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Excel-Berichtsvorlagen

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Die Excel-Berichtsvorlagen finden Sie unter den Auswertungen und den Analysen. Nach Auswählen einer Excel-Berichtsvorlage in der Übersicht gelangen Sie in die Excel-Berichtsvorlagedetails.

Mit den Excel-Berichtsvorlagen ist es möglich, gewünschte Daten per SQL-Abfrage in einer HTML-Datei abzuspeichern und diese per Webabfrage für die Weiterverarbeitung im Excel zur Verfügung zu stellen. Da für die Datenauswahl eine tiefere Kenntnis unserer Datenstruktur vonnöten ist, haben nur der Systemadministrator sowie im Mitarbeitermanagement Benutzer mit der Rolle "Analysis" Zugriff auf die Analyse-Seiten. Sie geben die gewünschten Daten und Felder vor, die die einzelnen Reports enthalten sollen. Die eigentlichen SQL-Abfragen werden für Sie i. d. R. von einem umantis-Mitarbeiter erstellt.

In der Tabelle haben Sie rechts fünf Spalten mit Symbolen. In der ersten Spalte Document.gif können Sie sich das aktuelle Datenextrakt des Reports anzeigen lassen. Mit Klick auf das Symbol Filetype Excel.gif in der zweiten Spalte erscheinen die bereits existierenden Excel-Auswertungen Ihrer Reports. Diese können Sie dort bearbeiten oder auch löschen. In der dritten Spalte starten Sie mit Klick auf das Symbol Action.gif die SQL-Abfrage dieses Reports, in der fünften Spalte sehen Sie, ob die Abfrage valid war. Hinter dem Symbol Archive.gif in der vierten Spalte verbirgt sich die Historie dieses Reports.

Möchten Sie eine bereits erstellte Excel-Datei aktualisieren und nicht den eingegebenen Turnus abwarten, können Sie über das Symbol den gewünschten Report auswählen, dort auf den Namen der Excel-Datei klicken und es öffnet sich die Datei. Klicken Sie in der Excel-Datei in ein gefülltes Feld, so dass dieses aktiviert ist. Dann wählen Sie unter Daten - Daten aktualisieren aus. Jetzt erhalten Sie die neuesten Daten in der vorgegebenen Form dargestellt.

Möchten Sie, dass die Daten automatisch beim Öffnen der Datei aktualisiert werden, gehen Sie unter Daten - externe Daten auf Datenbereich Eigenschaften. Im Kasten Eigenschaften des externen Datenbereichs setzen Sie das Flag bei Aktualisieren beim Öffnen der Datei.

Technische Hinweise

  • Die einzelnen Excel-Berichtsvorlagen werden als CronJobs angelegt, welche je nach eingestelltem Intervall, ausgeführt werden. Beim Durchlauf eines jeden CronJobs wird die SQL-Abfrage ausgeführt und das Ergebnis in einer neuen Html-Datei in der Datenbank abgelegt. Die Html-Datei wird nach fehlerfreier SQL-Abfrage beim Speichern des Reports erstmals angelegt.
  • Das Anlegen der Datei kann auch manuell über das Symbol Action.gif erfolgen. Diese Html-Datei wird dann von der im Excel hinterlegten Abfrage, welche von umantis anfänglich konfiguriert wird, aufgerufen und aktualisiert die vorhanden Daten der bestehenden Excel-Berichtsvorlage.
  • Um gewisse Fehler und Missbräuche durch das Ausführen des SQL-Statements zu verhindern, wird dieses gefiltert und bei entsprechender Syntax geblockt.
    Alter, delete, insert usw. Befehle können nicht ausgeführt werden.
  • Des Weiteren muss mindestens ein Benutzer des Kunden mit der Analysen Modulrolle "Analysen" versehen werden, da für den Aufruf aus dem Excel ein Benutzerlogin mitgegeben werden muss. Dieses kann hardcodiert in die Webabfrage eingebaut werden oder muss bei jeder Aktualisierung der Excel Daten eingegeben werden.


Hinweis: Sollte beim Ausführen Ihres Reports (gilt auch für Diagramme und Automatische Exporte) ein SQL error aufgetreten sein, müssen Sie das SQL erst korrigieren und neu speichern, da der gespeicherte Fehler ein weiteres Ausführen unterbindet. Ausnahmen hier gibt es bei den Diagrammen, diese werden anschliessend nicht gesperrt.

Sicherheit Ihrer Daten

Generell sind ihre Daten passwortgeschützt. Niemand, der keinen Login zur Lösung besitzt, kann die Daten einsehen.
Excelberichtsvorlagen sind dennoch NICHT dazu geeignet, sensible Daten auszuwerten. Jeder Mitarbeiter ist in der Lage diese Reports aufzurufen. Eine Einschränkung auf Daten, die bestimmte Rollen oder Zugriffseinstellungen des Betrachtenden erfordern, sind hier nicht möglich.

Sichere Alternative: Ausweichend können Excel-Sheets auch Daten auslesen, die mithilfe von Diagrammen bereitgestellt werden können. Hier kann man umantis login-spezifische Daten aufbereiten und im Excel abfüllen. Die Vorlagen für diese Berichte können natürlich bei den Excel-Berichtsvorlagen abgelegt sein. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die Vorlagen ohne Daten abspeichern. Bei Weitergabe von befüllten Excel-Files haben wir keinen Einfluss auf die Datensicherheit. Sollten Sie Unsicherheiten verspüren, dann finden sie Unterstützung/Antworten bei unserem Customer Service.

Daten automatisch in Excel aktualisieren

Entscheidend ist dabei der Aufbau der .iqy Datei, die den Verbindungsaufbau vom Excel in die umantis-Weblösung steuert. Unten finden Sie die korrekte Struktur und Abfolge der Parameter für das Bewerbermanagement und Mitarbeitermanagement. Anzupassen müssen Sie einzig:

  • Ihre Kunden-ID
  • Die ID der Excel-Checklistenvorlage
  • Ihr Benutzername und Passwort

WICHTIG: Die Daten nie als "UTF-8 mit BOM" (oftmals auch nur "UTF-8" genannt) abspeichern, sonst kann Excel die Datei nicht verarbeiten. Das Standard-Windows-Format "ANSI" genügt.

Eine Beispiel-Datei können Sie hier herunterladen: Beispiel-Excel-Berichtsvorlage

Webabfrage im Bewerbermanagement Stable bis zum 17.12.2012

WEB
1
https://recruitingapp-KUNDENID.umantis.com/Administration/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File
ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File&UserName=["USERNAME"]&PassWord=["PASSWORT"]&Login=true&URLFrom=/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File

als webquery.iqy speichern

Webabfrage im Bewerbermanagement

WEB
1
https://recruitingapp-KUNDENID.umantis.com/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File
ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File&UserName=["USERNAME"]&PassWord=["PASSWORT"]&Login=true&URLFrom=/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File

Webabfrage im Mitarbeitermanagement

WEB
1
https://employeeapp-KUNDENID.umantis.com/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File
ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File&UserName=["USERNAME"]&PassWord=["PASSWORT"]&Login=true&URLFrom=/Adhoc/ID/html/ShowDocument/show.html?ep=/CronJobs/ID/Runs/PtrActualRun/File


als webquery.iqy speichern

Excel-Datei öffnen

  1. Daten => Verbindungen
  2. "Hinzufügen"-Button anklicken
  3. "Nach weiteren Elementen suchen"-Button anklicken und .iqy Datei hinzufügen
  4. Im bereits geöffneten Fenster, wenn iqy hinzugefügt wurde, "Eigenschaften" anklicken und "Aktualisieren beim Öffnen" aktivieren
  5. Zeiger im Excel dort platzieren, wo man die Abfragedaten hin möchte
  6. Daten => Vorhandene Verbindungen öffnen
  7. Doppeliklicken auf den Namen - mit [Leer] angezeigt - der Verbindungsdatei im erscheinenden Fenster
  8. Zelle (per Default dort wo der Zeiger steht), sowie Benutzernamen und Passwort angeben
  9. Daten laden

ACHTUNG: Zum aktualisieren der Daten immer Excel erst schliessen und dann wieder öffnen

Kommentarfelder für Excelimport möglich machen

Damit mehrzeilige Kommentarfelder aus umantis im Excel auch in ein Feld importiert werden, kann folgendes gemacht werden:
'=VERKETTEN("' || REPLACE(REPLACE(REPLACE("Title"."Comments",'"',E''''),'.','.";"'),E'\n','";ZEICHEN(10);"') || '";)' AS "Ziel der Massnahme",

  • \n durch ZEICHEN(10) ersetzen => Umbruch in Zelle
  • . durch .";" ersetzen => damit die max. Länge von 255 Zeichen bei Verketten nicht erreicht wird (Lange Texte ohne \n machen sonst Probleme)
  • " durch ' ersetzen => gibt bei der Verkettungsformel sonst Probleme
  • Um alles richtig anzuzeigen, muss das Feld als Formel erkannt werden, daher =VERKETTEN("....";ZEICHEN(10);"....")

Wichtiger Hinweis

Die Auswertungen über Excel-Berichtsvorlagen reagieren nicht auf die Berechtigungseinschränkungen der einzelnen Benutzer der Daten, weil die Rohdaten über Nacht vorberechnet werden und man zu dem Zeitpunkt nicht weiss, wer diese Daten am nächsten Tag abholen möchte. Wenn Sie berechtigungsspezifische Auswertungen in Excel einlesen möchten, dann können Sie eine Diagrammvorlage als Datenquelle nutzen und mithilfe des Diagramms einen HTML-Output generieren, der nur die Daten enthält, auf welche die sich einloggende Person berechtigt ist. Excel hat allerdings die Eigenheit in manchen Versionen, sich den ersten erfolgreichen Login auf dem Rechner zu merken und bei nächsten Loginversuch den alten erfolgreichen Login zu senden. Somit bekommt man immer dieselben Daten geliefert, weil umantis den ERSTEN Login erneut gesendet bekommt und richtigerweise die dem Login zugehörigen Daten sendet.

Beispiel für Webabfrage im Mitarbeitermanagement über Diagrammvorlage (spezielles XSLT nötig) WEB
1
https://employeeapp-KUNDENID.umantis.com/Administration/ShowDashboardWithIDs/1/1/1/FromDasboard9/Diagramm-ID?get_xml=true&result_as_html=1
ep=/Administration/ShowDashboardWithIDs/1/1/1/FromDasboard9/Diagramm-ID&UserName=["Benutzername"]&PassWord=["Passwort"]&Login=true&URLFrom=/Administration/ShowDashboardWithIDs/1/1/1/FromDasboard9/Diagramm-ID&get_xml=true&result_as_html=1

als webquery.iqy speichern... die IDs 1/1/1 können auch als SQL-steuernde IDs speziall übergeben werden und zB die gewünschte Periode enthalten

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