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Importe

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Info.gif Sie finden auf dieser Seite generelle Informationen über Importe. Auf den folgenden Seiten finden Sie spezifische Vorlagen und weiterführende Informationen über:

Sie können Daten von einem System oder auch Excel-Listen in Ihre umantis-Lösung importieren, indem Sie die effizienteste Methode nutzen und den Import mit Hilfe der entsprechenden Vorlagen durchführen. Ebenso besteht diesbezüglich die Möglichkeit, einen automatischen Import einzurichten. Über den Reiter "Importe" gelangen Sie als Administrator (Bewerbermanagement) in die Übersicht der Importe. Im Mitarbeitermanagement steht Ihnen zusätzlich die Modulrolle Importe zur Verfügung, um Importe ausführen zu können.

Vorgehen bei einem Import

  1. Massgeblich für die Art des Importes (Excel oder XML) ist das vorliegende Datenformat Ihrer Daten. Wählen Sie dementsprechend die passende Vorlage, speichern Sie diese ab und speisen ihre Daten ein. Pro Eintrag soll eine neue Zeile gewählt werden. Die Beispielzeile sollte nicht verwendet werden, da diese nicht importiert wird.
  2. Navigieren Sie in der umantis-Lösung zum Reiter "Importe" und wählen Sie dort die entsprechende Aktion des Importes (ist identisch mit der obigen Rubrikzuteilung der Vorlagen).
  3. Anschliessend können Sie in diesem Fenster einen Titel für den Import definieren und die ausgefüllte Vorlage hochladen.
  4. Ebenso können verschiedene Einstellungen für den Import definiert werden.
  5. Klicken Sie auf Import starten, um den Importprozess in Gang zu setzen.
  6. Es erscheint ein Statusmeldung-Fenster, welches über den aktuellen Stand des Importes informiert.
  7. Nach der Beendigung des Importes erscheint eine Bestätigungsmeldung.
  8. Die Daten sind nun am jeweiligen Bestimmungsort wie üblich aufzufinden.

Info.gif Sollte sich ein Datensatz nicht importieren lassen, überprüfen Sie den Import auf Fehler im Logfile (Suche nach "Error") und importieren Sie den Datensatz nach der Fehlerkorrektur erneut.

Detaillierte Informationen zum Importprozess oder zu Statusinformationen während dem Prozess finden Sie unter Import ausführen.

Attention.gif Wichtige Hinweise:

  • Import von Organisationseinheiten: Wenn Organisationseinheiten (Vorlage "Auswahlliste" verwenden) importiert werden sollen, gehen Sie folgendermassen vor: Importieren Sie zunächst die Organisationseinheiten mithilfe der Vorlage, überprüfen Sie anschliessend in der Lösung, ob diese dementsprechend korrekt importiert worden sind (Fokus auf Verbindungen zu den einzelnen Organisationseinheiten, zu finden unter: Grundeinstellungen -> Auswahllisten -> Organisationseinheiten) und importieren die jeweiligen Mitarbeiter, welche von dieser Änderung betroffen sind (inklusive deren Organisationseinheit sowie Zugriffsrechte).
  • Bei "benutzerdefinierten Feldern" darf die Spaltenbezeichnung in der Vorlage abgeändert werden, sofern die Umbenennung ebenfalls in der Lösung vorgenommen worden ist. Die Variablen in den Vorlagen dürfen jedoch nie abgeändert werden, da sonst der Import nicht mehr funktioniert.
  • Jeder Person können Sie über den Import eine/n Vorgesetzte/n zuweisen. Tragen Sie dazu die Angaben, welche Sie bei der/dem Vorgesetzten getätigt haben (Mitarbeiterschlüssel, Stellenschlüssel, Fremdsystemkürzel), in die entsprechenden Spalten des jeweiligen unterstellten Mitarbeiters ein.
  • Eine Beschreibung der Import-Logik, insbesondere das Zusammenspiel von Import-Keys zur eindeutigen Identifizierung der importierten Mitarbeiter, Personen, Stellen oder Organisationseinheiten, finden Sie in folgender Präsentation: Hilfe Zur Verwendung der Import-Keys. Die Import-Keys können alphanumerisch sein und sollten idealerweise keine Leerzeichen enthalten. Auch führende Nullen bei rein numerischen Import-Keys sind nicht geeignet.
  • Sie können alle Ihre Importdateien mit gzip komprimieren. Dies macht vor allem bei grossen Importdateien Sinn: Durch das Komprimieren einer Datei wird die Menge digitaler Daten verdichtet oder reduziert, wodurch der benötigte Speicherplatz sinkt und die Übertragungszeit verkürzt wird. Es wird empfohlen, Dateien im XML-Format mit gzip zu komprimieren, da bei diesem Dateityp das Komprimieren grundsätzlich einwandfrei funktioniert.

Import ausführen - Optionen

Beim Erstellen eines neuen Imports stehen Ihnen verschiedenen Optionen zur Verfügung, welche im Folgenden kurz erläutert werden.
Ebenso kann der Importprozess mithilfe von Rückmeldungen des Systems mitverfolgt werden.

Teilimport vs. Komplettimport

Teilimport und Komplettimport unterscheiden sich einzig darin, dass der Komplettimport im Anschluss an das Importieren der im Importfile übergebenen Daten eine Historisierung der restlichen Daten (die nicht im Import übermittelt wurden) vornimmt. Eine Historisierung wird nur innerhalb des gleichen Quellsystems vorgenommen.

Gleiches Quellsystem

Abb. 1: Komplett- vs. Teilimport aus dem gleichen Quellsystem
Erklärung zu Abbildung 1: Komplett- vs. Teilimport aus dem gleichen Quellsystem

Wird ein Komplettimport mit Daten innerhalb des gleichen Quellsystems durchgeführt, so resultiert folgender Prozess:

  • Die neuen Daten ersetzen die vorhandenen Daten im System.
  • Importdaten, welche sowohl Bestandteile des alten Importes als auch des neuen Importes sind, werden dementsprechend aktualisiert.
  • Die alten Daten werden historisiert.

Wird ein Teilimport mit Daten innerhalb des gleichen Quellsystems durchgeführt, so werden die bestehenden Daten aktualisiert und ergänzt, es findet jedoch keine Historisierung der bereits vorhandenen Daten statt.
Info.gif Wenn ein in der Lösung bereits historisierter Mitarbeiter über den Komplettimport wieder importiert wird, so wird dieser nicht reaktiviert. Eine Ausnahme besteht dann, wenn in der Spalte mit der Variable Stelle.Aktualitaet der Wert "aktuell" mitgeliefert wurde.




Aus unterschiedlichen Quellsystemen

Abb. 2: Zwei verschiedene Quellsysteme als Ausganglage




Erklärung zu Abbildung 2: Ausgangslage

Es existieren zwei Quellsysteme und die umantis-Lösung, in welche Daten importiert werden sollen.

  • Quellsystem SAP CH mit den Personen Brad, Angelina und George.
  • Quellsystem SAP DE, in welchem Til enthalten ist.






Komplettimport
Abb. 3: Komplettimport mit unterschiedlichen Quellsystemen



Erklärung zu Abbildung 3: Komplettimport mit unterschiedlichen Quellsystemen

Der Komplettimport mit Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen soll an einem Beispiel kurz aufgezeigt werden:

  • In der umantis-Lösung befindet sich George aus dem Quellsystem SAP CH und Til aus dem SAP DE.
  • Importiert werden Angelina und Brad aus dem Quellsystem SAP CH durch den Komplettimport.
  • George wird historisiert, da das Quellsystem SAP CH durch die neuen Daten des Imports ersetzt wird.
  • Neu befinden sich nun Brad und Angelina aus dem SAP CH und Til aus dem SAP DE in der umantis-Lösung.




Teilimport
Abb. 4: Teilimport mit unterschiedlichen Quellsystemen



Erklärung zu Abbildung 4: Teilimport mit unterschiedlichen Quellsystemen

Der Teilimport mit Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen soll an einem Beispiel kurz aufgezeigt werden:

  • In der umantis-Lösung befinden sich Brad und George aus dem Quellsystem SAP CH und Til aus dem SAP DE.
  • Importiert werden Angelina und Brad aus dem Quellsystem SAP CH durch den Teilimport.
  • Neu befinden sich nun Brad, George und Angelina aus dem SAP CH und Til aus dem SAP DE in der umantis-Lösung. Es findet keine Historisierung statt, da die bestehenden Daten in der Lösung nur ergänzt bzw. aktualisiert werden.




Hinweise:
Info.gif Auch bei den Auswahllisten 66 (Organisationseinheiten) und 67 (Matrix-Organisationseinheiten) funktioniert der Import bezüglich Teil- und Komplettimport analog zum Import der Mitarbeiter. Das System aggregiert automatisch eine konsolidierte Liste aus den importieren Einträgen verschiedener Quellsysteme.

Deltaimport vs. Alle Daten importieren

Neben der Differenzierung zwischen Komplettimport und Teilimport wird weiter unterschieden, ob alle Daten importiert werden sollen oder nur jene, welche vom letzten Import abweichen (Deltaimport). Falls die Option Alle Datensätze aus der Datei importieren gewählt wird, werden ungeachtet des letzten Imports alle Daten importiert. Wird diese Option gewählt, dauert der Import erheblich länger als bei einem Deltaimport, da alle Datensätze verarbeitet werden, auch wenn sich ein Datensatz gegenüber dem letzten Import nicht verändert hat. Beim Deltaimport wird hingegen vor Start des Imports überprüft, welche Daten sich gemäss letztem Import geändert haben und schliesslich werden nur diese Daten importiert. Für den Abgleich der Daten wird dabei das aktuelle Import-File mit jenem des letzten Imports verglichen.

Abb. 5: Vergleich Deltaimport vs. alle Daten importieren



Erklärung zu Abbildung 5: Deltaimport vs. alle Daten importieren

Der Deltaimport vergleicht die zu importierenden Daten mit jenen des letzten Importes und aktualisiert nur die gefundenen Datenunterschiede. Die restlichen Einträge bleiben 1:1 erhalten. Werden jedoch alle Daten importiert, so wird der ganze Datensatz verarbeitet.





Attention.gif Hinweise:

  • Der Deltaimport ist für den automatischen Import nicht deaktivierbar.
  • Der Datensatz wird beim Import nicht mit dem aktuellen Stand in der Datenbank verglichen, sondern mit dem Stand des letzten Imports (Importdatei). Dieser Abgleich funktioniert auch dann, wenn zwischen Teil- und Komplettimporte gewechselt wird.
  • Sollte sich ein Datensatz nicht importieren lassen, überprüfen Sie den Import auf Fehler im Logfile (Suche nach "Error") und importieren Sie den Datensatz nach der Fehlerkorrektur erneut. Wählen Sie in diesem Fall zusätzlich die Option "Alle Datensätze der Datei importieren".
  • Der Deltaimport, d.h. der Import, bei welchem nur jene Datensätze importiert werden, welche sich gegenüber dem letzten Import verändert haben, kommt nur beim "Mitarbeiter-" und "Stellen-Import" sowie beim Import der Auswahlliste "66" und "67" (Organisationseinheiten) mit Code pro Organisationseinheit zur Anwendung. Bei allen übrigen Importen werden immer alle Datensätze aus der Datei importiert.
  • Deltaimport ist eine Performance-Optimierung.

Weitere Import-Optionen

  • Import Benachrichtigung: Zum Zeitpunkt eines erfolglosen Abschlusses eines Imports (Import unvollständig) wird an die (im Organisationsprofil definierte E-Mail-Adresse) eine Nachricht mit dem Importstatus versendet.

Datumsformat beim Import definieren

Sie können beim Import von Datensätzen, die Datumsangaben enthalten, das Datumsformat bestimmen. Hierfür können Sie die folgenden Variablen verwenden:

  • Datum.Format
Bestimmen Sie dabei für jeden Datensatz (jede Zeile Ihrer Excel-Vorlage) das Ausgabeformat:
  • D/M/YYYY
  • D.M.YYYY
  • M/D/YYYY
  • M.D.YYYY

Info.gif Sofern Sie kein explizites Datumsformat definieren, wird das folgende Datumsformat gefordert: D.M.YYYY

  • DatumZeit.Format
Bestimmen Sie dabei für jeden Datensatz (jede Zeile Ihrer Excel-Vorlage) das Ausgabeformat:
  • D/M/YYYY hh:mm
  • D.M.YYYY hh:mm
  • M/D/YYYY hh:mm
  • M.D.YYYY hh:mm

Info.gif Sofern Sie kein explizites Datumsformat definieren, wird das folgende Datumsformat gefordert: D.M.YYYY hh:mm

Statusinformationen während des Imports

Bei der Durchführung eines Importes sind fortlaufend Statusinformationenen ersichtlich. Durch die Aktualisierung Ihres Browsers erhalten Sie jeweils die neusten Informationen zum aktuellen Importstatus. Folgende Meldungen können angezeigt werden:

  • Import-Datei hochgeladen
Die Datei wurde empfangen -> OK/Fehler
  • ZIP-Datei hochgeladen
Die zweite Datei mit den möglichen Files (z.B. Fotos) wurde empfangen -> OK/Fehler
  • Verarbeitung
Die Engine für die Verarbeitung ist funktionsfähig -> OK/Fehler
  • Import-Datei geprüft
Die Datei entspricht den grundlegenden Anforderungen gegenüber dem ausgewählem Importtyp (z.B.Dateityp) -> OK/Fehler
  • ZIP-Datei geprüft
Die zweite Datei entspricht den grundlegenden Anforderungen gegenüber dem ausgewählem Importtyp (z.B.Dateityp) -> OK/Fehler
  • ZIP-Datei entpackt
Das Zip-Archiv konnte erfolgreich entpackt werden -> OK/Fehler
  • Anzahl Einträge
Diese Anzahl an Einträgen wurde in der Import-Datei zur Verarbeitung gefunden -> (Anzahl Einträge)
  • Alle Datensätze aus der Datei importieren
Bei Mitarbeitern wird grundsätzlich nur das Delta zum letzten Import ins System geschrieben (siehe Optionen) Wurde diese Delta-Funktion trotz erheblich längerer Verarbeitungszeit deaktiviert? -> Ja/Nein
  • Anzahl geänderte Einträge im Import
Anzahl der Datensätze, welche sich gegenüber dem Vorimport geändert haben oder neu sind -> (Anzahl Einträge)
  • Einträge verarbeiten
Anzahl Einträge, die für den Import vorbereitet werden -> OK (Anzahl Einträge)
  • Einträge schreiben
Anzahl Einträge, die geschrieben wurden. Sollten Sie hier eine Differenz gegenüber "Einträge verarbeiten" sehen, dann kontrollieren Sie das Protokoll. Fortschrittsanzeige in % -> OK (Anzahl Einträge)
  • Nicht vollständig importierte Einträge
Anzahl Einträge, die nicht importiert wurden. Das Protokoll sollte daher konsultiert werden.
  • Reorganisation von Zugriffs-Berechtigungen auf OEs
Die Anzeige gilt nur beim Import von Auswahllisten 66 und 67 Organisationseinheiten (OE) sowie Matrix-OE. Nach Veränderung der OE-Struktur müssen die Berechtigungen der Mitarbeiter angepasst werden. Dies ist bei einer hohen Anzahl Mitarbeiter ein sehr zeitaufwändiger Prozess.
Info.gif Für eine Reorganisation wird keine spezielle Vorlage zur Verfügung gestellt, weil nicht vorhersehbar ist, wie sich die Reorganisation von Mitarbeitern auf die Importstruktur auswirkt. Neben den bekannten Variablen können bei einer Reorganisation speziell die folgenden verwendet werden: [Quellsystem.NeuerSchluessel], [Person.NeuerSchluessel] und [Stelle.NeuerSchluessel]. Diese sind geeignet, um nach dem Finden von existierenden Mitarbeitern (anhand bestehender Schüssel), die Schüssel auf die neuen Schlüssel "umzubiegen". Beachten Sie, dass dieser Prozess mit Vorsicht zu geniessen ist und dass eine etwaige Vorlage nur einmalig einsetzbar ist, weil bei einem erneuten Versuch ein Duplikat erzeugt wird.
  • Abschliesse
Unvollständig importierte Einträge werden wieder gelöscht und im Falle eines Komplettimports werden nicht importierte Einträge desselben Quellsystems historisiert.
  • Protokoll
Dokumentation des gesamten Importprozessablaufes

Mit QuellsystemSchlüssel lassen sich Fremdsysteme gegeneinander isolieren. Definieren Sie beispielsweise einen unterschiedlichen Quellsystemschlüssel je Import, dann werden automatische Historisierungen von nicht importierten Mitarbeitern oder Organisationseinheiten lediglich innerhalb desselben Quellsystems vorgenommen. Auch Überschneidungen von beispielsweise gleichen Personenschlüsseln werden auf diese Weise abgefangen und sowohl die Mitarbeiter als auch ihre Stellen bleiben weiterhin eindeutig für den Import identifizierbar.

Importieren von Dokumenten und Fotos

Der Import von Dokumenten und Fotos ist sowohl im Mitarbeiter- als auch im Bewerbermanagement möglich.

Um Dokumente und Fotos zu importieren, benutzen Sie die dafür vorgesehenen Spalten in der jeweiligen Importvorlage (Beispiel: Person.Foto oder Bewerbung.DokumentLebenslauf, wie in Abbildung 6 gezeigt).
Die Importvorlagen können bei Bedarf mit weiteren Variablen ("Bewerbung.DokumentWeiteres2" bis Variable "Bewerbung.DokumentWeiteres14") erweitert werden.
Speichern Sie alle Dokumente, welche Sie in die Lösung hochladen möchten, gemäss Abbildung 7 in einem Ordner ab, welchen Sie dann in einen ZIP-Archiv-Ordner umwandeln. Es ist jedoch von Relevanz, dass die Ordnerstruktur schematisch aufgebaut ist, d.h. die Ordnernamen identisch mit den Variablen sowie auch die Dokumentennamen identisch mit der Eintragung der Zelle bei der jeweiligen Variable in der Vorlage sind. Dabei gehen Sie folgendermassen vor:

  1. Erstellen Sie einen Ordner, welcher den identischen Namen der Variable in der Importvorlage trägt (z.B. Variable in der Vorlage heisst "Person.Foto" -> Name des Ordners identisch und mit eckigen Klammern (also "[Person.Foto]")) und fügen Sie alle gleichartigen zu importierende Dokumente diesem Ordner hinzu.
  2. Anschliessend füllen Sie die entsprechende Spalte bei jeder Person mit dem zugehörigen Dokumentennamen aus (wie in Abbildung 7 gezeigt, z.B. bei Brad Pitt tragen Sie bei der Variable "Person.Foto" dementsprechend "Foto_Brad_Pitt.jpg" ein)
  3. Falls Sie noch weitere Dokumente importieren möchten (z.B. für Variable "Bewerbung.DokumentLebenslauf"), wiederholen Sie obiges Vorgehen.
  4. Haben Sie alle Ordner dementsprechend erstellt, so bilden Sie aus diesen einen einzigen ZIP-komprimierten Ordner. Den Namen für den ZIP-Ordner können Sie beliebig wählen.
  5. Navigieren Sie anschliessend in der Lösung zum zugehörigen Importfenster, wählen Sie dann die ausgefüllte Vorlage für den Import aus und laden Sie die erstellte ZIP-Datei hoch.
  6. Der Import kann nun wie üblich vorgenommen werden.


Abb. 6: Excel-Struktur beim Import von Variablen


Abb. 7: Ordnerstruktur der ZIP-Datei


Hinweise::
Info.gif Einige Voraussetzungen für den ZIP-Archivordner:

  • Das ZIP-Archiv muss als .zip erstellt sein (.rar funktioniert z.B. nicht)
  • Das ZIP-Archiv darf nicht grösser als 125 MB sein.
  • Tipp zur Erstellung von ZIP-Ordner: Wählen Sie die gewünschten Variablen-Ordner an, klicken Sie auf die rechte Maustaste und führen Sie die Option "Senden an" und anschliessend "ZIP-komprimierten Ordner" aus. Anschliessend wird der ZIP-Ordner automatisch erstellt.


Häufige Logfile-Errors - Tipps & Tricks

Sofern ein Import als unvollständig erscheint, sollten Sie das Logfile, das in der Lösung hinterlegt wird, auf Fehler untersuchen. Öffnen Sie es am besten direkt in Ihrem Browser. Suchen Sie im Anschluss direkt nach dem Wort "Error" im Logfile, um die Fehlerquelle zu identifizieren. Die unten hinterlegte Auflistung kann Ihnen bei der Fehlerbehebung helfen.

  • Login existiert bereits:
Abb. 8: Loginname bereits vergeben
Weist das Logfile diesen Fehler auf, so ist das Login bereits in der Lösung hinterlegt. Eventuell könnte es sich um die gleiche Person mit einem anderen Personenschlüssel handeln.





  • Wert in Auswahlliste XY nicht vorhanden:
Abb. 9: Wert existiert nicht in Auswahlliste
Diese Fehlermeldung gibt an, dass der eingegebene Eintrag nicht in der hinterlegten Auswahlliste Ihrer umantis-Lösung existiert. Dementsprechend müssen Sie Anpassungen der Liste in der Lösung vornehmen oder den Eintrag abändern und anschliessend den Import erneuert starten.



  • Organisationseinheit existiert nicht:
Abb. 10: Organisationseinheit ist nicht vorhanden
Dieser Fehler deutet auf das Fehlen einer Organisationseinheit hin. Die Auswahlliste in der Lösung sollte ergänzt oder Ihr Eintrag der Organisationseinheit abgeändert werden.





  • Wert fehlt in fixer Liste:
Abb. 11: Fixe Liste weist Wert nicht auf
Der zu importierende Eintrag ist nicht Bestandteil der fixen Liste. Demnach muss der Eintrag auf dem Import-File so angepasst werden, dass er mit den Einträgen der fixen Listen in der Lösung übereinstimmt.





  • Fehlerhafter XML-Aufbau:
Abb. 12: Parser-Error infolge fehlerhaftem XML-Aufbau
Der sogenannte "Parser-Error" bedeutet, dass Fehler im XML vorzufinden sind und deshalb der Import nicht durchgeführt werden kann. Im nebenstehenden Beispiel fehlen beispielsweise die Abschlusstags </Record>(PARAMID-LOOP-END)</Category></Import>


Weitere Fehlermeldungen beim Import

Nachfolgend finden Sie Fehlermeldungen, die bei einem Import auftreten können:

  • Parser Error: opening and ending tag mismatch
Grund: Field Abschluss fehlt
  • OE nicht vorhanden: ERROR: SearchValue: ID not found in list 66 of customer KUNDENID
Grund: OE gibt es nicht in Liste 66
  • List: ERROR: SearchValue: ID not found in list 12 of customer KUNDENID
Grund: Auswahllistenwert fehlt
  • Fixed lists: ERROR: Matching Code (fixed lists) could not be found...
Grund: Falscher Wert -> fixe Liste
  • Login: Error setting login name ... Login name already exists..
Grund: Benutzername bereits vergeben
  • OE-Wert: (Splitted) SearchValue: ID not found in list 66 of customer KUNDENID
Grund: Eine OE (Organisationseinheit) gibt es nicht in der Auswahlliste 66
  • Parser Error: Starting Import...----import died, reason: run/import/upload/2014040...xml: parser error:
Premature end of data in tag Record line...
Premature end of data in tag Category line...
Premature end of data in tag Import line...
Grund: Abschluss fehlte (wurde abgeschnitten):
</Record>
</Category>
</Import>

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