2: [ "alfred.meier", "andrea.mueller" ]

Abhängig davon, ob Sie mit oder ohne Verschlüsselung oder mit Einschränkung bestimmter Nutzergruppen arbeiten, können Sie die Konfigurationsdatei spezifisch anpassen und verwenden.

Attention.gif Wichtig: Das Format der zentralen Konfigurationsdatei muss JSON sein. Speichern Sie die Datei entsprechend als (Konfigurationsdatei.json) ab.

Benötigte Felder (vgl. mit Nr. in der Tabelle oberhalb):

  • Sie arbeiten ohne Verschlüsselung: Nr. 1 und 2
  • Sie arbeiten mit Verschlüsselung: Nr. 1, 2, 4, 5
  • Sie arbeiten mit Nutzer-/Gruppen-Einschränkungen: Nr. 1, 2, 3, 6

Info.gif Vorlage: Sie können folgende Vorlage verwenden und die dort hinterlegten Daten gemäss oberer Beschreibung spezifisch anpassen, nicht benötigte Felder löschen etc.: Konfigurationsdatei_Template.zip (Speichern Sie die ZIP-Datei lokal ab, entpacken Sie sie und öffnen Sie die Konfigurationsdatei mit Notepad++)

Proxy Eistellungen

Attention.gif Das MSI-Installationsprogramm unterstützt keine "unattended" Proxy-Parameter-Konfiguration.

Das Haufe Outlook-Plugin erhält die Standard-Proxy-Einstellung direkt aus den Internetoptionen des Hosts. Sollten die Standard-Proxy-Einstellungen Ihren (System-)Anforderungen nicht entsprechen, haben Sie die Möglichkeit, die Proxy-Einstellung direkt in der Konfigurationsdatei des Plugins anzupassen/zu spezifizieren.

Dateipfade:

  • 32-bit: C:\Program Files (x86)\UmantisOutlookAddIn\umantis.Outlook.AddIn.dll.config
  • 64-bit: C:\Program Files\UmantisOutlookAddIn\umantis.Outlook.AddIn.dll.config

XML-Nodes

  • appSettings
  • System.net/defaultProxy

Anwendungsbeispiel:

<appSettings> 
   <add key="proxyaddress" value="http://localhost:8888"/> 
   <add key="username" value="1"/> 
   <add key="password" value="1"/> 
</appSettings> 
<system.net> 
   <defaultProxy useDefaultCredentials="false" > 
     <module type="umantis.Outlook.AddIn.Network.CustomCredentialsProxy, umantis.Outlook.AddIn"/> 
   </defaultProxy> 
 </system.net>

Speicherort / Pfad zur Konfigurationsdatei

Es wird empfohlen, den Speicherort der Konfigurationsdatei direkt beim Deplyoment des Plug-Ins über den Installer (UI oder unattended) zu hinterlegen. Eine spätere manuelle Konfiguration über die Outlook Add-In Optionen ist ebenfalls möglich.

Sie können in Outlook unter Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen den Pfad zur Konfigurationsdatei (.json) hinterlegen. Hierbei haben Sie folgende Möglichkeiten/Speicherorte:

  • Pfad zu einer lokal abgespeicherten Konfigurationsdatei
  • Pfad zu einer Konfigurationsdatei, die in einem Netzwerk abgespeichert wurde (UNC path)
  • Pfad zu einer Konfigurationsdatei, die auf einem Webserver abgespeichert wurde ("http"- bzw. "https"-URL mit ".json"-Endung)
  • DNS Discovery / DNS Suche: SRV Record
Beim DNS Discovery wird kein Speicherort konfiguriert. Über einen dedizierten SRV-Record in Ihrem DNS Server wird der Web-Speicherort automatisch beim Startup von Outlook ausgelesen und konfiguriert.

Abhängig vom gewählten Speicherort müssen die DNS-, bzw. Pfadangaben immer entsprechend angepasst werden.

DNS Discovery

Das Haufe Outlook Plugin ist in der Lage (über DNS Service Discovery), eine Web-basierte Speicherstelle der Einstellungen abzurufen. Dies ist durch Hinzufügen eines SRV-Eintrags zur Client-Domäne möglich. Der SRV-Eintrag muss _umantis._tcp.<domain>. benannt werden und eine (Web-)Adresse (URL) der Einstellungsdatei beinhalten (beispielsweise: https://umantis.ch/public/umantisoutlookdevsettings.json). Es ist wichtig, dass der DNS-Eintrag entsprechend benannt wird, wie es das Plugin erwartet.
Info.gifDiese Variante ist präferiert, weil hierdurch jegliche Client-Konfiguration entfällt.

Die Konfiguration im Windows DNS Manager kann z.B. folgendermassen vorgenommen werden:

Abbildung: Windows DNS Manager
SRV Record prüfen

Um sicherzustellen, dass der SRV Record zur Verfügung steht, kann wie folgt vorgegangen werden (sofern das Outlook Plugin noch nicht installiert ist):

  1. Command Shell öffnen (Windows: Start > Ausführen > cmd eingeben > OK)
  2. nslookup eingeben mit ENTER bestätigen
  3. set type=all eingeben, mit ENTER bestätigen
  4. _umantis._tcp.{yourDomainName} eingeben, mit ENTER bestätigen
  5. Anschliessend werden alle SRV Informationen einschliesslich der Public URL aufgelistet.

Verschlüsselung via Encryption Helper

Info.gif Der Encryption Helper unterstützt Sie bei der Verschlüsselung der Daten, die Sie in der Konfigurationsdatei hinterlegen. Wird die Konfigurationsdatei auf einer öffentlichen Ablage (Public URL) hinterlegt, sollten Sie unbedingt mit Verschlüsselungen arbeiten, weil die Gefahr besteht, dass die Public URL von fremden Personen in deren Plugin hinterlegt wird. Dies wiederum würde das Hochladen von E-Mails in Fremdsysteme ermöglichen. Es wird generell empfohlen, eine verschlüsselte Konfigurationsdatei (im internen Netzwerk - UNC-Pfad / Intranet) zentral zu hinterlegen.

Die Verschlüsselung kann mithilfe des Encryption Helpers durchgeführt werden. Nachfolgend finden Sie die dazugehörige Installationsdatei:

Anleitung Encryption Helper
> Öffnen Sie die Anleitung zum Encryption Helper (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")

Starten Sie den UMANTIS SETTING ENCRYPTION HELPER und befolgen Sie die Schritte unterhalb der Abbildung.

Encryption Helper Description.png

1: Geben Sie im Feld Key Generation Initializer einen beliebigen Ausgangs-Schlüssel (Key) ein.

2: Klicken Sie auf generate.

3: Im Feld Key wird der generierte Key angezeigt. Kopieren Sie diesen Schlüssel und fügen Sie ihn in das Feld Key im Abschnitt "SETTING ENCRYPTION" ein. (Diesen Key fügen Sie später auch in den Haufe Outlook Plugin-Optionen unter "Schlüssel" ein)

4: Klicken Sie auf new. Es wird ein InitializationVector erstellt.

5: Fügen Sie den InitializationVector in der Konfigurationsdatei im Abschnitt "EncryptionParameters" ein.

6: Kopieren Sie aus Ihrer Konfigurationsdatei die zu verschlüsselnden Daten aus dem Abschnitt "Value" (Name, URL und Key der Haufe-Lösung) in das Feld Value to encrypt des UMANTIS ENCRYPTION HELPERs.

7: Klicken Sie auf encrypt, um eine verschlüsselte Version der eingegeben Daten zu erhalten.

8: Fügen Sie die unter Encrypted Value angezeigten (verschlüsselten) Daten in Ihre Konfigurationsdatei unter "Value" ein.


Installation

Info.gif Das Plugin wird für 32/64-Bit Outlook-Versionen zur Verfügung gestellt. Wenn Sie wissen möchten, welche Version Sie verwenden:

  • Outlook 2010: Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ und anschliessend auf „Hilfe“. Die Angabe Ihrer Version erscheint nach der Versions-Angabe in Klammern.
  • Outlook 2013/2016: Klicken Sie in Outlook auf „Datei“-> „Office-Konto“-> „Info zu Outlook“, um die Version zu sehen.

Suchen Sie aus der folgenden Tabelle die jeweils passende Installationsdatei raus:

Veröffentlichungsdatum Installationsdateien Neuerungen / Hinweise
Juni 2017
Juni 2016

Welche Plugin-Version verwende ich?

  • Klicken Sie in Outlook auf Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen
  • Sie finden unten links die Version Ihres Haufe Outlook-Plugins.
Sollten dieser Ablauf nicht funktionieren, können Sie die Versionsnummer auch über die Windows-Systemsteuerung erfahren.

Installationsanleitung

Wir empfehlen Ihnen, die Installation des Plugins in Absprache mit Ihrer internen IT-Administration durchzuführen. Die Funktionsfähigkeit des Plugins ist nur gewährleistet, wenn die Konfigurationsdatei korrekt konfiguriert wurde.
Info.gif Das Plug-In kann mittels der MSI-Datei auch im «unattended» Modus ausgerollt werden. Dies empfiehlt sich für grössere Rollouts mit entsprechenden Systemverwaltungstools. Über die MSI-Parameter können weitere Einstellungen, wie z.B. das Hinterlegen von eigenen Schlüsseln, vorgenommen werden. Siehe auch unter Neues in Version 2017 oder wenden Sie sich ggf. an den Support für weitere Informationen.

1. Installieren Sie – falls noch nicht vorhanden – das Microsoft .NET Framework 4.5. Das Framework kann von http://www.microsoft.com/de-ch/download/details.aspx?id=30653 heruntergeladen werden.

2. Passen Sie die Konfigurationsdatei entsprechend an und speichern Sie diese an geeigneter Stelle in Ihrem System ab.
Info.gif Nähere Informationen zur Konfigurationsdatei finden Sie im oberen Abschnitt.

3. Beenden Sie Outlook.

4. Starten Sie das Setup-Programm des Outlook-Plugins.

5. Befolgen Sie die Anweisungen im Setup-Assistenten:

Abbildung: Setup-Assistent

Klicken Sie auf "Next".
6. Im folgenden Screen geben Sie unter "Settings location" den Pfad zur Konfigurationsdatei ein.
(Falls die DNS-Suche im unternehmensinternen DNS-Server ermöglicht wurde, setzen Sie (in Absprache mit Ihrer IT-Administration) ein Häkchen bei "DNS Discovery for umantis Service".)

Abbildung: Add In Settings

Info.gif Sofern Sie eine sogenannte "unattended"-Installation durchführen, sind (je nach Szenario der unteren Tabelle) die folgenden Informationen hilfreich:
Attention.gif Für die Haufe Outlook-Plugin-Version vom Juni 2017 beachten Sie bitte die Ausführungen unter SOAP Request - Benutzerdefinierter User Agent

Platzhalter Beispiel
{installerFile} umantis.Outlook.Installer.x86-4.2.msi
{installerLogFile} umantis.Outlook.AddIn.Unattended.log
{settingsFile} C:\tmp\umantis.Outlook.AddIn.Config.Default.json
{customKeyName} TestKey
{customKeyValue} gkl6+RybThdTw8Ns+PkVRCZ4LS2sy+B1G5Lsjo+CZAM=
Szenario 1
Optionen: DNS Discovery ohne Custom Keys
Beispiel: msiexec.exe /i "{installerFile}" /qn /log "{installerLogFile}" USEDNSDISCOVERY="1"
Szenario 2
Optionen: DNS Discovery mit Custom Keys
Beispiel: msiexec.exe /i "{installerFile}" /qn /log "{installerLogFile}" USEDNSDISCOVERY="1" USECUSTOMKEY="1"

CUSTOMKEYNAME="{customKeyName}" CUSTOMKEYVALUE="{customKeyValue}"

Szenario 3
Optionen: JSON Konfigurationsdatei ohne Custom Keys
Beispiel: msiexec.exe /i "{installerFile}" /qn /log "{installerLogFile}" USEDNSDISCOVERY="0" SETTINGSLOCATION="{settingsFile}"
Szenario 4
Optionen: JSON Konfigurationsdatei mit Custom Keys
Beispiel: msiexec.exe /i "{installerFile}" /qn /log "{installerLogFile}" USEDNSDISCOVERY="0" SETTINGSLOCATION="{settingsFile}" USECUSTOMKEY="1"

CUSTOMKEYNAME="{customKeyName}" CUSTOMKEYVALUE="{customKeyValue}"

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Next".

7. Wählen Sie den Zielordner für die Installation:

Abbildung: Destination Folder

Klicken Sie auf "Next". Bestätigen Sie im Anschluss den Start der Installation durch Klick auf "Install".
Der Installationsprozess wird gestartet und kann mithilfe des angezeigten Statusbalkens verfolgt werden.

8. Nach erfolgreicher Installation des Plugins kann Outlook gestartet werden. In Outlook starten (und verwenden) Sie das Plugin über das Icon Icon Outlook plugin 2015.png.

Schlüssel im Outlook-Plugin hinterlegen

Über die Outlook Add-In-Optionen kann der (im Encyption Helper generierte) Key zum Outlook-Plugin hinzugefügt werden.

Anleitung (Klicken Sie auf "Expand" bzw. "Ausklappen")
  1. Klicken Sie in Outlook auf Datei > Optionen > Add-Ins > Add-In-Optionen:
    Abbildung: Add-In-Optionen
    Klicken Sie auf "schlüssel hinzufügen".
  2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den Schlüsselnamen (KeyName) und den generierten Schlüssel (Key) eintragen (analog zu den in der Konfigurationsdatei abgelegten Daten):
    Abbildung: Schlüssel hinzufügen
    Klicken Sie auf "ok", um Ihre Eingaben zu bestätigen. Der Schlüssel wird im Anschluss in der Übersicht gelistet:
    Abbildung: Schlüssel hinzugefügt
  3. Klicken Sie auf "Übernehmen" und auf "Ok". Starten Sie im Anschluss Outlook neu.

Berechtigung und Validierung von Benutzergruppen-Namen

Bei der Berechtigung auf Plugin-Ebene hat standardmässig jeder Zugriff. Wenn einer Person spezifisch Zugriff erteilt wird, haben immer noch alle Personen auf das Plugin Zugriff, weil die Standard-Berechtigungen höhere Prioriät haben. In diesem Fall muss somit erst für alle die Berechtigung entzogen werden, um im Anschluss selektive Freigaben hinzuzufügen.

Nachfolgend finden Sie eine UserGroupNameValidator-Installationsdatei, falls Sie mit der Validierung von spezifischen Benutzergruppen-Namen arbeiten:

Nutzen Sie den UserGroupNameValidator als Hilfestellung, falls Sie die Nutzung des Plugins auf bestimmte Benutzergruppen einschränken möchten (bspw. nur die HR-Abteilung). Diese Einschränkung sollte im Anschluss ebenfalls in der Konfigurationsdatei abgelegt werden.

Benutzung

Info.gif Es wird keine explizite Verschlüsselung der E-Mails durchgeführt.

Das Plugin übermittelt E-Mails aus Outlook direkt an die Lösungen von Haufe und ordnet diese nach Möglichkeit automatisch zu. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie in Outlook die E-Mails aus, die Sie in Haufe importieren möchten. Falls Sie mehrere E-Mails (maximal 10) gleichzeitig hochladen möchten, markieren Sie diese.
  2. Klicken Sie nach erfolgter Auswahl der E-Mail(s) entweder auf das Icon Icon Outlook plugin 2015.png oder auf die rechte Maustaste > umantis Outlook Mail Exchange.
  3. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:
    1 Screen Import.png
  4. Wählen Sie dort die E-Mails und Anhänge aus, die Sie importieren möchten.
  5. Wählen Sie auf der rechten Seite die Anwendung aus, in die die E-Mail(s) importiert werden soll(en).
  6. Sofern Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf "starten", um den Import der ausgewählten E-Mails und Anhänge zu beginnen.
    Info.gif Während des Imports sehen Sie einen Statusbalken, der den Fortschritt anzeigt und nach Abschluss des Imports ggf. einen Status mit weiteren Hinweisen zum Vorgang.
  7. Import abgeschlossen:
    2 Screen Import.png
    Info.gif Im oberen Beispiel wird unter "Status" ein Hinweis hinterlegt, dass E-Mails nicht zugeordnet werden konnten. Dies tritt auf, wenn die E-Mail-Adresse nicht in der Haufe-Lösung erfasst ist. Sie haben in diesem Fall die Möglichkeit (über "öffne in umantis"), eine manuelle Zuordnung der E-Mails in Ihrer Haufe-Lösung vorzunehmen.

Zuordnung von importierten E-Mails

Erfolgreiche Zuordnung:

  • Sofern die E-Mail-Adresse in Haufe erfasst und einer Bewerbung zugeordnet ist, werden die E-Mails entsprechend im Reiter "Kommunikation" (Bewerbungsdossier > Reiter Kommunikation) abgelegt.
  • Die Anhänge werden im Bewerbungsdossier im Abschnitt "Dokumente" abgelegt (auch als PDF-Zusammenfassung).

Referenzcode

(Voraussetzung: Sie haben die Einstellungen im folgenden Abschnitt vorgenommen: Organisationsprofil)
Die Zuordnung von E-Mails zu einer spezifischen Bewerbung wird mit dem Referenzcode, der ausgehenden E-Mails mitgegeben wird, ermöglicht. Beachten Sie bitte, dass der Referenzcode nicht (manuell) aus dem Betreff gelöscht werden sollte.


Zuordnung nicht möglich:

  • Sofern die importierten E-Mails nicht zugeordnet werden können, werden die E-Mails unter "Kommunikation > E-Mails ohne Zuordnung" abgelegt.
  • Sofern die importierten E-Mails zwar einer Person, aber keiner Bewerbung zugeordnet werden können, werden die E-Mails unter "Kommunikation > Kommunikationshistorie" abgelegt und sind bei dieser Person auf jeder Bewerbung unter "Weitere Kommunikation mit Bewerber" einsehbar.
Eine Zuordnung von E-Mails ist nicht möglich, wenn:
  • E-Mail-Adresse nicht in Haufe erfasst ist
-> Auswirkung: Die E-Mail wird im Bereich "Kommunikation > E-Mails ohne Zuordnung" abgelegt
  • E-Mail-Adresse nicht eindeutig zugeordnet ist (= mehrere Personen haben die gleiche E-Mail-Adresse)
-> Auswirkung: Die E-Mail wird im Bereich "Kommunikation > E-Mails ohne Zuordnung" abgelegt.
  • Eine Person mehr als eine aktive Bewerbung im System hat (hier kann das System nicht wissen, zu welcher Bewerbung die Dokumente kopiert werden sollen)
-> Auswirkung: Die E-Mail wird zwar nicht dem Bewerber (Person), aber der Bewerbung zugeordnet. Die Anhänge werden nicht auf eine Bewerbung kopiert. Diese E-Mail ist auf jeder Bewerbung des Bewerbers in der Tabelle "Weitere Kommunikation mit Bewerber" und in der allgemeinen Kommunikationshistorie einsehbar.

Häufige Fehlermeldungen

  • Outlook synch.png Archiving in progress (E-Mails werden nicht hochgeladen)
Dieses Icon erscheint in Outlook bei E-Mails, die Sie gerade hochladen. Sollte dieses Icon nicht von selbst verschwinden und durch das umantis-Icon ersetzt werden, starten Sie bitte den Admin-Modus (mit der Plugin-Version ab Juni 2017 möglich).
  • Dialog konnte nicht geöffnet werden
Abbildung: Fehlermeldung
Diese Fehlermeldung erscheint u.a., wenn für die Nutzung des Plugins ein Schlüssel verwendet werden muss. Dieser wird über die Add-In-Optionen hinzugefügt. Kontaktieren Sie bei dieser Fehlermeldung Ihren Systemadministrator oder die zuständige IT-Abteilung.
  • "could not upload file '$name' to application, because there is no application or more than one active application for person '$persid_assigned_person'"
Diese Logmeldung erscheint, wenn ein Bewerber mehr als eine Bewerbung im System hat. In diesem Fall kann keine eindeutige Zuordnung erfolgen und die E-Mails werden.

FAQ - Häufig gestellte Fragen zum umantis Outlook-Plugin

  • Funktioniert das Plugin mit Office 365?
Antwort: Sie finden im Abschnitt Microsoft Office 365 mehr Informationen.
  • Werden die Daten, die über das Plugin übermittelt werden, verschlüsselt?
Antwort: Ja, die Daten werden verschlüsselt übermittelt. Massgebend hierbei ist die SOAP Schnittstelle von Haufe, welche SSL-verschlüsselt ist. Das Outlook-Plugin ist ein Client für diese Schnittstelle und verbindet sich anhand der URL in den Einstellungen. Diese URL ist immer „https“.
  • Funktioniert das Plugin auch in einer Citrix-Umgebung?
Antwort: Das Outlook-Plugin funktioniert auch auf einer Citrix-Umgebung. Zusätzlich wird das Plugin für Citrix-Umgebungen mittels "Native Image Generator" (ngen) optimiert. Beachten Sie bitte, dass wir bei Citrix-verbundenen Problemen keinen Support übernehmen (vgl. Hinweise im oberen Abschnitt).
  • Ist das Plugin auch ohne Konfigurationsdatei nutzbar?
Antwort: Nein. Die Import-Einstellungen bezüglich URL, ID, Passwort sind kundenspezifisch. Die Konfigurationsdatei kann aber von Haufe gehostet werden.




Outlook Plugin (2014)

Funktion

Das Plugin eignet sich für Outlook 2010 oder höher und erlaubt das Hochladen ausgewählter E-Mails zu einer bis drei Haufe-Anwendungen.

Info.gif Wichtig: Deinstallieren Sie zuerst das alte Plugin bevor Sie das neue installieren!
Info.gif Das Plugin existiert in den Sprachen Englisch und Deutsch. Die Sprache wird automatisch an die Spracheinstellungen von Ihrem System angepasst.

Systemvoraussetzungen

  • Betriebssystem: Windows 2003 R2 mit MSXML 6.0, Windows Vista SP1, Windows 7, Windows 2008, Windows 8
  • Installiertes Windows .NET-Framework 4.0 oder höher
  • Installiertes Outlook 2010 oder höher
  • Internet-Verbindung

Installation

Dieses Outlook-Plugin funktioniert nicht einwandfrei auf allen Systemumgebungen! Falls Probleme auftreten, installieren Sie entweder die alte oder jeweils neue Version des Plugins

Info.gif Das Plugin wird für 32/64-Bit Outlook-Versionen zur Verfügung gestellt. Wenn Sie wissen möchten, welche Version Sie verwenden:

  • Outlook 2010: Klicken Sie in Outlook auf „Datei“ und anschliessend auf „Hilfe“. Die Angabe Ihrer Bit-Version erscheint nach der Versions-Angabe in Klammern.
  • Outlook 2013: Klicken Sie in Outlook auf „Datei“-> „Office-Konto“-> „Info zu Outlook“, um die Version zu sehen.

Folgende Dateien werden für die Installation benötigt. Wählen Sie gemäss Ihrer Outlook-Version (32 oder 64-Bit) das entsprechende Plugin:

  1. Installieren Sie – falls noch nicht vorhanden – das Microsoft .NET Framework 4.0. Das Framework kann von http://www.microsoft.com/de-ch/download/details.aspx?id=17851 heruntergeladen werden. Installieren Sie ebenso das VSTO 4.0 Runtime („Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime 4.0“), falls nötig. Zu finden ist dieses unter https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=48217.
  2. Beenden Sie Outlook.
  3. Starten Sie das Setup-Programm des Plugins.
  4. Folgen Sie den Schritten des Setup-Programms.
  5. Nach der Installation sollte Outlook neu gestartet werden.

Konfiguration

1. Starten Sie Outlook: Der umantis-Button erscheint nun in Ihrem Outlook-Hauptmenü.
Abbildung: umantis-Button als Reiter im Outlook


2. Konfiguration: Öffnen Sie das Dialogfenster "Optionen" über das Menü "Datei". Klicken Sie anschliessend auf Add-Ins, wählen Sie „umantis Outlook EmailPlugin“ an und klicken Sie auf "Add-Ins Optionen".
3. Sie können nun in den Bereichen „Application“ die Anmeldedaten für bis zu drei von Ihnen genutzten Haufe-Lösungen eingeben. Falls Sie nicht drei Schnittstellen benötigen, lassen Sie die Felder leer (Siehe folgende Abbildung).
Abbildung: Add-In-Optionen
a) Vergeben Sie im Feld „Name“ einen für Sie eindeutigen Namen der Lösung. Dieser Name wird Ihnen später zur Auswahl angeboten. Er sollte kurz, prägnant und eindeutig sein.

b) Geben Sie im Feld „Url“ die URL Ihrer Lösung ein. Nach „customer=“ müssen Sie XYZ durch Ihre Kundenkennungs-Nummer ersetzen. Diese ist identisch mit der Nummer vorne in der URL.

Info.gif Ist Ihr Haufe im deutschen Rechenzentrum gehostet, achten Sie darauf, dass Sie ".de" ebenfalls in der URL eintragen. Jedoch darf nach „customer=“ das ".de" NICHT wiederholt werden.
Info.gif Betreiben Sie Haufe als Standalone-Lösung, müssen Sie „XYZ“ mit "STANDARD" ersetzen.

c) Geben Sie im Feld Key den von Ihnen im Organisationsprofil hinterlegten Authentifizierungsschlüssel (Passwort) für den Outlook-Import ein

(Link für den Direktzugriff: xy.umantis.com/Administration/Profile, befindet sich in den Grundeinstellungen im Unternehmensprofil).

Abbildung: Authentifizierungsschlüssel für Import definieren
4. Falls Ihr Unternehmen eine Verbindung über einen Proxy-Server herstellt, sollten unter „Proxy“ die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden. Durch Verwendung der Windows-Authentifizierung können Eingabe von „Username“ und „Password“ des jeweiligen Benutzers vermieden werden.

5. Klicken Sie auf OK.

Info.gif Wird der Reiter umantis nicht angezeigt, müssen Sie das Add-In aktivieren: Klicken Sie dazu auf Datei -> Optionen -> Add-ins und wählen in der Liste „umantis Outlook EmailPlugin“ an. Anschliessend wählen Sie unter „verwalten“ die Option „COM-Add-ins“ aus und aktivieren dort durch das Setzen eines Häkchens die Add-ins von umantis.




Benutzung

Info.gif Hinweis: Es wird keine explizite Verschlüsselung der E-Mails durchgeführt.

Das Plugin übermittelt E-Mails aus Outlook direkt an die Lösungen von Haufe und ordnet diese nach Möglichkeit automatisch zu. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Outlook die E-Mails aus, die Sie in Haufe importieren möchten. Falls Sie mehrere E-Mails gleichzeitig hochladen möchten, markieren Sie diese.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche "umantis Upload" in der Outlook-Taskleiste.
3. Es öffnet sich das folgende Dialogfenster:
Abbildung: Upload-Dialogfenster

Markieren Sie zunächst im Bereich Anwendung die Haufe-Lösung, in die Sie E-Mails importieren möchten. Die ausgewählten E-Mails erscheinen anschliessend im Dialogfenster. Handelt es sich um E-Mails mit Anhängen (Attachments), können Sie diese jeweils einzeln für den Import aus- oder abwählen. Bei E-Mails mit mehreren Adressaten müssen Sie mindestens einen Adressaten auswählen. Dazu setzen Sie das Häkchen vor dem entsprechenden Empfänger.

4. Starten Sie anschliessend den Import.
Während des Imports sehen Sie einen Statusbalken, der den Fortschritt anzeigt. Nach dem Import erscheint ein Abschlussdialog, der auf Fehler hinweist und die Möglichkeit bietet, die Importe direkt in der Lösung anzuzeigen, um nicht zugewiesene E-Mails manuell zuzuweisen (siehe nachfolgende Abbildung). Die E-Mails sind jeweils unter "e-mails ohne Zuordnung" (Mitarbeitermanagement) bzw. "e-mails & briefe ohne zuordnung" (Bewerbermanagement) aufzufinden, falls der Absender nicht von einem Ihrer Mitarbeiter/Bewerber stammt oder die E-Mail sonst nicht eindeutig zugewiesen werden kann.
Abbildung: Abschlussdialog mit Fehleraufzeichnung



Nicht zuordenbare E-Mails

Achten Sie darauf, dass der Abschnitt "E-Mails und Briefe ohne Zuordnung" bei Ihnen eingeblendet ist - siehe: Ansichten anpassen.
E-Mails können nicht zugeordnet werden, wenn Mitarbeiter bzw. Bewerber nicht im System existieren. In diesem Fall werden die E-Mails im Bereich "E-Mails und Briefe ohne Zuordnung" abgelegt.

Hinweis
E-Mails, die über das Outlook-Plugin hochgeladen werden, werden unter "Weitere Kommunikation mit BewerberIn" abgelegt. Anschliessend können diese E-Mails einer spezifischen Bewerbung zugewiesen werden und erscheinen so im Bereich "Kommunikation mit BewerberIn zu dieser Bewerbung".


Weitere Dialogfenster des Plugins

  • Bei Verbindungsproblemen während des Uploads erscheint eine Fehlermeldung und Sie können den Importprozess gegebenenfalls abbrechen.
  • Wenn Sie den Upload bei nicht vollständiger Konfiguration starten, erscheint eine Warnung und der Auswahldialog wird nicht angezeigt.
  • Wenn Sie den Upload starten, ohne dass Sie E-Mails selektioniert haben, erscheint eine Warnung und der Auswahldialog erscheint nicht.
  • Wenn Sie E-Mails auswählen, die nicht aus Posteingang, -ausgang oder aus dem Ordner "gesendet" stammen, kann das Plugin diese nicht eindeutig zuordnen. Sie werden daher aufgefordert zu definieren, ob es sich bei den ausgewählten E-Mails um empfangene E-Mails handelt.
  • Wenn eine E-Mail mehr als 20 Anhänge (Attachments) beinhaltet, werden nur die ersten 20 übertragen. In diesem Falle erscheint vor dem Öffnen des Auswahldialogs eine Warnung.


Häufige Fehlermeldungen

  • SOAP-Exception: Wenn dieser Hinweis erscheint, sind die Proxy-Einstellungen nicht korrekt hinterlegt oder ein Proxy-Server-Eingaben sind vorgenommen worden, obwohl dieser nicht notwendig ist.
  • SOAP Exception Authentification failed: Der im Outlook-Plugin hinterlegte Authentifizierungsschlüssel stimmt nicht mit jenem in Ihrer Haufe-Lösung überein.



Ältere Versionen als Outlook 2010

Attention.gif Hinweis: Besonders bei veralteten und von Herstellerseite nicht mehr unterstützten Outlook-Versionen besteht keine Garantie auf Funktions-/Einsatzfähigkeit des Plugins. Beachten Sie bitte auch die Hinweise oben.


Funktion

Das Plugin wird für Outlook 2000, 2003, 2007 oder Outlook 2010 (32 Bit) installiert und erlaubt das Hochladen ausgewählter E-Mails zu einer bis drei Haufe-Anwendungen.

Systemvoraussetzungen

  • Betriebssystem: Windows Server 2003, Windows Server 2008, Windows Vista, Windows 7, Windows XP (Hinweis: XP wird von Haufe nicht mehr unterstützt!)
  • Installiertes Windows .NET-Framework 3.5 oder 4.0
  • Installiertes Outlook 2000, 2003, 2007 oder Outlook 2010 (32 Bit)
  • Internet-Verbindung

Installation

Das Plugin wird als Windows Installer-Paket zur Verfügung gestellt: Outlook_Plugin (vor 2010).

Info.gif Wichtig: Deinstallieren Sie zuerst das alte Plugin bevor Sie das neue installieren!

1. Installieren Sie – falls noch nicht vorhanden – das Microsoft .NET-Framework 3.5 oder 4.0. Das Framework kann von http://www.microsoft.com/downloads/ heruntergeladen werden.
2. Beenden Sie Outlook.
3. Starten Sie das Setup-Programm.
4. Folgen Sie den Schritten des Setup-Programms.

Konfiguration

1. Starten Sie Outlook
2. Konfiguration:
a) bis Office 2007, öffnen Sie das Dialogfenster Optionen über das Menü Extras/Optionen.
b) Office 2010, öffnen Sie das Dialogfenster Optionen über das Menü Datei. Klicken Sie auf Add-Ins und danach auf Add-Ins Optionen.
3. Wechseln Sie auf die Registerkarte umantis.
Abbildung: Konfigurationseinstellungen vornehmen
4. Sie können nun in den Bereichen Anwendung 1 bis Anwendung 3 für bis zu drei von Ihnen genutzte Haufe-Lösungen die Zugangsdaten eingeben. Nutzen Sie weniger Lösungen, lassen Sie die Bereiche einfach leer.
a) Vergeben Sie im Feld Name einen für Sie eindeutigen Namen der Lösung. Dieser Name wird Ihnen später zur Auswahl angeboten. Er sollte kurz, prägnant und eindeutig sein.
b) Geben Sie im Feld Url die URL Ihrer Lösung ein. Hinter „customer=“ müssen Sie XYZ durch Ihre Kundenkennung ersetzen. Betreiben Sie Haufe als Standalone-Lösung, müssen Sie „XYZ“ mit "STANDARD" ersetzen.
c) Geben Sie im Feld Key den von Ihnen im Organisationsprofil hinterlegten Authentifizierungsschlüssels ein (Admininistrator fragen).
5. Klicken Sie auf OK.

Wird der Reiter umantis nicht angezeigt, müssen Sie das Add-In aktivieren: Datei - Optionen - Add-Ins, beim Feld "Verwalten" auf "Gehe zu" klicken. "umantis upload" auswählen und speichern.

Achtung: Das Plugin macht eine Basisauthentifizierung und keine Integrierte Windowsauthentifizierung.

Benutzung

Info.gif Hinweis: Es wird keine explizite Verschlüsselung der E-Mails durchgeführt.

Das Plugin übermittelt E-Mails aus Outlook direkt an die Lösungen von Haufe und ordnet diese nach Möglichkeit automatisch zu. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Outlook die E-Mails, die sie in umantis importieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche umantis Upload in der Outlook Taskleiste. Outlook 2003 und Outlook 2007: Alternativ können Sie durch einen Rechtsklick auf eine der ausgewählten E-Mails das Kontextmenü öffnen und dort die Option umantis Upload wählen.
3. Es öffnet sich das Dialogfenster (siehe nachfolgende Abbildung).
Abbildung: Upload der ausgewählten E-Mails

Markieren Sie zunächst im Bereich Anwendung die Haufe-Lösung, in die Sie E-Mails importieren möchten. Unter diesem Bereich werden alle ausgewählten E-Mails angezeigt. Setzen Sie ein Häkchen vor jedes E-Mail, das in Haufe importiert werden soll. Bei E-Mails, die mehrere Adressaten haben, müssen Sie mindestens einen Adressaten auswählen. Dazu setzen Sie das Häkchen vor dem entsprechenden Empfänger.

4. Sie starten den Import durch Anklicken von Import.
Während des Imports sehen Sie einen Laufbalken, der den Fortschritt anzeigt. Nach dem Import erscheint ein Abschlussdialog, der auf Fehler hinweist und die Möglichkeit bietet, die Produktseite zu öffnen, um eventuell nicht zugewiesene E-Mails manuell zuzuweisen (siehe folgende Abbildung).
Abbildung: Import-Dialogfenster


Weitere Dialogfenster des Plugins

  • Bei Verbindungsproblemen während des Uploads erscheint eine Fehlermeldung und Sie können den Importprozess gegebenenfalls abbrechen.
  • Wenn Sie den Upload bei nicht vollständiger Konfiguration anstoßen, erscheint eine Warnung und der Auswahldialog wird nicht angezeigt.
  • Wenn Sie den Upload anstoßen, ohne dass Sie E-Mails selektioniert haben, erscheint eine Warnung und der Auswahldialog erscheint nicht.
  • Wenn Sie E-Mails aus Ordnern auswählen, die nicht Posteingang, -ausgang oder Gesendete Objekte heissen, kann das Plugin nicht entscheiden, ob es sich um empfangene oder gesendete E-Mails handelt. In diesem Fall werden Sie gefragt, ob es sich bei den selektionierten E-Mails um empfangene E-Mails handelt.











Welche umantis Outlook-Plugin-Version ist aktuell installiert?

Um zu erfahren, welche Plugin-Version bei Ihnen aktuell installiert ist, befolgen Sie die folgenden Schritte:

  • Klicken Sie in Windows auf: Systemsteuerung > Programme > Programme und Features > Programme deinstallieren oder ändern.
  • In der tabellarischen Übersicht aller installierten Dateien wird auch das umantis Outlook-Plugin gelistet. In der Spalte "Version" können Sie die entsprechende Versionsnummer des installierten Plugins einsehen.


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