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Mitarbeitergesprächs-Kataloge

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Inhalte für Mitarbeitergesprächs-Kataloge (MAG-Kataloge) erfassen Sie, um an einer Stelle wichtige und bei gleichem Typ immer vorkommende Inhalte zu speichern. Von dort holt sich jede neue Vereinbarung über Ziele, Stellenaufgaben, Kompetenzen, Entwicklungsziele, Verhaltenskriterien und Feedbackfragen diese Inhalte. Sie finden die Mitarbeitergesprächs-Kataloge unter dem Reiter Unternehmen.

Ebenso können Sie anschliessend Mitarbeitergesprächs-Kataloge mit Funktionsprofilen verknüpfen, um dadurch vereinfachte Evaluationen vornehmen zu können.

Zuweisen von Mitarbeitergesprächs-Katalogen

Es kann durchaus sinnvoll sein, Mitarbeitergesprächs-Kataloge mit Funktionsprofilen zu verknüpfen, um dadurch ein Beurteilungsraster für die Gespräche zu generieren. Mitarbeitergesprächs-Kataloge, welche mit Funktionsprofilen verbunden sind, können anschliessend mit Funktionsprofil-spezifischen Sollwerten ergänzt werden. Zur Zuweisung von Mitarbeitergesprächs-Katalogen haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Mitarbeitergesprächskataloge direkt auf Mitarbeiter zur Beurteilung kopieren: Diese Kopierfunktion finden Sie als Mehrfachaktion in der Mitarbeiterübersicht und als Einzelfunktion im Mitarbeitergespräch des einzelnen Mitarbeiters. Das Zuweisen von Katalogen muss allerdings jede Beurteilungsperiode erneuert durchgeführt werden, was je nach Komplexität mit einigem Aufwand und somit auch Fehleranfälligkeit verbunden ist.
  • Zuweisung über Funktionsprofile: Die Zuweisung der Mitarbeitergesprächs-Kataloge können Sie ebenfalls direkt unter den Funktionsprofilen über die jeweilige Funktionsprofil-Anforderung vornehmen.

Info.gif Die Mitarbeitergesprächskataloge können mehrsprachig ausgefüllt werden. Wenden Sie die Kataloge auf den Mitarbeiter im MAG an, dann werden diese jedoch nur in der Sprache des Mitarbeiters kopiert. Sollte die Sprache des Mitarbeiters nicht definiert worden sein, wird die unter den Einstellungen definierte Hauptsprache der Software verwendet.

Info.gif Um die Inhalte im jeweiligen Funktionsprofil bearbeiten zu können, muss sich der Katalog-Status auf "in Bearbeitung" gesetzt sein .

Info.gif Falls Sollwerte in der Liste enthalten sind, sollten diese in den Beurteilungsmasken der Mitarbeitergespräche eingeblendet (siehe Anpassungsmodus) sein.

Mitarbeitergesprächs-Katalog kopieren

Da sich die Inhalte von Mitarbeitergesprächs-Katalogen oftmals in wenigen, aber dafür bedeutsamen Punkten unterscheiden, besteht die Möglichkeit, einen ganzen Katalog mit allen Inhalten zu kopieren und anschliessend die gewünschten Änderungen an der Kopie vorzunehmen - beispielsweise kann so der kopierte Mitarbeitergesprächs-Katalog einfach in zwei oder mehr Kataloge aufgeteilt werden. Dadurch muss ein neuer Mitarbeitergesprächs-Katalog, der sich nur in wenigen Punkten von einem bereits bestehenden unterscheidet, nicht einzeln durch "Kopieren und Einfügen" der einzelnen Inhalte zusammengestellt werden.

Info.gif Diese Aktion ist nur für die Benutzerrollen Personalbetreuer und Administrator verfügbar.

Sollwerte für Kompetenzen definieren

Sollwerte eigenen sich zur Festlegung von einer Art Richtlinien für Funktionsprofile, welche die jeweiligen Mitarbeiter möglichst gut erfüllen sollten.

Eine relative Beurteilung im MAG mit Auswahlwerten wie z.B. „erreicht“ oder „übertroffen“ eignet sich besonders gut für die Festlegung der Anforderungen in Funktionsprofilen sowie auch für den Vergleich der Soll-Werte mit dem jeweiligen Mitarbeiter bzw. dem Mitarbeitergesprächskatalog. Bei der Skala für die Beurteilung der Soll-Werte kann es sich entweder um eine relative Skala handeln („erreicht“, „übertroffen“ etc.) oder es kann ebenfalls eine absolute Skalierung verwendet werden (Punkt, Schulnoten etc.). Diese Beurteilung erfordert zusätzlich einen Legende, in welcher die Skala (z. B. Noten, Punkte etc.) erklärt wird.

  • Bsp. Relativ:

Kompetenz: "Kommunikation", Sollwert/Beisatz: "Sicheres Auftreten vor der Abteilung und vor Gremien, klare Linie in Präsentationen, offene ehrliche Art", Beurteilung: "erreicht"

  • Bsp. Absolut:

Kompetenz: "Kommunikation" , Sollwert: "3" , Beurteilung: "5"

Info.gif Umfasst Ihr Unternehmen besonders umfangreiche Kompetenz-Kataloge, bei welchen nicht alle Einträge auf jedem Funktionsprofil Relevanz besitzen, dann können Sie über die Eintragung eines Sollwertes erreichen, dass nur die relevanten Werte zur tatsächlichen Beurteilung auf das Mitarbeitergespräch kopiert werden. Dazu klicken Sie auf dem entsprechenden Funktionsprofil auf „Soll-Werte einstellen“ und wählen dort in den Einstellungen die Checkbox "Nur Einträge mit Soll-Wert beurteilen" aus. Wenn Sie nun Inhalte ins Mitarbeitergespräch kopieren, werden dann Inhalte ohne Sollwert ignoriert.

Inhalte der MAG-Kataloge ins MAG einbeziehen

In Vorbereitung eines Mitarbeitergespräches können auf der Mitarbeiterübersicht sämtliche in Funktionsprofilen verbundenen Mitarbeitergesprächs-Inhalte auf die jeweilige Vereinbarungsperiode kopiert werden. Anschliessend können diese bei Bedarf individualisiert und später mit dem Mitarbeiter im Dialog vereinbart werden. Das Kopieren der Inhalte bietet den Vorteil, dass auch bei sich über die Jahre hinweg verändernden Katalogen immer die damals beurteilten Inhalte, sowie die Sollwerte im Original erhalten werden.

Vorgehen:

  • Im Mitarbeiterverzeichnis gewünschte Mitarbeiter auswählen
  • Mehrfachaktion: "Inhalte aus Funktionsprofilen übernehmen" und/oder
  • Mehrfachaktion: "Inhalte aus Mitarbeitergesprächs-Katalog kopieren" ausführen

Info.gifHinweis: Sollten die Mitarbeitergespräche bereits vereinbart sein, müssen Sie bei der Aktion "Inhalte aktualisierend kopieren" das Hinzufügen erzwingen. Bereits vereinbarte Gespräche werden durch die neu hinzugefügten Inhalte erneuert geöffnet und nochmals neu vereinbart.

  • Sie haben bei der Mehrfachaktion "Inhalte aus Mitarbeitergesprächs-Katalog kopieren" und anschliessendem Klick auf "Verwenden" die Möglichkeit, die Option "Sonstige Inhalte löschen" auszuwählen. Setzen Sie an dieser Stelle ein Häkchen, dann werden alle bestehenden Inhalte aus dem von dem Mitarbeitergesprächs-Katalog betroffenen Bereich gelöscht. Es können alle Inhalte aus einem Bereich ersetzt werden, auch wenn sie nicht ursprünglich von diesem Mitarbeitergesprächs-Katalog stammen.

Anforderungen über allgemeine Fähigkeiten definieren

Ebenso existiert in der Mitarbeiterakte der Bereich „Fähigkeiten“, welcher Ihnen verschiedene Listen zur Beurteilung der Fähigkeiten zur Verfügung stellt. Diese können sowohl vom Mitarbeiter selbst als auch von Vorgesetzten ausgefüllt werden. Diese Fähigkeitsbeurteilungen stellen eine gute Basis für Ihr Unternehmen dar, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu katalogisieren und diese können mit einem „Sollprofil“ des jeweiligen zugewiesenen Funktionsprofils des Mitarbeiters verglichen werden. Sobald Sie die Verbindung erstellt haben, erscheint im Reiter „Fähigkeiten“ in der Mitarbeiterakte eine Grafik, welche Ihnen die aktuelle Eignung des Mitarbeiters auf das entsprechende Funktionsprofil aufzeigt. Falls erforderlich, können dadurch gezielte Entwicklungsmassnahmen vorgenommen werden.

Nach der Verknüpfung eines Mitarbeiters mit einem Funktionsprofil erscheint auf dem jeweiligen Funktionsprofil unter dem Reiter „Anforderungen“ die gleiche Darstellung, jedoch ist diese auf den Durchschnitt aller diesem Funktionsprofil zugewiesenen Mitarbeiter bezogen. Dadurch wird ersichtlich, welche Weiterbildungen in Ihrem Unternehmen empfehlenswert wären. Zudem kann Ihnen die Evaluation von Veranstaltungen ebenfalls dabei helfen, die Effektivität einer Veranstaltung zu beurteilen und gegebenenfalls diese dementsprechend zu verbessern.

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