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Kommunikation

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In der Hauptnavigation von umantis finden Sie sowohl im Bewerbermanagement als auch im Mitarbeitermanagement den Reiter "Kommunikation".

Info.gif In der Anwendung sind an weiteren Orten ebenfalls Kommunikations-Reiter zu finden. Dort wird der jeweilige Kommunikationsverlauf abgelegt. So finden Sie bspw. im Mitarbeitermanagement unterhalb von Veranstaltungen (in der Detailansicht einer Veranstaltung) ebenfalls einen Reiter "Kommunikation". Hier werden alle Kommunikationseinträge erfasst, die im Zusammenhang mit dieser spezifischen Veranstaltung stehen.

Übersichten

Kommunikationsnotiz erstellen

Um zu speichern und zu dokumentieren, wann und auf welchem Weg Sie mit einer Person Kontakt hatten, eignet sich das Schreiben einer Kommunikationsnotiz. Nachdem Sie auf "Kommunikationsnotiz erstellen" geklickt haben, tippen Sie ein, auf welchem Weg und an welchem Tag Sie Kontakt mit dieser Person hatten. Schreiben Sie unter "Bemerkungen", worum es inhaltlich ging und fügen Sie nach Wunsch Dokumente an. Klicken Sie abschliessend auf "Speichern".

E-Mail senden

Um einer oder mehreren Personen eine E-Mail zu senden, klicken Sie auf den Namen einer der gewünschten EmpfängerInnen. Falls diese Person in der Ansicht nicht zu sehen ist, kann sie mittels der Suchfunktion ermittelt werden. Nach dem Klick auf den Namen gelangen Sie automatisch in das entsprechende Profil. Klicken Sie zuerst auf den Reiter "Kommunikation", dann auf der linken Seite auf den Link "E-Mail frei erstellen". Sie können nun eine Nachricht schreiben, weitere Empfänger einfügen, einen Betreff wählen und Dateien anhängen. Klicken Sie abschliessend auf "Senden".


E-Mail erneut senden oder weiterleiten

Für den Fall, dass eine E-Mail nicht versendet werden konnte (aufgrund fehlender oder falsch hinterlegter E-Mail-Adresse) oder ein erneuter Versand gewünscht wird, haben Sie die Möglichkeit, E-Mails erneut zu senden oder weiterzuleiten. In der Detailansicht einer E-Mail stehen Ihnen hierfür die Aktionen

  • E-Mail erneut senden
und
  • E-Mail weiterleiten

zur Verfügung.

Wenn Sie die E-Mail erneut senden möchten, können Sie bei Bedarf Anpassungen an den bereits vor-abgefüllten Informationen, wie bspw. dem Betreff oder bei den E-Mail-Adressen, vornehmen, bevor Sie die E-Mail nochmals senden. Wenn Sie die E-Mail weiterleiten möchten, tragen Sie die E-Mail-Adresse, an welche die E-Mail weitergeleitet werden soll, manuell ein.
Curly arrow.PNG - In der Kommunikationshistorie zeigt Ihnen dieses Icon (in der tabellarischen Übersicht auf der rechten Seite) bei einer E-Mail an, dass diese nochmals gesendet oder weitergeleitet wurde. In der Detailansicht einer E-Mail sehen Sie, dass die E-Mail eine Kopie ist, wenn der Abschnitt «E-Mail wurde weitergeleitet oder erneut gesendet auf Basis von E-Mail» ersichtlich ist und dort die Original-E-Mail verlinkt wurde.

Checkmark.gif Hinweis: Beachten Sie bitte, dass Sie nicht alle System-E-Mails automatisch erneut senden oder weiterleiten können (Aktionen werden entsprechend nicht angezeigt) und dass das Weiterleiten und erneute Senden nur an externe Personen (z. B. an Bewerber) möglich ist.


E-Mail von Vorlage erstellen

E-Mail von Vorlage an eine Person senden
Um einer Person eine E-Mail von Vorlage zu senden, klicken Sie auf den Namen der gewünschten Person. Falls diese in der Ansicht nicht zu sehen ist, können Sie sie mittels der Suchfunktion ermitteln. Nach dem Klick auf den Namen gelangen Sie automatisch in ihr Profil. Klicken Sie auf den Reiter "Kommunikation". Auf der linken Seite sehen Sie den Link "E-Mail von Vorlage erstellen". Klicken Sie darauf und wählen Sie die gewünschte E-Mail-Vorlage aus. Klicken Sie auf "Erstellen". Sie sehen nun die zu verschickende E-Mail und können sie individuell anpassen: z. B. weitere Adressaten einfügen, den Betreff und die Nachricht ändern, weitere Dateien anhängen, etc.

E-Mail von Vorlage an mehrere Personen senden
Um eine E-Mail von Vorlage an mehrere Personen zu senden, setzen Sie neben allen gewünschten Empfängern ein Häkchen. Falls jene Personen in der Ansicht nicht sichtbar sind, können Sie sie mittels der Suchfunktion ermitteln. Nachdem alle gewünschten Empfänger angeklickt wurden, wählen Sie am Ende der Seite "E-Mail von Vorlage senden" aus und klicken anschliessend auf "Ausführen". Danach erscheint eine Ansicht mit allen bisher erfassten E-Mail-Vorlagen. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie am Ende der Ansicht auf "Erstellen". Passen Sie nun den vorgegebenen Text nach Wunsch an: Sie können Anhänge einfügen und die E-Mail weiteren Personen als Kopie oder Blindkopie senden. Klicken Sie, wenn Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, auf "Senden".

Siehe auch E-Mail ab Vorlage versenden.

Brief ab Vorlage erstellen

Brief von Vorlage an eine Person senden
Um einer Person einen Brief von Vorlage zu senden, klicken Sie auf den Namen der gewünschten Empfängerin oder des gewünschten Empfängers. Klicken Sie auf den Link "Brief ab Vorlage erstellen". Wählen Sie eine Briefvorlage aus und klicken Sie auf "Erstellen". Sie gelangen nun in die Ansicht, in der Sie den erstellten Brief neben dem Titel "Dokument" öffnen und ausdrucken können.

Brief von Vorlage an mehrere Personen senden
Um einen Brief von Vorlage an mehrere Personen zu senden, setzen Sie neben allen gewünschten Empfängern ein Häkchen. Falls diese in der Ansicht nicht sichtbar sind, können Sie sie mittels der Suchfunktion ermitteln. Nachdem Sie alle gewünschten Empfänger angeklickt haben, wählen Sie am Seitenende "Brief(e) ab Vorlage erstellen" aus und anschliessend "Ausführen". Danach erscheint eine Ansicht mit allen bisher erfassten Vorlagen. Wählen Sie die gewünschte Briefvorlage aus und klicken Sie am Ende der Ansicht auf "Erstellen". Die Briefe werden nun im Hintergrund erstellt und Sie können weiterarbeiten. Nach wenigen Augenblicken oder dem Drücken der F5-Taste können Sie im Modul "Kommunikation" im Reiter "Serienbriefe & Druckdokumente" die Briefe herunterladen.

Sofern Sie ein zip-Programm installiert haben, öffnet sich nach dem Klick auf die Datei ein Fenster mit den erstellten Briefen. Falls Sie kein zip-Programm installiert haben, ist es am einfachsten, die zip-Datei auf der Festplatte zu speichern. Durch einen Doppelklick auf die einzelnen Word-Dokumente öffnen sich die Briefe. Markieren Sie alle Dateien im Ordner und klicken Sie auf die rechte Maustaste. Wählen Sie nun den Befehl "Drucken", damit alle Briefe auf einmal ausgedruckt werden. Das Ausdrucken jedes einzelnen bereits geöffneten Briefes ist ebenfalls möglich.


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