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Organigramm

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Mit unserem Organigramm haben Sie die Möglichkeit, die Stammdaten aus dem umantis Mitarbeitermanagement und deren organisatorische Verknüpfung als Organigramm abzubilden. Speziell von Bedeutung ist diese Visualisierung in der Nachfolgeplanung. Dort sieht jeder Vorgesetzte schnell, wo in der eigenen Organisation Handlungsbedarf besteht und wie es um die Planung der Nachfolger steht. Die Organigramme werden als eigenes Modul vertrieben und bei der Aufschaltung durch unseren Support aktiviert.

Setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, wenn Sie Interesse haben Ihre Unternehmensstruktur auch visuell darzustellen.

Systemvoraussetzungen

Das Echtzeit Organigramm läuft ab Internet Explorer 8, Chrome, Firefox und Safari. Java Script muss für das Echtzeit Organigramm eingeschaltet sein. Das Organigramm kann sowohl im Vorgesetzten Bereich (interne Ansicht) sowie auch im Mitarbeiterbereich angezeigt werden.

Wichtig:

  • Die Druck-DLL benötigt zwingend einen IIS unter Windows.
  • Der Internet Explorer 7 und ältere Versionen werden nicht unterstützt! Überprüfen Sie Ihren aktiven Dokumentenmodus im IE durch Drücken der Taste F12 und ändern Sie diesen allenfalls, um die Kompatibilität zu testen.

Berechtigungskonzept

Die Anzeige im Organigramm erfolgt in den Anzeigen mit sensiblen Daten wie sie z.B. im Vorgesetztenbereich zu finden sind (Meine Mitarbeiter/ Meine Mitarbeiter via Organisation) mit dem umantis Berechtigungskonzept. Das heisst, alles was Sie in umantis sehen können und auf welche Daten Sie Zugriff haben laut Berechtigungskonzept, wird auch genauso im Organigramm dargestellt. Dort allerdings schön grafisch aufbereitet.

Hat ein Vorgesetzter z.B. keinen Zugriff auf die Nachfolgeplanung, werden ihm keine Icons in den Boxen zur Nachfolgeplanung angeboten. Ebenso werden sämtliche Nachfolger im Organigramm ausgeblendet, so dass nur "einfache" Boxen angezeigt werden.

In den Ansichten im SelfService liegen keine Berechtigungen dahinter. Dort sind nur Organigramme sichtbar, auf die jeder Mitarbeiter Zugriff hat, ohne jegliche sensiblen Daten.

Beachten Sie, dass das Organigramm aperiodisch ist und Sie dementsprechend durch die Vornahme von Änderungen diese umgehend im Organigramm einsehen können. Das Organigramm entspricht also stets dem aktuellsten Stand.

Wichtig zu wissen:

Im Vorgesetztenbereich sehen Sie keine sensiblen Daten von sich selbst. Dabei erscheint Ihnen der Link zu Ihrer Nachfolgeplanung nicht. Der Klick auf das Profil Icon und die Performancegrafik führen in Ihren SelfService Bereich. Ihre Performancegrafik wird dabei leer angezeigt. Das Austrittsrisiko ist neutral. Ebenso wurde die Anzeige möglicher Nachfolger im Organigramm bei Ihnen selbst unterdrückt.

Versionen

Organigramm-Version 3

Sie können seit der Organigramm Version 2 Stabsstellen und Vakanzen darstellen und sensible Daten mit der Funktion "Managementcircle" ausblenden. Die Organigramm-Version 3 beinhaltet zusätzlich diverse Performance-Verbesserungen.
Info.gif Sollten Sie ein spezifisch angepasstes Organigramm im Einsatz haben, sind unter Umständen individuelle Anpassungen notwendig. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem umantis-Ansprechpartner in Verbindung.

Sofern Sie ein "Standard"-Organigramm im Einsatz haben:

  • Aktivieren Sie die neue Version des Organigramms, indem Sie über Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter Organigramm einrichten > Custom-Templates für OrgChart bei "Name" orgmanager_v3 eingeben.
    Attention.gif Spezifisch angepasste Templates/Organigramme können gesondert über unseren Customer Service angepasst werden.

Wir empfehlen Ihnen, immer die neueste Version des Organigramms zu aktivieren, um stets von allen neuen Funktionen (und bereits beseitigtem Fehlverhalten) profitieren zu können.

Organigramm-Version 17_2

Die Organigramm-Version 17_2 beinhaltet neben weiteren Performance-Verbesserungen die folgenden zusätzlichen Möglichkeiten:

  • Unter "Meine Mitarbeiter" und "Meine Mitarbeiter via Organisation" können Sie die Geburtstage der Mitarbeiter sehen.
  • Unter "Alle Mitarbeiter" und "Alle Mitarbeiter via Organisation" sehen Sie im Tooltipp, welche Mitarbeiter gerade anwesend sind. (Entspricht dem Stammdatenwert Anwesenheit.)

Beachten Sie bitte, dass nur Informationen angezeigt werden können, die auch im System hinterlegt sind.

Info.gif Sollten Sie ein spezifisch angepasstes Organigramm im Einsatz haben, sind unter Umständen individuelle Anpassungen notwendig. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem umantis-Ansprechpartner in Verbindung.

Sofern Sie ein "Standard"-Organigramm im Einsatz haben:

  • Aktivieren Sie die neue Version des Organigramms, indem Sie über Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter Organigramm einrichten > Custom-Templates für OrgChart bei "Name" orgmanager_v17_2 eingeben.
    Attention.gif Spezifisch angepasste Templates/Organigramme können gesondert über unseren Customer Service angepasst werden.

Organigramm-Version 18_2

Die Organigramm-Version 18_2 beinhaltet neben weiteren Performance-Verbesserungen die folgenden zusätzlichen Möglichkeiten:

  • Anstatt fünf gibt es drei Ansichten - die beiden Ansichten "Mitarbeiter via Organisation" und "Alle Mitarbeiter via Organisation" werden nicht mehr angezeigt. Dafür wurde der Hierarchiebaum im Gegenzug bei den beiden Perspektiven "Meine Mitarbeiter" und "Alle Mitarbeiter" erweitert und kann nun ohne Perspektivwechsel umgeschaltet werden. Mit Klick auf die gewünschte Hierarchie-Variante (Stellenhierarchie oder Organisationshierarchie) erfolgt die Umschaltung des Hierarchiebaums. Die gewünschte Auswahl wird dann im Organigramm angezeigt.
  • Mitarbeiter, die zwei Organisationseinheiten zugeordnet sind, werden auch in den entsprechenden Diagramm-Ansichten der beiden Organisationseinheiten angezeigt.
  • In den Bereichen "Meine Mitarbeiter" und "Alle Mitarbeiter" ist eine Suchfunktion im Organigramm-Bereich eingebaut, die es Ihnen ermöglicht, den gewünschten Mitarbeiter schnell und einfach zu finden.
  • Beim Mouseover über einen Nachfolger erscheint ein entsprechender Nachfolger-Tooltip, welcher alle Informationsfelder aus dem Tooltip des Stelleninhabers beinhaltet (ab dem Major Update.gif Update auch Leistung und Risiko).
  • Im SelfService-Bereich werden die Mitarbeiter bei der Auswahl von "Organisation" als Ansichtsauswahl im Organigramm abgebildet.

Beachten Sie bitte, dass nur Informationen angezeigt werden können, die auch im System hinterlegt sind.

Info.gif Sollten Sie ein spezifisch angepasstes Organigramm im Einsatz haben, sind unter Umständen individuelle Anpassungen notwendig. Setzen Sie sich hierfür mit Ihrem umantis-Ansprechpartner in Verbindung.

Sofern Sie ein "Standard"-Organigramm im Einsatz haben:

  • Aktivieren Sie die neue Version des Organigramms, indem Sie über Einstellungen > Grundeinstellungen > Reiter Organigramm einrichten > Custom-Templates für OrgChart bei "Name" orgmanager_v18_2 eingeben.
    Attention.gif Spezifisch angepasste Templates/Organigramme können gesondert über unseren Customer Service angepasst werden.

Ansichten

Anzeige im Vorgesetztenbereich:

Meine Mitarbeiter:
  • Zeigt die Mitarbeiter mit Nachfolgern per Stellenhierarchie/Organisationseinheiten
  • Hier liegt ein Berechtigungskonzept dahinter. Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er auch sehen darf. Das heisst z.B., dass Persosnalbetreuer oder der Administrator nicht die Daten des übergeordneten MA sehen dürfen
  • Sichtbar ist ausserdem das Austrittsrisiko, welches als farbiger Balken links neben dem Mitarbeiterfoto dargestellt wird:
  • Grau: Normal
  • Grün: Gering
  • Orange: Hoch
  • Rot: Sehr hoch
  • Weitere Anzeigen: Performancematrix, Schlüsselstelle
  • Der Tooltip enthält sensible Daten wie Performance, Austrittsrisiko, Potential
  • Die sensiblen Daten wie Performance, Risiko, Potential und Nachfolger der eingeloggten Person werden nicht angezeigt. Der Link welcher eigentlich auf die Nachfolger geht, geht dann auf die Hauptseite.
  • Iconleiste mit Absprüngen zur Nachfolgeplanung und in das Mitarbeiterprofil
  • Beim Mouseover über einen Nachfolger erscheint ein entsprechender Nachfolger-Tooltip, welcher - mit Ausnahme von "Leistung" und "Risiko" - alle Informationsfelder aus dem Tooltip des Stelleninhabers beinhaltet.
Alle Mitarbeiter:
  • Zeigt alle Mitarbeiter im Unternehmen per Stellenhierarchie/ Organisationseinheiten
  • Hier liegt kein Berechtigungskonzept dahinter, alle Mitarbeiter sind sichtbar wie in einem Telefonbuch
  • Nicht sichtbar sind Austrittsrisiko, Schlüsselstelle, Performancematrix, Potential
Organisation
  • Zeigt die Unternehmensstruktur nach Organisationseinheiten
  • Anzeige der OEnummer und der Name der OE
  • Kein Tooltipp
  • Kein Berechtigungskonzept, die Organisationseinheiten sind für alle Mitarbeiter sichtbar

Anzeige im Mitarbeiterbereich:

Mitarbeiter können über "Unternehmen" - "organigramm" das Organigramm anschauen. Falls es nicht angezeigt wird, muss es noch vom Administrator eingeblendet werden. Da hier alle Mitarbeiter im Unternehmen auf das Organigramm Zugriff haben, sind nur Ansichten freigeschaltet welche keine sensiblen Daten enthalten. Auch hier können Sie wählen welche Ansichten Sie sehen möchten.

  • Alle Mitarbeiter (analog zur Ansicht im Vorgesetzenbereich)
  • Organisation (analog zur Ansicht im Vorgesetzenbereich)

Die externen Ansichten sind ähnlich konfiguriert wie die internen. Bei der Ansicht "Organisation" haben wir im Mitarbeiterbereich keinen Ruler. Die Mitarbeiter werden gleich unter der OE angezeigt.

Anzeige des Organigramms für externe Personen (/MyPublic)

Die Anzeige von Personen im Organigramm kann für Externe Personen (https://employeeapp-KUNDENID.umantis.com/MyPublic) eingeblendet werden. Bei einem Zugang als Externe Person kann unter den Aktionen die jeweilige Person im Organigramm angezeigt werden (durch Klick auf den zuvor eingeblendeten Link "Im Organigramm anzeigen").

Ruler

Als Ruler wird die Darstellungsanpassung des Organigramms bezeichnet. Der Ruler wird in beiden Bereichen angezeigt, allerdings mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

Ruler im Vorgesetztenbereich

Vorgesetzte haben verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl, um im Organigramm bestimmte Informationen anzuzeigen:

  • Diagramm anzeigen: Sie können einzelne Mitarbeiter per Drag & Drop in das Diagramm ziehen und Performance, Austrittsrisiko und Potential vergleichen. Zudem haben Sie auch die möglichkeit am oberen Diagrammrand die Diagrammanzeige zu wechseln.
  • Schlüsselstellen hervorheben: Diese Stellen werden durch das kleine Schlüsselsymbol gekennzeichnet. Mit dem Ruler haben Sie die Möglichkeit Schlüsselstellen noch etwas mehr hervorzuheben.
  • Normale Stellen ausgrauen: Diese Funktion stellt normale Stellen grau dar bzw. speziell gekennzeichnete Stellen werden besser ersichtlich.
  • Stabsstellen ausblenden: Durch Setzen des Häckchens können sogenannte Stabsstellen ausgeblendet werden. (Nur bei Organigramm-Version 2)
  • Vakanzen anzeigen: Diese Funktion markiert momentan unbesetzte Stellen. (Hinweis: Nur bei Organigramm-Version 2. Die Vakanzen funktionieren bei der SAP Schnittstelle nicht!)
  • Diagramm anzeigen: Diese Funktion blendet ein kleines Fenster ein. In dieses Fenster können Sie per Drag-and-Drop Personen ziehen, bei denen Leistung / Potential / Risiko einander gegenübergestellt werden sollen.
  • Managementcircle: Mit dieser Funktion können Sie mit nur einem Klick alle sensiblen Daten der Ihnen direkt unterstellten Personen ausblenden.


In der Ansicht "Organisation" befindet sich ein kleiner Ruler, mit dem Sie die Mitarbeiter, die zur Organisationseinheit (OE) gehören, unter der OE einblenden können. Zudem werden auch zwei Icons oben in der Box eingeblendet, welche Ihnen die Anzahl der Mitarbeiter in der OE sowie die Anzahl der Vakanzen in der Organisationseinheit anzeigen.

Ruler im Mitarbeiterbereich

Im Mitarbeiterbereich haben wir die Auswahlmöglichkeit, dass wir mit aktivieren der Check Box die 3te Ebene verkleinert und mit weniger Informationen anzeigen können. Dadurch behalten Sie stets den Überblick.

4x5 Performance Matrix

Info.gif Sie können im Organigramm mithilfe der 4x5 Performance Matrix die Leistung und das Potential einer Person erkennen. Abhängig von der Gesamtbeurteilung (Performance) und vom Potential, wird diese Matrix entsprechend dargestellt. So haben Sie die Möglichkeit, schnell zu erkennen, welche Personen hohes Potential/gute Leistungen aufweisen und bei welchen Verbesserungspotential besteht.

Für eine korrekte Darstellung der Performance-Potential-Matrix, sollten folgende Werte in der jeweiligen Auswahlliste zum Organigramm eingestellt werden:

Auswahlliste: "Entwicklungspotential" (PotentialWeight):

Erreichungsgrad Gewicht
HohesPotential.gif Hohes Potential 120
PotentialVorhanden.gif Potential vorhanden 90
AmRichtigenOrt.gif Am richtigen Ort 30
Ueberfordert.gif Überfordert 10

Auswahlliste: "Erreichungsgrad Gesamtbeurteilung" (PerformanceWeight):

Erreichungsgrad Gewicht
AAA - überragend 120
AA - sehr gut 100
A - gut 80
B - steigerungsfähig 50
C - unter den Erwartungen 10


Gemäss Performance Potential Matrix des jeweiligen Mitarbeiters können z.B. folgende Ansichten im Organigramm angezeigt werden:

Performance AA Potential hoch.png Person/Mitarbeiter hat bei der Gesamtbeurteilung (Performance) eine Beurteilung als AA - sehr gut

und beim Potential die Einschätzung Hohes Potential

Performance C Potential ueberfordert.png Person/Mitarbeiter hat bei der Gesamtbeurteilung (Performance) eine Beurteilung als C - unter den Erwartungen und beim Potential die Einschätzung Überfordert
Performance ohne Potential.png Sofern der Eintrag einer Dimension fehlt, wird in der 4x5 Performance Matrix die ganze Reihe, bzw. Spalte farblich dargestellt.

In diesem Beispiel fehlt der Eintrag der Dimension Potential (Potential des Mitarbeiters wurde vom Vorgesetzten noch nicht beurteilt oder Auswahlliste "Entwicklungspotential" enthält noch keine/die falsche Gewichtung).

Potential ohne Performance.png Sofern der Eintrag einer Dimension fehlt, wird in der 4x5 Performance Matrix die ganze Reihe, bzw. Spalte farblich dargestellt.

In diesem Beispiel fehlt der Eintrag der Dimension Performance (Leistung) (Gesamtbeurteilung des Mitarbeiters wurde vom Vorgesetzten noch nicht vorgenommen oder Auswahlliste "Erreichungsgrad Gesamtbeurteilung" enthält noch keine/die falsche Gewichtung).


Iconleiste in den Organigrammboxen

In den Boxen im Mitarbeiterbereich haben wir eine Iconleiste mit Absprüngen in das jeweilige Mitarbeiterprofil sowie in die jeweilige Nachfolgeplanung. Gibt es noch keine Nachfolger für eine Stelle, führt der Absprung zur Erstellung einer neuen Nachfolgeplanung. Auf die Stelle kann dann direkt ein Nachfolger zugewiesen werden.


Aktualisierung des Organigramms

Durch das Aktualisieren des Browserfensters mit F5 (Neu laden) wird das komplette Organigramm neu geladen und die aktuellsten Daten aus umantis angezeigt.

Mit dem "Refresh" Button können Sie genau die Ansicht aktualisieren, die sie gerade anschauen. Die Navigation wird dabei ebenso neu geladen und zeigt nach dem Refresh die Navigation zur Ansicht passend.

Mehrsprachigkeit

Das Organigramm unterstützt alle Sprachen von umantis. Für das umantis Standard Organigramm ist die Oberfläche bereits übersetzt. Das betrifft die Ansichtsauswahl, den Ruler, die Ebenen Auswahl sowie auch die Tooltipps der Organigramm Oberfläche.

Haben Sie ein angepasstes Organigramm mit eigenen Einträgen ist es notwendig, dass Sie die Texte bei sich in der Lösung anpassen.


Dies können Sie über den Bereich der „fixen Listen“ ganz einfach selbst erledigen. Gehen Sie pro Sprache dazu bitte wie folgt vor:

1. Einstellungen -> Auswahllisten -> fixe Listen
2. Dort suchen Sie bitte „ReportLabels“ (bitte Gross- und Kleinschreibung beachten)
3. Wenn die ReportLabels erscheinen bitte rechts auf „Anpassen“
4. Es erscheint eine lange Liste mit ca. 150 Einträgen, blättern sie bitte bis zur letzten Seite der Liste
5. Sie sehen nun die Einträge aus dem Organigramm wie z.B. „Ansichtsauswahl“
6. Zum Anpassen eines Eintrages gehen Sie bitte bei dem jeweiligen Label rechts auf „Anpassen“ und ändern den Text in Ihren Wunschtext um
7. Abspeichern und die Änderungen im Organigramm überprüfen

Drucken im Organigramm

Damit Sie ihr Organigramm auch ausdrucken können haben wir ein kleines Drucksymbol im Bereich der Organigramm Navigation integriert. Per Klick können Sie wählen ob Sie das pdf gleich öffnen oder es speichern möchten.

Weiterentwicklungen / Updates

Wir sind immer bestrebt das Organigramm weiterzuentwickeln. Bitte teilen Sie uns Ihre Ideen und Anregungen zum Organigramm in unserem Labs mit: http://umantis-labs.mm.ideascale.com/

Tipps und Tricks

  • Damit die Performancegrafik auch korrekt angezeigt werden kann muss die Gewichtung in den Auswahllisten 17 und 60 korrekt eingetragen sein.
  • Haben Sie Anzeigeprobleme schauen Sie bitte auch nach ihrer Browserversion. Im Internet Explorer gibt es noch einen "Dokumentenmodus" welcher abweichend von der aktuellen Browserverison eingestellt werden kann. Bitte fragen Sie dazu bei Ihrer IT nach. Beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Kompatibilitätsansicht
  • Haben Sie noch keine Nachfolgeplanung, dann werden auch die Nachfolger nicht im Organigramm angezeigt.
  • Die Performancegrafik zeigt immer die aktuelle Periode.
  • Haben Sie im umantis keine Mitarbeiterbilder, wird ein Platzhalter angezeigt.
  • Sind bei Ihnen die Performancedaten nicht befüllt, wird bei der Perfromancegrafik ein Platzhalterbild angezeigt.
  • Falls das Drucken nicht geht, fügen Sie bitte die Druck URL zu den vertrauenswürdigen Seiten hinzu.